Jak założyć Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną? Praktyczny przewodnik dla specjalistów, którzy chcą zacząć działać na własnych zasadach

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry, chcę założyć Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną. W założeniu poradnia będzie miała specjalistów z zakresu diagnozy dzieci i młodzieży, logopedę, specjalistę integracji sensorycznej, pedagoga specjalnego, psychoterapeutów dla osób dorosłych itp. Kadra do pracy jest już zorganizowana.  Potrzebuję pomocy w przedstawieniu jak krok po kroku z punktu prawnego wygląda założenie działalności. Nie wiem, czy ma być to działalność jednoosobowa czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, czy jakaś  inna forma działalności. Co jest lepsze przy założeniu Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej? Jaką dokumentację muszę przygotować aby otworzyć Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną? Czy jest możliwość pozyskania środków na otwarcie poradni z zewnętrznych instytucji lub gminy? To będzie moja pierwsza działalność, jestem osobą zatrudnioną na umowę o pracę, mam 48 lat i jestem z wykształcenia psychologiem. Z poważaniem 

Spis treści:

1. Wstęp: od marzenia do placówki, która realnie pomaga
2. Od czego zacząć? Zanim formalnie powstanie poradnia
3. Wybór formy prawnej – co to oznacza w praktyce
4. Etapy założenia niepublicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej – krok po kroku
1. Porozmawiajmy o statucie
2. Wniosek o wpis do ewidencji placówek niepublicznych – formalne „narodziny” poradni
3. Kwestie lokalowe i wyposażenie – o co urząd może zapytać
4. Organizacja pracy, procedury, regulaminy i dokumentacja
5. Na sam koniec, podsumujmy temat

 

Wstęp: od marzenia do placówki, która realnie pomaga

Otwarcie niepublicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej to poważna decyzja, która wymaga połączenia wiedzy specjalistycznej z dobrą orientacją w aktualnych przepisach. Rosnące zapotrzebowanie na diagnozę funkcjonalną, wsparcie terapeutyczne oraz kompleksową pomoc dla dzieci i młodzieży sprawia, że coraz więcej psychologów i pedagogów rozważa stworzenie własnej placówki. Jednocześnie warto mieć świadomość, że poradnia - nawet niepubliczna - jest instytucją o określonym statusie prawnym, a jej funkcjonowanie podlega szczegółowym regulacjom wynikającym z systemu oświaty oraz, w razie prowadzenia terapii dla dorosłych, również z przepisów dotyczących działalności leczniczej.

Przedsięwzięcie tego typu nie ogranicza się więc do skompletowania zespołu specjalistów. To również konieczność określenia formy prowadzenia działalności, przygotowania statutu lub regulaminu organizacyjnego, ustalenia procedur udzielania pomocy oraz zapewnienia zgodności z wymogami dotyczącymi dokumentacji i ochrony danych. Kluczowe jest także to, by na wczesnym etapie rozstrzygnąć, czy placówka będzie funkcjonowała wyłącznie jako poradnia oświatowa, czy też będzie łączyć działalność edukacyjną z usługami terapeutycznymi wymagającymi wpisu do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą.

Dopiero po uporządkowaniu tych kwestii można realnie myśleć o organizacji przestrzeni, sposobie przyjmowania klientów, narzędziach diagnostycznych czy modelu współpracy między specjalistami. Takie uporządkowanie działań nie tylko ułatwia przejście całej procedury, ale też stanowi fundament bezpiecznego i rzetelnego funkcjonowania poradni w przyszłości.

Od czego zacząć? Zanim formalnie powstanie poradnia

Zanim rozpoczniesz procedury rejestracyjne, warto uporządkować kilka kwestii, które w praktyce przesądzają o tym, jak finalnie będzie funkcjonować Twoja poradnia psychologiczno-pedagogiczna. Pierwszym krokiem jest określenie profilu działalności - czyli ustalenie, czy placówka ma działać wyłącznie jako poradnia psychologiczno-pedagogiczna w rozumieniu przepisów oświatowych, czy też jej zakres będzie szerszy i obejmie usługi terapeutyczne dla dorosłych. Ten wybór nie jest tylko organizacyjny: determinuje on późniejsze obowiązki wynikające z prawa oświatowego oraz (w przypadku usług terapeutycznych) przepisów o działalności leczniczej.

Równie istotne jest przeanalizowanie kwestii personalnych. Poradnia, nawet prowadzona w formie niepublicznej, powinna dysponować kadrą posiadającą kwalifikacje wymagane w placówkach oświatowych. Oznacza to konieczność zapewnienia specjalistów z odpowiednim wykształceniem i uprawnieniami do prowadzenia diagnozy, terapii oraz zajęć wspierających rozwój dziecka. Warto już na tym etapie ustalić, czy cały zakres zadań poradni zostanie zrealizowany własnymi zasobami, czy konieczne będzie nawiązanie współpracy z dodatkowymi specjalistami.

Kolejnym krokiem jest ocena warunków lokalowych. Choć przepisy nie wyznaczają szczegółowej specyfikacji gabinetów, lokal musi spełniać wymogi sanitarne, BHP oraz zapewniać warunki do prowadzenia poufnych rozmów, diagnoz i terapii. W praktyce oznacza to konieczność zaplanowania przestrzeni zarówno pod kątem komfortu pracy specjalistów, jak i bezpieczeństwa klientów - w tym dzieci z nadwrażliwościami sensorycznymi czy potrzebami specjalnymi.

Na tym etapie warto również przeprowadzić wstępną analizę dokumentacyjną: ustalić, jakie procedury będą obowiązywać w poradni, jakie rodzaje dokumentacji będą prowadzone i w jakim zakresie działalność będzie wymagać regulaminu organizacyjnego lub statutu. Taka analiza pozwala ocenić, czy planowany model funkcjonowania jest spójny z wymogami prawnymi oraz czy zasoby, którymi dysponujesz, są wystarczające do realizacji wszystkich zadań.

Dopiero po uporządkowaniu tych zagadnień można przejść do formalnego etapu zakładania poradni - świadomość tych kwestii na początku pozwala uniknąć późniejszych zmian organizacyjnych i dodatkowych formalności.

Wybór formy prawnej – co to oznacza w praktyce

Jedną z pierwszych decyzji przy zakładaniu poradni psychologiczno‑pedagogicznej jest określenie podmiotu prowadzącego. Zgodnie z Prawem oświatowym (art. 8 ust. 2), placówkę może prowadzić osoba fizyczna, osoba prawna lub inna jednostka organizacyjna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Wybór formy prawnej ma realne znaczenie dla zakresu odpowiedzialności, sposobu zarządzania, obowiązków formalnych i podatkowych, a także dla możliwości rozwoju poradni.

• Osoba fizyczna – najprostsze rozwiązanie formalne. Umożliwia szybki start i elastyczne podejście do prowadzenia placówki, zwłaszcza na niewielką skalę. Należy jednak pamiętać, że w tej formie całe ryzyko prawne i finansowe spoczywa bezpośrednio na prowadzącym.
• Osoba prawna (spółka z o.o., fundacja, stowarzyszenie) – daje większą odrębność prawną i organizacyjną, pozwala na współpracę z innymi wspólnikami lub partnerami oraz ogranicza odpowiedzialność osobistą. Jest to korzystne przy planowaniu większego zespołu specjalistów, szerszego zakresu usług, a także przy potencjalnym prowadzeniu działalności leczniczej.

Niezależnie od wybranej formy, konieczne jest przygotowanie statutu lub regulaminu organizacyjnego. Dokument ten powinien obejmować: nazwę i siedzibę poradni, cele i zadania placówki, strukturę organizacyjną, prawa i obowiązki pracowników oraz zasady przyjmowania klientów. W przypadku niepublicznych poradni dokumentacja taka jest wymagana do wpisu w ewidencji prowadzonej przez organ prowadzący lub kuratorium.

Forma prawna wpływa również na zakres usług i uprawnień poradni. Aby móc wydawać opinie i orzeczenia zgodnie z przepisami oświatowymi, należy spełnić wymogi dotyczące kwalifikacji kadry i formalnej rejestracji placówki. Natomiast w przypadku świadczenia usług terapeutycznych dla dorosłych może być konieczne dodatkowe zgłoszenie do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą. Świadome podjęcie decyzji w tym zakresie ułatwia późniejsze planowanie organizacji pracy, odpowiedzialności i strategii rozwoju poradni.

Etapy założenia niepublicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej – krok po kroku

Założenie niepublicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej to proces bardziej złożony niż otwarcie standardowej działalności gospodarczej. Wynika to z faktu, że jej funkcjonowanie wymaga spełnienia zarówno wymogów edukacyjnych, lokalowych, kadrowych, jak i formalnych. Poniżej przedstawiam rozbudowany, praktyczny i zarazem zgodny z aktualnymi regulacjami przewodnik po najważniejszych etapach.

Porozmawiajmy o statucie

Statut to najważniejszy dokument poradni. W praktyce decyduje o wszystkim: od zadań, przez strukturę organizacyjną, aż po zasady odpłatności i sposób działania kadry. Organ prowadzący (np. osoba prywatna) nie może go pominąć - bez statutu urząd nie wpisze placówki do ewidencji.

Dlaczego statut jest kluczowy?
 Ponieważ to właśnie na jego podstawie organ prowadzący (np. starosta, prezydent miasta) ocenia, czy zakładana poradnia spełnia wymogi ustawowe. Dobrze przygotowany statut znacząco skraca proces rejestracji.

Statut powinien zawierać m.in.:

• pełną nazwę poradni (z uwzględnieniem typu: „niepubliczna poradnia psychologiczno-pedagogiczna”),
• cele i zadania (np. diagnoza psychologiczna, pedagogiczna, logopedyczna, terapia, zajęcia SI, wczesne wspomaganie rozwoju, konsultacje dla rodziców),
• organizację pracy i sposób udzielania pomocy,
• zasady odpłatności (jeśli będą),
• informacje o organie prowadzącym i dyrektorze,
• zasady zatrudniania specjalistów, opis warunków lokalowych,
• sposób dokumentowania działań.

Dobrą praktyką jest przygotowanie statutu w oparciu o aktualne przykłady z poradni funkcjonujących w tym samym województwie. Kuratoria i starostwa często udostępniają wzory elementów obowiązkowych.

Wniosek o wpis do ewidencji placówek niepublicznych – formalne „narodziny” poradni

Kolejnym krokiem jest zgłoszenie placówki do ewidencji prowadzonej przez jednostkę samorządu terytorialnego (gminę lub powiat, zależnie od regionu). Dopiero uzyskanie wpisu daje prawną możliwość rozpoczęcia działalności.

Wniosek zawiera zazwyczaj:

1. Dane osoby zakładającej poradnię (osoba fizyczna, fundacja, stowarzyszenie, spółka).
2. Statut poradni - podpisany, kompletny, w wersji papierowej i/lub elektronicznej.
   Adres i opis warunków lokalowych - lokal musi umożliwiać prowadzenie zajęć i być zgodny z przepisami budowlanymi, sanitarnymi i ppoż.
3. Informacje o kwalifikacjach kadry - nie zawsze wymagane na etapie składania wniosku, ale bardzo ułatwiają proces.
4. Planowany termin rozpoczęcia działalności.
5. Dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu - umowa najmu, akt własności, użyczenie.

Po złożeniu wniosku urząd ma zazwyczaj 30 dni na dokonanie wpisu albo wezwanie do uzupełnienia braków. Jeśli wszystko jest zgodne z prawem - wpis następuje bez większych problemów.

Skutki wpisu do ewidencji:

• poradnia uzyskuje oficjalny numer ewidencyjny,
• możliwe jest dokonanie zgłoszeń do REGON, NIP, jeśli są wymagane, placówka może zatrudniać pracowników i przyjmować klientów,
• poradnia trafia pod nadzór pedagogiczny kuratora oświaty.

Kwestie lokalowe i wyposażenie – o co urząd może zapytać

Warunki lokalowe nie są sztywno uregulowane tak szczegółowo, jak w przypadku żłobków czy przedszkoli, ale muszą zapewniać:

• bezpieczeństwo,
• prywatność i poufność (np. gabinety z drzwiami, które można zamknąć),
• dostępność dla osób z niepełnosprawnościami (co najmniej w zakresie usług, które są kierowane do dzieci wymagających wsparcia),
• możliwość prowadzenia terapii (np. sala SI musi mieć odpowiednią wysokość i wyposażenie).

W praktyce - urzędy bardzo często wymagają:

• opinii sanepidu (nawet jeśli nie jest obowiązkowa ustawowo),
• pozytywnej opinii straży pożarnej (szczególnie w budynkach użyteczności publicznej), wskazania liczby pomieszczeń wraz z ich przeznaczeniem.

Organizacja pracy, procedury, regulaminy i dokumentacja

Po uzyskaniu wpisu do ewidencji trzeba przygotować dokumentację wewnętrzną, bez której prowadzenie placówki jest ryzykowne prawnie i organizacyjnie.

Do kluczowych dokumentów należą:

• Regulamin organizacyjny - opisuje jak działa poradnia, jakie ma godziny pracy, zasady przyjmowania klientów, podział obowiązków pracowników.
• Procedury diagnostyczne - zgodne z aktualnymi standardami psychologicznymi i pedagogicznymi.
• Polityka RODO i procedury ochrony danych.
• Cennik usług (jeśli obowiązuje) wraz z regulaminem płatności.
• Zgody rodziców/opiekunów (na diagnozę, terapię, przetwarzanie danych, nagrania jeśli są stosowane).
• Ewidencja badań i opinii, dokumentacja z zajęć, notatki kliniczne - prowadzone zgodnie z przepisami o dokumentacji oświatowej i ochronie danych.

Możliwości finansowania - jak pozyskać środki na otwarcie poradni?

Otwarcie poradni psychologiczno-pedagogicznej wiąże się z różnymi kosztami, takimi jak wynajem lokalu, zakup sprzętu czy wynagrodzenia dla pracowników. Jednym z najczęściej wykorzystywanych źródeł finansowania są własne środki, ale również odpłatność za usługi, takie jak diagnozy czy terapie, może pomóc w pokryciu kosztów.

Dodatkowo, warto rozważyć pozyskanie dotacji i funduszy zewnętrznych. Fundusze unijne, takie jak Program Operacyjny Wiedza Edukacja Rozwój, oraz dotacje samorządowe oferują wsparcie na projekty związane z edukacją, zdrowiem i integracją społeczną. Można także poszukać możliwości współpracy z fundacjami i organizacjami pozarządowymi, które oferują granty na działalność społeczną.

Kolejną opcją jest współpraca z lokalnymi szkołami i samorządami, które mogą być zainteresowane korzystaniem z usług poradni w zakresie diagnozy czy wsparcia psychologiczno-pedagogicznego. Na koniec warto rozważyć crowdfunding, który pozwala na zbiórkę środków od społeczności lokalnej lub internetowej, szczególnie jeśli poradnia ma charakter prospołeczny.

Na sam koniec, podsumujmy temat

Założenie niepublicznej poradni psychologiczno-pedagogicznej to zadanie wymagające szczególnego podejścia, które łączy specjalistyczną wiedzę z obowiązującymi przepisami prawnymi. Kluczowym krokiem jest dokładne określenie profilu działalności - czy placówka będzie działała wyłącznie w ramach oświaty, czy także świadczyła usługi terapeutyczne dla dorosłych. Wybór formy prawnej poradni ma istotne konsekwencje zarówno w zakresie odpowiedzialności prawnej, jak i organizacyjnej, dlatego warto rozważyć opcje takie jak działalność jednoosobowa, spółka z o.o. czy fundacja.

Zakładając poradnię, należy pamiętać o spełnieniu określonych wymogów lokalowych, kadrowych i dokumentacyjnych. Odpowiednia przestrzeń, zapewniająca prywatność i bezpieczeństwo, jest podstawą funkcjonowania poradni, a kadra specjalistów musi posiadać wymagane kwalifikacje. Istotne jest również przygotowanie statutu, który określa cele i zadania placówki, organizację pracy, zasady przyjmowania klientów oraz sposób dokumentowania działań. Po przygotowaniu tych wszystkich elementów, konieczne jest złożenie wniosku do ewidencji placówek niepublicznych, co formalnie rozpoczyna działalność poradni.

Finansowanie takiej inicjatywy może pochodzić z różnych źródeł. Własne środki są podstawowym rozwiązaniem, jednak warto także rozważyć pozyskanie dotacji unijnych, funduszy samorządowych, a także współpracę z organizacjami pozarządowymi. Dodatkowo, odpłatność za usługi oraz crowdfunding mogą stanowić skuteczne narzędzia w pozyskiwaniu funduszy na początkową działalność.

Dokładne przygotowanie na każdym etapie - od decyzji o formie prawnej, przez kwestie lokalowe i kadrowe, po pozyskiwanie finansowania, co zapewni solidne fundamenty dla przyszłej działalności poradni, a także pozwoli uniknąć problemów związanych z niespełnieniem wymogów prawnych. Przestrzeganie tych kroków i dbanie o zgodność z regulacjami prawnymi zagwarantuje sukces i długoterminową rzetelność w świadczeniu usług na rzecz dzieci, młodzieży oraz dorosłych.

 

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w  https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

 Dziękujemy

 Stan prawny: 1 grudnia2025 r.

 Stan prawny:

1. Ustawa z dnia 5 grudnia 1996 r. o zawodzie psychologa i samorządzie zawodowym psychologów (Dz.U. 2025, poz. 1289 t.j.)
2. Ustawa z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej (Dz.U. 2025, poz. 1094 t.j.)
3. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2025, poz. 1791 t.j.)
4. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. 2025, poz. 1316 t.j.)