Słownik pojęć


  Z

Zaliczka na podróż służbową

Zgodnie z art. 775 § 1 k.p. pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

1) diety;

2) zwrot kosztów:

a) przejazdów,

b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,

c) noclegów,

d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Wypłata należności na pokrycie tych kosztów może nastąpić w formie zaliczki. Zaliczką jest, kwota wypłacona pracownikowi z przeznaczeniem na wydatki pracodawcy (na poczet wydatków z wiązanych z podróżą służbową), z której musi się on rozliczyć po powrocie z podróży służbowej.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi, zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przywołane Rozporządzenie stanowi, m.in., że na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty podróży krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Przepisy te należy stosować wprost jedynie do pracowników sfery budżetowej. Jeśli chodzi natomiast o pracowników spoza sfery budżetowej, to rozliczając pobraną przez pracownika zaliczkę na koszty podróży służbowej, należy pamiętać, że dla tych pracowników warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych określa się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeśli pracodawca nie jest objęty żadnym z takich aktów, wówczas warunki te powinny być określone w umowie o pracę. Wysokość diet ustalanych w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania lub w umowie o pracę nie może być niższa od tych, które wynikają z ww. przepisów wykonawczych. Ponadto przepisy te będą miały zastosowanie, jeśli warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowych nie określono w wymienionych wyżej aktach (patrz: Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 10 stycznia 2007 r.
III PK 90/06.

Patrz też: hasło: zaliczka na wydatki administracyjne