Pojazd służbowy w użytkowaniu prywatnym - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie porady prawnej w następującym stanie faktycznym:

Czy użyczenie pojazdu służbowego w drodze umowy do celów prywatnych należy zgłosić do urzędu skarbowego?

Czym jest pojazd służbowy

Samochód służbowy to pojazd udostępniany pracownikowi przez pracodawcę w celu realizacji obowiązków zawodowych, takich jak: dojazdy na spotkania biznesowe, wizyty u klientów czy transport towarów. W zależności od polityki zakładu, samochód służbowy może być również wykorzystywany przez pracownika do celów prywatnych. Takie użytkowanie wymaga jednak jasnego określenia zasad w regulaminie firmy oraz rozliczeń finansowych, które uwzględniają potencjalne koszty i korzyści wynikające z prywatnego korzystania z firmowego pojazdu.

Zasady korzystania z samochodu służbowego powinny być jasno określone w wewnętrznych dokumentach firmy. Kluczowe kwestie obejmują między innymi: sposób rozliczania kosztów paliwa, ewentualne limity przebiegu w celach prywatnych oraz odpowiedzialność za szkody lub mandaty. Pracodawca powinien również ustalić, w jaki sposób rozliczać prywatne wykorzystanie samochodu w kontekście podatkowym, np. poprzez ryczałt lub kilometrówkę. Jasne reguły pozwalają na uniknięcie nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem, a także zapewniają, że podjęte działania będą zgodne z obowiązującymi przepisami prawa.

Pojazd służbowy w użytkowaniu prywatnym - prawo, polityka firmy i finanse

Przepisy prawne dotyczące korzystania z samochodów służbowych w celach prywatnych regulują zarówno aspekty podatkowe, jak i obowiązki pracodawcy oraz pracownika w tym zakresie. W Polsce samochód służbowy wykorzystywany do celów prywatnych jest traktowany jako dodatkowy przychód pracownika, co oznacza konieczność odprowadzenia od tego podatku dochodowego. Przepisy te precyzują, że wartość świadczenia uzależniona jest od pojemności silnika pojazdu: dla samochodów o pojemności do 1600 cm³ jest to 250 zł miesięcznie, a dla większych pojazdów – 400 zł. Dodatkowo, koszty paliwa wykorzystywanego do celów prywatnych mogą być przeniesione na pracownika. W związku z tym pracodawca powinien prowadzić dokładną dokumentację, która pozwala prawidłowo rozliczyć takie użytkowanie z organami podatkowymi.

Pracodawcy mają prawo ustalić w obowiązującej dokumentacji przedsiębiorstwa własne zasady dotyczące prywatnego wykorzystania samochodów, zaś postanowienia te powinny być zawarte w regulaminie lub umowie z pracownikiem. Polityka ta może obejmować ograniczenia, takie jak maksymalny miesięczny przebieg wykorzystywania pojazdu przez pracownika na cele prywatne, zakaz przewożenia osób trzecich czy użytkowania samochodu poza określonymi godzinami. Firmy często wymagają od pracowników prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w której oddzielnie rejestruje się kilometry przejechane w celach zawodowych i prywatnych. Przejrzysta polityka w tym zakresie pomaga uniknąć potencjalnych konfliktów, a także wspiera zgodność z przepisami prawa.

Rozliczanie finansowe użytkowania samochodu służbowego w celach prywatnych może odbywać się na kilka sposobów, wszystko zależy od preferencji firmy i obowiązujących regulacji. Najczęściej stosowane metody to ryczałt lub kilometrówka.

Ryczałt to stała kwota doliczana do przychodu pracownika, która uwzględnia korzystanie z samochodu w celach prywatnych.

Z kolei kilometrówka polega na rozliczaniu faktycznego przebiegu pojazdu, co wymaga szczegółowego prowadzenia ewidencji. Koszty paliwa do celów prywatnych zazwyczaj pokrywa pracownik, choć niektóre firmy mogą uwzględniać je w ryczałcie. Ponadto pracodawca powinien zadbać o rozliczenia VAT od wydatków związanych z pojazdem, ponieważ ich odliczanie w przypadku prywatnego użytkowania jest ograniczone.

Kto ponosi koszty użytkowania?

Koszty paliwa przy użytkowaniu prywatnym samochodu służbowego są najczęściej pokrywane przez pracownika, choć ostateczna decyzja w tej sprawie zależy, jeszcze raz, od polityki firmy. W wielu przypadkach przedsiębiorstwa rozdzielają koszty paliwa na część służbową i prywatną, wymagając od pracownika prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu. Na podstawie tych danych pracodawca może obliczyć, ile paliwa zostało wykorzystane w celach prywatnych, a następnie odpowiednio obciążyć pracownika kosztami.

Serwis i ubezpieczenie samochodu służbowego są zazwyczaj pokrywane przez pracodawcę, pomimo korzystania z niego do celów prywatnych. Wynika to z faktu, że samochód pozostaje własnością firmy, która jest zobowiązana do utrzymania go w dobrym stanie technicznym oraz zapewnienia odpowiedniego ubezpieczenia. Jednak w przypadku szkód powstałych podczas użytkowania prywatnego, pracownik może zostać zobowiązany do pokrycia części kosztów, szczególnie jeśli w regulaminie firmy przewidziano takie zapisy. Firmy mogą również zastrzec, że ubezpieczenie obejmuje jedynie określone sytuacje, a za dodatkowe ryzyka wynikające z prywatnego użytkowania pracownik ponosi odpowiedzialność. Dlatego kluczowe jest, aby obie strony znały i rozumiały zakres odpowiedzialności oraz koszty związane z eksploatacją pojazdu w celach innych niż służbowe.

Koszta w razie wypadku

Zasady dotyczące utraty lub uszkodzenia samochodu służbowego podczas użytkowania prywatnego zawsze są precyzyjnie określone w regulaminie firmy lub w umowie zawartej z pracownikiem. W większości przypadków pracownik ponosi odpowiedzialność za szkody powstałe w czasie prywatnego użytkowania pojazdu, szczególnie jeśli wynikają one z jego winy lub zaniedbania. Pracodawca może zastrzec, że pracownik pokrywa pełne koszty naprawy lub partycypuje w nich w określonym zakresie, na przykład do wysokości udziału własnego w polisie ubezpieczeniowej.

Mandaty i inne zobowiązania wynikające z naruszenia przepisów drogowych podczas prywatnego użytkowania pojazdu są w pełni odpowiedzialnością pracownika. Dotyczy to zarówno mandatów za przekroczenie prędkości, jak i opłat za parkowanie czy inne wykroczenia. Firmy często wymagają, aby pracownik na bieżąco regulował takie zobowiązania, zwłaszcza jeśli naruszenie przepisów zostało zarejestrowane przez fotoradar i mandat trafia do pracodawcy jako właściciela pojazdu. W przypadku zwłoki w zapłacie, pracodawca może potrącić kwotę mandatu z wynagrodzenia pracownika, o ile pozwalają na to przepisy.

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 14 stycznia 2025 roku

Podstawa prawna:
1) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (DZ. U. 1974 Nr 24 poz.)

Umowa spedycji a umowa przewozu

Zarówno umowa spedycji, jak i umowa przewozu zostały zdefiniowane przepisami Kodeksu Cywilnego (dalej: „k.c.”) i wchodzą w skład zagadnień prawa cywilnego.

Zgodnie z art. 774 k.c. przez umowę przewozu przewoźnik zobowiązuje się w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do przewiezienia za wynagrodzeniem osób lub rzeczy. Umową spedycji jest natomiast umową, na mocy której, spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swego przedsiębiorstwa do wysyłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem. Jednocześnie spedytor może występować w imieniu własnym albo w imieniu dającego zlecenie. (art. 794 § 1 i § 2 k.c.). W przypadku umowy przewozu istotne pozostaje zatem przemieszczenie, czyli zmiana miejsca położenia rzeczy od chwili nadania czy osób, od momentu zajęcia miejsca w środku transportowym, na miejsce przeznaczenia osiągnięte w chwili wykonania umowy. Elementami przedmiotowo istotnymi umowy przewozu są: oznaczenie punktów początkowego i końcowego świadczenia przewozowego, określenie wielkości wynagrodzenia należnego przewoźnikowi oraz wskazanie przedmiotu przewozu.

W przypadku spedycji podkreśla się, że pojęcie spedycji występuje w znaczeniu ekonomicznym i prawniczym. W ujęciu ekonomicznym spedycja oznacza działalność zarobkową, polegającą na organizowaniu przemieszczania ładunków w zastępstwie zleceniodawcy oraz wykonywaniu związanych z tym czynności, z wyjątkiem samego przewozu, przeładunku i czynności dodatkowych. Natomiast w ujęciu prawniczym, stosownie do ustawowej definicji umowy spedycji, przez umowę spedycji spedytor zobowiązuje się za wynagrodzeniem w zakresie działalności swojego przedsiębiorstwa do wysłania lub odbioru przesyłki albo do dokonania innych usług związanych z jej przewozem. Istota tego rodzaju umowy sprowadza się zatem do wykonania wszelkiego rodzaju usług pobocznych względem usługi przewozu, ułatwiających jej wykonanie, jednak niebędącą usługą przewozu, o której mowa w art. 774 k.c. Umowy spedycji jest zatem umową towarzyszącą umowie przewozu. Nie jest przy tym wykluczone, że sam spedytor, będący równocześnie przewoźnikiem, dokona przewozu towaru, jednak wówczas uznać należy, że doszło do wykonania przewozu w oparciu o odrębne zobowiązanie.

Jak wskazano, umowa spedycji może być i zwykle jest umową towarzyszącą umowie przewozu, co może rodzić pewnego rodzaju problemy w zakresie odróżnienia obydwu typów umów. Jak jednak wyjaśnił Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 23 grudnia 2014 r. sygn. akt: I ACa 461/14 w przypadku, gdy podstawowym obowiązkiem zleceniobiorcy jest dokonanie przewozu rzeczy, to w celu usunięcia wątpliwości czy strony łączy umowa przewozu, czy umowa spedycji, niezbędne jest ustalenie, czy do jego obowiązków należą także czynności związane z organizacją przewozu, kwalifikowane jako czynności spedycyjne.

Pobierz poradnik