Instrukcja wyboru uregulowań wewnętrznych

1. Jakie regulacje wewnętrzne wprowadzać w mikroprzedsiębiorstwie? Które regulacje trzeba wprowadzać, a które warto?

Mikroprzedsiębiorca rozstrzygając o tym, czy i w jakiej formie/ zakresie wprowadzać konkretne regulacje powinien pamiętać, że cały system regulacji wewnętrznych powinien być spójny i kompatybilny, a przede wszystkim przejrzysty, czyli czytelny dla zatrudnianych i kontrolujących.

Co uzasadnia wprowadzanie regulacji wewnętrznych?

a) Przede wszystkim obligatoryjne (ius cogens) przepisy różnych ustaw, z których wypływa obowiązek wprowadzenia danych regulacji wewnętrznych (np. regulacja ochrony danych osobowych, w tym wynikające zarówno z k.p., jak i ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1781)

b) Przepisy fakultatywne (ius dispositivi), które dają możliwość wprowadzenia regulacji, niezawierające jednak obowiązku jej wprowadzenia, a jedynie umożliwiające korzystne rozwiązania dla przedsiębiorcy (choćby potrzeba ochrony tajemnicy przedsiębiorcy – handlowej, przemysłowej, o ile ma być skuteczna, co jest wymogiem z ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji);

c) Forma organizacyjna, prawna, charakter i przedmiot działalności przedsiębiorcy i przedsiębiorstwa(wielozakładowe przedsiębiorstwo, zakłady, sprzedaż na odległość/ poza lokalem przedsiębiorstwa, formy powiązań, wyodrębnione przedsięwzięcia, spółki zależne (holdingi));

d) Rozmiar działalności, liczba zatrudnionych (patrz pkt a) przykład Regulaminu pracy), struktura organizacyjna i rozmieszczenie przestrzenne ( oddziały, przedstawicielstwa);

e) Potrzeba ograniczenia ryzyk bądź to wynikających z istoty i przedmiotu działalności, tkwiących w specyfice rynków, na które wchodzi przedsiębiorca lub ryzyk tkwiących w produktach, a właściwie w sposobie korzystania przez konsumenta, który może dochodzić różnych odszkodowań;

f) Dążenie do ograniczenia ryzyka majątkowego dla przedsiębiorcy tj. odpowiedzialności jego majątkiem osobistym, dorobkowym, odpowiedzialności karno-skarbowej;

g) Dobro swoich pracowników jak i kontrahentów, dostawców, agentów, akwizytorów.

2. Najczęściej jednak zasadniczą przesłanką wprowadzenia regulacji wewnętrznych jest oszczędność kosztów, a w ramach tego ograniczenie przerostu zatrudnienia. Innymi słowy regulacje wewnętrzne powinny służyć zmniejszeniu zatrudnienia, a nie zwiększeniu, a ponadto ograniczeniu kosztów na usługi zewnętrzne lub zapobiegać stratom z tytułu szkód (zarówno w zakresie odpowiedzialności na zasadzie winy, jak i na zasadzie ryzyka).

 

2. Jeżeli już regulować, to w ujęciu statycznym czy dynamicznym?

Chodzi tu w skrócie i w pewnym przybliżeniu, o to, czy wprowadzać regulacje o charakterze statycznym dla stałego, docelowego i określonego na pewien czas stanu faktycznego, w danej formie i określonej wielkości działalności, w tradycyjnej postaci zarządzeń, modelu regulaminów? Czy też wprowadzać regulacje o charakterze dynamicznym, w formule procedur i instrukcji, które mogą być stosowane i rozwijane w miarę rozwoju przedsiębiorstwa i stanowią narzędzie do zarządzania procesowego? Czy preferować powiązania funkcjonalne nad instytucjonalnymi?

Można powiedzieć, iż szczególnie mikro i małe przedsiębiorstwa, które są zmuszone elastycznie dostosowywać się do rynku, a często są w okresie swojego podstawowego, bąź wręcz permanentnego rozwoju i oczekiwanego dalszego wzrostu. Wobec tego struktura organizacyjna ma odpowiednio zmieniać się, wobec zwiększenia zatrudnienia, rozszerzenia np. asortymentowo działalności. Tym samym stopniowo zwiększają się ryzyka, w tym wielkość obrotu, zobowiązań, czyli i rozmiar wymagalnych wierzytelności. To wymusza regulacje zarządzania, nadzoru dla zapewnienia płynności.

Tymczasem, tradycyjnie, w okresie stabilizacji przedsiębiorstwo, które ugruntowało swoją pozycję na rynku, ma swój ustabilizowany profil produktów i klientelę i może tworzyć strukturę organizacyjną i regulaminy skrojone na miarę tego przedsiębiorstwa w dłuższym horyzoncie czasu. Wówczas można projektować regulaminy dla danego przedmiotu, rozmiaru, zakładając stabilizację zatrudnienia i stałe zadania dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Wynika z tego, że mikro i małe przedsiębiorstwa w okresie rozwoju niestety powinny wprowadzać zasady i procedury jak najbardziej elastyczne i regulujące funkcjonowanie przedsiębiorstwa w możliwie dużym przedziale wielkości, rozmiarze i rodzaju (form) zatrudnienia. Trzeba tu rekomendować strukturę i narzędzia właściwe dla zarządzania permanentną zmianą.

 

3. Jakie procedury w interesie mikroprzedsiębiorcy zatrudniającego do 10 osób powinny być wprowadzone w jego przedsiębiorstwie?

a) To, co naszym zdaniem powinno być uregulowane bez względu na przesłanki, o których opowiadaliśmy w odpowiedzi na pierwsze pytanie, to najprostsza choćby struktura organizacyjna, czyli schemat: kto komu podlega, kto komu wydaje polecenia ale i kogo musi słuchać, z kim uzgadniać, a kogo nadzorować (zobacz w tym zakresie: Regulamin organizacyjny).

b) Kolejna ważna procedura to procedura zarządzania, czyli w uproszczeniu: forma i tryb wydawania poleceń i decyzji w procesie gospodarczym, podpisywania dokumentów, zaciągania zobowiązań, a także wydawania upoważnień, pobierania zaliczek, rozliczenia tych zaliczek, jak i zakupów ze środków własnych i tym podobne standardowe czynności gospodarowania choćby w najmniejszym mikroprzedsiębiorstwie ( zobacz w tym zakresie: Regulamin zarządzania).
Co do zasady trzeba kierować się dyrektywą – jak najlepszy efekt, bezpieczeństwo, sprawność, przejrzystość zarządzania przy jak najmniejszej liczbie regulacji.

c) Ochrona i zarządzanie informacją w postaci procedury czy instrukcji choćby miałaby sprowadzać się do najmniejszego zakresu ochrony informacji, której wymaga prawo, a więc danych osobowych (w tym pracowniczych), tajemnicy skarbowej, bankowej, handlowej, przemysłowej i zabezpieczania zbiorów przed fizyczną utratą oraz podstawowej kwalifikacji dokumentów i akt (zobacz w tym zakresie:Procedura w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, dokumentów, materiałów oraz danych (informacje chronione i bezpieczeństwo informatyczne)).

d) Choćby najprostszy regulamin pracy pomimo, iż obowiązek jego wprowadzenia występuje z chwilą zatrudnienia 20 pracownika jest przydatny dla przedsiębiorcy dla wykazania udzielenia stosownych informacji, pouczeń i przeszkoleń pracownika, jeżeli przy zatrudnianiu każdy pracownik podpisał taki regulamin i potwierdził, że zapoznał się z regulacjami. Regulamin jest również przydatny, aby w przypadkach wskazanych w tym regulaminie stosować kary nawet gdyby to miało być np. 30 zł za spóźnienie do pracy.
Dobrze jest określić jednoznacznie godziny, czas pracy i formy ruchomego czasu pracy (zobacz w tym zakresie: Regulamin pracy).

e) Trzeba zachować minimum wymagane prawem, regulacje ppoż i bhp, rozpoczynając od dróg ewakuacji ze sklepu/warsztatu, a kończąc na obowiązkach noszenia odzieży roboczej, ochronnej (słuchawki, rękawiczki). (zobacz w tym zakresie: Ogólna Instrukcja BHP).

f) Procedury z regulaminu branżowego charakterystyczne dla danej działalności, które są niezbędne w określonych przypadkach: będą to w szczególności warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, ogólne warunki sprzedaży, regulacji przyjmowania i rozpatrywania -reklamacji lub roszczeń z gwarancji, warunki zakupu przez internet. ( zob. w tym zakresie: Regulamin sprzedaży).

Z uwagi na obowiązki w zakresie przechowywania dokumentów w formie papierowej lub cyfrowej oraz archiwizacji w okresie 5-50 lat konieczna jest regulacja obiegu dokumentów i archiwizacji.

 

4. Czy można upraszczać i łączyć regulacje tak, aby zmniejszyć ich liczbę i objętość bez uszczerbku dla treści i obowiązku?

Niewątpliwie tak. Aktualnie szereg regulacji, które kiedyś były zupełnie odrębnymi regulaminami, wchodzi w zakres jednej procedury z pożytkiem dla całej regulacji i jej przedmiotu.

Przykładem może tu być procedura ochrony i zarządzania informacją, gdy jeszcze 10, 15 lat temu mieliśmy do czynienia z 5 - 7 odrębnymi regulacjami takimi jak: regulacja przechowywania i dostępu do akt pracowniczych, zasady i sposób przechowywania ksiąg rachunkowych, regulamin ochrony tajemnicy przedsiębiorcy, zasady obiegu i przechowywania dokumentów oraz ich archiwizacji, zasady dostępu do sieci wewnętrznych, informatycznych baz danych i ochrony nośników cyfrowych. Teraz natomiast mamy jeden dokument. Podobnie można wskazać na regulacje odnoszące się do działalności handlowej. Dzisiejsza procedura to kiedyś 4-5 regulacji wymaganych przez przepisy np.: sanepidu, pih, służby weterynaryjnej. Oddzielne były tryby ustalania cen, oznaczanie cenami, oznaczania produktów, co do zawartości i terminu przydatności. W szczególności ważne jest, iż te 3 do 5 kompleksowych procedur, o ile będą to regulacje w trybie zarządzania procesowego, zastąpi kilkanaście, gdyż w swojej treści regulują kompetencje i obowiązki dotychczasowych dokumentów takich jak: księga służb, zakresy czynności, czy istotne części regulaminów organizacyjnych, określających podległość w zakresie regulowania, nadzoru oraz odpowiedzialność.

 

5. Czy konieczne jest powtarzanie w regulacjach wewnętrznych regulacji Kodeksu cywilnego, ustawy o sprzedaży, ustawy o ochronie konsumenta itp.?

Nie ma oczywiście obowiązku przepisywania do regulacji wewnętrznej bezwzględnie obowiązujących przepisów ustaw, niemniej zawsze wtedy, kiedy przepis przewiduje obowiązek poinformowania konsumenta trzeba to umożliwić. O pewnych prawach i obowiązkach trzeba informować, a więc przynajmniej sporządzić odpowiednie wyciągi i wzory oświadczeń, tak aby uzyskać potwierdzenia lub móc się powołać na domniemanie faktyczne, iż zapoznano konsumenta lub umożliwiono zapoznanie się z zakreślonymi prawami i obowiązkami.

Można tu np. wskazać na obowiązek pouczenia o możliwości odstąpienia od umowy sprzedaży poza lokalem przedsiębiorstwa w ciągu 14 dni.

Podobnie dotyczy to zakresu gwarancji, czy np. pouczenia o konieczności przechowania paragonu, czyli dowodu zakupu dla skuteczności reklamacji.

Również warto pomyśleć o wyciągach z określonych przepisów dla pouczeń i oświadczeń o przyjęciu do wiadomości, zapoznaniu się z przepisami w obszarze bhp, ppoż, ubezpieczeń społecznych i w sprawach socjalnych.

W praktyce trzeba korzystać z upowszechnianych rozwiązań, dobrych przykładów i ofert regulacji.

 

6. Czy są obowiązkowe wzory takich regulacji bądź oficjalne, przykładowe regulacje, które można w całości bezpiecznie zastosować?

Nie.

Niestety nie ma „oficjalnych” wzorów regulaminów, procedur, ani w najbardziej sformalizowanym obszarze prawa pracy, bhp, ani też regulacji w zakresie prowadzenia działalności zarządzania np. sprzedaży, świadczenia usług

W tym miejscu możemy jedynie odesłać do wielu portali, na których upowszechnia się wzory regulacji wewnętrznych, jak i proponowanych na niniejszym portalu, gdzie pod konkretnymi zakładkami przedstawiamy nasze rekomendowane rozwiązania.
Możemy tu wskazać że w zakresie mikroporad wszystkie regulacje wewnętrzne, regulaminy, procedury są w postaci wzorów, w tym zawsze jest wersja dla mikroprzedsiebiorcy, czyli zatrudniającego do 10 osób. Zachęcamy więc do zapoznania się ze wzorami tu zamieszczonymi przed zleceniem lub powierzaniem pracownikowi „adaptacji”, „dostosowania” danej regulacji do warunków mikroprzedsiębiorstwa.

 

7. Czy regulacja premiowania lub przyznawania nagród są potrzebne („premie” bez regulaminu)?

Tak.

Chyba, że dla każdej umowy o pracę pracodawca będzie ustalać każdorazowo warunki premiowania lub przyznawania nagród. Premiowanie może być jednak uregulowane w regulaminie wynagradzania, regulaminie premiowania, układzie zbiorowym pracy, a nagrody w regulaminie pracy.

W tym miejscu konieczne jest podstawowe odróżnienie premii od nagrody. Szczególnie, iż czasami błędnie operuje się pojęciem nagroda, w sytuacji, kiedy mamy do czynienia z premią (np. „nagroda” z zysku, „nagroda” jubileuszowa).

Premia stanowi ruchomy składnik wynagrodzenia, a przesłanki jej nabycia i ustalenia jej wysokości (tak pozytywne, jak i reduktory premii) muszą być zawsze w sposób precyzyjny uregulowane (np. w regulaminie premiowania, regulaminie wynagradzania, w umowie o pracę). Jako przesłanki pozytywne przyznawania premii można określić np.: za przedterminowe wykonie określonego zadania, uzyskanie określonych wyników sprzedaży, produkcję bezbrakową, etc. Jako przesłanki negatywne, pomniejszające wypracowaną premię, tzw. reduktory premii można określić np. naruszenie dyscypliny pracy tj. częste spóźnienia do pracy, praca bez obowiązkowej odzieży ochronnej, czy naruszanie regulaminu pracy.

Jasne i precyzyjne uregulowanie w akcie wewnętrznym zasad przyznawania premii jest szczególnie ważne, ponieważ, w przypadku spełnienia z góry określonych przez pracodawcę przesłanek uprawniających do nabycia premii pracownik ma roszczenie o jej uzyskanie (uprawniony jest dochodzić wypłaty premii przed sądem).

Z uwagi na fakt, iż premia stanowi ruchomy składnik wynagrodzenia, to możliwość nabycia do niej prawa musi zostać uwzględniona w umowie o pracę jako warunki wynagrodzenia. Jeżeli zasady i przesłanki przyznawania premii nie zostaną ustalone szczegółowo w umowie o pracę, to umowa ta musi odsyłać do stosownego regulaminu wynagradzania/ premiowania (lub innej regulacji wewnętrznej).

Nieco inaczej jest z nagrodą, która w odróżnieniu od premii jest w większości uznaniowa. Oznacza to, iż jej przyznanie nie jest uzależnione od spełnienia sformalizowanych przesłanek, a od pewnego uznania pracodawcy. Pracownik nie ma jednak roszczenia o przyznanie nagrody. Dopiero, kiedy pracodawca wedle swojego uznania przyzna już nagrodę pracownikowi, to wówczas pracownik będzie mógł domagać się jej wypłaty. Nagroda nazywana bywa również tzw. „premią uznaniową”.

O ile zasady i przesłanki przyznawania premii muszą być z góry szczegółowo uregulowane w stosownych regulaminach lub w umowie o pracę, to w odniesieniu do nagród (uzależnionych od uznania pracodawcy) wystarczy, iż w umowie o pracę zostanie uwzględniony zapis, o tym, iż pracownikowi może przysługiwać „premia uznaniowa”. Są to minimalne wymagania.

Jednak dla przejrzystości zasad premiowania i nagradzania pracowników warto przygotować odpowiedni regulamin. Niewątpliwie bowiem premiowanie i nagradzanie pracowników motywuje i pozytywnie wpływa efektywność wykonywanej pracy. A precyzyjne określenie zasad ich przyznawania, jak i terminów ich wypłat jest korzystne zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, który mając wizję uzyskania dodatkowego wynagrodzenia bardziej przykłada się do powierzonych mu obowiązków.