Jak udzielać urlopów - plan urlopów, urlopy bezpłatne, okolicznościowe, zdrowotne

Jednym z podstawowych uprawnień pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę jest urlop wypoczynkowy. Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od wykształcenia pracownika, jego stażu pracy i wymiaru czasu pracy. Co do zasady termin udzielenia urlopu wypoczynkowego jest ustalony w porozumieniu z pracodawcą, jednakże w przypadku urlopu na żądanie, to pracownik może narzucić termin do wykorzystania takiego urlopu stawiając pracodawcę przed faktem dokonanym. Poniżej zostały przedstawione zasady ustalania wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, sposób ustalania terminu takiego urlopu, a także przypadki i warunki udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego, okolicznościowego, czy też zdrowotnego.

Urlop wypoczynkowy

Zgodnie z art. 14 kodeksu pracy pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. Pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, w minimalnym czasie nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Istotne jest przy tym, że pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu.

 

Krok pierwszy – ustalenie, czy pracownik był już zatrudniony

Zanim udzielisz pracownikowi urlopu musisz ustalić, czy i w jakim wymiarze temu pracownikowi w danym roku kalendarzowym urlop przysługuje. Na początku musisz ustalić, czy pracownik był już zatrudniony, czy to jego pierwsza praca.

 

Udzielanie urlopu osobie zatrudnionej po raz pierwszy

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 § 2 k.p.). Innymi słowy, z dniem 1 stycznia kolejnego roku zatrudnienia, pracownik niejako „z góry” nabywa prawo do urlopu w całym rozmiarze dla danego roku kalendarzowego.

 

Oznacza to, że w przypadku zatrudnienia pracownika w trakcie roku kalendarzowego, nabywa on prawo odpowiednio do części rocznego urlopu z upływem pierwszego miesiąca pracy i po kolejnych w tymże roku kalendarzowym. Dotyczy to pracownika, który nie był dotychczas w ogóle zatrudniony. Wobec tego urlop cząstkowy będzie obliczany od wymiaru 20 dni urlopu (uzasadnienie wymiaru urlopu patrz niżej Krok drugi). Za 1 miesiąc pracy pracownik nabędzie prawo do 1/12 z 20 dni urlopu, czyli do 1 i 2/3 dnia. Przy czym jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy, a tym samym po miesiącu pracy osoby pierwszy raz zatrudnionej teoretycznie urlop wynosi 1 dzień 5 godzin i 20 minut. Jednak urlopu udziela się co do zasady w pełnych dniach.

Udzielanie urlopu osobie, która była już zatrudniona

W przypadku, gdy pracownik podejmuje pracę u innego pracodawcy w danym roku kalendarzowym, to dniem nabycia prawa do urlopu u nowego pracodawcy jest dzień podjęcia zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, od razu w wymiarze przysługującym pracownikowi w danym roku u tego nowego pracodawcy.

 

Krok drugi – ustalenie stażu pracy i okresów wliczanych do stażu pracy w celu ustalenia wymiaru urlopu

Wymiar urlopu przysługującego pracownikowi uzależniony jest, co do zasady, od stażu pracy. Pracownikowi zatrudnionemu krócej niż 10 lat przysługuje urlop w wymiarze 20 dni. Natomiast pracownikowi zatrudnionemu, co najmniej 10 lat przysługuje urlop w wymiarze 26 dni.

 

Wliczanie stażu pracy do wymiaru urlopu

Etapy edukacji wliczane do stażu pracy i mające wpływ na wymiar urlopu.

Z tytułu ukończenia poszczególnych etapów edukacji pracownikowi zalicza się odpowiednio określony okres wliczany do stażu pracy. Okresy te nie podlegają zsumowaniu.

I tak, z tytułu ukończenia:

1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
2. średniej szkoły zawodowej - do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się 5 lat
4. średniej szkoły ogólnokształcącej - do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się 4 lata,
5. szkoły policealnej do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się - 6 lat,
6. szkoły wyższej - do okresu pracy, od którego zależy wymiar urlopu zalicza się 8 lat.

 

Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, biorąc za podstawę przysługujący pracownikowi wymiar urlopu (20 / 26 dni). W takim przypadku, przypadający według proporcjonalnego wyliczenia niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.

 

Sposób zaliczania do stażu pracy okresów dotychczasowego zatrudnienia

Zgodnie z art. 154(1) k.p. do okresu zatrudnienia, od którego zależy prawo do urlopu i wymiar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego zatrudnienia, bez względu na przerwy w zatrudnieniu oraz sposób ustania stosunku pracy. W przypadku jednoczesnego pozostawania w dwóch lub więcej stosunkach pracy wliczeniu podlega także okres poprzedniego niezakończonego zatrudnienia w części przypadającej przed nawiązaniem drugiego lub kolejnego stosunku pracy.

Pozostałe okresy zaliczalne do stażu pracy mające wpływ na wymiar urlopu

Przykładowe inne okresy zaliczalne, które mają wpływ na wymiar urlopu wypoczynkowego:

1. okres pobierania zasiłku i stypendium przez osobę bezrobotna skierowaną przez starostę na szkolenie lub odbywającą staż albo przygotowanie zawodowe w miejscu pracy (art. 79 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U.2022.690 t.j.)
2. okres zatrudnienia za granicą u pracodawców zagranicznych (art. 86 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy);
3. okres zasadniczej służby wojskowej (art. 120 ustawy z dnia 2 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej (tj. Dz. U. z 2019 r., poz. 1541.);
4. okres, za który pracownikowi przyznano odszkodowania z powodu wadliwego rozwiązania stosunku pracy przez pracodawcę (art. 51 § 2 k.p.);
5. skrócenie okresu zatrudnienia na podstawie art. 36¹ k.p.;
6. okres pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym (art. 1 ustawy z dnia 20 lipca 1990 r. o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do stażu pracy (Dz. U. z 1990 r. Nr 54, poz. 310).

 

Krok trzeci – wyliczenie wymiaru urlopu

Po ustaleniu stażu pracy, okresów zaliczalnych, urlopu i okoliczności poprzedniego zatrudnienia można ustalić przysługujący pracownikowi wymiar urlopu.

 

Zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego a wymiar urlopu

Dotyczy to odpowiednio pracownika powracającego do pracy u dotychczasowego pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego po trwającym co najmniej 1 miesiąc okresie: urlopu bezpłatnego; urlopu wychowawczego; odbywania zasadniczej służby wojskowej lub jej form zastępczych, okresowej służby wojskowej, przeszkolenia wojskowego albo ćwiczeń wojskowych; tymczasowego aresztowania; odbywania kary pozbawienia wolności; nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy.)

Należy przy tym pamiętać, iż pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający proporcjonalnie z czasu przepracowanego u jednego pracodawcy, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze. Jednakże łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie powinien być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców, ale też nie wyższy niż wymiar przysługujący w danym roku pracownikowi.

 

Krok czwarty - Udzielanie urlopu (plan urlopu, porozumienie w sprawie urlopu)

Przepisy kodeksu pracy przewidują dwa sposoby ustalenia terminu urlopu: (i) w planie urlopów lub (i) na podstawie porozumienia między pracodawcą a pracownikiem.

Obowiązek ustalania planu urlopu ciąży na pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa, chyba, że ta organizacja wyraziła zgodę na brak planu urlopu.

W pozostałych przypadkach do ustalenia terminu urlopu wypoczynkowego wystarczy porozumienie pracodawcy z pracownikiem, co nie przeszkadza, aby sporządzić plan urlopów.

W przypadku obowiązku prowadzenia planu urlopów, urlopy powinny być udzielane zgodnie z tym planem. Zgodnie z art. 163 § 1 k.p. plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu wypoczynkowego w postaci tzw. „urlopu na żądanie”. W okresie wypowiedzenia pracownik może być obowiązany do wykorzystania urlopu, w inny terminie, aniżeli ten ustalony w planie urlopów.

Plan urlopów oraz porozumienie stron, co do urlopu są wiążące dla pracodawcy i pracowników, chyba że wspólnie ustalą oni inny nowy termin wykorzystania urlopu. Innymi słowy pracownik może rozpocząć urlop w ustalonym w planie urlopu lub w porozumieniu z pracodawcą terminie bez dodatkowych oświadczeń pracodawcy lub wniosku pracownika. Związanie pracownika planem urlopów i porozumieniem powoduje, że pracodawca, poczynając od pierwszego dnia zaplanowanego urlopu, nie ma obowiązku dopuszczenia pracownika do wykonywania pracy. Jeżeli wbrew planowi urlopów i ustaleniom stron pracownik, za wiedzą przełożonych, wykonuje pracę, to należy przyjąć, że nastąpiło na jego wniosek przesunięcie terminu urlopu (art. 164 § 1 k.p.).

Urlopu niewykorzystanego w ustalonym terminie należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.

 

Zmiana terminu ustalonego urlopu

Zdarzają się sytuację, w których pomimo wcześniejszego obopólnego ustalenia przez pracodawcę i pracownika terminu urlopu, termin ten nie odpowiada już którejś ze stron. Zgodnie z art. 164 § 1 k.p. przesunięcie ustalonego już terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Ponadto przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy, należy tego dokonać na piśmie, jeszcze przed terminem rozpoczęcia urlopu.

Innym przypadkiem, kiedy należy przesunąć termin urlopu, jest brak zdolności do pracy w terminie urlopu np. spowodowanych chorobą. Skoro urlop wypoczynkowy ma na celu regenerację psychiczną i fizyczną pracownika, to jego niezdolność do pracy, w czasie przypadającym na okres urlopu wypoczynkowego niweczy jego zasadniczy cel. Wobec tego zgodnie z art. 165 k.p., jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:

• czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby,
• odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
• powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
• urlopu macierzyńskiego,

to pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy.

Odpowiednio, część urlopu niewykorzystaną z powodu: czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do 3 miesięcy, urlopu macierzyńskiego pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.

 

Odwołanie urlopu

W wyjątkowych sytuacjach, pracodawca może odwołać pracownika z urlopu. Warunkiem takiego odwołania są wyłącznie okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu, które wymagają obecności pracownika w zakładzie. W takim przypadku pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 k.p.).

 

Obowiązek wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia

W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru przysługującego pracownikowi proporcjonalnie w danym roku kalendarzowym. Obowiązek wykorzystania w okresie wypowiedzenia urlopu wypoczynkowego obejmuje również urlop zaległy, tj. niewykorzystany przez pracownika w poprzednim roku kalendarzowym. Innymi słowy pracodawca może udzielić pracownikowi w okresie wypowiedzenia całego zaległego urlopu, a urlopu bieżącego (za rok kalendarzowy, w którym ustaje stosunek pracy) powinien udzielić jedynie w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u niego w roku ustania stosunku pracy.

Jak podkreśla się w orzecznictwie udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (art. 167[1] k.p.) zależne jest jedynie od woli pracodawcy, której pracownik nie może się sprzeciwić (wyrok SN z dnia 26 kwietnia 2011 r., sygn. akt II PK 302/10, OSNP 2012/17-18/215).

 

Urlop na żądanie jako część urlopu wypoczynkowego

Urlop na żądanie jest rodzajem urlopu wypoczynkowego, którego termin co do zasady ustala sam pracownik. Pracodawca jest bowiem obowiązany udzielić takiego urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, najpóźniej w dniu rozpoczęcia tego urlopu. Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, w wymiarze maksymalnie 4 dni w ciągu roku kalendarzowego.

 

URLOP PŁATNY I BEZPŁATNY

Za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu; w przypadkach znacznego wahania wysokości wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy. Wyjątkiem od tej zasady jest tzw. urlop bezpłatny.

Zgodnie z art. 174 k.p. na pisemny wniosek pracownika pracodawca może udzielić mu urlopu bezpłatnego. Okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Jednakże za zgodą pracownika, wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami. W takiej sytuacji okres takiego urlopu bezpłatnego, wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze u dotychczasowego pracodawcy.

 

Urlop bezpłatny trwający krócej niż jeden miesiąc w ciągu roku kalendarzowego nie wpływa na ograniczenie uprawnień pracownika do urlopu wypoczynkowego. W przypadku korzystania z urlopu bezpłatnego przez okres dłuższy niż miesiąc, urlop wypoczynkowy ulega proporcjonalnemu skróceniu (art. 155 (2) k.p.).

URLOPY OKOLICZNOŚCIOWE

Urlop okolicznościowy to zwyczajowa nazwa na zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy z uwagi na określone okoliczności zaistniałe w sferze życia osobistego pracownika. Do tych okoliczności zalicza się ślub, urodzenie się dziecka pracownika lub śmierć osoby najbliższej. Zwolnienie od pracy z uwagi na okoliczności uzasadniające udzielenie urlopu okolicznościowego wiąże się z zachowaniem prawa do wynagrodzenia za okres urlopu okolicznościowego. Urlop udzielany jest na wniosek pracownika.

Zagadnienia związane z urlopami okolicznościowymi § 15 określa Rozporządzenie z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (t.j. Dz. U. z 2014.poz. 1632).

Zgodnie z przywołanym przepisem pracodawca jest obowiązany zwolnić od pracy pracownika na czas obejmujący:

• 2 dni - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Wykorzystanie urlopu okolicznościowego związanego z urodzeniem się dziecka pracownika, powinno nastąpić w dniach następujących bezpośrednio po urodzeniu się dziecka, w szczególności w dniu powrotu matki z dzieckiem ze szpitala i następnym. Udzielenie takiego urlopu (właściwie zwolnienia od pracy) w terminie późniejszym nie przypadających bezpośrednio w dniu lub po dniu urodzenia dziecka może być jeżeli pracownik udowodni, że w tym czasie ma załatwić sprawy administracyjne związane z urodzeniem dziecka (np. w USC).

 

URLOP ZDROWOTNY (DLA PORATOWANIA ZDROWIA)

Urlop zdrowotny lub też urlop dla poratowania zdrowia jest szczególnym rodzajem urlopu. Przepisy Kodeksu pracy nie zawierają regulacji w tym zakresie. Cechą szczególną tego typu urlopu jest założenie, iż nie jest on urlopem powszechnie dostępnym, a jest do rodzaj przywileju pracowników jedynie określonych grup zawodowych. Innymi słowy urlop zdrowotny przyznawany jest obok podstawowych (powszechnych) uprawnień urlopowych i dotyczy tylko niektórych grup zawodowych, przewidziany w odrębnych regulacjach.

Prawo do urlopu dla poratowania zdrowia mają np. nauczyciele, nauczyciele akademiccy, sędziowie, prokuratorzy, kuratorzy zawodowi, kontrolerzy NIK, pracownicy służby leśnej.

Przykładowo nauczycielom przysługuje urlop dla poratowania zdrowia po przepracowaniu co najmniej 7 lat, w wymiarze nieprzekraczającym jednorazowo roku (art. 73 Ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela – t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 984 z późn. zm.). Urlopu takiego udziela na wniosek nauczyciela dyrektor szkoły.

Natomiast Nauczycielowi akademickiemu, który nie ukończył 65 roku życia, zatrudnionemu w pełnym wymiarze czasu pracy, po co najmniej 10 latach zatrudnienia w uczelni przysługuje prawo do płatnego urlopu dla poratowania zdrowia. Urlopu dla poratowania zdrowia udziela się w celu przeprowadzenia zaleconego leczenia, jeżeli stan zdrowia wymaga powstrzymania się od pracy (art. 131 Ustawy z dnia 27 lipca 2005 r. Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce – tj. Dz.U.2022.574). Urlopu udziela rektor.