Regulamin korzystania z narzędzi AI w firmie

Spis treści: Instrukcja – Regulamin korzystania z narzędzi AI

1. Regulamin korzystania z narzędzi AI  w firmie - wprowadzenie
2. Cel i zakres regulaminu korzystania z narzędzi AI
3. Korzystanie z narzędzi AI - definicje – kluczowy element prawny
4. Zasady dopuszczalnego użycia narzędzi AI
5. Ochrona danych osobowych (RODO) przy korzystaniu z narzędzi AI
6. Tajemnica przedsiębiorstwa i poufność przy korzystaniu z narzędzi AI
7. Prawa autorskie do treści generowanych przez AI
8. Odpowiedzialność pracownika przy korzystaniu z narzędzi AI
9. Regulamin korzystania z narzędzi AI w firmie - podsumowanie

Instrukcja - Regulamin korzystania z narzędzi AI  w firmie- wprowadzenie 

Sztuczna inteligencja w ostatnich latach stała się jednym z najważniejszych narzędzi wspierających pracę biurową, analityczną, kreatywną i technologiczną. Pracownicy coraz częściej korzystają z systemów AI do tworzenia treści, analizy danych, przygotowywania dokumentów czy automatyzacji powtarzalnych zadań. Z perspektywy biznesowej oznacza to ogromny wzrost efektywności, ale jednocześnie wprowadza zupełnie nowe ryzyka prawne i organizacyjne, których jeszcze kilka lat temu nie brano pod uwagę.

Brak odpowiednich zasad korzystania z narzędzi AI może prowadzić do poważnych konsekwencji, od nieświadomego ujawnienia danych osobowych, przez naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, aż po potencjalne naruszenia praw autorskich lub odpowiedzialność wynikającą z przepisów RODO i nadchodzącego rozporządzenia AI Act. W praktyce oznacza to, że każda organizacja wdrażająca rozwiązania oparte na sztucznej inteligencji powinna równolegle opracować i wdrożyć wewnętrzną politykę ich użycia.

Regulamin korzystania z narzędzi AI nie jest jedynie formalnością, ale realnym narzędziem zarządzania ryzykiem. Określa on granice dopuszczalnego wykorzystania technologii, wskazuje zasady ochrony informacji poufnych, definiuje odpowiedzialność pracowników oraz wyznacza standardy weryfikacji treści generowanych przez systemy AI. Co istotne, dobrze przygotowana polityka powinna być dostosowana zarówno do aktualnych przepisów prawa, jak i specyfiki działalności danej firmy – inaczej będzie wyglądała w kancelarii prawnej, a jeszcze inaczej w firmie produkcyjnej czy marketingowej.

W niniejszym opracowaniu przedstawiono, jakie elementy musi zawierać skuteczny regulamin korzystania z AI w organizacji, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi regulacjami oraz realnie chronić interesy przedsiębiorstwa.

Cel i zakres regulaminu korzystania z narzędzi AI

Jednym z najważniejszych elementów każdej wewnętrznej polityki dotyczącej wykorzystania sztucznej inteligencji w organizacji jest precyzyjne i jednoznaczne określenie jej celu oraz zakresu obowiązywania. Ten fragment dokumentu pełni funkcję fundamentu interpretacyjnego – to właśnie na jego podstawie rozstrzyga się później, czy dane działanie pracownika mieściło się w dopuszczalnych ramach, czy stanowiło naruszenie obowiązujących zasad.

Cel Regulaminu korzystania z narzędzi AI w firmie

Celem regulaminu korzystania z narzędzi AI powinno być nie tylko formalne uregulowanie sposobu użycia nowych technologii, ale przede wszystkim stworzenie spójnego systemu zarządzania ryzykiem związanym z ich stosowaniem w środowisku pracy.

W szczególności należy wskazać, że regulamin służy:

• zapewnieniu bezpiecznego i zgodnego z prawem korzystania z narzędzi AI, co obejmuje zarówno zgodność z przepisami powszechnie obowiązującymi (w tym RODO, przepisami o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa oraz prawem autorskim), jak i wewnętrznymi procedurami firmy;
• ochronie danych poufnych i danych osobowych, poprzez ograniczenie ryzyka ich nieuprawnionego przetwarzania, udostępnienia lub transferu do zewnętrznych systemów AI, które mogą wykorzystywać dane do dalszego trenowania modeli lub przechowywania ich w sposób niekontrolowany;
• minimalizacji ryzyk prawnych, organizacyjnych i reputacyjnych, które mogą wynikać z błędów, błędów systemów AI, naruszeń praw własności intelektualnej lub nieprawidłowego wykorzystania wygenerowanych treści w działalności operacyjnej firmy;
• ujednoliceniu zasad korzystania z narzędzi AI w całej organizacji, tak aby wszyscy użytkownicy – niezależnie od działu czy stanowiska – stosowali te same standardy bezpieczeństwa, jakości i odpowiedzialności, co pozwala uniknąć chaosu organizacyjnego i niekontrolowanego wdrażania różnych narzędzi AI „ad hoc”.
• W praktyce cel regulaminu pełni również funkcję edukacyjną – wyznacza granice tego, co w organizacji jest akceptowalne, a co może stanowić naruszenie obowiązków pracowniczych lub umownych.

Zakres podmiotowy Regulaminu korzystania z narzędzi AI

Kolejnym kluczowym elementem jest precyzyjne określenie kręgu osób, które są zobowiązane do przestrzegania regulaminu. W tym zakresie niezwykle istotne jest, aby dokument nie ograniczał się wyłącznie do pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Regulamin powinien jednoznacznie wskazywać, że jego postanowienia obowiązują:

• pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, niezależnie od wymiaru etatu, stanowiska czy działu,
• współpracowników B2B, którzy w praktyce często korzystają z tych samych systemów i mają dostęp do tych samych informacji co pracownicy etatowi,
• stażystów, praktykantów oraz osoby odbywające praktyki zawodowe, które mogą mieć ograniczony, ale realny dostęp do narzędzi AI oraz danych firmowych,
• podwykonawców i kontraktorów zewnętrznych, jeżeli w ramach realizacji usług korzystają z infrastruktury, danych lub systemów informatycznych firmy.

Warto podkreślić, że rozszerzenie zakresu podmiotowego na osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych lub B2B ma kluczowe znaczenie z perspektywy bezpieczeństwa informacji – w praktyce to właśnie te grupy często mają szeroki dostęp do narzędzi IT, przy jednoczesnym mniej sformalizowanym podporządkowaniu organizacyjnemu.

Zakres przedmiotowy Regulaminu korzystania z narzędzi AI

Zakres przedmiotowy regulaminu określa natomiast, jakie działania, narzędzia i sytuacje faktyczne podlegają jego reżimowi. Jest to część szczególnie istotna z punktu widzenia praktycznego stosowania polityki AI, ponieważ to właśnie tutaj dochodzi do najczęstszych nieporozumień.

W tym zakresie regulamin powinien w szczególności precyzować:

• jakie narzędzia AI są objęte polityką firmy, przy czym katalog ten powinien być możliwie konkretny i aktualizowany, np.: narzędzia generatywnej AI (np. systemy typu ChatGPT), narzędzia wspierające programowanie i analizę kodu, narzędzia do generowania grafiki, obrazu lub wideo, wewnętrzne systemy AI rozwijane lub wdrażane przez organizację, czy inne narzędzia klasyfikowane jako systemy sztucznej inteligencji w rozumieniu obowiązujących regulacji
• czy regulamin obejmuje wyłącznie narzędzia udostępnione przez pracodawcę, czy również narzędzia zewnętrzne (publiczne i komercyjne), do których pracownik uzyskuje dostęp samodzielnie;
• czy zakresem regulacji objęte jest korzystanie z prywatnych kont i urządzeń pracowników, jeżeli są one wykorzystywane do celów służbowych – jest to szczególnie istotne w kontekście niekontrolowanego używania narzędzi AI poza infrastrukturą firmową.

Dobrą praktyką jest również doprecyzowanie, że regulamin obejmuje nie tylko aktywne korzystanie z narzędzi AI, ale także:

• wprowadzanie danych do systemów AI,
• analizę wyników generowanych przez AI,
• oraz dalsze wykorzystywanie tych wyników w działalności firmy (np. w dokumentach, prezentacjach, kodzie źródłowym czy komunikacji z klientami).

Tak skonstruowany zakres przedmiotowy pozwala uniknąć luk interpretacyjnych i zapewnia, że polityka AI obejmuje realne sposoby korzystania z technologii, a nie jedynie jej formalne użycie.

Korzystanie z narzędzi AI - definicje – kluczowy element prawny

Jednym z najczęściej niedocenianych, a jednocześnie najbardziej krytycznych elementów regulaminu korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji jest sekcja definicji. W praktyce to właśnie ona decyduje o tym, czy dokument będzie miał charakter precyzyjnego narzędzia compliance, czy jedynie ogólnej deklaracji zasad, trudnej do egzekwowania w sytuacjach spornych.

Brak jednoznacznych definicji prowadzi do rozbieżności interpretacyjnych pomiędzy pracownikami, działem IT, działem prawnym oraz kadrą zarządzającą. W konsekwencji może to skutkować nie tylko naruszeniami regulaminu, ale również trudnościami dowodowymi w przypadku ewentualnych postępowań pracowniczych, kontrolnych lub sądowych. Z tego względu regulamin powinien zawierać precyzyjne i możliwie szerokie definicje kluczowych pojęć, dostosowane do specyfiki działalności organizacji.

„Narzędzia AI”

Definicja „narzędzi AI” powinna obejmować szeroki katalog systemów opartych na sztucznej inteligencji, niezależnie od ich formy, dostawcy czy modelu udostępniania. W szczególności należy wskazać, że są to wszelkie systemy informatyczne wykorzystujące techniki uczenia maszynowego, przetwarzania języka naturalnego lub generatywnej AI, które mogą:

• tworzyć treści tekstowe, graficzne, dźwiękowe lub wideo,
• analizować dane i wyciągać wnioski,
• wspierać procesy decyzyjne użytkownika.

Definicja powinna obejmować zarówno narzędzia komercyjne (np. zewnętrzne aplikacje online), jak i systemy wewnętrzne stworzone lub wdrożone przez firmę.

„Dane poufne”

Pojęcie „danych poufnych” powinno być zdefiniowane możliwie szeroko, z uwzględnieniem zarówno aspektu prawnego, jak i biznesowego. W szczególności obejmuje ono wszelkie informacje niepubliczne dotyczące działalności firmy, jej klientów, kontrahentów lub partnerów biznesowych, w tym:

• informacje handlowe i finansowe,
• strategie biznesowe i marketingowe,
• dane techniczne, technologiczne i organizacyjne,
• informacje objęte tajemnicą przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,
• wszelkie dane oznaczone jako „poufne” w systemach wewnętrznych.

Kluczowe jest wskazanie, że poufność nie zależy wyłącznie od formalnego oznaczenia dokumentu, ale również od jego charakteru i znaczenia dla działalności firmy.

„Dane osobowe”

Definicja „danych osobowych” powinna być spójna z obowiązującymi przepisami RODO i obejmować wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio. Oznacza to, że do danych osobowych zalicza się m.in.:

• imię i nazwisko,
• adres e-mail, numer telefonu,
• dane lokalizacyjne,
• identyfikatory internetowe,
• dane dotyczące zatrudnienia lub relacji biznesowych,
• wszelkie inne informacje, które w połączeniu mogą prowadzić do identyfikacji osoby.

W kontekście AI szczególnie istotne jest podkreślenie, że zakazane lub ograniczone jest wprowadzanie takich danych do zewnętrznych systemów AI bez odpowiedniej podstawy prawnej i zabezpieczeń.

„Treści wrażliwe”

Kategoria „treści wrażliwych” ma charakter funkcjonalny i powinna być interpretowana szerzej niż klasyczne dane osobowe.

Obejmuje ona w szczególności:

• informacje finansowe i rozliczeniowe,
• dane dotyczące klientów i użytkowników,
• dokumenty wewnętrzne firmy,
• treści prawne i umowne,
• materiały strategiczne i operacyjne,
• informacje mogące wpływać na bezpieczeństwo organizacji.

W praktyce celem tej definicji jest objęcie ochroną wszystkich treści, których nieuprawnione ujawnienie lub przetworzenie przez system AI mogłoby narazić firmę na szkodę, nawet jeśli nie spełniają one formalnych kryteriów danych osobowych lub tajemnicy przedsiębiorstwa.

„Wyniki generowane przez AI”

Bardzo istotnym elementem jest zdefiniowanie tego, czym są „wyniki generowane przez AI”, ponieważ to właśnie one stanowią najczęstszy przedmiot dalszego wykorzystania w pracy. Należy wskazać, że są to wszelkie treści, dane, rekomendacje lub materiały stworzone przez system AI na podstawie zapytań użytkownika, w tym:

• teksty,
• obrazy i grafiki,
• kod źródłowy,
• analizy i zestawienia,
• sugestie decyzyjne.

Jednocześnie warto podkreślić, że wyniki te mogą zawierać błędy lub nieścisłości oraz  nie stanowią wiążącej informacji ani porady profesjonalnej i wymagają każdorazowej weryfikacji przez człowieka przed ich użyciem.

„Użycie służbowe i prywatne”

Rozróżnienie pomiędzy użyciem służbowym a prywatnym ma kluczowe znaczenie dla określenia zakresu odpowiedzialności i dopuszczalności korzystania z narzędzi AI.

„Użycie służbowe” powinno być rozumiane jako wszelkie działania wykonywane w związku z obowiązkami zawodowymi, niezależnie od miejsca i urządzenia, na którym są realizowane.

„Użycie prywatne” natomiast obejmuje działania niezwiązane z obowiązkami pracowniczymi, wykonywane na własny rachunek pracownika.

W regulaminie należy jednoznacznie wskazać, czy i w jakim zakresie dopuszcza się korzystanie z narzędzi AI na prywatnych kontach do celów służbowych oraz czy dopuszczalne jest wykorzystywanie firmowych narzędzi AI do celów prywatnych.

Brak precyzyjnych definicji w regulaminie AI jest jednym z najczęstszych błędów wdrożeniowych. W praktyce prowadzi to do sytuacji, w której:

• pracownicy różnie interpretują te same obowiązki,
• trudne jest przypisanie odpowiedzialności za naruszenia,
• regulamin traci funkcję realnego narzędzia kontroli i compliance.

Dlatego dobrze skonstruowana sekcja definicji nie jest jedynie elementem technicznym dokumentu, ale jego fundamentem prawnym, determinującym skuteczność całej polityki AI w organizacji.

Zasady dopuszczalnego użycia narzędzi AI

Zasady dopuszczalnego korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji stanowią centralny element każdej wewnętrznej polityki AI w organizacji. To właśnie ta część regulaminu w praktyce wyznacza granice legalnego i bezpiecznego wykorzystania technologii oraz pozwala odróżnić działania akceptowalne od tych, które mogą prowadzić do naruszeń prawa, obowiązków pracowniczych lub standardów bezpieczeństwa informacji. Dobrze skonstruowana sekcja nie powinna ograniczać się do ogólnych stwierdzeń, lecz powinna precyzyjnie wskazywać konkretne scenariusze użycia AI – zarówno dozwolone, jak i wyraźnie zabronione – z uwzględnieniem realiów pracy operacyjnej w organizacji.

Dozwolone zastosowania AI

W ramach prawidłowo uregulowanego środowiska pracy, narzędzia sztucznej inteligencji mogą być wykorzystywane wyłącznie jako wsparcie procesów decyzyjnych, twórczych i analitycznych, przy zachowaniu zasady nadzoru człowieka oraz kontroli jakości wyników.

Do katalogu dopuszczalnych zastosowań zalicza się w szczególności:

• tworzenie szkiców dokumentów i materiałów roboczych, takich jak projekty umów, e-maile, raporty, prezentacje czy notatki wewnętrzne, przy czym treści te powinny być traktowane wyłącznie jako punkt wyjścia do dalszej pracy, a nie gotowy produkt finalny;
• wsparcie analizy danych i informacji, obejmujące m.in. ich porządkowanie, podsumowywanie lub identyfikację trendów, pod warunkiem że do systemów AI nie są przekazywane dane osobowe ani informacje poufne, chyba że firma wdrożyła odrębne, bezpieczne środowisko przetwarzania;
• generowanie pomysłów, koncepcji oraz treści roboczych, w szczególności w obszarach marketingu, komunikacji, rozwoju produktów czy projektowania usług, przy czym wyniki te wymagają każdorazowej weryfikacji pod kątem zgodności z celami biznesowymi i obowiązującymi przepisami;
• pomoc w programowaniu i debugowaniu kodu źródłowego, rozumiana jako wsparcie techniczne dla zespołów IT, z jednoczesnym obowiązkiem kontroli przez człowieka oraz zakazem wprowadzania do narzędzi AI fragmentów kodu zawierających dane wrażliwe lub poufne;
• tłumaczenia oraz streszczenia tekstów, przy czym użytkownik ponosi odpowiedzialność za końcową poprawność merytoryczną, językową oraz kontekstową wygenerowanych treści.
• W każdym z powyższych przypadków należy podkreślić, że AI pełni wyłącznie funkcję narzędzia wspierającego, a nie autonomicznego źródła wiedzy czy decyzji.

Zakazane zastosowania AI

Równie istotnym elementem regulacji jest jednoznaczne wskazanie obszarów, w których wykorzystanie narzędzi sztucznej inteligencji jest niedozwolone. Zakazy te mają charakter prewencyjny i wynikają zarówno z przepisów prawa, jak i z konieczności ochrony interesów organizacji.

Do katalogu zakazanych działań należy w szczególności:

• wprowadzanie danych osobowych klientów, pracowników lub kontrahentów do publicznych modeli AI, takich jak ogólnodostępne systemy generatywne, bez uprzedniej zgody administratora danych oraz bez zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych;
• udostępnianie tajemnicy przedsiębiorstwa oraz innych informacji poufnych, niezależnie od formy ich przekazania, w tym w szczególności dokumentów strategicznych, danych finansowych, informacji handlowych, kodu źródłowego czy danych operacyjnych;
• generowanie i wykorzystywanie treści bez ich uprzedniej weryfikacji merytorycznej przez człowieka, co wynika z ryzyka występowania błędów, nieścisłości, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji biznesowych lub prawnych;
• podejmowanie decyzji biznesowych wyłącznie na podstawie wyników wygenerowanych przez AI, bez udziału człowieka, w szczególności w obszarach takich jak finanse, prawo, HR, obsługa klienta czy zarządzanie ryzykiem, gdzie wymagana jest ocena ekspercka i odpowiedzialność decyzyjna;
• wykorzystywanie AI do tworzenia treści naruszających prawa osób trzecich, w tym praw autorskich, praw własności intelektualnej, dóbr osobistych, wizerunku lub renomy, a także treści mogących stanowić podstawę odpowiedzialności cywilnej lub karnej.

W praktyce powyższe zasady pełnią funkcję nie tylko regulacyjną, ale również ochronną – zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Jasne rozróżnienie pomiędzy użyciem dozwolonym a zakazanym pozwala ograniczyć ryzyko tzw. „nieświadomych naruszeń”, które w przypadku technologii AI są szczególnie częste ze względu na jej intuicyjny i łatwo dostępny charakter. Co istotne, regulamin powinien również podkreślać, że każde odstępstwo od zasad dopuszczalnego użycia AI może być traktowane jako naruszenie obowiązków pracowniczych.

Ochrona danych osobowych (RODO) przy korzystaniu z narzędzi AI

Jednym z najbardziej newralgicznych obszarów regulacji dotyczących korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w organizacji jest zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). W praktyce to właśnie przetwarzanie danych w środowiskach AI generuje największe ryzyko naruszeń, ponieważ użytkownicy często nie mają pełnej świadomości, że przekazanie informacji do zewnętrznego modelu AI stanowi ich „udostępnienie” w rozumieniu przepisów o ochronie danych. Dlatego regulamin powinien w sposób jednoznaczny i niebudzący wątpliwości określać zasady przetwarzania danych osobowych w kontekście korzystania z AI.

Przede wszystkim należy wskazać, że:

• wprowadzanie danych osobowych do publicznych, ogólnodostępnych modeli AI jest co do zasady zakazane, chyba że pracodawca wyraźnie dopuścił takie działanie oraz zapewnił odpowiednią podstawę prawną przetwarzania danych oraz właściwe środki techniczne i organizacyjne zabezpieczające dane;
• pracownik może przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie wynikającym z jego obowiązków służbowych oraz zgodnie z udzielonymi mu instrukcjami administratora danych, co oznacza, że samodzielne podejmowanie decyzji o przekazywaniu danych do narzędzi AI jest niedopuszczalne;
• każdorazowe wykorzystanie narzędzi AI musi uwzględniać zasadę minimalizacji danych, wynikającą wprost z RODO, co oznacza, że do systemów AI mogą trafiać wyłącznie te dane, które są niezbędne do osiągnięcia określonego celu, a wszelkie nadmiarowe informacje powinny zostać usunięte lub zanonimizowane;
• organizacja może wdrożyć dedykowane, korporacyjne rozwiązania AI, które zapewniają odpowiedni poziom kontroli nad przetwarzaniem danych, w szczególności poprzez ograniczenie ich wykorzystywania do trenowania modeli, zapewnienie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych oraz kontrolę lokalizacji i bezpieczeństwa przetwarzania.

W praktyce oznacza to, że nawet pozornie nieistotne działania, takie jak wklejenie fragmentu korespondencji z klientem, danych personalnych czy informacji o projektach do publicznego narzędzia AI (np. ogólnodostępnego chatbota), może stanowić poważne naruszenie RODO. Takie działanie może prowadzić do obowiązku zgłoszenia incydentu do organu nadzorczego, a w skrajnych przypadkach również do odpowiedzialności administracyjnej, finansowej oraz pracowniczej.

Tajemnica przedsiębiorstwa i poufność przy korzystaniu z narzędzi AI

Drugim kluczowym obszarem wymagającym szczegółowej regulacji w kontekście korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji jest ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa oraz szeroko rozumianej poufności informacji biznesowych. W dobie systemów AI opartych na modelach uczących się na danych wejściowych użytkowników, ryzyko niekontrolowanego ujawnienia informacji strategicznych lub technologicznych znacząco wzrasta.

Regulamin powinien zatem jednoznacznie wskazywać, że szczególnej ochronie podlegają w szczególności:

• strategie biznesowe, marketingowe i sprzedażowe, obejmujące plany rozwoju, analizy rynkowe, modele cenowe oraz dane dotyczące ekspansji;
• dane finansowe i księgowe, w tym budżety, prognozy, raporty wewnętrzne oraz informacje o kosztach działalności;
• know-how przedsiębiorstwa, rozumiane jako niejawna wiedza techniczna, organizacyjna lub technologiczna, mająca wartość gospodarczą;
• informacje dotyczące klientów, kontrahentów i partnerów biznesowych, w tym dane kontaktowe, warunki współpracy oraz historia relacji biznesowych;
• kod źródłowy, architektura systemów IT oraz dokumentacja projektowa, które mogą stanowić kluczowy element przewagi konkurencyjnej organizacji.

W tym kontekście regulamin powinien wprowadzać wyraźny i bezwzględny obowiązek:

• zakazu wprowadzania do jakichkolwiek narzędzi AI informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, niezależnie od tego, czy narzędzie jest publiczne, czy też prywatne lub półprywatne;
• zakazu przetwarzania w AI wszelkich informacji oznaczonych przez pracodawcę jako poufne, niezależnie od ich formy (tekst, dane, kod, obrazy, dokumenty), chyba że pracownik korzysta z wyraźnie autoryzowanego i zabezpieczonego środowiska AI udostępnionego przez firmę.

W praktyce oznacza to, że nawet wykorzystanie narzędzia AI do „ulepszenia” dokumentu zawierającego dane strategiczne lub analizę finansową – poprzez jego wgranie lub skopiowanie treści – może zostać zakwalifikowane jako nieuprawnione ujawnienie informacji poufnych. Co istotne, ryzyko to występuje niezależnie od intencji pracownika, ponieważ większość publicznych modeli AI może przechowywać lub przetwarzać dane wejściowe w sposób trudny do pełnej kontroli przez użytkownika. Z tego względu regulamin powinien nie tylko zakazywać określonych działań, ale również edukować pracowników w zakresie realnych konsekwencji technicznych i prawnych wynikających z nieostrożnego korzystania z AI, w tym ryzyka utraty kontroli nad danymi oraz ich potencjalnego dalszego wykorzystania poza organizacją.

Prawa autorskie do treści generowanych przez AI

Kwestia praw autorskich do treści tworzonych przy użyciu narzędzi sztucznej inteligencji należy obecnie do najbardziej złożonych i jednocześnie najbardziej spornych zagadnień w praktyce prawa nowych technologii. W związku z dynamicznym rozwojem generatywnej AI, organizacje coraz częściej muszą mierzyć się z pytaniami o status prawny tekstów, grafik, kodu czy innych materiałów tworzonych z udziałem systemów AI oraz o to, komu przysługują prawa do takich rezultatów pracy. Z tego względu regulamin korzystania z AI powinien w sposób jednoznaczny i precyzyjny uregulować tę kwestię w ramach wewnętrznych zasad organizacji.

Przede wszystkim należy rozstrzygnąć:

• czy i w jakim zakresie treści AI podlegają ochronie jako rezultaty pracy pracowniczej, przy uwzględnieniu przepisów o utworach pracowniczych oraz specyfiki wkładu twórczego człowieka w proces ich powstawania;
• obowiązek każdorazowej weryfikacji, czy treści wygenerowane przez AI nie naruszają praw osób trzecich, w tym praw autorskich, praw do baz danych, znaków towarowych, wizerunku lub innych dóbr chronionych prawem;
• zakaz publikowania, rozpowszechniania lub komercyjnego wykorzystywania treści generowanych przez AI bez uprzedniej analizy ich statusu prawnego i merytorycznego zatwierdzenia przez osobę odpowiedzialną, np. przełożonego, dział prawny lub compliance.

W praktyce oznacza to, że treści wygenerowane przez AI nie mogą być traktowane jako „gotowy produkt” o niebudzącym wątpliwości statusie prawnym. Wręcz przeciwnie – powinny być one uznawane za materiał wymagający dalszej obróbki, weryfikacji i często istotnego wkładu twórczego człowieka, aby mogły stać się elementem chronionym prawem autorskim i bezpiecznie wykorzystywanym w działalności gospodarczej.

Odpowiedzialność pracownika przy korzystaniu z narzędzi AI – prawo pracy AI

Wprowadzenie narzędzi sztucznej inteligencji do środowiska pracy nie zmienia podstawowej zasady odpowiedzialności pracowniczej – pracownik nadal ponosi pełną odpowiedzialność za sposób wykonywania obowiązków służbowych, niezależnie od tego, czy korzysta z tradycyjnych narzędzi, czy z systemów AI. 

Dlatego regulamin powinien w sposób jednoznaczny podkreślać, że:

• pracownik ponosi odpowiedzialność za każdy sposób wykorzystania narzędzi AI w ramach swoich obowiązków, w szczególności za skutki wprowadzenia danych do systemów AI oraz wykorzystania wygenerowanych treści w działalności firmy;
• wykorzystanie AI nie zwalnia z obowiązku zachowania należytej staranności zawodowej, co oznacza, że pracownik musi każdorazowo ocenić wiarygodność, poprawność oraz zgodność wygenerowanych treści z obowiązującymi przepisami prawa i wewnętrznymi procedurami;
• wszystkie treści generowane przez AI podlegają obowiązkowej weryfikacji przed ich użyciem, niezależnie od tego, czy dotyczą dokumentów wewnętrznych, komunikacji z klientami, kodu źródłowego czy materiałów marketingowych;
• naruszenie zasad korzystania z AI może skutkować odpowiedzialnością pracowniczą, w tym:
• odpowiedzialnością porządkową (np. upomnienie, nagana),
• odpowiedzialnością materialną w granicach przewidzianych w Kodeksie pracy,
• a w poważniejszych przypadkach również rozwiązaniem umowy o pracę, w tym w trybie dyscyplinarnym, jeżeli naruszenie ma charakter ciężki i zawiniony.

W praktyce oznacza to, że sztuczna inteligencja jest traktowana wyłącznie jako narzędzie wspomagające, a nie jako podmiot przejmujący odpowiedzialność za treść, decyzje lub skutki działań pracownika. Ostateczna odpowiedzialność zawsze pozostaje po stronie osoby korzystającej z systemu AI, co powinno być wyraźnie i jednoznacznie zaakcentowane w regulaminie.

Regulamin korzystania z narzędzi AI w firmie - podsumowanie

Wprowadzenie regulaminu korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w organizacji nie jest już jedynie elementem dobrej praktyki zarządczej, ale realną koniecznością wynikającą z dynamicznego rozwoju technologii oraz rosnących wymogów prawnych i regulacyjnych. AI, choć znacząco zwiększa efektywność pracy, jednocześnie wprowadza nowe i często trudne do przewidzenia ryzyka związane z przetwarzaniem danych, ochroną informacji poufnych, prawami autorskimi oraz odpowiedzialnością za podejmowane działania.

Jak wynika z przedstawionych w artykule zagadnień, skuteczna polityka AI w firmie nie może ograniczać się do ogólnych zakazów lub lakonicznych wytycznych. Musi stanowić kompleksowy i precyzyjny dokument, który w sposób jednoznaczny określa cel regulacji, jej zakres podmiotowy i przedmiotowy, kluczowe definicje, a także szczegółowe zasady dopuszczalnego oraz niedozwolonego wykorzystania narzędzi AI. Równie istotne są kwestie związane z ochroną danych osobowych, tajemnicą przedsiębiorstwa, prawami autorskimi oraz odpowiedzialnością pracowników za sposób korzystania z technologii.

W praktyce dobrze skonstruowany regulamin pełni kilka funkcji jednocześnie. Po pierwsze, minimalizuje ryzyko naruszeń RODO oraz nieuprawnionego ujawnienia danych wrażliwych. Po drugie, chroni interesy przedsiębiorstwa poprzez zabezpieczenie informacji stanowiących jego przewagę konkurencyjną. Po trzecie, porządkuje procesy wewnętrzne i zapewnia spójność działań pracowników w zakresie korzystania z narzędzi AI. Wreszcie – stanowi istotny element systemu compliance, który może mieć znaczenie zarówno w relacjach z organami nadzorczymi, jak i w ewentualnych sporach pracowniczych czy gospodarczych.

Należy również podkreślić, że rozwój sztucznej inteligencji oraz nowych regulacji prawnych, takich jak AI Act, sprawia, że polityka AI w firmie nie może być dokumentem statycznym. Powinna być regularnie aktualizowana i dostosowywana do zmieniającego się otoczenia prawnego, technologicznego oraz organizacyjnego. Tylko w ten sposób możliwe jest zapewnienie realnej ochrony zarówno interesów pracodawcy, jak i bezpieczeństwa pracowników korzystających z nowoczesnych narzędzi.

Ostatecznie można stwierdzić, że dobrze zaprojektowany regulamin AI nie ogranicza innowacyjności, lecz ją porządkuje i zabezpiecza. Pozwala organizacji korzystać z potencjału sztucznej inteligencji w sposób świadomy, kontrolowany i zgodny z prawem, jednocześnie minimalizując ryzyka, które bez odpowiednich zasad mogłyby prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych, finansowych i reputacyjnych.

 

r.pr. Karina Wilk – Łyszczarz - radca prawny przy Okręgowej Izbie Radców Prawnych w Rzeszowie, wykładowca prawa w Akademii Ekonomiczno-Humanistycznej w Warszawie, właścicielka kancelarii prawnej specjalizującej się w obsłudze prawnej przedsiębiorców. Posiada ponad 7-letnie doświadczenie zawodowe, które zdobywała pracując jako in-house w korporacjach i warszawskich kancelariach. Prowadzi wykłady, szkolenia, webinary z zakresu aspektów prawnych prowadzenia działalności gospodarczej, w tym kwestii dotyczących ulg podatkowych przysługujących przedsiębiorcom.

Od wielu lat przeprowadza audyty prawne przedsiębiorstw, wdraża RODO, sporządza kompletną dokumentację prawną (w tym pracowniczą) dla klientów. Jednocześnie wspiera firmy i spółki w prowadzeniu działalności gospodarczej w Internecie.

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny na dzień: 30 czerwca 2026 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 24 z późn. zm.).

Zobacz także:

Regulamin pracy zdalnej

Regulamin zarządzania 

Regulamin pracy