Dzień dziecka w firmie

Każdy pracodawca, który chce w jakiś sposób obdarować dzieci swoich pracowników na Dzień Dziecka, „na Mikołaja" bądź w dniu firmowej imprezy integracyjnej wybór formy prezentu powinien wcześniej przemyśleć i uzależnić również od jej wpływu na koszty podatkowe.

Najczęściej wręczane upominki dla dzieci to maskotki, słodycze, bony, bilety do kina czy też ostatnio modna - karta podarunkowa.

Wydatki na zakup tych prezentów można sfinansować zarówno ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jak i z bieżących środków firmy.

Upominki finansowane z ZFŚS.

Zasady i warunki przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu socjalnego, oraz zasady przeznaczania środków ZFŚS na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej, pracodawca powinien określić w regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Na marginesie należy jednak dodać, że nie wszyscy przędsiębiorcy muszą prowadzić Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS).

Cele i rodzaje wydatków (tzw. działalność socjalna pracodawców) ponoszonych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) określa art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tj.: Dz.U.2022.923)- dalej u.z.f.ś.s

Jak wynika z powyższego przepisu, środki ZFŚS mogą być wydatkowane jedynie na działalność socjalną zakładu, a pod pojęciem działalności socjalnej uznaje się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalność kulturalno-oświatową, sportowo-rekreacyjną, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, czy udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Wydatki nieobjęte definicją działalności socjalnej nie powinny być finansowane z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Zakup paczek (także bonów lub talonów) dla dzieci z okazji Dnia Dziecka uznawany jest jako działalność socjalna i wydatki na te cele mogą być sfinansowane z ZFŚS.

Granicę wieku dziecka uprawniającą do świadczenia powinno się określić w zakładowym regulaminie działalności socjalnej. Ogólnie najczęściej przyjęty wiek to 16 lat (liczy się ostatni dzień przed 17 urodzinami dziecka).

Jeśli pracodawca zdecyduje się na sfinansowanie upominków ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych to musi pamiętać, że wartość tych upominków będzie wolna od podatku dla pracownika pod warunkiem, że łączna kwota uzyskanych świadczeń przez pracownika (jego dzieci) nie przekroczy w sumie 380 zł w roku podatkowym. Przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi.

(art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2022.2647)

Zwolniona od podatku dochodowego od osób fizycznych jest tylko wartość świadczeń otrzymywanych przez pracownika, jeżeli spełnione zostaną łącznie następujące przesłanki (art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f.):

1) mają one charakter świadczenia rzeczowego bądź pieniężnego,

2) są w całości sfinansowane ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych,

3) otrzymywane są w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS,

4) ich wysokość nie przekracza w roku podatkowym kwoty 380 zł.

Tak więc jedyną możliwością uniknięcia opodatkowania podatkiem dochodowym od przekazanych prezentów jest zakup konkretnej rzeczy kilku w roku, do kwoty 380 zł. Prezent musi być przekazany jednak nie bezpośrednio dziecku pracownika a pracownikowi - w innym przypadku powstanie obowiązek wystawienia PIT-8C.

Ze zwolnienia od podatku na warunkach określonych w art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. mogą także korzystać zakupione i wydane pracownikowi dla jego dziecka również bilety do kina i teatru czy też zakup wycieczki lub jej dofinansowanie z ZFŚS.

Potwierdzeniem tego jest m.in. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2 grudnia 2011 r., nr ITPB2/415-812a/11/IL czy też pismo Ministerstwa Finansów z 15 marca 2004 r., nr PB5/MC-033-14-464/04.

Od tej zasady nie ma wyjątków, a ponieważ zgodnie z treścią art. 8 ust 1 u.z.f.ś.s. przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków funduszu. Pracodawca musi brać pod uwagę zarówno dochody poszczególnego pracownika jak również jego sytuację życiową i rodzinną.

W myśl zasady wyrażonej w tym przepisie, podstawy wymiaru składek nie stanowią świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Upominki te zwolnione są również z ubezpieczenia zdrowotnego, bowiem przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników mają także zastosowanie przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawą prawną jest w tym przypadku art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U.2019 poz. 1373 t.j.).

Stanowisko to potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09 podając w uzasadnieniu, że świadczenia wypłacone przez pracodawcę z pominięciem zasady zróżnicowania sytuacji życiowej każdego pracownika nie może być: (...) ocenione w sensie prawnym, jako świadczenia socjalne, a jeżeli tak, to nie mogą korzystać z uprawnień przyznanych tym świadczeniom przez system ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli zatem pracodawca nie zastosuje się do powyższych zasad i przyzna każdemu pracownikowi prezent dla dziecka o takiej samej wartości, niezależnie od tzw. sytuacji życiowej, narazi się na potraktowanie tego świadczenia w trakcie ewentualnej kontroli z ZUS nie jako pomocy z Funduszu, lecz jako dodatku do wynagrodzenia. A takie potraktowanie wiąże się z tym, że wartość prezentu powinna być doliczona do wynagrodzenia pracownika i „ozusowana”.

A może zamiast prezentu karty przedpłacone?

Nie zawsze spełnimy prezentem oczekiwania obdarowanego dziecka. Wobec tego

ostatnio modne stały się tzw.: karty przedpłacone („prepaid”). Ponieważ mogą być objęte zwolnieniem podatkowym, jako świadczenie pieniężne, warto rozważyć czy nie sprawić dzieciom radości przekazując im właśnie tego rodzaju karty.

Karta ta daje bowiem nieograniczoną możliwość wyboru prezentów właściwie w każdym sklepie, gdzie akceptowane są karty płatnicze oraz w Internecie. Dając w prezencie taką kartę pozwalasz, aby dziecko samo wybrało wymarzony prezent i wydało tyle ile zechce, oczywiście w zakresie limitu karty. Jeśli z kolei środki na karcie wyczerpią się to rodzice mogą dokonać doładowania takiej kary już z własnych środków.

Karta prepaid to coś w rodzaju elektronicznej wersji bonu towarowego. Otrzymujący taką kartę nie musi mieć konta bankowego, ale nie może też wykorzystywać środków ponad limit karty.

Na karcie co do zasady nie ma nazwiska ani imienia, a ponieważ do każdej karty zakładany jest rachunek techniczny można z niej wypłacić gotówkę lub zasilić jej konto.

Należy jednak pamiętać, że karty nie są talonami i innymi znakami, uprawniającymi do ich wymiany na towary lub usługi, gdyż na koncie karty są środki pieniężne. Na dzień dzisiejszy przyjmuje się, że karty te są świadczeniem pieniężnym objętym zwolnieniem podatkowym, pod warunkiem, że kwota objęta taką kartą nie przekroczy kwoty 380 zł, a jej zakup zostanie pokryty ze środków ZFŚS. Jak na razie „fiskus” tego nie kwestionuje, ponieważ z technicznego punktu widzenia kartę przedpłaconą traktuje się jak kartę płatniczą zapewniającą dostęp do bieżących środków pieniężnych.

Potwierdzeniem takiego stanowiska jest interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26.11.2010. r nr IBPBII/1/415-736/10/ŚS).

Paczki zakupione z własnych środków obrotowych

Zakupując upominki dla dzieci z własnych środków obrotowych pracodawca musi liczyć się z większymi wydatkami, bowiem podlegają one opodatkowaniu w pełnej wartości świadczenia, a także stanowić jako przychód ze stosunku pracy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracowników.

Przychodem ze stosunku pracy jest nie tylko otrzymane wynagrodzenie. Ustawa zalicza do niego wszelkie wypłaty pieniężne i wartość pieniężną świadczeń w naturze, a więc również nagrody, prezenty z okazji świąt i wszelkie bonusy, prezenty, niespodzianki z okazji rocznic, świąt, dnia handlowca, hutnika, czy własnie Dnia Dziecka.

W myśl zasady wyrażonej w art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f., Przychodem ze stosunku pracy jest m.in. wartość pieniężna świadczeń w naturze otrzymanych od pracodawcy, z wyjątkiem opisanych wyżej świadczeń z ZFŚS w ramach działalności socjalnej pracodawcy.

Pracownicy zapłacą, zatem od całości tego przysporzenia, w przypadku świadczeń innych niż z Funduszu, podatek dochodowy, już niezależnie od wartości otrzymanego prezentu.

A więc w przypadku gdy pracodawca przekaże dla dzieci pracownika paczki z okazji Dnia Dziecka sfinansowane w całości lub w części ze środków obrotowych firmy, to dla pracownika będzie to nieodpłatne świadczenie, które stanowi przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu. Paczki zakupione ze środków obrotowych pracodawcy nie korzystają bowiem ze zwolnień od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 u.p.d.o.f. Wartość otrzymanego prezentu to też podstawa naliczenia składek ZUS i zdrowotnej.

Przekazanie paczek a podatek VAT.

Przekazanie paczek świątecznych pracownikom będzie stanowiło przekazanie towarów na cele osobiste pracowników, a zatem będzie nieodpłatnym świadczeniem podlegającym VAT, zgodnie z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, dalej jako: „u.p.t.u.”

Jeżeli paczki będą finansowane ze środków ZFŚS to nie nalicza się od wartości przekazanych świadczeń podatku należnego, ale też pracodawca (przedsiębiorca) nie będzie miał prawa do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupie danego przedmiotu świadczeń. Tym samym przekazanie np. paczek sfinansowanych ze środków z Funduszu nie powinno wywoływać żadnych skutków w podatku VAT, bowiem zakupy sfinansowane z tych środków nie są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, lecz z działalnością socjalną. Pracownicy mogą pokwitować odbiór paczek dla swoich dzieci w dowolny sposób, a pokwitowanie odbioru będzie jednocześnie pokwitowaniem wydania towaru.

Wzór pokwitowania:

Lublin dn. 16.05.2014 r.

Anna Datko
ul. Krótka 4/5
20-077 Lublin

Pokwitowanie

Kwituję pobranie paczki ze słodyczami dla mojego dziecka z okazji Dnia Dziecka o wartości 150 zł.

Anna Datko

Podobnie należy postąpić, gdy pracodawca sfinansuje taki wydatek ze środków obrotowych i następnie przekaże je pracownikom jako paczki dla dzieci. VAT naliczony wynikający z otrzymanych faktur podlega bowiem odliczeniu na ogólnych zasadach określonych w art. 86 ust. 1 u.p.t.u.a., a ich przekazanie podlega opodatkowaniu. Przekazanie takie powinno być opodatkowane VAT według stawki właściwej dla danego towaru oraz udokumentowane stosownym dokumentem. Dokument ten powinien zawierać nazwę i wartość przekazanych towarów oraz właściwą stawkę podatkową VAT.

Dokument przekazania (faktura wewnętrzna)

Lp	Nazwa toraru	Ilość	Cena netto	Stawka %	Kwota VAT	Wartosc brutto
1	czekolada	szt. 1	5,00	23	1,15	6,15
2	button	szt. 1	2,00	23	0,46	2,46
3	książka	szt. 1	30,00	7	2,10	32,10
		Razem	37,00		1,61	38,61
		W tym:	30,00	7	2,10	32,10
			7,00	23	1,61	8,61

Towar otrzymano :

data i podpis

 

Ewidencja w księgach przedsiębiorcy.

Ewidencja księgowa zakupu i przekazania paczek na rzecz dzieci pracowników zależy od sposobu ich finansowania, tj. czy są finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych czy też ze środków obrotowych firmy.

Jeżeli pracodawca zakupuje prezenty z środków obrotowych swojej firmy, to w podatkowej księdze przychodów i rozchodów faktury na zakup składników prezentu zaksięguje w kolumnie 13. Koszt wycenia się w wartości netto, jeśli pracodawca jest płatnikiem VAT i ma prawo do odliczenia podatku naliczonego. Jeżeli nie, to wycenia ten koszt w wartości brutto.

Jeżeli podatnik pokrywa koszty zakupu prezentów ze środków ZFŚS to po stronie koszów nie ujmuje żadnych wydatków, ponieważ kosztem podatkowym, jak to już zostało zasygnalizowane powyżej, była wpłata na ten fundusz.

W księdze rachunkowej świadczenia otrzymane przez dzieci pracowników z okazji Dnia Dziecka i innych okazji, sfinansowane ze środków ZFŚS, księguje się zapisem:

1) zakup paczek :

konto 30 „Rozliczenie zakupu" w korespondencji z kontem 21 "Rozrachunki z dostawcami".

2) wydanie paczek:

Wn konto 85 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych”, w korespondencji z Ma kontem 30. "Rozliczenie zakupu"

Wydatek ten jest, więc ujmowany w księgach rachunkowych, jako zmniejszenie środków na koncie funduszu.

W przypadku sfinansowania zakupu paczek świątecznych ze środków obrotowych, wartość tych paczek odnoszona jest w momencie przekazania (wydania) w ciężar kosztów działalności operacyjnej - poprzez ujęcie ich na koncie ubezpieczeń społecznych innych świadczeń, prowadzonym w ramach konta 40 "Koszty według rodzajów" lub na koncie zespołu 5, w zależności od przyjętego sposobu ewidencji kosztów.

Dekretacja - zapłata ze środków ZFŚS:

1. Faktura VAT - zakup paczek dla dzieci (wartości brutto faktury)

Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu"

Ma konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

2. PK - rozliczenie zakupu paczek dla dzieci pracowników na podstawie listy potwierdzającej ich odbiór:

Wn konto 85 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych",

Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu"

3. WB - zapłata faktury z rachunku bankowego ZFŚS

Wn konto 21 "Rozrachunki z dostawcami".

Ma konto 13 „ Rachunek Bankowy”

 

Dekretacja - zapłacone ze środków obrotowych podatnika:

1. Nabycie artykułów do paczek dla dzieci - udokumentowane fakturą:

Wn konto 301 „ Rozliczenie zakupu materiałów”

Wn konto 223 „VAT naliczonego”

Ma konto 202 „Rozrachunki z dostawcami ”

2. Wydanie paczek pracownikom

Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”

Ma konto 301 „Rozliczenie zakupu materiałów”

3. Paczki na liście płac:

a) potrącenie składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne

Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma konto 227” Rozrachunki z ZUS”

b) zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych

Wn konto 231 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”

Ma konto 226 „Rozrachunki z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych”

Podstawa prawna:

• art. 2 pkt 1, art. 8 ust 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U.2020.1070 t.j.)
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 23 ust. 1 pkt 42, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: (Dz.U.2021.1128 t.j.)
• art. 7 ust. 2, art. 86 ust. 1, ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tj.: Dz. U. 2020 poz. 106),
• § 2 ust 1 pkt 19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U.2017.1949 t.j.),
• wyrok Sądu Najwyższego z dnia 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09,
• interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 2 grudnia 2011 r., nr ITPB2/415-812a/11/IL,
• interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 26 listopada 2010 r. nr IBPBII/1/415-736/10/ŚS),
• pismo Ministerstwa Finansów z 15 marca 2004 r., nr PB5/MC-033-14-464/04.

Autor: Krystyna Dąbrowska, doradca podatkowy, numer wpisu 02200.