Czy wiesz, że aż 96% mikro firm zapewnia 75% wszystkich wpływów z podatków i wytwarza 51% zysku gospodarki kraju?

A tylko niewielkiej liczbie udaje się utrzymać na rynku dłużej niż rok bez dostatecznej wiedzy i znajomości przepisów.

A czy wiesz, że...

Ty też możesz coś zrobić, abyśmy mogli dalej działać i skutecznie Cię wspierać?

KRS 0000318482

	N
Nota obciążeniowa	Nota obciążeniowa (inaczej nota księgowa) to dokument księgowy, który służy do formalnego wykazania roszczeń pieniężnych niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Jest to narzędzie powszechnie wykorzystywane w relacjach gospodarczych między przedsiębiorcami do dokumentowania należności, które nie wynikają bezpośrednio z dostawy towarów lub świadczenia usług w rozumieniu ustawy o VAT. Nota obciążeniowa nie jest fakturą VAT, ale może stanowić ważny dowód księgowy. Jej użycie jest ograniczone do określonych przypadków, w których nie występuje obowiązek naliczania podatku od towarów i usług. Nota obciążeniowa wystawiana jest najczęściej w następujących przypadkach: Odsetki za opóźnienie w płatności faktur – naliczane zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego lub na podstawie zapisów umownych. Kary umowne lub odszkodowania – np. za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy. Zwroty kosztów niezwiązanych z usługą/towarem – np. refakturowanie kosztów niepodlegających VAT. Wyrównanie kosztów administracyjnych, kosztów windykacji – jeżeli umowa przewiduje takie świadczenia. Rozliczenia pomiędzy spółkami powiązanymi – np. noty między spółkami zależnymi w ramach grupy kapitałowej. Pomimo że w polskich przepisach nie znajdziemy wprost definicji „noty obciążeniowej”, jej stosowanie opiera się na normach wynikających z poniższych aktów prawnych: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591 z późn. zm.) – w szczególności art. 20–23, które regulują zasady dokumentowania operacji gospodarczych. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT) – w szczególności art. 106b i 106e, które określają, kiedy należy wystawić fakturę VAT, a więc pośrednio – kiedy wystarczająca jest nota. Kodeks cywilny – art. 481 k.c. (odsetki ustawowe za opóźnienie), art. 483 i 484 k.c. (kary umowne). Ustawodawca nie narzuca sztywnego wzoru noty obciążeniowej, ale dokument ten, by mógł stanowić podstawę księgową, powinien zawierać: Tytuł dokumentu – „Nota obciążeniowa” lub „Nota księgowa”, Numer i datę wystawienia, Dane wystawcy (nazwa, adres, NIP), Dane odbiorcy (nazwa, adres, NIP), Opis przedmiotu obciążenia (np. „naliczenie odsetek za opóźnienie w płatności faktury nr…”), Kwotę należności, Termin zapłaty, Podstawę prawną (np. odniesienie do art. 481 k.c. lub do postanowień umownych), Podpis osoby wystawiającej (jeśli wymagany w danym obiegu dokumentów). W księgach rachunkowych nota obciążeniowa ujmowana jest po stronie należności. Jej księgowanie zależy od charakteru obciążenia: Odsetki: konto „Przychody finansowe”, Kary umowne: konto „Pozostałe przychody operacyjne”, Refakturowanie bez VAT: konto „Pozostałe rozrachunki”. W przypadku mikroprzedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), noty obciążeniowe mogą być ujmowane po stronie przychodów – o ile wynikają z prowadzonej działalności. Co do zasady – nota obciążeniowa nie wymaga akceptacji odbiorcy, o ile wynika z wcześniej zawartych ustaleń lub z przepisów prawa (np. naliczenie odsetek ustawowych za opóźnienie w płatności). Jednakże w praktyce często nota jest elementem korespondencji między stronami i może być przez drugą stronę zakwestionowana (np. co do wysokości kary). Nota obciążeniowa jest praktycznym narzędziem służącym do dokumentowania określonych należności finansowych w relacjach gospodarczych. Nie podlega opodatkowaniu VAT, nie jest ewidencjonowana w JPK_VAT ani w KSeF, ale musi być sporządzona w sposób rzetelny i zgodny z przepisami o rachunkowości. Jest szczególnie użyteczna w sytuacjach spornych, opóźnieniach płatniczych lub rozliczeniach umownych niezwiązanych bezpośrednio z dostawą towaru lub świadczeniem usług. Podstawa prawna: 1) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 2) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT) – 3) Kodeks cywilny Zobacz także: Wezwanie do zapłaty Jak napisać pozew o zapłatę

Nota obciążeniowa

Nota obciążeniowa (inaczej nota księgowa) to dokument księgowy, który służy do formalnego wykazania roszczeń pieniężnych niepodlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. Jest to narzędzie powszechnie wykorzystywane w relacjach gospodarczych między przedsiębiorcami do dokumentowania należności, które nie wynikają bezpośrednio z dostawy towarów lub świadczenia usług w rozumieniu ustawy o VAT.

Nota obciążeniowa nie jest fakturą VAT, ale może stanowić ważny dowód księgowy. Jej użycie jest ograniczone do określonych przypadków, w których nie występuje obowiązek naliczania podatku od towarów i usług.

Nota obciążeniowa wystawiana jest najczęściej w następujących przypadkach:

Odsetki za opóźnienie w płatności faktur – naliczane zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego lub na podstawie zapisów umownych.
Kary umowne lub odszkodowania – np. za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy.
Zwroty kosztów niezwiązanych z usługą/towarem – np. refakturowanie kosztów niepodlegających VAT.
Wyrównanie kosztów administracyjnych, kosztów windykacji – jeżeli umowa przewiduje takie świadczenia.
Rozliczenia pomiędzy spółkami powiązanymi – np. noty między spółkami zależnymi w ramach grupy kapitałowej.

Pomimo że w polskich przepisach nie znajdziemy wprost definicji „noty obciążeniowej”, jej stosowanie opiera się na normach wynikających z poniższych aktów prawnych:

Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. 1994 Nr 121 poz. 591 z późn. zm.) – w szczególności art. 20–23, które regulują zasady dokumentowania operacji gospodarczych.
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT) – w szczególności art. 106b i 106e, które określają, kiedy należy wystawić fakturę VAT, a więc pośrednio – kiedy wystarczająca jest nota.
Kodeks cywilny – art. 481 k.c. (odsetki ustawowe za opóźnienie), art. 483 i 484 k.c. (kary umowne).

Ustawodawca nie narzuca sztywnego wzoru noty obciążeniowej, ale dokument ten, by mógł stanowić podstawę księgową, powinien zawierać:

Tytuł dokumentu – „Nota obciążeniowa” lub „Nota księgowa”,
Numer i datę wystawienia,
Dane wystawcy (nazwa, adres, NIP),
Dane odbiorcy (nazwa, adres, NIP),
Opis przedmiotu obciążenia (np. „naliczenie odsetek za opóźnienie w płatności faktury nr…”),
Kwotę należności,
Termin zapłaty,
Podstawę prawną (np. odniesienie do art. 481 k.c. lub do postanowień umownych),
Podpis osoby wystawiającej (jeśli wymagany w danym obiegu dokumentów).

W księgach rachunkowych nota obciążeniowa ujmowana jest po stronie należności. Jej księgowanie zależy od charakteru obciążenia:

Odsetki: konto „Przychody finansowe”,
Kary umowne: konto „Pozostałe przychody operacyjne”,
Refakturowanie bez VAT: konto „Pozostałe rozrachunki”.

W przypadku mikroprzedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR), noty obciążeniowe mogą być ujmowane po stronie przychodów – o ile wynikają z prowadzonej działalności.

Co do zasady – nota obciążeniowa nie wymaga akceptacji odbiorcy, o ile wynika z wcześniej zawartych ustaleń lub z przepisów prawa (np. naliczenie odsetek ustawowych za opóźnienie w płatności). Jednakże w praktyce często nota jest elementem korespondencji między stronami i może być przez drugą stronę zakwestionowana (np. co do wysokości kary).

Nota obciążeniowa jest praktycznym narzędziem służącym do dokumentowania określonych należności finansowych w relacjach gospodarczych. Nie podlega opodatkowaniu VAT, nie jest ewidencjonowana w JPK_VAT ani w KSeF, ale musi być sporządzona w sposób rzetelny i zgodny z przepisami o rachunkowości. Jest szczególnie użyteczna w sytuacjach spornych, opóźnieniach płatniczych lub rozliczeniach umownych niezwiązanych bezpośrednio z dostawą towaru lub świadczeniem usług.

Podstawa prawna:

1) Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości
2) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (VAT) –
3) Kodeks cywilny

Zobacz także: