Jak prawidłowo wystawić fakturę VAT

Spis treści

I. Wprowadzenie – prawidłowa faktura VAT.
II. Kto może wystawiać faktury VAT?.
III. Kiedy należy wystawić fakturę VAT?.
IV. Elementy obowiązkowe faktury VAT.
V. Wzór faktury VAT.
VI. KSeF a wystawianie faktur VAT.
VII. Częste błędy przy wystawianiu faktur VAT.
VIII. Faktury uproszczone.
IX. Podsumowanie – prawidłowa faktura VAT.

I. Wprowadzenie – prawidłowa faktura VAT

Faktura VAT to podstawowy dokument księgowy służący dokumentowaniu sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług (VAT). Wystawianie faktur regulują przede wszystkim:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.). – tzw. ustawa o VAT,
• Rozporządzenia wykonawcze do ustawy o VAT,
• Przepisy UE – szczególnie w zakresie transakcji międzynarodowych.

Od 1 lutego 2026 r. w Polsce obowiązkowy będzie dla większości podatników Krajowy System e-Faktur (KSeF). Zmienia to sposób wystawiania i przechowywania faktur, jednak zasady dotyczące treści faktury pozostają zbliżone.

II. Kto może wystawiać faktury VAT?

Faktury VAT mogą wystawiać jedynie czynni podatnicy VAT, czyli podmioty zarejestrowane jako „podatnik VAT czynny” w rejestrze prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową. Fakturę mogą wystawić także inne osoby w imieniu podatnika (np. biuro rachunkowe, system ERP), ale odpowiedzialność za jej poprawność spoczywa na podatniku. Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

• sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
• wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej;
• wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz innego podmiotu niż wskazany powyżej;
• otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności sprzedaży, dostawy towarów i świadczenia usług dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
• otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności dotyczącej wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość,

III. Kiedy należy wystawić fakturę VAT?

Zgodnie z art. 106i ustawy o VAT fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy. Zasada ogólna dotycząca wystawienia faktury nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy lub wykonano usługę doznaje wyjątków. Przykładowo:

• w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano montażowych jest to 30 dni od dokonani usługi;
• w przypadku dostawy książek drukowanych – 60 dni od dnia wydania towarów;
• w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (CN 4902), z wyjątkiem usług stanowiących import usług – 90. dnia od dnia wykonania czynności;
• w przypadku wystawienia faktury z tytułu: dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenia usług: telekomunikacyjnych, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego - z wyjątkiem usług stanowiących import usług – z upływem terminu płatności

IV. Elementy obowiązkowe faktury VAT

Zgodnie z art. 106e ust. 1 ustawy o VAT faktura VAT musi zawierać:

• Data wystawienia faktury,
• Numer faktury (ciągły, unikalny w obrębie roku obrachunkowego),
• Imię i nazwisko lub nazwa sprzedawcy i nabywcy,
• Adresy obu stron (fizyczny lub siedziby),
• NIP sprzedawcy i nabywcy (jeśli są podatnikami VAT),
• Data dokonania dostawy/usługi (jeśli inna niż data wystawienia),
• Nazwa towaru lub usługi,
• Miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• Cena jednostkowa netto,
• Wartość netto sprzedaży,
• Stawka podatku VAT (np. 23%, 8%, 5%, 0%),
• Kwota podatku VAT od sumy netto dla każdej stawki,
• Kwota brutto,
• Słowne określenie rodzaju faktury (jeśli np. jest to faktura zaliczkowa, końcowa, uproszczona, marża),

W niektórych przypadkach, oprócz podstawowych danych, faktura VAT powinna zawierać również dodatkowe adnotacje lub oznaczenia, wynikające ze specyfiki transakcji lub wybranej formy rozliczania podatku. Poniżej przedstawiono najczęstsze sytuacje:

• Adnotacja „metoda kasowa” – umieszczana przez mikro-przedsiębiorców oraz małych podatników, którzy rozliczają VAT według metody kasowej, tj. w momencie faktycznego otrzymania zapłaty za towar lub usługę.
• Oznaczenie „samofakturowanie” – stosowane, gdy fakturę wystawia nabywca towaru lub usługi w imieniu sprzedawcy, na podstawie wcześniejszego porozumienia między stronami.
• Adnotacja „mechanizm podzielonej płatności” (MPP) – obowiązkowa w sytuacji, gdy wartość brutto faktury przekracza 15 000 zł i dotyczy dostawy towarów lub usług objętych obligatoryjnym MPP,
• Wzmianka o „procedurze marży dla biur podróży” – stosowana przy świadczeniu usług turystycznych, gdzie podstawą opodatkowania nie jest pełna wartość usługi, lecz jedynie uzyskana marża.
• Adnotacje dotyczące procedur marżowych – np.:
  • „procedura marży – towary używane”,
  • „procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”,
  • „procedura marży – dzieła sztuki”.

Oznaczenia te są wymagane, gdy sprzedaż dotyczy towarów, dla których podatek liczony jest od marży, a nie od pełnej wartości sprzedaży.

• Dane przedstawiciela podatkowego – jeżeli faktura wystawiana jest przez przedstawiciela podatkowego działającego w imieniu podatnika, dokument musi zawierać imię i nazwisko lub nazwę tego przedstawiciela, jego adres oraz numer identyfikacyjny używany dla celów podatkowych (np. NIP).

Należy pamiętać, że faktury VAT należy przechowywać przez 5 lat, od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

V. Wzór faktury VAT

Poniżej przedstawiam przykładowy wzór faktury VAT:

FAKTURA VAT NR FV/05/2025/00123
Data wystawienia: 2025-05-19
Data sprzedaży: 2025-05-18

Sprzedawca:
Firma ABC Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa
NIP: 123-456-78-90

Nabywca:
Jan Kowalski Usługi IT
ul. Nowa 20, 00-002 Kraków
NIP: 987-654-32-10

Lp. / Nazwa towaru, usługi / Ilość / Jm / Cena netto / Stawka VAT / Kwota netto / Kwota VAT / Kwota brutto

1 / Projektowanie strony WWW / 1 / szt / 5 000,00 zł / 23% / 5 000,00 zł / 1 150,00 zł / 6 150,00 zł

Razem:
Wartość netto: 5 000,00 zł
VAT (23%): 1 150,00 zł
Wartość brutto: 6 150,00 zł

Sposób zapłaty: Przelew
Termin płatności: 2025-05-26
Numer konta: 12 3456 7890 1234 5678 9012 3456

VI. KSeF a wystawianie faktur VAT

Od 1 lutego 2026 r. większość firm zobowiązana będzie do korzystania z Krajowego Systemu e-faktur:

• faktury muszą być wystawiane za pośrednictwem systemu KSeF lub przy użyciu zintegrowanego oprogramowania księgowego;
• każda faktura otrzymuje unikalny numer KSeF, który można traktować jako numer dokumentu;
• system automatycznie archiwizuje faktury;
• nie trzeba już przesyłać faktur e-mailem – wystarczy udostępnienie jej przez KSeF nabywcy.

VII. Częste błędy przy wystawianiu faktur VAT

• Brak wymaganych danych (np. NIP nabywcy, stawki VAT).
• Błędna data sprzedaży – niezgodna z rzeczywistością.
• Zła numeracja – brak ciągłości lub duplikaty.
• Niewłaściwa stawka podatku VAT – np. zastosowanie 23% zamiast 8%.
• Wystawienie poza terminem – np. po 15. dniu następnego miesiąca.
• Brak stosownej adnotacji np. „mechanizm podzielonej płatności”.

VIII. Faktury uproszczone

Faktura uproszczona to szczególny rodzaj faktury VAT, który można stosować w określonych sytuacjach przewidzianych w przepisach. Jej celem jest uproszczenie dokumentowania drobnych transakcji, zwłaszcza tam, gdzie pełna faktura nie jest konieczna, ale obowiązek ewidencyjny pozostaje.

Faktury uproszczone można wystawiać, gdy:

• Kwota brutto nie przekracza 450 zł (lub 100 euro) i zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.
• Nabywca nie żąda faktury imiennej.

Choć faktura uproszczona zawiera mniej danych niż standardowa faktura VAT, musi obejmować co najmniej:

• Datę wystawienia dokumentu,
• Numer faktury (unikalny, nadawany według wewnętrznego systemu numeracji),
• Dane identyfikujące podatnika wystawiającego fakturę – nazwa (lub imię i nazwisko), adres oraz NIP,
• Dane identyfikujące nabywcę towarów lub usług
• Rodzaj towaru lub usługi – jednoznacznie identyfikujący przedmiot sprzedaży,
• Kwotę należności ogółem (brutto),
• Kwotę podatku VAT lub dane pozwalające na jej obliczenie – np. zastosowaną stawkę VAT.

Najczęściej faktury uproszczone wykorzystywane są:

• W punktach sprzedaży detalicznej (np. sklepy, punkty gastronomiczne),
• Przy sprzedaży usług drobnych, jak usługi fryzjerskie, naprawcze, transportowe,
• W przypadku paragonów fiskalnych z NIP nabywcy – zgodnie z przepisami, taki paragon do kwoty 450 zł może pełnić funkcję faktury uproszczonej.

Warto podkreślić, że paragon fiskalny z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto może być uznany za fakturę uproszczoną, bez konieczności wystawiania osobnej faktury papierowej czy elektronicznej.

Nie wolno wystawiać faktur uproszczonych w przypadku:

• Wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów i świadczenie usług,
• Eksportu towarów poza UE,
• Sprzedaży wysyłkowej

IX.   Podsumowanie – prawidłowa faktura VAT

Poprawne wystawienie faktury VAT to nie tylko obowiązek wynikający z przepisów prawa podatkowego, ale także istotny element profesjonalnego zarządzania firmą oraz budowania trwałych relacji z kontrahentami. Każda pomyłka w dokumencie sprzedaży, niezależnie od tego, czy dotyczy danych nabywcy, numeracji, czy błędnie naliczonego podatku VAT, może skutkować konsekwencjami prawnymi, finansowymi, a także utratą zaufania ze strony partnerów biznesowych.

W związku z tym niezwykle istotne jest, aby przedsiębiorcy korzystali z aktualnych i zgodnych z obowiązującymi przepisami szablonów faktur, a także wdrażali nowoczesne, zautomatyzowane systemy fakturowania. Automatyzacja pozwala nie tylko zminimalizować ryzyko błędów, ale także znacząco usprawnia cały proces obiegu dokumentów – od ich wystawienia, przez przekazanie odbiorcy, aż po archiwizację.

W dobie cyfryzacji i dynamicznych zmian w przepisach podatkowych, szczególnie w kontekście nadchodzącego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), umiejętność prawidłowego i terminowego wystawiania faktur nabiera jeszcze większego znaczenia. Dla wielu firm będzie to nie tylko zmiana techniczna, ale również organizacyjna, wymagająca dostosowania procesów wewnętrznych i przeszkolenia pracowników.

Dlatego warto już teraz inwestować w odpowiednie narzędzia i wiedzę, które pozwolą bezproblemowo przejść na nowy system oraz zapewnią zgodność z przepisami i bezpieczeństwo podatkowe. Poprawne fakturowanie to fundament nowoczesnego, dobrze zarządzanego biznesu.

 

Podstawa prawna:

1) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361 z późn. zm.).
2) Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111 z późn. zm.).
3) Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 października 2021 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1979 z późn. zm.).