Rozliczenie płatności za proformę z inną fakturą

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie porady prawnej w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry! Nabywca, kontrahent ma zaległości w płatnościach za usługi, które do niego wykonaliśmy. Nie opłacił faktur na znaczną kwotę, których termin płatności minął. Pomiędzy wystawieniem tych faktur wystawiona była również dla niego faktura PROFORMA, której również nie opłacił we wskazanym terminie. Po wielokrotnym wzywaniu do zapłaty, kontrahent zapłacił fakturę w dniu 17.12.2024, ale nie do których był wzywany, lecz opłacił dawną proformę. Czy płatność tą mogę rozliczyć na poczet najstarszych nieopłaconych przez kontrahenta faktur? Czy muszę w określony sposób poinformować kontrahent w sprawie takiego rozliczenia płatności? Czy nie mogę tak zrobić i muszę wystawić fakturę zaliczkową do 15. dnia następnego miesiąca na tą płatność, która dotyczyła przeterminowanej proformy?

Faktura, proforma i faktura zaliczkowa - co to?

Faktura to dokument księgowy oraz podatkowy, który potwierdza zawarcie transakcji sprzedaży towarów lub świadczenia usług między stronami. Jest podstawą do rozliczenia podatku VAT oraz dokumentem wymaganym do ujęcia transakcji w księgach rachunkowych zarówno sprzedawcy, jak i nabywcy. Faktura musi zawierać określone elementy, takie jak data wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot transakcji, kwoty netto i brutto, stawki podatkowe oraz kwotę VAT. Jej wystawienie jest obowiązkowe w przypadku transakcji między przedsiębiorcami, a także w określonych sytuacjach przy sprzedaży na rzecz osób fizycznych.

Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który nie jest uznawany za dowód księgowy ani dokument podatkowy. Wystawia się ją zazwyczaj przed dokonaniem transakcji, aby przedstawić przyszłe zobowiązania finansowe wynikające z planowanej sprzedaży towarów lub usług. Proforma zawiera wszystkie istotne informacje, takie jak nazwy produktów, ich ilość, ceny jednostkowe, całkowity koszt czy dane stron transakcji, ale nie rodzi obowiązku podatkowego ani księgowego. Proforma pełni funkcję oferty i jest często wykorzystywana do potwierdzenia warunków transakcji przez obie strony przed wystawieniem właściwej faktury VAT.

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, który wystawia się w celu potwierdzenia otrzymania zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów lub świadczenia usług. Jest obowiązkowa w przypadku, gdy sprzedawca otrzyma część lub całość zapłaty przed realizacją zamówienia. Faktura zaliczkowa zawiera informacje o wpłaconej kwocie, dacie płatności, oraz dane identyfikacyjne stron transakcji. W momencie realizacji zamówienia i dostawy, sprzedawca wystawia fakturę końcową, uwzględniającą wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Dzięki temu cały proces księgowy i podatkowy jest zgodny z obowiązującymi przepisami.

Faktura proforma, faktura VAT i faktura zaliczkowa mają podobny układ i zawierają podobne dane, takie jak nazwy towarów lub usług, ich ilość, ceny oraz dane stron transakcji. Kluczową różnicą jest jednak ich charakter prawny. Faktura proforma nie rodzi obowiązku podatkowego ani księgowego i pełni jedynie funkcję informacyjną. Z kolei faktura VAT jest dokumentem wiążącym, stanowiącym podstawę do rozliczeń podatkowych i księgowych. Faktura zaliczkowa różni się od faktury końcowej tym, że dokumentuje jedynie wpłacone zaliczki, a nie całą transakcję. Wszystkie te dokumenty pełnią jednak ważną rolę w procesie sprzedaży, umożliwiając przejrzystość i kontrolę nad finansowymi aspektami transakcji.

Zasady rozliczenia faktur

Standardowy termin płatności faktur jest ustalany w umowie między stronami i zazwyczaj wynosi od 7 do 30 dni od daty wystawienia faktury. Jeśli w umowie nie wskazano terminu, zgodnie z przepisami prawa, uznaje się, że płatność powinna zostać dokonana niezwłocznie po wezwaniu do zapłaty. Faktury muszą zawierać wyraźną datę płatności, aby uniknąć nieporozumień. Wysokość należności, jaką nabywca zobowiązuje się zapłacić, wynika bezpośrednio z zapisów na fakturze, w tym uwzględnienia podatku VAT. W przypadku opóźnienia w płatności sprzedawca ma prawo naliczyć odsetki ustawowe za zwłokę, które zaczynają obowiązywać od pierwszego dnia po upływie terminu płatności.

Gdy płatność za fakturę nie zostanie dokonana w terminie, wierzyciel może wezwać dłużnika do zapłaty poprzez oficjalne wezwanie. Odsetki ustawowe za opóźnienie oblicza się na podstawie wysokości kwoty głównej oraz liczby dni zwłoki, przy czym ich wysokość jest regulowana przez przepisy prawa i zmienia się w zależności od stóp procentowych. Jeśli dłużnik nadal nie reguluje należności, sprzedawca może skierować sprawę do sądu lub zlecić windykację specjalistycznej firmie, co wiąże się z dodatkowymi kosztami i konsekwencjami prawnymi dla dłużnika. Warto więc pilnować terminów płatności, aby unikać niepotrzebnych komplikacji finansowych.

Kontrahent wpłacił po terminie? Co może wierzyciel

Wierzyciel ma prawo rozliczyć wpłatę dłużnika na poczet najstarszych zaległości, jeśli dłużnik nie wskazał, do której faktury odnosi się płatność. Taka strategia pozwala zmniejszyć ryzyko przedawnienia starszych należności, co mogłoby uniemożliwić ich egzekwowanie w przyszłości. Dodatkowo, zmniejszenie najstarszych długów może ograniczyć naliczanie odsetek za zwłokę, co jest korzystne zarówno dla wierzyciela, jak i dłużnika. Jednak takie rozwiązanie niesie ze sobą ryzyko konfliktów, szczególnie gdy dłużnik uważa, że płatność miała być przypisana do konkretnej faktury. Aby uniknąć nieporozumień, wierzyciel powinien poinformować dłużnika o sposobie rozliczenia wpłaty i uzyskać jego akceptację, najlepiej w formie pisemnej.

Dobra praktyka - o czym pamiętać

Rozliczanie zaległości płatniczych wymaga przemyślanego podejścia, które pozwala zminimalizować ryzyko finansowe i jednocześnie utrzymać dobre relacje z kontrahentami. Wierzyciel powinien jasno informować dłużnika o sposobie rozliczania wpłat, aby uniknąć nieporozumień. Przejrzysta dokumentacja i skuteczna komunikacja to fundament efektywnego zarządzania należnościami, pozwalające zapobiegać eskalacji problemów finansowych.

Aby skutecznie zarządzać zaległościami, warto wdrożyć najlepsze praktyki, takie jak automatyzacja procesów księgowych, regularne monitorowanie terminów płatności oraz wysyłanie przypomnień o zbliżającym się terminie zapłaty. W przypadku opóźnień kluczowe jest szybkie reagowanie, np. poprzez wysyłanie wezwań do zapłaty lub proponowanie ugody, która może obejmować rozłożenie płatności na raty. Rozliczanie wpłat na najstarsze zobowiązania pomaga uniknąć problemu przedawnienia, ale zawsze warto poinformować o tym dłużnika, aby zachować przejrzystość.

Wierzyciele powinni dążyć do jasnego ustalania warunków płatności w umowach, w tym szczegółowych zasad dotyczących zaliczek, terminów płatności i konsekwencji za zwłokę. Dobrym rozwiązaniem jest także wprowadzenie systemów elektronicznych do zarządzania fakturami i płatnościami, co pozwala na bieżące monitorowanie sytuacji finansowej. Warto również prowadzić regularną komunikację z kontrahentami, budując relacje oparte na zaufaniu i współpracy. W przypadku podobnych sytuacji w przyszłości, kluczowe jest szybkie podejmowanie działań oraz dokładne dokumentowanie każdej transakcji, aby zabezpieczyć interesy obu stron i uniknąć problemów prawnych lub finansowych.

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 16.01.2025

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 Nr 16 poz. 93)
• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2024.0.361 t.j).