Czy wiesz, że aż 96% mikro firm zapewnia 75% wszystkich wpływów z podatków i wytwarza 51% zysku gospodarki kraju?

A tylko niewielkiej liczbie udaje się utrzymać na rynku dłużej niż rok bez dostatecznej wiedzy i znajomości przepisów.

A czy wiesz, że...

Ty też możesz coś zrobić, abyśmy mogli dalej działać i skutecznie Cię wspierać?

KRS 0000318482

	D
Dowód księgowy	Dowody księgowe są podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Stwierdzające one dokonanie operacji rachunkowych w danym okresie sprawozdawczym. Materia ta została uregulowana w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej jako; „Ustawa). Ustawa wprowadza wymóg umieszczania zapisów w księgach rachunkowych danego okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń gospodarczych, które w nim nastąpiły. Podstawą zapisów są dowody księgowe, które ustawodawca określa również mianem dowodów źródłowych. W art. 20 Ustawy przewidziano następujące rodzaje dowodów księgowych: otrzymane od kontrahentów w ramach dokonanych operacji gospodarczych – zewnętrzne obce, przekazywane kontrahentom wyłącznie w oryginale – zewnętrzne własne, dotyczące operacji przeprowadzonych wewnątrz danej jednostki – wewnętrzne. Podstawą zapisów mogą być także dowody księgowe sporządzane przez jednostkę: zbiorcze – służą one do dokonywania zapisów łącznych określonego zbioru dowodów, które zgodnie z prawem muszą zostać wymienione pojedynczo w dowodzie zbiorczym, korygujące poprzednie zapisy, zastępcze – czyli te, które wystawiono do czasu otrzymania obcego dowodu źródłowego z zewnątrz, rozliczeniowe – takie, w których ujęto dokonane zapisy, ale według nowych kryteriów klasyfikacji. Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z wysokim rygorem wymagań formalnych. Również dowody księgowe muszą spełniać warunki przewidziane w art. 21 Ustawy: wskazanie numer identyfikacji dowodu oraz jego rodzaju, określenie podmiotów czynnie uczestniczących w transakcji/operacji, opis dokonanej operacji oraz określenie jej wartości, datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu, podpis osoby, która wystawia dowód oraz podpis osoby, na ręce której wydano lub przyjęto składniki aktywów, dokonanie dekretacji oraz podpis osoby odpowiedzialnej. Jeśli pozwalają na to przepisów odrębnych, można zaniechać zamieszczania informacji z punktów 1-3 oraz 5 powyżej a także pkt. 6 gdy wynika to z zastosowanej techniki dokumentowania zapisów. Ustawodawca przewidział nadto używanie w dowodach księgowych waluty polskiej oraz przedstawianie na żądanie biegłego rewidenta tłumaczeń dowodów sporządzonych w języku obcym. Z uwagi na doniosłe znaczenie dokonywanych na podstawie dowodów zapisów, powinny być one rzetelne. Muszą odzwierciedlać w sposób zgody z prawdą przeprowadzoną operację. Zakazane jest dokonywanie w nich poprawek lub przeróbek. Błędy można eliminiować na podstawie uzasadnionego sprostowania (dowody zewnętrzne obce i własne). Co do dowodów wewnętrznych – błędna treść może zostać skorygowana przez skreślenie i poprawienie, o ile zmiany te nie doprowadzą do nieczytelności dokumentu. Za równoważne z dowodami źródłowymi uznawane są zapisy w księgach dokonywane automatycznie z użyciem urządzeń (komputerów, oprogramowania) na podstawie widniejących w nich informacjach, o ile przy rejestrowaniu: będą mieć postać trwałą, czyniąc zadość wymaganiom dla dowodów księgowych, możliwym jest ustalenie źródła pochodzenia danych oraz tożsamości osoby, która je wprowadza, można dokonać sprawdzenia poprawności danych przy użyciu właściwej procedury, zgromadzone dane są chronione w sposób zapewniających ich integralność oraz przechowywane przez okres czasu właściwy dla rodzajów dowodów księgowych. Podstawa prawna: Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 217). Zobacz także: Faktura zaliczkowa Dowody dla zapisów w księgach przychodów i rozchodów

Dowód księgowy

Dowody księgowe są podstawą zapisów w księgach rachunkowych. Stwierdzające one dokonanie operacji rachunkowych w danym okresie sprawozdawczym. Materia ta została uregulowana w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej jako; „Ustawa).

Ustawa wprowadza wymóg umieszczania zapisów w księgach rachunkowych danego okresu sprawozdawczego wszystkich zdarzeń gospodarczych, które w nim nastąpiły. Podstawą zapisów są dowody księgowe, które ustawodawca określa również mianem dowodów źródłowych.

W art. 20 Ustawy przewidziano następujące rodzaje dowodów księgowych:

otrzymane od kontrahentów w ramach dokonanych operacji gospodarczych – zewnętrzne obce,
przekazywane kontrahentom wyłącznie w oryginale – zewnętrzne własne,
dotyczące operacji przeprowadzonych wewnątrz danej jednostki – wewnętrzne.

Podstawą zapisów mogą być także dowody księgowe sporządzane przez jednostkę:

zbiorcze – służą one do dokonywania zapisów łącznych określonego zbioru dowodów, które zgodnie z prawem muszą zostać wymienione pojedynczo w dowodzie zbiorczym,
korygujące poprzednie zapisy,
zastępcze – czyli te, które wystawiono do czasu otrzymania obcego dowodu źródłowego z zewnątrz,
rozliczeniowe – takie, w których ujęto dokonane zapisy, ale według nowych kryteriów klasyfikacji.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych wiąże się z wysokim rygorem wymagań formalnych. Również dowody księgowe muszą spełniać warunki przewidziane w art. 21 Ustawy:

wskazanie numer identyfikacji dowodu oraz jego rodzaju,
określenie podmiotów czynnie uczestniczących w transakcji/operacji,
opis dokonanej operacji oraz określenie jej wartości,
datę dokonania operacji oraz datę sporządzenia dowodu,
podpis osoby, która wystawia dowód oraz podpis osoby, na ręce której wydano lub przyjęto składniki aktywów,
dokonanie dekretacji oraz podpis osoby odpowiedzialnej.

Jeśli pozwalają na to przepisów odrębnych, można zaniechać zamieszczania informacji z punktów 1-3 oraz 5 powyżej a także pkt. 6 gdy wynika to z zastosowanej techniki dokumentowania zapisów.

Ustawodawca przewidział nadto używanie w dowodach księgowych waluty polskiej oraz przedstawianie na żądanie biegłego rewidenta tłumaczeń dowodów sporządzonych w języku obcym. Z uwagi na doniosłe znaczenie dokonywanych na podstawie dowodów zapisów, powinny być one rzetelne. Muszą odzwierciedlać w sposób zgody z prawdą przeprowadzoną operację. Zakazane jest dokonywanie w nich poprawek lub przeróbek. Błędy można eliminiować na podstawie uzasadnionego sprostowania (dowody zewnętrzne obce i własne). Co do dowodów wewnętrznych – błędna treść może zostać skorygowana przez skreślenie i poprawienie, o ile zmiany te nie doprowadzą do nieczytelności dokumentu.

Za równoważne z dowodami źródłowymi uznawane są zapisy w księgach dokonywane automatycznie z użyciem urządzeń (komputerów, oprogramowania) na podstawie widniejących w nich informacjach, o ile przy rejestrowaniu:

będą mieć postać trwałą, czyniąc zadość wymaganiom dla dowodów księgowych,
możliwym jest ustalenie źródła pochodzenia danych oraz tożsamości osoby, która je wprowadza,
można dokonać sprawdzenia poprawności danych przy użyciu właściwej procedury,
zgromadzone dane są chronione w sposób zapewniających ich integralność oraz przechowywane przez okres czasu właściwy dla rodzajów dowodów księgowych.

Podstawa prawna: