Porady eksperta

Umowy na korzystanie z terminala płatniczego i postanowienia z nich wynikające

Bezpłatny Program Do Rozliczenia PIT za 2018

Zapytanie: Umowy na korzystanie z terminala płatniczego i postanowienia z nich wynikające

Jeśli prowadzisz sprzedaż (sklep) albo zakład „punkt” detaliczny lub usługowy, prawdopodobnie myślałeś nad wprowadzeniem możliwości rozliczania się z klientami metodą operacji bezgotówkowych. Jest to rozwiązanie niezwykle praktyczne, gdyż gwarantuje większą sprawność transakcji, zmniejsza ryzyko pomyłek w obliczeniach oraz wychodzi naprzeciw potrzebom klientów, którzy wobec postępu technologicznego i szybkiego tempa życia coraz rzadziej noszą przy sobie gotówkę. Pamiętaj ponadto, że przedsiębiorcy nie powinni płacić gotówką kwot przewyższających 5000 złotych, stąd posiadanie terminala przy większych transakcjach może okazać się niezbędne.

Sposób działania terminali płatniczych jest dosyć skomplikowany, jednak przebiega w sposób błyskawiczny i nie generuje zbyt wielu problemów natury technicznej dla przedsiębiorcy. Wszystkie informacje o zawieranych transakcjach przesyłane są od „akceptanta” kart płatniczych (czyli przedsiębiorcy) do agenta rozliczeniowego (czyli osoby, z którą zawarłeś umowę na terminal płatniczy), a stamtąd do organizacji płatniczej. W związku z rodzajem wykonywanej działalności, agenci rozliczeniowi współpracują często bezpośrednio z instytucjami bankowymi – mają dzięki temu preferencyjne warunki umów, co przekłada się na atrakcyjność oferty dla przedsiębiorców.

W procesie podejmowania decyzji o wprowadzeniu płatności bezgotówkowych warto zastanowić się, jakie miesięczne obroty osiąga Twoja firma i jaki procent klientów – szacunkowo – byłby w stanie, bądź wolałby dokonywać płatności w ten sposób. Wielu agentów oferujących terminale płatnicze uzależnia bowiem warunki umowy od wyżej opisanych czynników. Zbyt niski obrót generowany za pośrednictwem terminala płatniczego może narażać na wyższe miesięczne opłaty z tytułu korzystania z niego, a nawet na ewentualne kary za nieosiągnięcie umówionego miesięcznego obrotu, które są przewidziane w umowie.

Istotna jest również kwestia wyboru rodzaju umowy na akceptację instrumentów płatniczych. Od indywidualnych cech przedsiębiorstwa będzie zależało, czy bardziej opłaca się terminal kupić (zawierając umowę sprzedaży), czy wydzierżawić, a także jaki rodzaj terminala wybrać – stacjonarny, czy przenośny. Niezależnie od tego, jaką umowę na terminal płatniczy wybierzesz, powinna ona zawierać określone stałe elementy.

Najważniejszymi elementami umowy są oczywiście jej przedmiot oraz podmioty stosunku prawnego. Podmiotami będą w tej sytuacji przedsiębiorca wprowadzający metodę płatności bezgotówkowych do swojego biznesu oraz agent rozliczeniowy, czyli osoba, z którą zawiera się umowę na terminal płatniczy. Przedmiotem umowy będzie precyzyjnie: świadczenie usług polegających na umożliwieniu przyjmowania płatności i rozliczaniu transakcji dokonywanych za pomocą instrumentów płatniczych z wykorzystaniem terminala płatniczego. Dzięki takiemu zakreśleniu przedmiotu umowy dokładnie określa się sposób funkcjonowania terminala.

Umowa powinna uwzględniać ponadto:

  • stawki opłat miesięcznych (w przypadku dzierżawy, bądź kupna na raty), wraz ze szczegółowym uzależnieniem ich od wartości dokonanych transakcji;
  • rodzaj łączności, za pomocą której terminal będzie przesyłał dane (nie jest wymagany dostęp do Internetu);
  • warunki i czas przekazania środków należnych z tytułu dokonanych transakcji;
  • warunki dotyczące udostępniania raportów;
  • warunki instalacji i deinstalacji terminali płatniczych (wraz z  oprogramowaniem);
  • sposób i tryb serwisowania terminali;
  • warunki ewentualnego wypowiedzenia umowy.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na kwestię minimalnego progu transakcji, jaki należy przekroczyć w miesiącu, aby uzyskać jak najkorzystniejszą opłatę za terminal (lub uniknąć kary umownej), a także na wysokość prowizji od transakcji, którą pobiera od nas agent, a w konsekwencji również bank. W tym zakresie oferty mogą się znacząco różnić, stąd warto przyjrzeć się im szczegółowo.

Problemów może nastręczać kwestia związana z okresowym serwisowaniem terminala lub doraźnym w przypadku jego niesprawnego działania, co w oczywisty sposób zniechęca klientów do korzystania z operacji bezgotówkowych i naraża przedsiębiorcę na konsekwencje. Umowa powinna przewidywać tryb zgłaszania wszelkich usterek – najczęściej będzie to pismo opisujące usterkę przesłane wraz z przekazaniem terminala do serwisu. Warto zastrzec sposób, w jaki będzie interpretowana każdorazowo przerwa w używaniu terminala na skutek nieprawidłowości bądź okresowego serwisowania. Najkorzystniejszą sytuacją byłoby, gdyby moment zgłoszenia usterki wstrzymywał bieg terminów i naliczanie minimalnego progu transakcji – aż do ponownego oddania terminala do użytku. Umowy prezentowane przez agentów często nie zawierają takiego zapisu, w związku z czym należy dokładnie przeczytać umowę przed jej podpisaniem.

Umowę dzierżawy terminala zawiera się zwykle na czas określony – 12, 24, bądź 36 miesięcy, w zależności od rodzaju prowadzonego przedsiębiorstwa. Umowy zawierane na dłuższy okres zawierają zwykle preferencyjne warunki opłat miesięcznych oraz prowizji transakcyjnych, mogą jednak pojawić się kłopoty przy chęci ich wypowiedzenia przez upływem terminu obowiązywania. Takie wypowiedzenie może zostać umożliwione zapisem umowy w przypadku np. uporczywego niewywiązywania się dostawcy (agenta) z obowiązków wobec przedsiębiorcy czy uszkodzenia/nieprawidłowego używania terminala przez przedsiębiorcę.

Podstawa:

  1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku - Kodeks cywilny (Dz.U.2018.1025 t.j.)
  2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 roku – Prawo przedsiębiorców (Dz.U.2018.646)

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny

Zobacz powiązany tekst