Porady

Zarządzanie zasobem i procesem zatrudnienia od strony obowiązków pracodawcy w zakresie bhp, ewidencji oraz ochrony danych osobowych

Ważne:

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników, w rozumieniu Kodeksu pracy, jak i osoby na podstawie innych umów niż umowa o pracę, musi spełniać ciąże na nim obowiązki mające na celu zapewnienie także tzw. samozatrudnionym prawidłowej organizacji i warunków pracy. Poniżej przedstawiamy podstawowe obowiązki każdego pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, ewidencji pracowniczej, ochrony zdrowia oraz ochrony danych osobowych.

Na proces zarządzania zatrudnieniem wpływa wiele czynników tak zewnętrznych (to co dzieje się w otoczeniu przedsiębiorcy), jak i wewnętrznych (to co dzieje się wewnątrz organizacji). Istotnym czynnikiem zewnętrznym wpływającym na zarządzanie zasobem i procesami zatrudnienia są czynniki gospodarcze, społeczne, finansowe i polityczno-prawne. Skupiając się na otoczeniu prawnym, należy wskazać, iż tworzą je przepisy różnych dziedzin prawa, zawarte w wielu aktach prawnych tak rangi ustawowej, jak i wykonawczej, przede wszystkim prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, wymagania medycyny pracy, sanitarne i zdrowotne, które warunkują kwestie: zawierania umów o pracę i innych form zatrudniania oraz sposoby i formy ich zakańczania, bezpieczeństwa i higieny pracy, wypadków przy pracy i chorób zawodowych, zasady ewidencji pracy i sprawozdawczości, odprowadzania składek, obowiązki w zakresie posiadania odpowiednich uprawnień, kwalifikacji, doszkalania i wiele innych, które wpływają na strategię zarządzania kadrami.

Przy czym, można tu, zauważyć zależność, iż im mniejszy przedsiębiorcy, tym bardziej jest zaangażowany i odpowiedzialny osobiście za obowiązki w przywołanych wyżej obszarach. U dużych przedsiębiorców jest odmiennie, zarządzanie kadrami jest wyodrębnione instytucjonalnie, tworzy się specjalne stanowiska lub komórki w tym zakresie tj. tworzenie specjalnych stanowisk, a nawet komórek organizacyjnych wyspecjalizowanych poszczególnymi zadaniami w sferze zarządzania kadrami (np. specjalista ds. rekrutacji, systemu informacji personalnej, szkoleń itp.). Przedsiębiorca zatrudniający pracowników, w rozumieniu Kodeksu pracy, jak i osoby na podstawie innych umów (tzw. „umowy śmieciowe” np. o dzieło, o świadczenie usług) musi, więc wypełnić wiele obowiązków zapewniających prawidłową organizację i warunki pracy. Poniżej przedstawiamy podstawowe obowiązki każdego pracodawcy w tym zakresie m.in. bezpieczeństwa i higieny pracy, ewidencji pracowniczej oraz ochrony danych osobowych, tajemnicy skarbowej.

1. Obowiązki w zakresie warunków, bezpieczeństwa i higieny pracy

Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest nie tylko warunkiem wykonywania pracy w warunkach wolnych od zagrożeń dla zdrowia i życia pracowników albo ich niwelowania, ale również wyznacznikiem komfortu pracy pracowników.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy zgodnie z art. 15 i 94 Kodeksu pracy jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz prowadzenie systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Obowiązek ten spoczywa na każdym pracodawcy, a także na przedsiębiorcy, niebędącym pracodawcą na rzecz którego jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą i to bez względu na podstawę świadczenia tej pracy. Należy tu pamiętać, iż zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dotyczy również zajęć odbywanych na terenie zakładu pracy przez studentów i uczniów. Pracodawca jest również obowiązany do stosowania środków niezbędnych do zapewnienia ochrony życia lub zdrowia osobom niebiorącym udziału w procesie pracy, a mającym dostęp do miejsca, w którym prac jest wykonywana oraz przydzielania niezbędnej odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej osobom wykonującym krótkotrwałe prace albo czynności inspekcyjne, kontrolne w czasie, w którym ich własna odzież może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na bezpieczeństwo wykonywania tych prac lub czynności. Pracodawca, odpowiada, więc za bezpieczeństwo niemal wszystkich osób znajdujących się w miejscu wykonywania pracy. Z tej generalnej, podstawowej zasady z art. 15, 94 oraz art. 207 Kodeksu pracy wynika szereg precyzyjnie określonych obowiązków jakie ciążą na przedsiębiorcy m.in. z Kodeksu pracy. Co szczególnie istotne, na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy. Jak orzekł Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 1 sierpnia 2013 r., III APa 9/13, „pracodawca nie może się uwolnić od odpowiedzialności, podnosząc zarzut, że pracownik nie dopełnił obowiązków z zakresu bhp”.

Poniżej przedstawiamy podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Pracodawca musi:

- organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

- zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bhp, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,

- reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celem doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy,

- zapewnić rozwój spójnej polityki, zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy,

- uwzględniać ochronę zdrowia pewnych kategorii pracowników tj. młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w zakresie podejmowanych działań profilaktycznych (szczególne regulacje w zakresie znajdują się w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (tj. Dz.U z 1996 nr 114 poz. 545) oraz Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (tj. Dz.U z 2004 nr 200 poz. 2047))

- znać przepisy o ochronie pracy, w tym przepisy oraz zasady bezpieczeństwa i higieny pracy,

- informować pracowników o zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników,

- informować pracowników o działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń,

- wyznaczyć pracowników do udzielania pierwszej pomocy, wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników oraz informować o tym pracowników (obowiązki pracodawcy w zakresie pierwszej pomocy wskazane są w art. 2091 Kodeksu pracy oraz w m.in. w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. Dz. U. z 2003 nr 169 poz.1650)

- informować pracowników o zakresie ich obowiązków, sposobie wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach, w tym zapewnić przeszkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem ich do pracy oraz zapewnić prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie (szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. Dz. U. 2004 nr 180 poz. 1860)

- informować pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

- zapewnić pomieszczenia pracy odpowiednie do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników, spełniające przepisane prawem wymogi dla pomieszczeń pracy oraz utrzymywać obiekty budowlane i znajdujące się w nich pomieszczenia pracy, a także tereny i urządzenia z nimi związane, w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy (regulacje w tym zakresie znajdują m.in. w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. Dz. U. z 2003 nr 169 poz.1650)

- wyposażać stanowiska pracy w maszyny i inne urządzenia techniczne oraz narzędzia pracy, które zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zabezpieczające pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy oraz uwzględniają zasady ergonomii (w tym zakresie regulacje znajdują się w licznych rozporządzeniach skategaryzowanych według specyfiki miejsca pracy np. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 5 sierpnia 2005 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracach związanych z narażeniem na hałas lub drgania mechaniczne (tj. Dz. U. z 2005 nr 157 poz.1318)

- wyposażać maszyny, inne urządzenia techniczne oraz narzędzia pracy w odpowiednie zabezpieczenia,

- dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, (w tym zakresie wydawane są szczególne zarządzenia, np. Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego)

- zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne,

- odbywać i zapewnić pracownikowi szkolenie w zakresie instruktarzu ogólnego i stanowiskowego oraz szkolenia okresowe.

Celem wykonania tych podstawowych, ogólnych zasad przepisy prawa ustanawiają znaczną ilość szczegółowych zadań, jakie pracodawca musi wykonać osobiście lub zapewnić wykonanie przez pracowników, którym powierzono obowiązki w tym zakresie lub osoby trzecie, w tym zasady i obowiązki w zakresie warunków pracy i bhp określone dla poszczególnych „specyficznych” rodzajów działalności (np. praca na wysokościach, prace wymagające szczególnej sprawności psychofizycznej).

 

2. Obowiązki w zakresie ewidencji pracowniczej

Pracodawca w trakcie okresu zatrudnienia pracownika gromadzi najróżniejsze dokumenty należące bądź dotyczące pracownika (np. świadectwo ukończenia szkoły, zakres obowiązków). Pracodawcy często nie zdają sobie jednak sprawy, jakie dokumenty są obowiązani gromadzić w związku z zatrudnianiem pracowników, jakie ewidencje prowadzić ani jak postępować z dokumentami pracowniczymi (sposób, miejsce przechowywania).

Zakres dokumentów, które obowiązany jest gromadzić pracodawca określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U.2018.2369 t.j.). Rozporządzenie nakazuje pracodawcy prowadzenie:

  a) akt osobowych pracownika- zatrudniając choćby jednego pracownika pracodawca będzie musiał gromadzić:

- dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie tzw. część A tj.: wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (jeżeli kandydat go wypełniał), świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum- w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca może być również obowiązany do gromadzenia innych dokumentów jeżeli wymagają tego przepisy szczególne (np. zaświadczenie o niekaralności za przestępstwo umyślne przy ubieganiu się o stanowisko licencjonowanego pracownika ochrony fizycznej).

W tej części akt gromadzi się również dokumenty, które kandydat na pracownika złożył z własnej inicjatywy, „dodatkowo”, w tym dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe (np. rekomendacje) oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Wskazać należy jednakże, iż pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów, a może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, tzw. część B- m.in.: umowa o pracę albo potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z informacją o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy, zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego

- dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia- tzw. część C tj.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,

dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu oraz odpisy zawiadomień o ukaraniu, mają znajdować się w części D.

Wymienione wyżej dokumenty powinny być gromadzone w odrębnej dla każdego pracownika teczce. Przy czym, należy je układać w każdej części (A, B, C, D) w porządku chronologicznym, numerować oraz sporządzić pełny wykaz dokumentów znajdujących się w każdej z części.

Prowadzenie akt pracowniczych nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy w zakresie ewidencjonowania i dokumentowania przede wszystkim trzeba tu jeszcze zwrócić uwagę na obowiązek prowadzenia:

  a) dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pamiętaj, iż jako pracodawca masz obowiązek niezwłocznego zawiadomienia właściwego, ze względu na miejsce zdarzenia, okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał takie skutki, a mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy, a także obowiązek zgłoszenia choroby zawodowej albo podejrzenia o taką chorobę, ujawnienia wypadku przy pracy lub choroby zawodowej,. Zaniechanie powyższych obowiązków albo przedstawienie niezgodnych z prawdą informacji, dowodów lub dokumentów dotyczących takich wypadków i chorób jest wykroczeniem w rozumieniu art. 283 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy.

  b) kart ewidencji czasu pracy, które będą zawierały informację o pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

  c)imiennej kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, d)karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ponadto powinien posiadać stosowne regulacje wewnętrzne będące wypełnieniem obowiązków przepisanych prawem lub mające na celu organizację procesu pracy i dookreślenie jego warunków. Do podstawowych regulacji wewnętrznych należą:

- Regulamin pracy ( zob: Regulamin pracy);

- Instrukcja Ppoż;

- Instrukcja/ Regulamin bhp (zob: Instrukcja bhp)

- Regulamin/Instrukcja/ Procedura ochrony informacji (dane osobowe, akta pracownicze, tajemnica przedsiębiorcy)

 

3. Obowiązki w zakresie ochrony danych osobowych i zbiorów danych

W związku z omawianym wyżej zagadnieniem- prowadzenia dokumentacji pracowniczej wiąże się kwestia ochrony danych tam zawartych. Pracodawca powinien w tym zakresie przestrzegać przepisów ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych ( tj. Dz. U. z 2016 poz. 922) (dalej: u.o.d.o.).

Przede wszystkim pracodawca ma możliwość żądania danych od kandydata na pracownika lub pracownika w ograniczonym, prawem przepisanym zakresie. Tak, więc na etapie rekrutacji od ubiegającego się o zatrudnienie, pracodawca może żądać podania następujących danych osobowych: imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, wykształcenie uzupełniające, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania Przede wszystkim pracodawca ma, jednak obowiązek należycie przechowywać akta pracownicze, w sposób chroniący je przed dostępem osób nieuprawnionych, ale także zniszczeniem czy uszkodzeniem. Odpowiednio należy zabezpieczyć również dane gromadzone elektronicznie za pomocą kodów dostępu, haseł, oprogramowania.

Pamiętaj, by objąć szczególną ochroną tzw. dane wrażliwe, którymi są: dane ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub filozoficzne, przynależność wyznaniową, partyjną lub związkową, jak również dane o stanie zdrowia, kodzie genetycznym, nałogach lub życiu seksualnym oraz dane dotyczące skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym. Co do zasady przetwarzanie tych danych jest zabronione.

Pomimo faktycznego gromadzenia różnego rodzaju danych osobowych, pracodawca nie ma obowiązku zgłoszenia zbioru danych osobowych do rejestracji Generalnemu Inspektorowi Ochrony Danych Osobowych, gdyż zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 4 u.o.d.o. z obowiązku rejestracji zbioru danych są zwolnieni administratorzy danych przetwarzanych w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się. Jednak nie dotyczy to sytuacji, gdy za ich zgodą przetwarzamy dane w szerszym zakresie, niezwiązanym ze stosunkiem pracy.

Pamiętaj, jednak, iż jeżeli zlecasz prowadzenie np. obsługi księgowej, rachunkowej zewnętrznym firmom, które otrzymają i będą wykorzystywać dane pracowników, wówczas powinieneś zawrzeć pisemną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych!

Ochrona danych osobowych, to jednak nie tylko ochrona danych pracowników lub osób zatrudnianych na podstawie tzw. umów śmieciowych, ale także wszelkich innych osób, podmiotów, czyli osób fizycznych, prawnych i jednostek posiadających zdolność prawną, których dane posiada, przetwarza przedsiębiorca, gdy są świadczącymi usługi lub klientami (konsumentami, kontrahentami).

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny