Sprzedaż firmy / likwidacja jednoosobowej działalności gospodarczej

Użytkownik naszego serwisu zadał nam poniższe pytania:

• W związku z utratą płynności obecnie posiadam zadłużenie w ZUS na kwotę ok. 14 000 PLN oraz zajęcie komornicze na rachunku firmowym. Czy w przypadku zamknięcia firmy będzie szansa na choćby częściowe umorzenie zaległości?

• Jakie procedury należy zrealizować zamykając firmę? Czy jest to tylko zgłoszenie do CEIDG?

Poniżej odpowiedź naszych ekspertów.

UMORZENIE ZALEGŁOŚCI W ZWIĄZKU Z UTRATĄ PŁYNNOŚCI FINANSOWEJ PRZEDSIĘBIORSTWA, ZADŁUŻENIEM W ZUS ORAZ ZAJĘCIEM KOMORNICZYM NA RACHUNKU FIRMOWYM.

Umorzenie zaległości wobec ZUS

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych przewiduje możliwość umorzenia zaległości w składkach na ubezpieczenie społeczne. Umorzenie to może obejmować wszystkie zaległości albo tylko część z nich.

Na wstępie należy podkreślić, że umorzenie zaległości może nastąpić na wniosek płatnika składek (np. przedsiębiorcę) i zależy od decyzji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, a złożenie wniosku o umorzenie:

1. nie wstrzymuje ani postępowania egzekucyjnego (jeżeli takie się toczy) ani
2. nie wstrzymuje naliczania odsetek od zaległości.

W pierwszej części tego wywodu zostaną przedstawione przesłanki uzasadniające wydanie przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych pozytywnej decyzji o umorzeniu zaległości. Następnie zostaną omówione składki podlegające umorzeniu oraz te, które są wyłączone spod umorzenia.

Treść wniosku o umorzenie zaległości oraz załączniki:

Jak wskazano powyżej, umorzenie składek następuje na wniosek płatnika składek.

Za płatnika uważany jest zarówno przedsiębiorca czynny, jak i osoba, która zaprzestała prowadzenia działalności gospodarczej, a wobec której istnieje stan zadłużenia w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Oznacza to, że wraz z rezygnacją z powadzenia działalności gospodarczej nie ustaje stan zadłużenia wobec ZUS. Osoba, która zaprzestała prowadzenia działalności, nadal jest zobowiązana do spłaty zadłużenia wraz z naliczonymi odsetkami. 

Wnioskodawcą może być również pełnomocnik płatnika lub osoba, na którą przeniesiono odpowiedzialność za zobowiązania z tytułu nieopłaconych składek czy małżonek płatnika, który odpowiada z majątku wspólnego za zadłużenie współmałżonka (płatnika).

Składający wniosek może skorzystać z gotowych formularzy dostępnych na stronie internetowej ZUS (formularz RSU) lub sporządzić wniosek samodzielnie. Wniosek musi zawierać:

1. dane wnioskodawcy, w tym imię i nazwisko/ nazwę, identyfikator (NIP, PESEL), telefon, adres do korespondencji;
2. należności, o których umorzenie składany jest wniosek - ich wysokość oraz okres, za który powinny być zapłacone
3. okoliczności zaprzestania płatności składek;
4. uzasadnienie zaprzestania płatności zadłużenia  
5. rodzaj wnioskowanej pomocy publicznej, jeżeli wnioskodawca jest przedsiębiorcą, nawet, jeżeli prowadzenie działalności gospodarczej zostało zawieszone.

Ponadto należy złożyć dokumenty potwierdzające (i) obiektywną niemożliwość spłaty (choćby częściowej) zadłużenia, (ii) obrazujące kondycję finansową wnioskodawcy oraz jego możliwości płatnicze. Jeżeli podstawą wniosku o umorzenie jest stan zdrowia wnioskodawcy lub konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny, konieczne będzie również złożenie dokumentów potwierdzających prawdziwość tej przesłanki.

Z uwagi na to, że umorzenie zaległości wobec ZUS jest formą pomocy publicznej, niezbędne jest złożenie dokumentów związanych z otrzymaną pomocą:

1. de minimis:

a) wszystkie zaświadczenia o pomocy de minimis, otrzymane przez wnioskodawcę w okresie ostatnich dwóch lat oraz w roku bieżącym, albo
b) oświadczenie o wielkości pomocy de minimis (formularz RPD), albo
c) oświadczenie, że wnioskodawca nie otrzymał takiej pomocy (formularz RD-2)
d) wypełniony formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc de minimis (RFD), lub
e) formularz informacji przedstawianych przez wnioskodawcę - jeśli wnioskodawca ubiega się o pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (RFR);

2. W przypadku pomocy indywidualnej na naprawę szkód wyrządzonych przez klęski żywiołowe lub inne nadzwyczajne zdarzenia:

a) oświadczenie o nieotrzymaniu takiej pomocy (formularz RPI), albo
b) wypełniony formularz informacji przedstawianych przy ubieganiu się o pomoc inną niż pomoc w rolnictwie lub rybołówstwie, pomoc de minimis lub pomoc de minimis w rolnictwie lub rybołówstwie (RFI),
c) dokumenty, które pozwolą ustalić, czy ogólna wartość pomocy nie będzie większa niż poniesione straty, pomniejszone o kwoty wypłacone tytułem ubezpieczenia (jeśli zostały wypłacone).

Przesłanki umorzenia zaległości

Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych wskazuje, że należności z tytułu składek mogą być umarzane tylko w przypadku ich całkowitej nieściągalności.

Całkowita nieściągalność należności zachodzi, gdy:

1. dłużnik (osoba prowadząca działalność gospodarczą) zmarł i nie pozostawił majątku, który pozwala na spłatę długu, ani nie ma spadkobierców lub innych następców prawnych,
2. sąd oddalił wniosek o ogłoszenie upadłości dłużnika lub umorzył postępowanie upadłościowe, ponieważ nie ma majątku, który umożliwia przeprowadzenie takiego postępowania,
3. dłużnik nie prowadzi już działalności gospodarczej i nie ma majątku, który pozwala na spłatę długu, oraz nie ma małżonka, wspólników lub następców prawnych,
4. w zakończonym postępowaniu likwidacyjnym nie uzyskano kwoty wystarczającej do tego, żeby uregulować należności,
5. wysokość nieopłaconej składki nie przekracza kwoty kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym,
6. nie nastąpiło zaspokojenie należności w umorzonym postępowaniu upadłościowym,
7. naczelnik urzędu skarbowego lub komornik sądowy stwierdził brak majątku, z którego można prowadzić egzekucję;
8. jest oczywiste, że w postępowaniu egzekucyjnym nie uzyska się kwot przekraczających wydatki egzekucyjne.

Z powyższego wyliczenia wynika, że całkowita nieściągalność ma miejsce w przypadku obiektywnie stwierdzonego braku majątku dłużnika oraz braku osób, na  które zachodziłaby możliwości przeniesienia odpowiedzialności, w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (np. spadkobierca, wspólnik lub następca prawny przedsiębiorcy).

Jeżeli należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne obejmują wyłącznie składki samozatrudnionych (jednoosobowej działalności gospodarczej niezatrudniającej pracowników ani współpracowników, wobec których przedsiębiorca był lub nadal jest płatnikiem składek), dopuszczalne jest umorzenie częściowe lub całkowite tych zaległości nawet, jeżeli nie zachodzi przesłanka całkowitej jej nieściągalności.

Okoliczności umorzenia w przypadku samozatrudnionych, którzy nie byli i nie są płatnikami składek, muszą być uzasadnione.

Zakład może umorzyć należności z tytułu składek, jeżeli dłużnik wykaże, że ze względu na stan majątkowy i sytuację rodzinną nie jest w stanie opłacić tych należności, ponieważ pociągnęłoby to zbyt ciężkie skutki dla zobowiązanego i jego rodziny.

Okoliczność ta zachodzi w szczególności:

1. gdy opłacenie należności z tytułu składek pozbawiłoby zobowiązanego i jego rodzinę możliwości zaspokojenia niezbędnych potrzeb życiowych;
2. poniesienia strat materialnych w wyniku klęski żywiołowej lub innego nadzwyczajnego zdarzenia powodujących, że opłacenie należności z tytułu składek mogłoby pozbawić zobowiązanego możliwości dalszego prowadzenia działalności;
3. przewlekłej choroby zobowiązanego lub konieczności sprawowania opieki nad przewlekle chorym członkiem rodziny, pozbawiającej zobowiązanego możliwości uzyskiwania dochodu umożliwiającego opłacenie należności.

Składki wyłączone spod umorzenia

Umorzenie składek (częściowe lub całościowe) nie obejmuje wszystkich należnych zobowiązań. Umorzeniu nie będą podlegać te składki, które są opłacane przez ubezpieczonych, którzy nie są płatnikami tych składek. Innym słowy, nie ulegają umorzeniu składki, których wysokością są obciążane wynagrodzenia brutto pracowników.

Na zakończenie należy dodać, że w przypadku zalegania w opłacaniu składek na:

1. Fundusz Pracy,
2. Fundusz Solidarnościowy,
3. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
4. Fundusz Emerytur Pomostowych oraz
5. na ubezpieczenie zdrowotne

przy umorzeniu zaległości stosuje się te same zasady, co w przypadku wnioskowania o umorzenie składek na ubezpieczenie społeczne.

PROCEDURA ZAMKNIĘCIA JEDNOOSOBOWEJ DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ.

Wykreślenie działalności gospodarczej z CEIDG, dodatkowe obowiązki związane z zamknięciemdziałalności gospodarczej.

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej wymaga złożenia wniosku o wykreślenie działalności z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej („CEIDG”) oraz spełnienia określonych obowiązków. Ich zakres zależy m.in. od zasad, według których przedsiębiorca był opodatkowany oraz od tego czy zatrudniał pracowników.

Zakończenie działalności gospodarczej

Przede wszystkim formalne zamknięcie firmy musi odpowiadać stanowi faktycznemu. Oznacza to, że przedsiębiorca powinien rzeczywiście zaprzestać wykonywania działalności ewidencjonowanej w CEIDG. W tym celu należy m.in. rozwiązać - za porozumieniem stron lub za wypowiedzeniem - umowy wiążące przedsiębiorcę, w tym umowy o świadczenie usług, o dostawę towarów, o prowadzenie firmowego rachunku bankowego, umowę najmu lub dzierżawy nieruchomości, w której działalność była prowadzona. Rozwiązanie nie jest konieczne, jeżeli prawa i obowiązki z umów zostaną przeniesione na inny podmiot np. nabywcę przedsiębiorstwa osoby fizycznej. 

Przedsiębiorca musi także rozwiązać umowy z pracownikami i osobami zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych. Tu także może to zrobić za porozumieniem stron lub w drodze wypowiedzenia. Przy czym w przypadku pracowników rozwiązanie powinno, w razie konieczności, uwzględniać postanowienia ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Należy pamiętać, aby w ciągu 7 dni od ustania tytułu ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego (tj. rozwiązania umów) wyrejestrować osoby objęte tym ubezpieczeniem z ZUS poprzez odpowiednie wnioski.

Wypowiedzenia umów powinny być dokonane przez przedsiębiorcę na tyle wcześnie, aby w dniu zakończenia działalności umowy już nie obowiązywały.

Wykreślenie z CEIDG

Wniosek o wykreślenie działalności z CEIDG należy złożyć na formularzu CEIDG-1 w jeden z poniższych sposobów:

1. listownie - wniosek powinien być wówczas opatrzony własnoręcznym podpisem wnioskodawcy potwierdzonym przez notariusza,
2. drogą elektroniczną przez stronę biznes.gov.pl lub przez stronę CEIDG - wniosek powinien być podpisany przez profil zaufany lub podpisem kwalifikowanym, albo
3. osobiście w urzędzie.

Wniosek powinien zostać złożony w ciągu 7 dni od zaprzestania działalności. Wprawdzie ustawa o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy ani ustawa Prawo przedsiębiorców nie wyznaczają takiego terminu, wynika on jednak z obowiązków informacyjnych i aktualizacyjnych przedsiębiorcy m.in. wobec ZUS i organów podatkowych.

Zgodnie z zasadą „jednego okienka” wniosek o wykreślenie jest jednocześnie:

1. zgłoszeniem aktualizacyjnym do naczelnika urzędu skarbowego,
2. wnioskiem do Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego o zmianę wpisu w rejestrze podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz
3. zmianą zgłoszenia płatnika składek w ZUS.

Informacja o wykreśleniu działalności gospodarczej zostanie w konsekwencji przesłana przez CEIDG do urzędu skarbowego, rejestru podmiotów REGON i ZUS. Przedsiębiorca nie musi dodatkowo zawiadamiać tych organów o zakończeniu działalności.

Na podstawie ww. wniosku CEIDG-1, ZUS automatycznie wyrejestruje przedsiębiorcę, jako płatnika składek. Jeżeli przedsiębiorca nie wyrejestrował jeszcze osób zgłoszonych do ubezpieczenia tj. pracowników, członków rodziny i samego siebie, to powinien to zrobić podczas wyrejestrowania działalności w CEIDG.

Z chwilą wykreślenia z CEIDG przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie może wykonywać działalności gospodarczej.

Dodatkowe obowiązki związane z zakończeniem działalności

Niezależnie od powiadomienia przez CEIDG odpowiednich organów o wykreśleniu działalności, przedsiębiorca musi dopełnić pewnych obowiązków m.in. związanych z podatkiem dochodowym oraz podatkiem od towarów i usług (VAT).

W szczególności należy tu wskazać na:

1. obowiązki związane z podatkiem dochodowym, w tym takie jak: sporządzenie na dzień zamknięcia działalności wykazu składników majątku firmy, a w przypadkach niektórych podatników spisu z natury, złożenie przez przedsiębiorcę, który płaci podatek w formie karty podatkowej formularza PIT-16Z, rozliczenie i zapłata podatku dochodowego za ostatni okres rozliczeniowy prowadzonej działalności, złożenie rocznego zeznania o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w danym roku podatkowym;
2. obowiązki w zakresie podatku VAT m.in.: zgłoszenie zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu tym podatkiem (formularz VAT-Z) w celu wykreślenia z rejestru VAT, rozliczenie podatku VAT za ostatni okres rozliczeniowy (w tym celu należy sporządzić spis z natury towarów na dzień zaprzestania wykonywania czynności podlegających opodatkowaniu VAT);
3. w przypadku osoby fizycznej zobowiązanej do stosowania ustawy o rachunkowości – obowiązek zamknięcia na dzień zakończenia działalności ksiąg rachunkowych, sporządzenie sprawozdania finansowego na ten dzień i przekazanie go w odpowiedniej formie do organów podatkowych;
4. w przypadku przedsiębiorcy będącego płatnikiem podatku dochodowego tj. pobierającego zaliczki na ten podatek - obowiązek sporządzenia i złożenia do dnia zaprzestania działalności odpowiednich deklaracji (PIT-4R, PIT-8AR lub IFT-1R) oraz przekazanie odpowiednim podmiotom informacji PIT-11;
5. w przypadku przedsiębiorcy korzystającego z kasy fiskalnej - obowiązek zakończenia pracy kasy w trybie fiskalnym i jej wyrejestrowanie w urzędzie skarbowym; przy czym jeśli przedsiębiorca skorzystał z ulgi na zakup tej kasy i zamknął działalność w ciągu 3 lat od rozpoczęcia ewidencji sprzedaży, będzie musiał zwrócić ulgę;
6. obowiązek złożenia deklaracji na podatek od nieruchomości w terminie 14 dni od wykreślenia działalności z CEIDG, w celu aktualizacji danych w zakresie nieruchomości zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej – w przypadku przedsiębiorcy, który prowadził działalność gospodarczą w należącej do niego nieruchomości;
7. obowiązek przechowywania przez odpowiedni okres dokumentacji dotyczącej prowadzonej działalności (w tym dokumentów księgowych, podatkowych, zasadniczo przez 5 lat licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą; dokumentów przekazywanych do ZUS - w zależności od rodzaju dokumentów przez 5 lub 10 lat; dokumentacji pracowniczej przez 10 lub 50 lat - w zależności od daty zatrudnienia pracowników). Przechowywanie dokumentacji można zlecić podmiotowi, który profesjonalnie świadczy usługi archiwizacji dokumentów.

Porada została przygotowana przez prawników Kancelarii Gessel, Koziorowski Sp. k.

Podstawa prawna(stan na dzień 09.11.2020):

• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jednolity Dz. U. z 2020 r., poz. 266, z póź. zm.);
• Rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy I Polityki Społecznej z dnia 31 lipca 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad umarzania należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne (Dz.U. z 2003 r., poz. 141 nr 1365);
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1292 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1291 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 1969 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 106 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1426 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 351 z późn. zm.).
• Ustawa z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1170 z późn. zm.).