Słownik pojęć

  F

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa to dokument księgowym wystawianym w sytuacji, gdy rozliczenie części należności z tytułu sprzedaży, dostawy lub świadczenia usług, następuje jeszcze przed rzeczywistym i całkowitym spełnieniem świadczenia. Taki sposób udokumentowania dokonanej płatności musi być stosowany, gdy dla zabezpieczenia realizacji przedsięwzięcia o dużej wartości lub w celu uzyskania częściowych środków na pokrycie kosztów jego realizacji, stosuje się zaliczkę.

Wymagane faktury zaliczkowej informacje oraz określenie powstania obowiązku podatkowego przy płatności zaliczkowej, uregulowano w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej jako: „Ustawa o VAT”. 

Jeżeli przed spełnieniem świadczenia, dokonano zapłaty całej sumy lub jej części (zadatek, rata, zaliczka itp.) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania kwoty.

Fakturę zaliczkową, dokumentującą otrzymanie części lub całości zapłaty przed dokonaniem całej dostawy towaru lub wykonaniem usługi należy co do zasady wystawić nie później niż 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy .

„Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nie obejmuje otrzymanej zaliczki w odniesieniu do dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych”, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy o VAT, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług, z uwagi na fakt, iż w ww. sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, niezależnie od daty otrzymania płatności.

Zgodnie z art. 106f ust. 1 Ustawy o VAT faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności powinna zawierać:

  • „datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  • datę otrzymania zapłaty zaliczkowej, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • otrzymaną kwotę zapłaty;
  • kwotę podatku;
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku”.

Zgodnie z art. 106 ust. 3 i ust 4: „jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura taka powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.”

 

Podstawa prawna:

  1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2020 r. poz. 106). 

Zobacz także: