Ujęcie zadatku na wykonanie usługi w księdze przychodów i rozchodów przedsiębiorstwa

W praktyce działalności przedsiębiorców powszechnie stosowane jest postanowienie umowne, mocą którego zamawiający, usługodawca wpłaca pewną kwotę jako zaliczkę, ale jednocześnie też z funkcją zabezpieczenia. Chodzi tu o odpowiedzialność odszkodowawczą dłużnika (którym może być np. zarówno zamawiający, jak i wykonawca danej usługi) za niewykonanie zobowiązania z powodu obciążających go okoliczności. To świadczenie przybiera postać tzw. zadatku, który podlega utracie lub zwrotowi. W sytuacji, gdy dany usługobiorca nie wykona umowy, powinien zwrócić zadatek w podwójnej wysokości, natomiast jeśli z umowy nie wywiąże się usługodawca – usługobiorca może taki zadatek zatrzymać. W podanym stanie faktycznym zadatek jest kwotą pieniężną, choć zadatek mogą stanowić również rzeczy.

Zadatek regulują przepisy Kodeksu cywilnego (dalej jako: „k.c.”) - art. 394 § 1 k.c. stanowi, że w braku odmiennego zastrzeżenia umownego albo zwyczaju zadatek dany przy zawarciu umowy ma takie znaczenie, że w razie niewykonania umowy przez jedną ze stron druga strona może bez wyznaczenia terminu dodatkowego od umowy odstąpić i otrzymany zadatek zachować, a jeżeli sama go dała, może żądać sumy dwukrotnie wyższej. Przepis art. 394 § 1 k.c. jest przepisem ius dispositivum, co oznacza, że działa o tyle, o ile strony nie ustaliły kwestii zadatku w umowie. Trzeba pamiętać, że zwyczaj w transakcjach danego rodzaju, na danych relewantnych rynkach (dla określonych produktów, w danych branżach, na określonym terenie), sam fakt wpłaty przy składaniu zamówienia zadatku, połączony z „milczącym” przyjęciem oferty i przystąpienie do prac może oznaczać, iż doszło do ustanowienia zadatku.

Przedsiębiorca, który w ramach świadczonych usług zawiera umowy e-mailowo i ustnie, w trybie dorozumianym (per facta concludentia), powinien takie czynności dokumentować. W omawianym przypadku udokumentowanie zawarcia umowy powinno mieć formę korespondencji e-mailowej, która, zgodnie z art. 60 k.c., powinna być traktowana jako skuteczne ujawnienie woli osoby dokonującej czynność prawną w sposób dostateczny, przez sformalizowanie jej właśnie w formie elektronicznej. W zakresie tak zawieranej umowy, mogą również pojawić się zastrzeżenia co do wpłaty zadatku, jego formy i jego wysokości.

W sytuacji, gdy strony danej transakcji kontaktują się ze sobą elektronicznie, bez zastrzeżeń zmiany sposobu tej komunikacji, oznacza to, że aprobują one tę formę komunikacji, zarówno co do tożsamości stron, jak i adresu, a więc co do osób, które pod tymi adresami składają oświadczenia woli. Na podstawie powyżej wymienionego przepisu art. 60 k.c., mamy domniemanie prawne, że zawierając umowę elektronicznie, wymieniając się treścią e-mailowo, dochodzi do skutecznych czynności prawnych. W tym wypadku, jeśli czynności zawarcia umowy była udokumentowana korespondencją e-mail, a umowa ta została wykonana i odebrana w części (bez uwag kontrahenta) i nie skorzystał on z prawa do wniesienia reklamacji na wykonanie usługi na podstawie zawartej w ten sposób umowy, to wykonujący usługę (umowę) ma prawo do wystawienia faktury w wysokości co najmniej takiej, na jaką był określony zadatek, który może być traktowany jako zaliczka i zarachowany na poczet ceny.

Ogólną zasadę ustalania momentu uzyskania przychodu związanego z działalnością gospodarczą określa przepis art. 14 ust. 1c Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. 2019 poz. 1387). Stanowi on, że za datę powstania przychodu, uważa się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności, z zastrzeżeniem innych przepisów (art. 14 ust. 1e, 1h-1j i 1n-1p).

Z wyżej przytoczonych przepisów wynika generalna zasada, że przychód podatkowy dla celów podatku dochodowego od osób fizycznych, w przypadku świadczenia usług powstaje w dniu wykonania usługi bądź jej częściowego wykonania. Wyjątek od tej zasady stanowi wystawienie faktury w terminie wcześniejszym niż faktyczne wykonanie usługi albo częściowe wykonanie usługi – datą powstania przychodu będzie w tym przypadku dzień wystawienia faktury (o ile uregulowanie należności nie nastąpiło wcześniej) lub uregulowanie należności przed wykonaniem usługi albo częściowym wykonaniem usługi – datą powstania przychodu będzie w tym przypadku dzień otrzymania należności (o ile wcześniej nie wystawiono faktury).

Artykuł 14 ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi dodatkowo, że do przychodów z działalności gospodarczej nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych. Z tego wniosek, że zaliczki, a także zadatki i przedpłaty stanowią przychody (sprzedaż przyszłych okresów), a więc wykazuje się je jako sprzedaż dokonana, dopiero po wykonaniu świadczenia.

Przychód podatkowy musi mieć charakter definitywny, a zaliczki i zadatki nie spełniają tego warunku ze względu na możliwość ich zwrotu przed terminem wykonania świadczenia. To z postanowień zawartej umowy, w tym wypadku korespondencji e-mail, wynikać będzie, że dana wpłata jest zadatkiem lub zaliczką. Należy jednak pamiętać, że powyższa kwestia ujęta jest inaczej w Ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. 2020 poz. 106), gdzie otrzymanie zaliczki lub zadatku na poczet przyszłej dostawy towarów lub usług powoduje powstanie obowiązku podatkowego w VAT.

W podatkowej księdze przychodów i rozchodów, zadatek powinien być więc wpisany od razu po jego uzyskaniu, jednak nie powoduje to jeszcze powstania obowiązku podatkowego. Z chwilą przekazania kontrahentowi i odebrania przez niego wykonanej pracy czy usługi (bądź części z nich), bez wniesienia uwag, wpłacona początkowo przez kontrahenta kwota powinna zostać zapisana na karcie przychodów ze sprzedaży i połączona z wystawieniem faktury.

Stan prawny na dzień: 11 marca 2020 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. 2019 poz. 1387);
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. 2020 poz. 106);
Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t. j. Dz. U. 2019 poz. 1145).

Zabezpieczenie roszczeń pieniężnych i niepieniężnych

Zawierając umowę, nawet przy wyjątkowo zgodnych negocjacjach jej treści, warto jest umieścić postanowienia, stanowiące zabezpieczenie jej prawidłowego wykonania. Celem zabezpieczenia wprowadzonego w umowie jest „przymuszenie” bądź „zachęcanie” do wykonania wskazanych w umowie zobowiązań. W przypadku niewykonania zobowiązań, stronie przeciwnej przysługują uprawnienia wskazane w zabezpieczeniu, które z założenia są niekorzystne dla strony, która nie wykona swojego zobowiązania.

Poniżej przedstawiamy tabelkę z omówieniem zabezpieczeń właściwych dla roszczeń pieniężnych i niepieniężnych.

Pobierz poradnik