Słownik pojęć


  F

Faktura zaliczkowa

Faktura zaliczkowa jest dokumentem księgowym wystawianym w przypadku, gdy rozliczenie części należności z tytułu sprzedaży, dostawy lub świadczenia usług następuje jeszcze przed rzeczywistym i całkowitym dokonaniem sprzedaży, dostawy lub świadczenia usług. Taki sposób udokumentowania dokonanej płatności musi być stosowany, gdy dla zabezpieczenia realizacji przedsięwzięcia o dużej wartości lub w celu uzyskania częściowych środków na pokrycie kosztów jego realizacji (np. materiałowych), stosuje się zaliczkę.

Elementy faktury zaliczkowej oraz moment powstania obowiązku podatkowego w przypadku dokonania płatności zaliczkowej uregulowane zostały w przepisach Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej: Ustawa o VAT.

W sytuacji, gdy przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę obowiązek podatkowy powstaje z chwilą i w odniesieniu do otrzymanej kwoty, z zastrzeżeniem ust. 5 pkt 4 (art. art. 106a ust. 8 Ustawy o VAT).

Fakturę zaliczkową, dokumentującą otrzymanie części lub całości zapłaty przed dokonaniem całej dostawy towaru lub wykonaniem usługi należy co do zasady wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 Ustawy o VAT).

Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nie obejmuje otrzymanej zaliczki w odniesieniu do dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług, z uwagi na fakt, iż w ww. sytuacjach obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, niezależnie od daty otrzymania płatności (art. 106b ust. 1 pkt 4 w zw. z art. 19a ust. 5 pkt 4 Ustawy o VAT).

Zgodnie z art. 106f ust. 1 Ustawy o VAT faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty lub jej części przed dokonaniem czynności powinna zawierać:

  • datę wystawienia;
  • kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
  • numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
  • numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
  • datę otrzymania zapłaty zaliczkowej, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
  • otrzymaną kwotę zapłaty;
  • kwotę podatku,
  • dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Jeżeli faktura zaliczkowa nie obejmuje całej zapłaty, w fakturze wystawianej po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Faktura taka powinna również zawierać numery faktur wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi.

W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery poprzednich faktur.