Praca zdalna

Pojęcie pracy zdalnej pojawiło się w polskim systemie prawnym po raz pierwszy wraz z wejściem w życie Ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, czyli tzw. tarczy antykryzysowej. Zgodnie z art. 3 ust. 1 tego aktu normatywnego w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, czyli tzw. pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do jej wykonywania i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych. Narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz  jej obsługę logistyczną zapewnia pracodawca.

Przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Na polecenie pracodawcy pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności uwzględniającą w szczególności ich opis, a także datę oraz czas ich wykonania.  Należy w tym miejscu zaznaczyć, że pojęcia pracy zdalnej nie należy mylić z telepracą, zdefiniowaną w ustawie z dnia  z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.

Telepracę unormowano w art. 67⁵–67¹⁷ Kodeksu pracy, definiując ją jako pracę wykonywaną regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W praktyce również praca zdalna najczęściej realizowana jest przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co upodabnia ją do telepracy.

Telepraca, w odróżnieniu od pracy zdalnej, jest wykonywana regularnie, a nie incydentalnie, w razie wystąpienia doraźnej potrzeby. Ponadto prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracownika są w  jej przypadku bardziej sformalizowane.

Wydanie polecenia wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od uznania pracodawcy i nie wymaga zgody pracownika. W przypadku telepracy zasadą jest określenie przez pracodawcę warunków stosowania telepracy w porozumieniu zawieranym z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa – w regulaminie, którego treść winna zostać skonsultowana z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Wykonywanie pracy w formie telepracy jest także dopuszczalne na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 67⁶ Kodeksu pracy).

Zgodnie z art. 67⁸ Kodeksu pracy w terminie 3 miesięcy od dnia podjęcia pracy w formie telepracy – jeżeli podjęcie pracy w tej formie nastąpiło w trakcie, a nie od początku zatrudnienia – każda ze stron (pracodawca lub pracownik) może wystąpić z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w formie telepracy i przywrócenie poprzednich warunków. Strony ustalają wówczas termin, od którego nastąpi przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W przypadku pracy zdalnej pracownik nie ma analogicznego prawa żądania od pracodawcy przywrócenia wykonywania pracy na poprzednich warunkach – w stałym miejscu jej świadczenia. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy.

Kolejną odmiennością w uregulowaniach dotyczących telepracy i pracy zdalnej jest to, że tylko w przypadku telepracy pracownik może korzystać z ochrony przed wypowiedzeniem umowy o pracę w razie braku jego zgody na zmianę warunków wykonywania pracy na telepracę w trakcie zatrudnienia. Zgodnie z art. 67⁹ Kodeksu pracy brak takiej zgody nie może stanowić przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie przez pracodawcę umowy o pracę. Takiej gwarancji nie posiada pracownik, któremu polecono wykonywanie pracy zdalnej.

Warsztat pracy 

W zakresie zapewnienia telepracownikowi i pracownikowi wykonującemu pracę zdalną warunków wykonywania pracy występują pewne podobieństwa. Wobec telepracownika pracodawca jest zobowiązany do:

- dostarczenia sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy w formie telepracy, spełniającego wymagania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy;

- ubezpieczenia sprzętu;

- pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją sprzętu;

- zapewnienia pomocy technicznej i niezbędnych szkoleń w zakresie obsługi sprzętu – chyba że pracodawca i telepracownik postanowią inaczej, w odrębnej umowie.

W przypadku pracy zdalnej odnośne obowiązki pracodawcy określono ogólnie i lakonicznie, ograniczając się do stwierdzenia, że narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca.

Przepisy dotyczące obu form wykonywania pracy poruszają problem ochrony danych. Art. 67¹² Kodeksu pracy wymaga od pracodawcy określenia zasad ochrony danych przekazywanych telepracownikowi oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeb, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Telepracownik potwierdza na piśmie zapoznanie się z zasadami ochrony danych oraz jest obowiązany do ich przestrzegania.

W unormowaniach dotyczących pracy zdalnej – jak już wcześniej wskazano – kładzie się nacisk na poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę – przy używaniu przez pracownika narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

W przepisach dotyczących telepracy (art. 67¹⁴, art. 67¹⁵ i art. 67¹⁷ Kodeksu pracy) zawarto też unormowania dotyczące kontroli wykonywania telepracy, zakazu dyskryminacji telepracownika i zapewnienia warunków BHP, jeżeli praca jest wykonywana w domu telepracownika. Analogicznych, szczegółowych regulacji nie ma w odniesieniu do osób wykonujących pracę zdalną, tym niemniej sytuacja prawna takiej osoby jest tu dość podobna do sytuacji telepracownika, ponieważ także w odniesieniu do pracującego zdalnie pracodawca jest uprawniony do kontroli (z racji kierowania jego pracą – art. 22 § 1 Kodeksu pracy) i zobowiązany do równego traktowania (art. 112, 113, 183a–183e Kodeksy pracy) oraz zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (Dział X Kodeksu pracy).

Chcąc w sposób ogólny scharakteryzować różnicę między wyżej omówionymi formami świadczenia pracy, należy w pierwszym rzędzie wskazać na doraźność (incydentalność) pracy zdalnej, którą wprowadza się w sytuacji kryzysowej (zagrożenie COVID-19), podczas gdy decyzja o stosowaniu telepracy nie podlega takim uwarunkowaniom i zwykle jest podyktowana dążeniem do optymalizacji funkcjonowania zakładu pracy z punktu widzenia kryterium efektywności. Praca zdalna może zostać wprowadzana na podstawie jednostronnego polecenia pracodawcy na czas oznaczony, aby realizować określony cel o charakterze publicznym. Oprócz tego, w przeciwieństwie do telepracy, praca zdalna nie musi być oparta na przekazywaniu wyników pracy za pomocą środków komunikacji elektronicznej i wykorzystywaniu tych środków do komunikacji.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U.2020.1842 t.j. z dnia 2020.10.20)
2. Ustawa z dnia z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2020.1320 t.j. z dnia 2020.07.30).

Zobacz także:

• Pracownik
• Pracodawca
• Umowa o pracę