Prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy w trakcie workation

Spis treści

I.       KROK PIERWSZY: WYJAŚNIENIE POJĘCIA „WORKATION”.

III.     KROK TRZECI: DŁUGOŚĆ WORKATION A KWESTIE PODATKOWE.

IV.     KROK CZWARTY: UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE A WORKATION.

V.      KROK PIĄTY: BHP W TRAKCIE WORKATION.

 

I. KROK PIERWSZY: WYJAŚNIENIE POJĘCIA „WORKATION”

Na wstępie warto wyjaśnić, czym jest workation. Definicja workation oparta jest na połączeniu dwóch słów z angielskiego – “work”, oznaczającego pracę oraz “vacation”, czyli wakacje. Po połączeniu dwóch słów powstał wyraz określający sposób na pracę na wakacjach.

Zjawisko to polega na tym, iż zamiast pracować z biura osoby zatrudnione w danej firmie lub prowadzące własny biznes wykonują swoje obowiązki z wybranej lokalizacji.

Workation łączy pracę z możliwością odwiedzenia nowych miejsc, poznanie innych kultur, zwiedzanie atrakcji turystycznych, relaks. W tym modelu pracownicy mają zwykle pewną elastyczność czasu pracy, co pozwala im dopasować harmonogram do swoich potrzeb i zwiedzania okolicy.

Workation stał się popularny w czasie pandemii, zwłaszcza wśród przedstawicieli branż technologicznych, kreatywnych, usług internetowych i freelancerów.

 

II. KROK DRUGI: PRAWA I OBOWIĄZKI PRACOWNIKA I PRACODAWCY W TRAKCIE WORKATION

Jak wynika z art. 67 (18) Kodeksu pracy (dalej: „k.p.” lub „KP”) „Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).”

Z powyższego przepisu wynika, że miejsce wykonywania pracy zdalnej pracownik musi każdorazowo uzgodnić z pracodawcą. Należy również pamiętać, że pracodawcy przysługuje prawo do kontroli miejsca pracy. Biorąc pod uwagę powyższe, pracownik nie może samodzielnie i bez porozumienia z pracodawcą zdecydować, skąd będzie wykonywał pracę.        Podstawowym obowiązkiem pracownika jest uzgodnienie z pracodawcą miejsca wykonywania pracy zdalnej. Natomiast do obowiązków pracodawcy należy:

• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej,
• zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej.

Trzeba wiedzieć, że zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa - w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.

Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Należy uwzględnić́ fakt, że nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie pracy zdalnej. W miejscu zamieszkania pracownika lub w innym miejscu wskazanym przez pracownika nie będzie możliwe powierzenie pracownikowi wykonywania prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

W art. 67[27] KP została przyjęta regulacja zapewniająca pracodawcy prawo kontrolowania wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolowania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Szczegółowa regulacja dotycząca takiej kontroli będzie określona w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi lub wydanym regulaminie (a w przypadku braku zawartego porozumienia lub wydania regulaminu – w wydanym poleceniu lub porozumieniu zawartym z pracownikiem). Taka kontrola będzie przeprowadzana w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej oraz w godzinach pracy pracownika – z poszanowaniem jego prawa do prywatności. Jeżeli jednak pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, uzgodnionej w trakcie zatrudnienia, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji zawierającej zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiskapracylub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiąże pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofnie zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpocznie pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Norma zawarta w art. 67[29] KP normuje zakaz dyskryminacji pracownika wykonującego pracę zdalną, jak również pracownika, który odmówił wykonywania pracy zdalnej – sformułowany w podobny sposób jak w przypadku dotychczas obowiązującego zakazu dyskryminacji telepracownika, jednakże z uwzględnieniem odrębności związanych z wykonywaniem pracy przez pracownika poza zakładem pracy. Dokładnie tak samo jak w przypadku telepracownika, pracownikowi wykonującemu pracę zdalną na podstawie art. 67[30] KP został zagwarantowany dostęp do zakładu pracy oraz kontakt z innymi pracownikami – na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników.

III. KROK TRZECI: DŁUGOŚĆ WORKATION A KWESTIE PODATKOWE

Długość fizycznej obecności pracownika za granicą ma znaczenie. W przypadku krajów, z którymi Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania, zasadniczo może dojść do powstania obowiązku podatkowego gdy pracownik przebywa w danym kraju dłużej niż 183 dni (okres ten może być wyliczany w ciągu roku lub w ciągu 12 miesięcznego okresu, w zależności od umowy). Inaczej może wyglądać sytuacja, jeśli pracownik wyjedzie do kraju, z którym Polska nie zawarła takiej umowy – wówczas kwestia powstania obowiązku podatkowego będzie regulowana wyłącznie przez przepisy prawa krajowego, do którego pracownik wyjedzie i nie można wykluczyć, że taki obowiązek powstanie od razu lub np. po upływnie 30 dni. Znajomość prawa podatkowego kraju pobytu pracownika w tym zakresie może okazać się kluczowa.

 

a) Skutki podatkowe dla pracownika

Od statusu podatkowego (rezydent / nierezydent podatkowy) uzależniony jest zakres opodatkowania przychodów (dochodów) podatnika. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa PDOF) polskim rezydentem podatkowym (tj. osobą mającą nieograniczony obowiązek podatkowy) jest osoba fizyczna, której pobyt na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przekroczył w roku podatkowym 183 dni lub która posiada w Rzeczypospolitej Polskiej centrum interesów osobistych lub gospodarczych (tzw. ośrodek interesów życiowych). Podatnik, który nie spełnia żadnego z tych warunków jest traktowany jako nierezydent podatkowy.

Najbardziej typowy będzie zapewne scenariusz, że podatnik utrzyma w Polsce rezydencję podatkową – jeśli jednak jednocześnie spełni warunki do opodatkowania za granicą, wówczas w polskim rozliczeniu rocznym konieczne będzie odpowiednie wykazanie przychodów (dochodów) i zastosowanie właściwej metody unikania podwójnego opodatkowania. Nie można też wykluczyć sytuacji, że pracownik, który wyjechał za granicę na okres co najmniej 183 dni lub wyjechał nawet na okres krótszy, ale razem z rodziną, przeniesie swoją rezydencję podatkową do innego kraju (zależy to od przepisów tego kraju). W takim przypadku obowiązek rozliczenia całości przychodów uzyskanych w okresie rezydencji podatkowej powstanie w drugim kraju (w Polsce pracownik wykaże w zeznaniu rocznym tylko przychody z polskich źródeł). 

W przypadku posiadania obowiązku podatkowego za granicą, podatnik powinien również uzyskać zagraniczny identyfikator podatkowy i wypełnić inne obowiązki, które nakładają na niego przepisy w kraju przebywania, w tym terminowe rozliczenie (które może być miesięczne, kwartalne, roczne) i zapłatę podatku.

 

b) Skutki podatkowe dla pracodawcy

Ewentualne konsekwencje powstania obowiązku podatkowego za granicą, dotykają również pracodawcę, tj. stanie on przed dylematem, czy nadal jest zobowiązany do poboru zaliczek na PDOF i odprowadzania ich do polskiego urzędu skarbowego. Z jednej strony jest to bezpieczne rozwiązanie dla pracodawcy, bowiem realizuje obowiązek płatnika, ale jednocześnie zgodnie z przepisami, płatnik ma obowiązek wstrzymać pobór zaliczek na podatek, jeśli wynagrodzenie pracownika podlega opodatkowaniu za granicą. Można wyobrazić sobie sytuacje, w których pracodawca nie będzie dysponować taką wiedzą w trakcie roku podatkowego.

Ponadto, ewentualne opodatkowanie za granicą wpływa na sposób przygotowania informacji podatkowej PIT-11 (np. ustalenie właściwego urzędu skarbowego, wskazanie prawidłowego adresu zamieszkania podatnika oraz odpowiednie wykazanie przychodów).

 

IV. KROK CZWARTY: UBEZPIECZENIA SPOŁECZNE A WORKATION

Kolejną ważną kwestią, na którą należy zwrócić uwagę jest kwestia opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. W zależności od tego, czy pracownik planuje wyjechać do kraju, który:

• stosuje przepisy dotyczące unijnej koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, tj. kraje UE, EOG oraz Szwajcaria,
• zawarł z Polską umowę o zabezpieczeniu społecznym (np. USA, Turcja) albo
• nie podlega pod żadną z wyżej wskazanych kategorii (np. ZEA, Meksyk),

sytuacja może być inna. Pojawia się także kwestia ubezpieczenia zdrowotnego.

Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w rozporządzeniu 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, osoba wykonująca pracę w danym państwie podlega ustawodawstwu tego kraju. Wyjątkami od tej zasady są np. oddelegowanie oraz sytuacja, gdy pracownik wykonuje pracę w co najmniej dwóch państwach, a dokumentem poświadczającym podleganie ustawodawstwu kraju macierzystego jest certyfikat A1. 

Biorąc pod uwagę powyższe, może pojawić się pytanie, czy ZUS wyda poświadczony certyfikat A1 w przypadku pracownika, który wykonuje pracę zdalną (są tu zasadne wątpliwości i może się okazać, że nie można szybko uzyskać certyfikatu, gdyż nie jest to sytuacja oddelegowania pracownika, a certyfikat będzie można uzyskać dopiero w trybie porozumienia wyjątkowego).

Z niektórymi krajami Polska zawarła umowy dwustronne dotyczące zabezpieczenia społecznego. Jeśli zatem pracownik planuje pracę zdalną np. z Turcji, pracodawca powinien sprawdzić zasady podlegania systemowi ubezpieczeń społecznych uzgodnione przez Polską oraz Turcję. Gdyby okazało się, że uzyskanie dokumentu poświadczającego podleganie polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych będzie niemożliwe, nie można wykluczyć ryzyka, że pracownik może podlegać obowiązkowym ubezpieczeniom także za granicą.

Pracownik planujący workation w kraju spoza UE, EOG i Szwajcarii oraz krajów z zawartą umową, może podlegać oskładkowaniu w obu państwach. Dlaczego? W Polsce obowiązkowym tytułem do podlegania ubezpieczeniom społecznym jest umowa o pracę. Jednocześnie nie można wykluczyć, że lokalne przepisy w kraju pobytu mogą nadkładać obowiązek odprowadzania składek w państwie, w którym praca jest wykonywana.

 

V. KROK PIĄTY: BHP W TRAKCIE WORKATION

W trakcie pracy zdalnej pracownik jest obowiązany do przestrzegania zasad BHP w zakresie organizacji miejsca swojej pracy. O ile w miejscu zamieszkania pracownik ma możliwość dostosowania pomieszczenia do zasad ergonomii, o tyle w pokoju hotelowym może mieć z tym trudności.

Na powyższe ryzyka pracodawca może się w dużej mierze przygotować, wykluczając pracę za granicą z ogólnego regulaminu pracy zdalnej i wprowadzając odrębne regulacje pracy zdalnej zagranicznej. Przede wszystkim trzeba ograniczyć czas pracy zdalnej za granicą. Praktyka rynkowa pokazuje, że pracodawcy zwykle godzą się na okres od 30 do 60 dni w roku kalendarzowym. Ponadto warto rozważyć ograniczenie możliwości wyjazdu do Unii Europejskiej, gdzie obowiązują te same unijne rozporządzenia i dyrektywy dotyczące prawa właściwego.

 

VI. KROK SZÓSTY: WORKATION A RODO

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych nie wprowadza żadnych przepisów związanych z pracą zdalną, niemniej jednak nie można zapominać o jego stosowaniu w trybie pracy zdalnej. RODO jak najbardziej ma zastosowanie do pracy poza siedzibą firmy. Dochodzi przecież do przetwarzania danych, które powinny zostać właściwie zabezpieczone.

Praca zdalna powinna być dokumentowana. Dokumentacja taka powinna zawierać wskazówki dotyczące wykorzystania sprzętu powierzonego, korzystania z sieci, określenia zasad prowadzenia bezpiecznej korespondencji mailowej, a także organizacji miejsca pracy z uwzględnieniem zabezpieczenia dokumentacji papierowej.

W praktyce często okazuje się, że procedury z zakresu ochrony danych osobowych są zbyt ogólne, podczas gdy konieczne jest skonkretyzowanie na czym zabezpieczenie ma polegać.

Powinniśmy pamiętać o chociażby, podstawowych rozwiązaniach technicznych i organizacyjnych takich jak na przykład:

• uregulowanie zasad korzystania z oprogramowania,
• uregulowanie zasad uwierzytelniania, konstruowania haseł dostępowych,
• uregulowanie zasad przechowywania sprzętu po zakończonej pracy,
• uregulowanie zasad związanych z dopuszczalnością lub niedopuszczalnością korzystania ze sprzętów w innych celach lub przez osoby postronne,
• kontrolowanie dostępów do poszczególnych, konkretnych zasobów,
• określenie zakazów lub dopuszczalności korzystanie z urządzeń technicznych takich jak na np. pendrive’y, drukarki, skanery lub otwarte sieci.

W przypadku urządzeń przekazanych do wykonywania obowiązków służbowych do pracy zdalnej, należy postępować zgodnie z przyjętą procedurą bezpieczeństwa, przede wszystkim:

• nie powinno się instalować dodatkowego oprogramowania lub aplikacji niezgodnych z polityką bezpieczeństwa organizacji,
• powinno się korzystać z urządzeń posiadających niezbędne aktualizacje systemowe oprogramowania oraz system antywirusowy,
• należy ograniczać dostęp do dokumentów, na których wykonywana jest praca, osobom postronnym,
• powinno się używać do pracy zdalnej sprzętu zabezpieczonego poprzez uwierzytelnianie i używanie silnych haseł dostępu,
• należy przestrzegać obowiązujących w organizacji zasad dotyczących korzystania ze służbowej poczty elektronicznej,
• nie powinno się używać prywatnych kont mailowych, jeśli jesteśmy zmuszeni używać prywatnego maila, powinniśmy pamiętać o szyfrowaniu załączników.

 

 VII. WORKATION A PRACA ZDALNA

Na koniec warto wyjaśnić różnice pomiędzy workation a pracą zdalną. Workation jest połączeniem pracy zdalnej i wakacji. Oznacza to, że pracownik wykonuje swoje obowiązki zawodowe z dowolnego miejsca na świecie, często związane z atrakcyjnymi miejscami turystycznymi. Różnica między workation a tradycyjną pracą zdalną polega na tym, że workation ma na celu łączenie pracy i przyjemności, umożliwiając pracownikom korzystanie z wyjątkowych lokalizacji podczas wykonywania codziennych obowiązków. Pracownik nie przebywa na wakacjach, więc obowiązuje go normalny wymiar pracy i zakres obowiązków. Zmienia się jedynie otoczenie, które ma pozytywnie wpływać na motywację i relaks po/w trakcie pracy. Pracownik każdorazowo musi pamiętać o poinformowaniu pracodawcy o zmianie miejsca wykonywania pracy zdalnej. Istotne jest uwzględnienie wszystkich aspektów związanych z pracą za granicą: podatkowych, ubezpieczeniowych, RODO, BHP o których mowa w niniejszej Instrukcji.

 

Podstawa prawna:

1)      Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465).