Jak ustalać i dodatkowo dokumentować pochodzenie towarów z uwagi na rygory VAT?

Instrukcja - Jak dokumentować pochodzenie towarów i usług z uwagi na przepisy ustawy o VAT

Instrukcja dotyczy ustalania i dodatkowego dokumentowania pochodzenia towarów z uwagi na przepisy dotyczące podatku od towarów i usług. Przez towary rozumie się, zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 z późn. zm. – dalej jako „Ustawa”), rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii. Ustalanie i dokumentowanie pochodzenia towarów ma na celu przede wszystkim zminimalizowanie w szczególności niebezpieczeństwa posłużenia się nierzetelnymi fakturami (w szczególności fakturami tzw. pustymi oraz dotkniętymi wadą formalną lub materialną) a także nieświadomego uczestnictwa podatnika w przestępczych procederach oszustw podatkowych. Ustalanie i dokumentowanie pochodzenia towarów ma szczególne znaczenie przy:

• odpłatnej dostawie towarów na terytorium kraju;
• eksporcie towarów;
• imporcie towarów na terytorium kraju;
• wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju;
• wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów.

Podstawa prawna podatku VAT

Podstawowymi aktami prawnymi które należy wziąć pod uwagę są:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
• Ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników;
• Ustawa z dnia 10 września 1999 r. Kodeks karny skarbowy.

Podejmowanie czynności przez podatnika celem dochowania należytej staranności celem uniknięcia naruszenia przepisów ustawy o podatku od towarów i usług

Jeżeli podatnik nabywa towary lub usługi wykorzystywane w działalności gospodarczej, powinien dochować należytej staranności odpowiedniej do okoliczności danej transakcji. Przy ocenie prawa do odliczenia VAT istotne może być ustalenie, czy podatnik wiedział lub powinien był wiedzieć, że transakcja, w której uczestniczył, była związana z oszustwem w zakresie VAT.

W zależności od tego jaki rodzaj działalności jest prowadzony, jakimi towarami przedsiębiorca obraca; tj. jakie towary nabywa, a następnie jakie zbywa, oraz z kim dokonuje transakcji, powinien prawidłowo rozpoznać jakie przepisy mają zastosowanie, w szczególności z ustawy o podatku od towarów i usług. Nabywanie towarów lub usług jest co do zasady dokumentowane fakturami. Od 1 lutego 2026 r. otrzymywanie faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest obowiązkowe w zakresie określonym przepisami ustawy o VAT, z uwzględnieniem przewidzianych ustawowo wyjątków. Podatnik VAT powinien stosować rozwiązania umożliwiające weryfikację rzetelności kontrahenta, rzeczywistego przebiegu transakcji oraz dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia VAT, z uwzględnieniem rodzaju, wartości i okoliczności transakcji. Zgodnie z art. 86 ust. 1 Ustawy, z zastrzeżeniem wskazanych wyjątków, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 Ustawy, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Zgodnie z art. 86 ust. 2 Ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi m. in.:

1. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług oraz dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

2. w przypadku importu towarów - kwota podatku:

• wynikająca z otrzymanego dokumentu celnego,
• należnego, w przypadku, o którym mowa w art. 33a Ustawy,
• wynikająca z deklaracji importowej, w przypadku, o którym mowa w art. 33b Ustawy;

3. kwota podatku należnego z tytułu:

• świadczenia usług, dla którego zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 4 lub 8 Ustawy podatnikiem jest ich usługobiorca,
• dostawy towarów, dla której zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 5 lub 7 Ustawy podatnikiem jest ich nabywca,
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 9 Ustawy,
• wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, o którym mowa w art. 11 Ustawy.

Należy pamiętać, że zgodnie z art. 88 ust. 3a Ustawy nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku gdy m. in.:

- sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

- transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

- wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

- stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

- podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

- potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

Co do zasady, zgodnie z art. 88 ust. 4 Ustawy, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się również do podatników, którzy nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni zgodnie z art. 96 Ustawy.

Jednocześnie należy pamiętać, iż zgodnie z art. 108 ust. 1 Ustawy, w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Odpowiednie przygotowanie się do działalności

Zgodnie z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 kwietnia 2015 r., sygn. akt: I FSK 2136/13, Legalis, prawo do odliczenia podatku jest następstwem powstania obowiązku podatkowego z tytułu faktycznej czynności podatnika wystawiającego fakturę, czyli obowiązku podatkowego powstałego na poprzednim etapie obrotu. Jeżeli brak takiej faktycznej czynności u wystawcy faktury, nie może z jej tytułu powstać obowiązek podatkowy, a tym samym brak prawa do odliczenia podatku z takiej faktury. Sam fakt otrzymania towaru od podmiotu innego niż widniejący na fakturze VAT jako jej wystawca, nie może stwarzać prawa do odliczenia podatku naliczonego w tej fakturze wykazanego.

W sprawie, w której zapadł cytowany wyrok, podatnik nie podjął wszelkich działań, jakich należało od niego oczekiwać, w celu upewnienia się co do legalności zakwestionowanych transakcji. Zarządzanie firmą, a w szczególności zaopatrzenie firmy w paliwa przejął wiceprezes E. D. O.. W rzeczywistości jednak zakupami oleju napędowego i opałowego zajmował się W. D., który nie był pracownikiem spółki, ani nie podpisał z nią innej umowy. W. D. przynosił do spółki faktury VAT za dostarczane paliwo i z kasy pobierał pieniądze na opłacenie tego zakupu, nigdy nie kwitując pobrania gotówki z kasy. Jak stwierdził organ podatkowy, E. D. O. nie dochował należytej staranności przy powierzaniu spraw zaopatrzenia w paliwo osobie, która świadomie uczestniczyła w zorganizowanym procederze handlowania fikcyjnymi fakturami i nie sprawdził, czy kontrahenci proponowani przez W. D. mają zarejestrowaną działalność gospodarczą, posiadają aktualne koncesje na handel paliwami ciekłymi, dysponują rzetelnymi świadectwami jakości paliwa. (podkr. aut.) Zdaniem organu odwoławczego, spółka nie może tłumaczyć braku odpowiedzialności za własne interesy gospodarcze "dobrą wiarą", jeśli wprost bezgranicznie obdarza zaufaniem osobę w niej niezatrudnioną i nie posiadającą żadnych formalnych umocowań do prowadzenia jej interesów w zakresie zakupu paliwa.

Podatnik powinien – odpowiednio do skali i rodzaju prowadzonej działalności oraz występujących ryzyk – rozważyć wdrożenie procedur dotyczących weryfikacji kontrahentów, dokumentowania transakcji, obiegu i weryfikacji faktur, korzystania z KSeF oraz realizacji płatności, a następnie zapewnić ich prawidłowe stosowanie przez osoby uczestniczące w tych procesach.

W pierwszej kolejności należy:

• enumeratywnie wyznaczyć osoby uprawnione do działania za podatnika oraz
• ściśle określić ich kompetencje, zawierając odpowiednie umowy (umowa o pracę w rozumieniu Kodeksu pracy, chyba, że ze względu na charakter zaangażowania danej osoby przepisy prawa nie będą wymagały zawarcia z nią umowy o pracę), a także
• przeszkolić osoby uprawnione do działania za podatnika, pracowników, w szczególności tych, którzy są odpowiedzialni za przeprowadzanie zamówień jak również służby księgowe w przedsiębiorstwie, w szczególności uczulając je na niebezpieczeństwo posłużenia się nierzetelnymi fakturami lub innymi dokumentami. Należy zobowiązać te osoby do przestrzegania procedur. Pracownicy oraz osoby angażowane na innej podstawie prawnej, powinny potwierdzić pisemnie fakt przeprowadzenia szkoleń oraz zobowiązania się do przestrzegania procedur.

Weryfikacja potencjalnego kontrahenta

Należy rekomendować sprawdzenie przyszłego kontrahenta, w szczególności od którego mają być nabywane towary, pod m. in. kontem, czy nie ma oznak mogących, ale nie muszących świadczyć o istnieniu nieprawidłowości. Jeżeli pojawiają się wątpliwości po przykładowo przeprowadzeniu sprawdzenia w ogólnodostępnych rejestrach prowadzonych przez władze publiczne, to należy rekomendować skorzystanie przykładowo z usług wywiadowni gospodarczych. Patrz wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 22 października 2014 r., sygn. akt: I FSK 1650/13, Legalis; jeżeli istnieją przesłanki, by podejrzewać istnienie nieprawidłowości lub przestępstwa, przezorny przedsiębiorca powinien, zależnie od okoliczności konkretnego wypadku, zasięgnąć informacji na temat podmiotu, u którego zamierza nabyć towary lub usługi, w celu upewnienia się co do jego wiarygodności. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu z dnia 21 sierpnia 2014 r., sygn. akt: I SA/Po 520/14, Legalis, dla poprawności rozliczenia podatku od towarów i usług istotne są działania podatników polegające na samokontroli przejawiającej się m. in. w skutecznej weryfikacji dostawców w zakresie rzetelności źródła dostawy oraz zgodności faktury ze stanem faktycznym. Podatnik dobierając sobie samodzielnie partnerów handlowych ponosi także ewentualne ryzyko z tym związane. Podatnik powinien podejmować racjonalne i proporcjonalne działania weryfikacyjne, których zakres zależy od okoliczności konkretnej transakcji. Nie można wymagać od podatnika podejmowania czynności niewspółmiernych do charakteru transakcji ani prowadzenia kontroli właściwych organom państwa. Tym samym samo sprawdzenie dokumentów rejestracyjnych na początku współpracy, nie daje gwarancji, iż kontrahenci ci działają legalnie w obrocie gospodarczym oraz, że dokonują faktycznych transakcji opisanych na fakturach przez niego wystawionych. (podkr. aut.)

Weryfikacja kontrahenta powinna być dostosowana do okoliczności transakcji i może obejmować w szczególności sprawdzenie danych identyfikacyjnych kontrahenta, jego wpisu do CEIDG albo KRS, statusu podatnika VAT, danych ujawnionych w Wykazie podatników VAT, posiadanych koncesji lub zezwoleń oraz umocowania osób działających w jego imieniu.

• W przypadku osoby fizycznej (spółek cywilnych osób fizycznych) należy skorzystać z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej^[2] a w przypadku osób prawnych lub spółek osobowych z dostępnej w Internecie wyszukiwarki podmiotów w Krajowym Rejestrze Sądowym^[3].
• wstępne zweryfikowanie poprzez powszechnie dostępne wyszukiwarki, czy w sieci Internet są jakiekolwiek informacje na temat danego przedsiębiorcy, a jeśli tak, to jakie. Do tych informacji należy podchodzić z należytą uwagą, ponieważ mogą być niezgodne z prawdą, bądź nieaktualne. Tzw. wpisy w internecie dotyczące przedsiębiorców mogą być bądź umieszczane przez nich samych bądź przez osoby działające na ich zlecenie, celem zbudowania pozytywnej opinii, albo wprost przeciwnie, mogą stanowić pochodzący od np. konkurencji tzw. „czarny piar”. Taka weryfikacja może również oszczędzić zawarcia umowy z podmiotem nierzetelnym, niewywiązującym się wobec swoich kontrahentów. Taka weryfikacja może być podstawą do podjęcia decyzji o skorzystaniu z wywiadowni gospodarczej, jeżeli dostępne w sieci informacje budzą wątpliwości.
• weryfikację aktualnych danych przedsiębiorcy w urzędowych rejestrach, w szczególności CEIDG, KRS oraz Wykazie podatników VAT, a w razie potrzeby zachowanie potwierdzenia dokonanej weryfikacji według stanu na dzień transakcji. O ile obecnie dostęp przez internet do danych w KRS obejmuje informację obejmującą aktualny odpis z KRS, co umożliwia weryfikację osób powołanych jako członkowie zarządu bądź prokurenci do działania za spółkę, to w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które zawarły umowę spółki cywilnej, zasadne jest domaganie się możliwości zapoznania się z tą umową oraz pełnomocnictwami które podpisał właściciel lub osoby za niego działające,
• jeżeli potencjalny kontrahent prowadzi działalność regulowaną, wymagającą koncesji, licencji bądź zezwolenia, to należy zweryfikować, czy ma aktualne uprawnienia do prowadzenia działalności, przykładowo aktualną koncesję na obrót paliwami,
• w przypadku podmiotów wpisanych do KRS – weryfikację aktualnych danych ujawnionych w Krajowym Rejestrze Sądowym, w szczególności danych dotyczących sposobu reprezentacji, członków organów oraz prokurentów; w razie potrzeby zakres weryfikacji można rozszerzyć o dokumenty znajdujące się w aktach rejestrowych.

• weryfikację statusu kontrahenta jako podatnika VAT, w szczególności przy wykorzystaniu Wykazu podatników VAT prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej oraz dostępnych usług administracji skarbowej. Weryfikacja powinna obejmować, stosownie do okoliczności, również rachunek bankowy kontrahenta ujawniony w Wykazie.”Wykaz nadal funkcjonuje i umożliwia weryfikację statusu podatnika oraz rachunku według określonej daty. 

• Zainteresowanym może być zarówno sam podatnik, jak i osoba trzecia mająca interes prawny w złożeniu wniosku. Zgodnie bowiem z wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 8 maja 2013 r., sygn. akt: I FSK 1675/12, Legalis; nie skorzystanie z przysługujących środków prawych chroniących podatnika przed nieuczciwym kontrahentem stanowi ryzyko wyboru kontrahenta i ryzyko prowadzenia działalności gospodarczej. (podkr. aut.) Okoliczność powyższa wobec wykazania, że faktura pochodzi od podmiotu nieuprawnionego, na gruncie prawa podatkowego implikuje natomiast utratę prawa do obniżenia podatku należnego. Podatnik przyjmując fakturę VAT od podmiotu nieuprawnionego, pomijając w tym zakresie wynikającą z zasady należytej staranności możliwość zbadania rzetelności kontrahenta, nie może bowiem - w świetle obowiązujących przepisów prawa podatkowego - obniżyć podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, określonego w tej fakturze. Zakres weryfikacji kontrahenta powinien odpowiadać okolicznościom konkretnej transakcji i występującym czynnikom ryzyka. Samo wystąpienie pojedynczej nietypowej okoliczności nie przesądza automatycznie o braku należytej staranności (podkr. aut.) Nie może być akceptowane przeniesienie na Skarb Państwa ryzyka gospodarczego na skutek samodzielnych decyzji skarżącego. Wyrok ten nabiera szczególnej aktualności na tle kierunku przeprowadzanych obecnie zmian prawa podatkowego^[4].

• w przypadku transakcji o podwyższonym ryzyku, znacznej wartości albo nawiązywania długotrwałej współpracy można rozważyć rozszerzoną weryfikację kontrahenta, w tym skorzystanie z informacji dostępnych w wyspecjalizowanych bazach lub wywiadowniach gospodarczych, celem dokładniejszej weryfikacji potencjalnego kontrahenta. W takim przypadku można określić zakres weryfikacji przy zawieraniu umowy z wywiadownią gospodarczą.
• w przypadku kontrahenta z państwa członkowskiego UE należy skorzystać z uprawnienia o którym mowa w art. 97 ust. 17 Ustawy; zgodnie z tym przepisem; naczelnik urzędu skarbowego lub wyznaczona przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych jednostka organizacyjna, na wniosek zainteresowanego, potwierdza zidentyfikowanie określonego podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju albo informuje o braku takiego potwierdzenia. Zainteresowanym może być podatnik, o którym mowa w art. 15, lub osoba prawna, która nie jest takim podatnikiem, mający interes prawny w uzyskaniu potwierdzenia.
• w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych należy weryfikować ważność numeru VAT UE kontrahenta przy wykorzystaniu systemu VIES, w szczególności w związku z transakcjami, dla których status kontrahenta ma znaczenie dla zastosowania właściwych zasad opodatkowania. Zasadne jest zachowanie potwierdzenia przeprowadzonej weryfikacji. W tym miejscu należy przytoczyć tezę wyroku NSA z dnia 23 listopada 2012 r., sygn. akt: I FSK 2178/11, Legalis, zgodnie z którą nie można wymagać od podatnika aby do zweryfikowania każdej transakcji wykorzystywał uprawnienie wynikające z art. 97 ust. 17-19 ustawy o VAT i zwracał się do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie zidentyfikowania podmiotu na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w sytuacji w której dostawa wewnątrzwspólnotowa nie jest pierwszą transakcją z określonym kontrahentem ale kolejną z wielu, zawartą w ramach trwającej od dłuższego czasu współpracy, a kontrahent został wcześniej zweryfikowany w trybie określonym w art. 97 ust. 17-19 ustawy o VAT. W takiej sytuacji pomocniczo posłużyć może strona internetowa KE. Niemniej należy pamiętać, że w sprawie w której zapadł cytowany wyrok, NSA przekazując sprawę do ponownego rozpoznania, wskazał, że wyszukiwarka nie może być podstawowym źródłem weryfikacji aktywności numeru kontrahenta z innego kraju członkowskiego.

W orzecznictwie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej wskazano, że jeżeli istnieją przesłanki, by podejrzewać istnienie nieprawidłowości lub przestępstwa, przezorny przedsiębiorca powinien, zależnie od okoliczności konkretnego wypadku, zasięgnąć informacji na temat podmiotu, u którego zamierza nabyć towary lub usługi, w celu upewnienia się co do jego wiarygodności. Wyrok TSUE z dnia z dnia 6 lutego 2014 r. w sprawie C‑33/13^.

Weryfikacja warunków handlowych oferowanych przez kontrahenta

Należy pamiętać o tym, że warunki handlowe, które odbiegają od tych, które są przeciętnie oferowane w obrocie mogą świadczyć o prawdopodobieństwie wystąpienia nieprawidłowości – niezależnie od tego, czy byłyby spełnione wymogi formalne określone w przepisach. W sprawie, w której zapadł wyrok NSA z dnia 8 kwietnia 2015 r., sygn. akt: I FSK 2136/13; dostarczane do spółki paliwo było znacznie tańsze niż cena hurtowa stosowana przez (...) (nawet o kilkadziesiąt groszy za 1 litr paliwa). Zapłata za paliwo następowała w całości w formie gotówkowej (poza dwoma fakturami od D. G.). Gotówka w znacznych kwotach (jednorazowo nawet 150.000 zł w rozbiciu na kilka dowodów KW w dniu 31 stycznia 2008 r.) nie była przekazywana przedstawicielom firm, uwidocznionych na fakturach, ale do rąk W. D., bez pokwitowania (na dowodach KW zamieszczano nieczytelną parafę). Dokumenty magazynowe - WZ, opatrzone były pieczęcią oraz podpisem prezesa spółki "D." (zamiast podpisu magazyniera wydającego towar). Naczelny Sąd Administracyjny podziela ocenę Sądu I instancji, że wskazane wyżej okoliczności zawierania transakcji zakupu paliwa muszą wzbudzić podejrzenia u każdego rzetelnego kupca. Zatem również skarżąca spółka winna co najmniej podejrzewać, że uczestniczy w transakcjach przestępczych. (podkr. aut.)

Należy zatem zwracać szczególną uwagę, jeżeli do podatnika są kierowane oferty nawiązania współpracy na warunkach odbiegających od warunków przeciętnie oferowanych na rynku. Również należy, poprzez pryzmat specyfiki konkretnej działalności, weryfikować okoliczności, które mogą wzbudzić podejrzenia co do rzetelności kontrahentów oraz podejmowanej przez niech działalności.

Odpowiednie klauzule umowne

W umowach z kontrahentami można przewidzieć obowiązek przekazywania informacji i dokumentów dotyczących pochodzenia towarów, ich parametrów, transportu oraz innych okoliczności istotnych dla prawidłowego rozliczenia transakcji. Zakres wymaganych informacji powinien być proporcjonalny do charakteru i ryzyka danej transakcji. Przykładowo, jak wynika z uzasadnienia wyroku wydanego przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w dniu 23 stycznia 2015 r., sygn. akt: I SA/Kr 1738/14, Legalis; w skarżącej spółce; na podstawie Zasad Działalności Operacyjnej kierownicy zakładów recyklingu, w każdym zakładzie Spółki, prowadzili ewidencje handlowe, które zawierały następujące informacje: spis wszystkich dostawców, wraz z podaniem danych adresowych i kontaktowych; informacje o ilości dostarczanego do zakładu towaru; informacje o średniej cenie uiszczanej za towar od danego dostawcy; informacje, że dany dostawca nie dostarczał w danym okresie towaru do Spółki; informacje o pojawieniu się nowych dostawców wraz z podaniem ich danych - od momentu umieszczenia dostawcy w ewidencji miał być on wykazywany w raportach dotyczących następnych okresów. Z dokumentu tego wynikało także, że opisane w orzeczeniu wymaganie pozyskiwania od kontrahentów kopii ich deklaracji VAT stanowiło element wewnętrznej procedury konkretnego podatnika i nie powinno być przedstawiane jako standardowy obowiązek weryfikacyjny. Obecnie weryfikacja powinna opierać się przede wszystkim na aktualnych danych dostępnych w urzędowych rejestrach, informacjach dotyczących konkretnej transakcji oraz kryteriach należytej staranności adekwatnych do występującego ryzyka. Jest rzeczą oczywistą, iż nie jest wystarczające formalne wprowadzenie procedur; zwłaszcza w przypadku podmiotu wielozakładowego, konieczne jest egzekwowanie ich przestrzegania przez pracowników. W uzasadnieniu w/w wyroku WSA wskazał, m. in. że nie jest wystarczające wykazanie przez organy, że nie zostały dochowane dobrowolnie wprowadzone przez podatnika procedury weryfikujące dostawców złomu – istotne jest, aby organ dodatkowo wykazał, że gdyby podatnik zachowywał staranność kupiecką (czyli np. przestrzegał takich procedur) to z dużym prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością zorientowałby się, że jego dostawca popełnia oszustwo podatkowe związane z dostawą. Trudno bowiem zarzucać podatnikowi brak staranności i obciążać go skutkami podatkowymi w sytuacji gdy nawet dopełnienie takich obowiązków nie pozwoliłoby na ujawnienie oszustwa. (podkr. aut.)

Zasadne jest również, aby treść negocjacji poprzedzających zawarcie umowy była odpowiednio utrwalona. W szczególności porozumiewanie się przy pomocy poczty elektronicznej zapewnia możliwość późniejszego prześledzenia wykonywanych czynności, na potrzeby wykazania przykładowo z jakich adresów poczty elektronicznej była kierowana korespondencja.

Weryfikacja prawidłowości otrzymywanych faktur

Weryfikacja otrzymanych faktur oraz dokumentów związanych z transakcją powinna obejmować sprawdzenie ich zgodności z rzeczywistym przebiegiem transakcji, wymaganiami ustawy o VAT oraz, w przypadkach objętych obowiązkowym KSeF, danych faktury udostępnionej w Krajowym Systemie e-Faktur. Weryfikacja kontrahentów oraz faktur ma na celu sprawność i rzetelność rozliczeń transakcji i że zapewniono uniknięcia zarzutu naruszenia przepisów. 

Zgodnie z art. 106e ust. 1 Ustawy faktura powinna zawierać elementy wymagane tym przepisem, z uwzględnieniem regulacji szczególnych oraz przepisów dotyczących faktur ustrukturyzowanych wystawianych przy użyciu KSeF:

• numer faktury,
• datę wystawienia,
• datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile data ta jest różna od daty wystawienia faktury,
• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy, ich adresy oraz numery NIP,
• nazwę sprzedawanego towaru lub wykonywanej usługi,
• ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
• kwoty rabatów,
• łączną wartość netto towarów lub wykonanych usług,
• stawki podatku,
• sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
• kwotę należności ogółem.

Dokonywanie płatności

Należy uwzględniać ograniczenia dotyczące płatności gotówkowych w obrocie między przedsiębiorcami. Zgodnie z art. 19 ustawy – Prawo przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, jeżeli stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty. Płatność za pośrednictwem rachunku płatniczego pozwala dodatkowo udokumentować sposób i odbiorcę zapłaty, nie zwalnia jednak podatnika z weryfikacji kontrahenta ani z obowiązków wynikających z przepisów dotyczących Wykazu podatników VAT lub mechanizmu podzielonej płatności.

Przed dokonaniem płatności za fakturę wystawioną przez czynnego podatnika VAT należy – w przypadkach, w których przepisy wiążą z tym skutki podatkowe – zweryfikować rachunek odbiorcy w Wykazie podatników VAT według stanu na dzień zlecenia przelewu. W przypadku zapłaty na rachunek nieujawniony w Wykazie należy zweryfikować możliwość uniknięcia negatywnych konsekwencji, w szczególności przez złożenie zawiadomienia ZAW-NR albo zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności.

 

Weryfikacja prawidłowości dokumentowania transakcji powinna uwzględniać zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 lutego 2026 r. otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF jest obowiązkowe w zakresie określonym ustawą. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został wprowadzony etapowo: od 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników objętych obowiązkiem, z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń i okresów przejściowych.

Ustalanie i dodatkowo dokumentowanie pochodzenia towarów

W tym miejscu należy wskazać na konieczność dokonywania czynności mających na celu wykazanie, iż rzeczywiście nastąpiła dostawa towarów. W celu udokumentowania rzeczywistego przebiegu transakcji, pochodzenia towarów oraz ich faktycznego dostarczenia podatnikowi należy – stosownie do charakteru i skali transakcji – gromadzić dokumenty i dane pozwalające powiązać fakturę, w tym fakturę ustrukturyzowaną otrzymaną w KSeF, z rzeczywistą dostawą towarów, takich jak:

• umowa na podstawie której nastąpiło nabycie danych towarów,
• nazwa, określenie formy prawnej, numer we właściwych rejestrach, adres zbywcy towarów,
• dane osób z którymi się kontaktowano, przedstawicieli, pełnomocników, sprzedawców,
• określenie towarów oraz ich ilości,
• świadectwa pochodzenia,
• certyfikaty jakości,
• w przypadku paliw, wyniki badań próbek, atesty jakości,
• specyfikacja poszczególnych sztuk ładunku,
• rodzaj oraz numer rejestracyjny środka transportu, którym są wywożone towary, lub numer lotu – w przypadku, gdy towary przewożone są środkami transportu lotniczego,
• dane identyfikujące przewoźnika oraz, jeżeli jest to uzasadnione charakterem i ryzykiem transakcji, dane osoby wykonującej przewóz, z uwzględnieniem zasad minimalizacji danych osobowych,
• dokumenty potwierdzające przyjęcie towarów, ze wskazaniem z imienia i nazwiska pracownika / pracowników (podpisy nie zawsze są czytelne, stąd należałoby zalecić posługiwanie się pieczątkami imiennymi ze wskazaniem stanowiska w przedsiębiorstwie) lub dowody PZ (przyjęcia na magazyn),
• data otrzymania towarów,
• w przypadku importu towarów, dokumenty celne^[7],
• dokumenty dotyczące ubezpieczenia towaru oraz kosztów przewozu,
• dowód zapłaty za towar; w tym miejscu należy wskazać na przewagę zapłaty dokonywanej z rachunku bankowego nad formą gotówkową, ponieważ wiąże się z zapisaniem transakcji w historii rachunku bankowego, co pozwala na każdorazowe wygenerowanie dowodu jej wykonania – potwierdzenia przelewu,
• w przypadkach uzasadnionych charakterem, wartością lub ryzykiem transakcji – dodatkową dokumentację potwierdzającą dostawę, w tym fotografie środka transportu lub towaru, z zachowaniem przepisów dotyczących ochrony danych osobowych.

Zgodnie z art. 6 konwencji o umowie międzynarodowego przewozu drogowego towarów (CMR) i Protokół podpisania, sporządzone w Genewie 19 maja 1956 r.;

1. List przewozowy powinien zawierać następujące dane:

a) miejsce i datę jego wystawienia;

b) nazwisko (nazwę) i adres nadawcy;

c) nazwisko (nazwę) i adres przewoźnika;

d) miejsce i datę przyjęcia towaru do przewozu oraz przewidziane miejsce jego wydania;

e) nazwisko (nazwę) i adres odbiorcy;

f) powszechnie używane określenie rodzaju towaru oraz sposób opakowania, a dla towarów niebezpiecznych ich ogólnie uznane określenie;

g) ilość sztuk, ich cechy i numery;

h) wagę brutto lub inaczej wyrażoną ilość towaru;

i) koszty związane z przewozem (przewoźne, koszty dodatkowe, należności celne i inne koszty powstałe od chwili zawarcia umowy do chwili dostawy);

j) instrukcje niezbędne do załatwienia formalności celnych i innych;

k) oświadczenie, że przewóz, bez względu na jakąkolwiek przeciwną klauzulę, podlega przepisom niniejszej Konwencji.

2. W razie potrzeby list przewozowy powinien zawierać poza tym następujące dane:

a) zakaz przeładunku;

b) koszty, jakie nadawca przyjmuje na siebie;

c) kwotę zaliczenia do pobrania przy wydaniu towaru;

d) zadeklarowaną wartość towaru i sumę przedstawiającą interes specjalny w jego dostawie;

e) instrukcje nadawcy dla przewoźnika dotyczące ubezpieczenia przesyłki;

f) umówiony termin, w jakim ma być wykonany przewóz;

g) wykaz dokumentów wręczonych przewoźnikowi.

3. Strony mogą wnosić do listu przewozowego wszelkie inne dane, jakie uznają za potrzebne.

Szczególnego znaczenia nabiera należyte udokumentowanie przemieszczenia towarów, w przypadku instytucji uregulowanej w przepisie art. 135 ust. 1 pkt. 2) Ustawy, a mianowicie wewnątrzwspólnotowej transakcji trójstronnej - rozumie się przez to transakcję, w której są spełnione łącznie następujące warunki:

- trzech podatników VAT zidentyfikowanych na potrzeby transakcji wewnątrzwspólnotowych w trzech różnych państwach członkowskich uczestniczy w dostawie towaru w ten sposób, że pierwszy z nich wydaje ten towar bezpośrednio ostatniemu w kolejności, przy czym dostawa tego towaru jest dokonana między pierwszym i drugim oraz drugim i ostatnim w kolejności,

- przedmiot dostawy jest wysyłany lub transportowany przez pierwszego lub też transportowany przez drugiego w kolejności podatnika VAT lub na ich rzecz z terytorium jednego państwa członkowskiego na terytorium innego państwa członkowskiego.

W przypadku takiej transakcji, jak wskazał Wojewódzki Sąd Administracyjny w uzasadnieniu wyroku z dnia 8 kwietnia 2008 r., sygn. akt: III SA/Wa 194/08, Legalis; dokonanie dostawy nie oznacza więc, że dostawa będzie wydana osobiście przez dostawcę odbiorcy, może być również wydana przez osobę działającą na jej rzecz. Przykładowo, drugi w kolejności podatnik w ogóle nie obejmuje towaru w fizyczne posiadanie, a wykonuje umowę dostawy. Ważne jest bowiem i wystarczające, aby każdy z uczestników, w łańcuchu dostawy posiadał możliwość prawną dysponowania towarem jak właściciel. Skoro dla przepisu nie jest istotne "dzierżenie" towaru lecz jedynie strona formalno - prawna, umowa stron, to również mniejsze znaczenie ma fizyczne dzierżenie towaru w transporcie. Ważne jest jedynie, aby towar został odebrany przez ostatecznego odbiorcę, który w ten sposób potwierdzi trójstronną transakcję i ostatecznie rozliczy podatek VAT. W takim rozumieniu obojętne dla przepisu jest to czy towar transportuje dostawca - pierwszy podatnik czy drugi podatnik czy też osoba trzecia, spedytor, czy przewoźnik - istotne jest, aby ta osoba działała na rzecz pierwszego lub drugiego podatnika. (…) Naturalnie czynności te muszą być regulowane umową, gdyż ona stanowić będzie podstawę do wystawiania faktur, ale też upoważnienie do odbioru towaru. Przeprowadzanie tego rodzaju transakcji wymaga szczególnie precyzyjnego dokumentowania obrotu towarami, aby nie narazić się na zarzut nierzetelnych transakcji ze strony urzędów podatkowych.

W przypadku zakwestionowania rzeczywistego przebiegu transakcji podatnik powinien dysponować dokumentami i innymi dowodami pozwalającymi wykazać, że transakcja faktycznie została zrealizowana na warunkach wynikających z dokumentacji oraz że podatnik dochował należytej staranności odpowiedniej do okoliczności sprawy. Ustalanie i dodatkowo dokumentowanie pochodzenia towarów powinno być połączone z dochowaniem należytej staranności na wcześniejszych etapach współpracy gospodarczej, a mianowicie wyboru kontrahenta, zawarcia z nim umowy oraz przyjmowania wystawionej przez niego faktury.

Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z dnia 22 stycznia 2015 r., sygn. akt: I SA/Łd 998/14, Legalis:

1. Ochrona prawna przysługuje podatnikowi, który na podstawie obiektywnych przesłanek nie wiedział lub nie mógł wiedzieć, że transakcja wiązała się z przestępstwem w dziedzinie podatku od wartości dodanej, czy też podatnik nie miał przesłanek podejrzewać, że dopuszczono się nieprawidłowości lub przestępstwa. Ochrona, o której mowa, przysługuje zatem podatnikom wykazującym się należytą starannością i dbałością o własne interesy w obrocie gospodarczym. Podatnik może więc zostać pozbawiony prawa do odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego, gdyby organy podatkowe dowiodły na podstawie obiektywnych okoliczności, iż wiedział on lub powinien był wiedzieć, że jego dostawca dopuścił się naruszenia przepisów o podatku od wartości dodanej.
2. Przepisy nie ustanawiają zamkniętego, uniwersalnego katalogu czynności przesądzających o dochowaniu należytej staranności. Ocena powinna uwzględniać całokształt okoliczności danej transakcji, przy czym pomocnicze znaczenie mają kryteria formalne i transakcyjne wskazywane przez administrację skarbową oraz orzecznictwo TSUE i sądów administracyjnych, ale też nie wyłączają prawa przedsiębiorcy do podejmowania działań sprawdzających tą wiarygodność, w celu zabezpieczenia jego prawa do skorzystania z możliwości odliczenia podatku naliczonego.
3. Warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest posiadanie faktury potwierdzającej rzeczywistą transakcję między podmiotami w tej fakturze wskazanymi, chyba że podatnik nie wiedział lub nie mógł wiedzieć, że transakcja wiązała się z przestępstwem w dziedzinie podatku od wartości dodanej, czy też podatnik nie miał przesłanek podejrzewać, że dopuszczono się nieprawidłowości lub przestępstwa.