Słownik pojęć


  D

Dokument

W rozumieniu potocznym dowód, pismo stwierdzające coś, zaświadczenie na piśmie. Pisemny ślad czynności lub operacji, zawierających ich charakterystykę, na którą składają się dane o istocie (przedmiocie) operacji, jej rozmiarach, ilości, wartości) uczestnikach, terminie, miejscu. W dokumencie powinny się tez znaleźć elementy gwarantujące jego wiarygodność:

- określenie wystawcy (autora)

- jego podpisu,

- podpisy osób dokonujących kontroli i akceptacji dokumentu,

- niezbędne pieczątki,

- data wystawienia.

Sporządzenie dokumentu wymaga przestrzegania obowiązujących zasad, staranności w sposób trwały i czytelny bez zamazywania, wycierania itp.

Dokumenty odzwierciadlające operacje gospodarcze i stanowiące podstawę zapisów księgowych zalicza się do dokumentów (dowodów) księgowych. Dokumenty sporządzone na podstawie bezpośrednich obserwacji i pomiaru zjawisk noszą nazwę dokumentów źródłowych. Dokumenty powstałe z danych zawartych w dokumentach źródłowych określa się mianem wtórnych.

W rozumieniu kodeksu cywilnego, tj. zgodnie z art. 77(3) k.c. dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W świetle prawa zatem dokumentem może być nie tylko pismo (karta papieru), lecz również każdy inny przedmiot umożliwiający utrwalenie, a następnie odtworzenie informacji, np. dysk komputerowy lub plik z oświadczeniem, nagranie dyktafonem lub kamerą, zdjęcie. Dla zakwalifikowania danego przedmiotu jako dokumentu ważne jest, aby utrwalone w nim/na nim oświadczenie woli było możliwe do wielokrotnego odtworzenia przez osobę trzecią. Warto wskazać, że w niektórych przypadkach, kodeks cywilny wymaga zachowania formy dokumentowej, np. dokumentem powinna zostać potwierdzona umowa pożyczki przekraczająca 1.000 zł.
Co ciekawe, wedle kodeksu cywilnego nośnik informacji będący dokumentem nie musi być trwały. Niemniej jednak dla celów postępowania sądowego, w interesie dokonującego czynności jest zawarcie oświadczenia na trwałym nośniku. Zgodnie bowiem z przepisami kodeksu postępowania cywilnego, dowód ze świadków lub z przesłuchania stron przeciwko osnowie lub ponad osnowę dokumentu obejmującego czynność prawną może być dopuszczony między uczestnikami tej czynności tylko w wypadkach, gdy nie doprowadzi to do obejścia przepisów o formie zastrzeżonej pod rygorem nieważności i gdy ze względu na szczególne okoliczności sprawy sąd uzna to za konieczne.

Podstawa prawna:

  • Ustawa Kodeks cywilny z dnia 23 kwietnia 1964 r.
  • Ustawa Kodeks postępowania cywilnego z dnia 17 listopada 1964 r.

Lista przydatnych materiałów