Jak zatrudniać i o czym pamiętać gdy pracownikami są członkowie rodziny

Zasady zatrudniania członków rodziny przez przedsiębiorcę nie różnią się istotnie od obowiązujących w przypadku innych (obcych) pracowników. Oznacza to, iż podstawą takiego zatrudnienia może być stosunek pracy (czyli umowa o pracę), jak i każdy inny stosunek, na podstawie którego może być świadczona praca - np. umowa zlecenia, umowa świadczenia usług na warunkach zlecenia. Możliwe jest również bezumowne świadczenie pracy przez członka rodziny, czy też założenie przez taką osobę działalności gospodarczej i współpraca na podstawie kontraktu między dwoma podmiotami gospodarczymi.

1. Zasady ogólne – swoboda umów i swoboda w doborze pracowników

Zasady zatrudniania członków rodziny przez przedsiębiorcę nie różnią się istotnie od obowiązujących w przypadku innych (obcych) pracowników. Oznacza to, iż podstawą takiego zatrudnienia może być stosunek pracy (czyli umowa o pracę), jak i każdy inny stosunek, na podstawie którego może być świadczona praca - np. umowa zlecenia, umowa świadczenia usług na warunkach zlecenia. Możliwe jest również bezumowne świadczenie pracy przez członka rodziny, czy też założenie przez taką osobę działalności gospodarczej i współpraca na podstawie kontraktu między dwoma podmiotami gospodarczymi.

 

2. Formy zatrudniania członka rodziny

a. umowę o pracę

Kwestie związane z zatrudnianiem pracowników uregulowane zostały w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Przepisy te nie wprowadzają ograniczeń w zakresie zatrudniania na podstawie stosunku pracy członków rodziny. Również w innych przepisach prawa nie pojawiają się regulację dotyczące ograniczeń w zatrudnianiu członków rodziny.

Pracownikiem może być osoba fizyczna, która ukończyła 18 lat i jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 i art. 22 § 2 K.p.), natomiast pracodawcą może być jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 K.p.).

Konieczną przesłanką istnienia stosunku pracy między stronami jest to, aby umówiona praca była świadczona w warunkach właściwych i charakterystycznych dla stosunku pracy, które są określone w art. 22 § 1 K.p. Zgodnie bowiem z tym przepisem przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudnienia pracownika za wynagrodzeniem.

Należy pamiętać, że konstytutywnymi elementami stosunku pracy są:

• wykonywanie przez pracownika określonej pracy na rzecz pracodawcy (dobrowolność),
• praca wykonywana jest pod kierownictwem pracodawcy (podporządkowanie),
• praca wykonywana jest w określonym miejscu i czasie (osobiste świadczenie pracy w sposób ciągły),
• zobowiązanie pracodawcy do zapłaty wynagrodzenia za pracę pracownikowi (odpłatny charakter zatrudnienia).

Reasumując, nie ma przeszkód prawnych, aby w charakterze pracownika mógł być zatrudniony współmałżonek lub inny członek rodziny osoby fizycznej będącej pracodawcą, jeżeli w stosunku pracy między tymi stronami będą występowały powyższe elementy stosunku pracy, a w szczególności podstawowa dla tego stosunku cecha podporządkowania pracownika pracodawcy.

Możliwość zawierania umów o pracę między małżonkami lub innymi członkami rodziny, jeżeli są spełnione cechy stosunku pracy w takim zatrudnieniu, potwierdza ugruntowane orzecznictwo Sądu Najwyższego. I tak w wyrokach z dnia 15 stycznia 2007 r.^[1] odnoszącym się do małżonków, z dnia 1 września 2009 r.^[2] odnoszącym się do zatrudnienia brata, z dnia 19 września 2003 r.^[3] odnoszącym się do zatrudnienia córki sąd przyjął, że stwierdzenie zatrudnienia osoby bliskiej pracodawcy wymaga jednoznacznych ustaleń, iż zostały spełnione warunki podjęcia takiego zatrudnienia oraz że miało miejsce wykonywanie obowiązków w sposób charakterystyczny dla stosunku pracy.

Należy pamiętać, że okoliczność, iż pracownikiem jest członek rodziny nie powoduje wyłączenia lub ograniczenia stosowania przepisów prawa pracy. W konsekwencji:

• do nawiązania stosunku pracy, jak i ustalenia wysokości wynagrodzenia konieczne jest zgodne oświadczenie woli zarówno pracownika, jak i pracodawcy (art. 11 ustawy „nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawęprawnątego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika”);
• zawarta umowa o pracę nie może przewidywać uregulowań mniej korzystnych niż te przewidziane w ustawie. Jeżeli takie postanowienia znalazły się w umowie to zastępowane są one przez odpowiednie przepisy prawa pracy (art. 18 § 1 i 2 „§ 1. postanowienia umów o pracęoraz innych aktów, na których podstawie powstaje stosunek pracy, nie mogąbyćmniej korzystne dla pracownika niżprzepisy prawa pracy. §2. postanowienia umów i aktów, o których mowa w §1, mniej korzystne dla pracownika niżprzepisy prawa pracy sąnieważne; zamiast nich stosuje sięodpowiednie przepisy prawa pracy.”).

b. zatrudnianie na podstawie umów cywilnoprawnych

Zgodnie z zasadą swobody umów, strony mogą dowolnie ułożyć stosunek prawny byleby jego cel i treść nie sprzeciwiała się naturze stosunku prawnego, ustawie, ustalonym zwyczajom i zasadom współżycia społecznego (art. 353 k.c.).

O kwalifikacji prawnej umowy nie decyduje jej nazwa, ale rzeczywisty zamiar stron i treść stosunku zobowiązaniowego. Decydując się na wybór określonego rodzaju umowy należy pamiętać, zby zawrzeć w jej treści istotne postanowienia (essentialia negotii) charakteryzujące dany typ umowy tak, aby uniknąć ew. sporów przy jej wykonywaniu.

Należy także pamiętać, że nie można zastępować umowy o prace umowami cywilnoprawnymi. Jeżeli świadczenie pracy odbywa się na podstawie takiej umowy, ale okoliczności konkretnego przypadku wskazują, że strony faktycznie łączy stosunek pracy, to umowa taka będzie interpretowana jak umowa o pracę, a pracownikowi będzie przysługiwać roszczenie o stwierdzenie istnienia stosunku pracy.

Zatrudnienie osoby będącej członkiem rodziny następuje nie tylko w przypadku zawarcia umowy pisemnej, ale może również nastąpić na podstawie samego przystąpienia takiej osoby do wykonywania określonych czynności (per facta concludentia, w sposób dorozumiany – art. 60 k.c.), nawet nieodpłatnie.

Mając na uwadze powyższe, w przypadku zatrudniania członków rodziny należy szczególnie uważać zarówno przy formułowaniu postanowień umownych, jak i zatrudnianiu ich bez umowy, w sytuacjach drobnej pomocy przy codziennych czynnościach (np. zastąpienie przedsiębiorcy za ladą sklepową, czy wyjazd po produkty firmowe).

3. Skutki w zakresie ubezpieczeńspołecznych

a. zasady ogólne

Zgodnie z art. 8 ust. 11 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych za osobę współpracującą uważa się:

• małżonka;
• dzieci własne lub dzieci drugiego małżonka i dzieci przysposobione;
• rodziców;
• macochę i ojczyma;
• osoby przysposabiające;

pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym i współpracujących przy prowadzeniu działalności.

Za osoby współpracujące nie uznaje się innych osób spokrewnionych z przedsiębiorca (np. brata lub siostry, kuzyna).

W rozumieniu ww przepisów nie jest również osobą współpracującą członek rodziny zatrudniony w celu przygotowania zawodowego.

O statusie osoby współpracującej, w zakresie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, decyduje:

• współpraca przy prowadzeniu działalności gospodarczej,
• ścisła więź rodzinna z osobą prowadzącą tę działalność oraz
• prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego.

Pod pojęciem prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego należy rozumieć wspólne zamieszkiwanie i zaspokajanie potrzeb ze środków będących w dyspozycji wspólnoty, przykładowo wtedy, gdy ponoszone wydatki, np. czynsz, energia, zakup artykułów spożywczych itd., nie są rozliczane na poszczególnych członków gospodarstwa, tylko są ponoszone przez “rodzinę”. W orzeczeniu Sądu Najwyższego z dnia 2 lutego 1996 r.^[4] wskazane zostały cechy charakterystyczne dla prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego. Wymienione wśród nich zostały: udział i wzajemna ścisła współpraca w załatwianiu codziennych spraw przy prowadzeniu domu, a także niezarobkowanie i pozostawanie na całkowitym czy też częściowym utrzymaniu osoby, z którą prowadzi się owe gospodarstwo domowe, uzupełnione o cechę stałości takiego stanu rzeczy. SN wskazał jednocześnie, że samo zamieszkiwanie dorosłych i pracujących dzieci nie może być automatycznie traktowane jako pozostawanie we wspólnym gospodarstwie domowym. Nie podlega zatem wykluczeniu możliwość zawarcia z takimi osobami umowy o pracę.

Ważne jest również, że przy ustalaniu czy członek rodziny może być uznany za osobę współpracującą, nie bierze się pod uwagę ani okresu, przez który współpraca jest wykonywana, ani wymiaru czasu pracy, ani wieku osoby współpracującej. Bez znaczenia dla ustalenia obowiązku ubezpieczeń osoby współpracującej ma adres zameldowania.

b. obowiązki ubezpieczeniowe przy zatrudnieniu członków rodziny na podstawie umowy o pracę

Na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jeżeli pracownik spełnia kryteria określone dla osób współpracujących dla celów ubezpieczeń społecznych jest traktowany jako osoba współpracująca. Oznacza to, że członek rodziny, który został zatrudniony na podstawie umowy o pracę lub pomaga przedsiębiorcy bez zawierania umowy, jest traktowany jako osoba współpracująca przy prowadzonej działalności gospodarczej.

Osoba współpracująca podlega ubezpieczeniom tak samo jak przedsiębiorca, czyli ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz ubezpieczeniu zdrowotnemu, a dobrowolnie może wybrać ubezpieczenie chorobowe.

Obowiązek ubezpieczeń w przypadku osoby współpracującej istnieje w okresie od dnia rozpoczęcia wykonywania współpracy do dnia jej zakończenia. Składki ubezpieczeniowe za osobę współpracującą są w całości finansowane przez prowadzącego działalność, który w stosunku do tej osoby jest płatnikiem składek.

c. obowiązki ubezpieczeniowe przy zatrudniani członków rodziny na umowę zlecenia

Prowadzenie wspólnego gospodarstwa domowego nie ma znaczenia przy zatrudnieniu członka rodziny na podstawie umowy zlecenia. Obowiązek ubezpieczeń z tytułu umowy zlecenia wykonywanej przez członka rodziny jest określany na zasadach ustalonych dla zleceniobiorców. Zgodnie z tym składki ZUS za zatrudnionego na podstawie umowy zlecenia członka rodziny opłaca się jak za zwykłego zleceniobiorcę, a objęcie ubezpieczeniami zależy od posiadanych do niego tytułów. Jeżeli zleceniobiorca nie ma innego tytułu do ubezpieczenia, podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu, wypadkowemu oraz zdrowotnemu. W takiej sytuacji członek rodziny nie jest traktowany przez ZUS jako osoba współpracująca przy prowadzeniu działalności gospodarczej, a składki naliczane są do kwoty przychodu wynikającego z umowy zlecenia.

d. obowiązki ubezpieczeniowe przy nieodpłatnym zatrudnieniu członków rodziny

Obowiązek odprowadzenia składek ZUS za osobę współpracują wystąpi również wówczas, gdy członek rodziny nie pobiera wynagrodzenia za świadczoną pomoc.

Nieodpłatna pomoc osoby (małżonka, dzieci, rodziców) zamieszkującej w jednym gospodarstwie domowym powoduje obowiązek odprowadzania za tę osobę składek ZUS.

W takiej sytuacji mamy bowiem do czynienia z tzw. umową dorozumianą (per facta concludentia), co oznacza że została sporządzona ustnie i członkowie rodziny zgodzili się świadczyć nieodpłatną pomoc w działalności. W przypadku nieodpłatnej pomocy członków rodziny składki ZUS w wymiarze jaki obowiązuje osobę współpracującą należy również w takim przypadku odprowadzać. Wysokość składki będzie taka, jak w przypadku składek przedsiębiorcy.

W sytuacji, gdy członek rodziny, oprócz pomagania w działalności gospodarczej, jest zatrudniony przez inny podmiot, gdzie jego wynagrodzenie jest wyższe lub równe minimalnemu i odprowadzane są z tego tytułu składki ZUS, to w związku z pomaganiem w działalności członka rodziny, u przedsiębiorcy będzie jedynie obowiązek odprowadzania składki zdrowotnej.

4. Skutki podatkowe w podatku dochodowym

a.kwalifikacja kosztów uzyskania przychodów

Zatrudnianie członków rodziny u przedsiębiorcy- osoby fizycznej reguluje art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości własnej pracy podatnika, jego małżonka i małoletnich dzieci. Regulacja ta znajduje także zastosowanie do prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej. Powyższe potwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 7 lutego 2001 r.^[5]: „Praca małżonka podatnika świadczona w ramach prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej, niezależnie od tego, w jakiej formie jest wykonywana (czy to bezumownie, czy też na podstawie umowy o pracę, czy też umowy zlecenia lub umowy o dzieło), na podstawie art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie stanowi kosztu uzyskania przychodu”.

A contrario w świetle powyższego, że koszt uzyskania przychodów stanowi wynagrodzenie:

• zatrudnionego pełnoletniego dziecka pozostającego na utrzymaniu lub nie pozostającego na utrzymaniu przedsiębiorcy (pozostającego lub nie we wspólnym gospodarstwie domowym),
• zatrudnionego rozwiedzionego małżonka, natomiast separacja prawna lub faktyczna nie pozwala uznać za koszt - wynagrodzenia tego małżonka,
• zatrudnienie innego członka rodziny - nawet jeżeli pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym.

To, że ustawa określa jedynie, iż do kosztów nie można zaliczać wartości pracy, bez podania podstawy, na której jest ona wykonywana powoduje, iż ograniczenia powyższe należy stosować zarówno w przypadku zatrudnienia w ramach stosunku pracy, jak i w ramach stosunków cywilnoprawnych.

Zasada powyższa nie znajduje zastosowania w przypadku zakupu od małżonka (małoletnich dzieci) rzeczy lub praw majątkowych, a także w przypadku, gdy małżonek prowadzi działalność gospodarczą. Jest on wtedy odrębnym podmiotem gospodarczym, a więc wartość wystawionych przez niego faktur (rachunków) można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

Ponadto, praca małżonka nie jest kosztem uzyskania przychodu niezależnie od tego, czy pomiędzy małżonkami istnieje wspólnota majątkowa, czy też rozdzielność. Nie zaliczymy jej także do kosztów jeżeli małżonkowie pozostają w separacji.

Co istotne, powyższe ograniczenia dotyczą małżonków, a nie konkubentów. Wobec tego przedsiębiorca zatrudniający osobę, z którą pozostaje w faktycznym pożyciu, będzie mógł zaliczyć do kosztów jej wynagrodzenie, bowiem wartość pracy tych osób stanowi koszt uzyskania przychodu. W świetle wspomnianego przepisu, nie ma także żadnych przeszkód, aby zarachować w koszty wynagrodzenie wypłacane dalszym członkom rodziny, np. rodzeństwu czy rodzicom.

Mając na uwadze pkt 3 powyżej, jeżeli osoba współpracująca otrzymuje wynagrodzenie za wykonaną pracę, podlega ono opodatkowaniu podatkiem dochodowym. W takim wypadku przedsiębiorca jest zobowiązany wyliczać i wpłacać na konto urzędu skarbowego właściwego dla przedsiębiorcy zaliczki na PIT za taką osobę. Natomiast już po zakończeniu roku podatkowego powinien on sporządzić informację o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy.

Jeżeli osoba współpracująca pomaga w prowadzeniu firmy nieodpłatnie wówczas przedsiębiorca nie ma obowiązku składania do urzędu żadnych deklaracji. W takim przypadku powstanie przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń, który – co do zasady - jest zwolniony z opodatkowania; za wyjątkiem sytuacji, gdy na rzecz pracodawcy pracują osoby, z którymi jest blisko spokrewniony (zaliczane do I i II grupy podatkowej w rozumieniu przepisów o podatku od spadków i darowizn). W przypadku małżonka, który bezumownie świadczy czynności przy działalności, może się zdarzyć, że będzie on też uznany za przedsiębiorcę, który wykorzystuje własny majątek (majątek wspólny małżonków) do uzyskiwania w sposób ciągły przychodów.

Jak już wskazano powyżej koszt pracy, który nie może być rozliczony podatkowo, to wydatek z tytułu wynagrodzenia takiej osoby. Rozliczyć podatkowo można natomiast finansowane przez przedsiębiorcę składki społeczne współpracującego. Kosztem będą również wydatki z tytułu zapłaty za przeniesienie praw autorskich, opłacenie delegacji czy pośrednich kosztów związanych z wykonywanymi czynnościami (np. zakup laptopa dla współpracującego, wydatki na kursy, podróże służbowe, diety itp.).

Ważne jest także, że ograniczenia wynikające z art. 23 ust. 1 pkt 10 ustawy o podatku dochodowym PIT nie znajdują zastosowania, gdy członek rodziny wykonuje na rzecz podatnika usługi będące przedmiotem jego działalności gospodarczej. Wynagrodzenie za wykonaną usługę może wtedy stanowić koszt uzyskania przychodów. Potwierdza to wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 13 lipca 1999 r.^[6]: „Skarżący świadczyłusługi nie na rzecz współmałżonka, lecz na rzecz podmiotów gospodarczych, jakimi były spółki cywilne. Okoliczność, że małżonka była wspólnikiem wyżej wymienionych spółek, tego faktu nie zmienia. Dlatego teżcałośćzapłaconej usługi jest kosztem uzyskania przychodu w firmie, na rzecz której usługi te były świadczone”.

--

^[1] I UK 208/06, LES nr 470025

^[2] I UK 94/09, LEX nr 551057

^[3] II UK 41/03, OSNP z 2004 r. nr 11, poz. 199

^[4] I URN 56/95, OSNP 1996/16/240

^[5] I SA/Gd 2349/98

^[6] III SA 7165/98