Zarządzanie zasobem i procesem zatrudnienia od strony obowiązków pracodawcy w zakresie bhp, ewidencji oraz ochrony danych osobowych

Na proces zarządzania zatrudnieniem wpływa wiele czynników tak zewnętrznych (to co dzieje się w otoczeniu przedsiębiorcy), jak i wewnętrznych (to co dzieje się wewnątrz organizacji). Istotnym czynnikiem zewnętrznym wpływającym na zarządzanie zasobem i procesami zatrudnienia są czynniki gospodarcze, społeczne, finansowe i polityczno-prawne. Skupiając się na otoczeniu prawnym, należy wskazać, iż tworzą je przepisy różnych dziedzin prawa, zawarte w wielu aktach prawnych tak rangi ustawowej, jak i wykonawczej, przede wszystkim prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy, wymagania medycyny pracy, sanitarne i zdrowotne, które warunkują kwestie: zawierania umów o pracę i innych form zatrudniania oraz sposoby i formy ich zakańczania, bezpieczeństwa i higieny pracy, wypadków przy pracy i chorób zawodowych, zasady ewidencji pracy i sprawozdawczości, odprowadzania składek, obowiązki w zakresie posiadania odpowiednich uprawnień, kwalifikacji, doszkalania i wiele innych, które wpływają na strategię zarządzania kadrami.

Przy czym, można tu, zauważyć zależność, iż im mniejszy przedsiębiorcy, tym bardziej jest zaangażowany i odpowiedzialny osobiście za obowiązki w przywołanych wyżej obszarach. U dużych przedsiębiorców jest odmiennie, zarządzanie kadrami jest wyodrębnione instytucjonalnie, tworzy się specjalne stanowiska lub komórki w tym zakresie tj. tworzenie specjalnych stanowisk, a nawet komórek organizacyjnych wyspecjalizowanych poszczególnymi zadaniami w sferze zarządzania kadrami (np. specjalista ds. rekrutacji, systemu informacji personalnej, szkoleń itp.). Przedsiębiorca zatrudniający pracowników, w rozumieniu Kodeksu pracy, jak i osoby na podstawie innych umów (tzw. „umowy śmieciowe” np. o dzieło, o świadczenie usług) musi, więc wypełnić wiele obowiązków zapewniających prawidłową organizację i warunki pracy. Poniżej przedstawiamy podstawowe obowiązki każdego pracodawcy w tym zakresie m.in. bezpieczeństwa i higieny pracy, ewidencji pracowniczej oraz ochrony danych osobowych, tajemnicy skarbowej.

1. Obowiązki w zakresie warunków, bezpieczeństwa i higieny pracy

Przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest nie tylko warunkiem wykonywania pracy w warunkach wolnych od zagrożeń dla zdrowia i życia pracowników albo ich niwelowania, ale również wyznacznikiem komfortu pracy pracowników.

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy zgodnie z art. 15 i 94 Kodeksu pracy jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz prowadzenie systematycznych szkoleń pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Pracodawca jest zobowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Obowiązek ten spoczywa na każdym pracodawcy, a także na przedsiębiorcy, niebędącym pracodawcą na rzecz którego jest świadczona praca przez osoby fizyczne, w tym wykonujące na własny rachunek działalność gospodarczą i to bez względu na podstawę świadczenia tej pracy. Należy tu pamiętać, iż zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy dotyczy również zajęć odbywanych na terenie zakładu pracy przez studentów i uczniów. Pracodawca jest również obowiązany do stosowania środków niezbędnych do zapewnienia ochrony życia lub zdrowia osobom niebiorącym udziału w procesie pracy, a mającym dostęp do miejsca, w którym prac jest wykonywana oraz przydzielania niezbędnej odzieży roboczej i środków ochrony indywidualnej osobom wykonującym krótkotrwałe prace albo czynności inspekcyjne, kontrolne w czasie, w którym ich własna odzież może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, a także ze względu na bezpieczeństwo wykonywania tych prac lub czynności. Pracodawca, odpowiada, więc za bezpieczeństwo niemal wszystkich osób znajdujących się w miejscu wykonywania pracy. Z tej generalnej, podstawowej zasady z art. 15, 94 oraz art. 207 Kodeksu pracy wynika szereg precyzyjnie określonych obowiązków jakie ciążą na przedsiębiorcy m.in. z Kodeksu pracy. Co szczególnie istotne, na zakres odpowiedzialności pracodawcy nie wpływają obowiązki pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz powierzenie wykonywania zadań służby bezpieczeństwa i higieny pracy specjalistom spoza zakładu pracy. Jak orzekł Sąd Apelacyjny w Poznaniu w wyroku z dnia 1 sierpnia 2013 r., III APa 9/13, „pracodawca nie może się uwolnić od odpowiedzialności, podnosząc zarzut, że pracownik nie dopełnił obowiązków z zakresu bhp”.

Poniżej przedstawiamy podstawowe obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Pracodawca musi:

- organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

- zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bhp, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,

- reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy oraz dostosowywać środki podejmowane w celem doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy,

- zapewnić rozwój spójnej polityki, zapobiegającej wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, uwzględniającej zagadnienia techniczne, organizację pracy, warunki pracy, stosunki społeczne oraz wpływ czynników środowiska pracy,

- uwzględniać ochronę zdrowia pewnych kategorii pracowników tj. młodocianych, pracownic w ciąży lub karmiących dziecko piersią oraz pracowników niepełnosprawnych w zakresie podejmowanych działań profilaktycznych (szczególne regulacje w zakresie znajdują się w Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 3 kwietnia 2017 r. w sprawie wykazu prac uciążliwych, niebezpiecznych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet w ciąży i kobiet karmiących dziecko piersią (tj. Dz.U. 2017 poz. 796) oraz Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 2004 r. w sprawie wykazu prac wzbronionych młodocianym i warunków ich zatrudniania przy niektórych z tych prac (tj. Dz.U z 2004 nr 200 poz. 2047).

- znać przepisy o ochronie pracy, w tym przepisy oraz zasady bezpieczeństwa i higieny pracy,

- informować pracowników o zagrożeniach dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach, w tym o zasadach postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników,

- informować pracowników o działaniach ochronnych i zapobiegawczych podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń,

- wyznaczyć pracowników do udzielania pierwszej pomocy, wykonywania działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji pracowników oraz informować o tym pracowników (obowiązki pracodawcy w zakresie pierwszej pomocy wskazane są w art. 2091 Kodeksu pracy oraz w m.in. w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. Dz. U. z 2003 nr 169 poz.1650)

- informować pracowników o zakresie ich obowiązków, sposobie wykonywania pracy na wyznaczonych stanowiskach, w tym zapewnić przeszkolenie pracowników w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy przed dopuszczeniem ich do pracy oraz zapewnić prowadzenie okresowych szkoleń w tym zakresie (szczegółowe regulacje w tym zakresie znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. Dz. U. 2004 nr 180 poz. 1860)

- informować pracowników o ryzyku zawodowym związanym z wykonywaną pracą oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

- zapewnić pomieszczenia pracy odpowiednie do rodzaju wykonywanych prac i liczby zatrudnionych pracowników, spełniające przepisane prawem wymogi dla pomieszczeń pracy oraz utrzymywać obiekty budowlane i znajdujące się w nich pomieszczenia pracy, a także tereny i urządzenia z nimi związane, w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne warunki pracy (regulacje w tym zakresie znajdują m.in. w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tj. Dz. U. z 2003 nr 169 poz.1650)

- wyposażać stanowiska pracy w maszyny i inne urządzenia techniczne oraz narzędzia pracy, które zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy, zabezpieczające pracownika przed urazami, działaniem niebezpiecznych substancji chemicznych, porażeniem prądem elektrycznym, nadmiernym hałasem, działaniem drgań mechanicznych i promieniowania oraz szkodliwym i niebezpiecznym działaniem innych czynników środowiska pracy oraz uwzględniają zasady ergonomii (w tym zakresie regulacje znajdują się w licznych rozporządzeniach skategaryzowanych według specyfiki miejsca pracy np. Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 5 sierpnia 2005 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy przy pracach związanych z narażeniem na hałas lub drgania mechaniczne (tj. Dz. U. z 2005 nr 157 poz.1318)

- wyposażać maszyny, inne urządzenia techniczne oraz narzędzia pracy w odpowiednie zabezpieczenia,

- dostarczyć pracownikowi środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, (w tym zakresie wydawane są szczególne zarządzenia, np. Prezesa Wyższego Urzędu Górniczego)

- zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higieniczno-sanitarne,

- odbywać i zapewnić pracownikowi szkolenie w zakresie instruktarzu ogólnego i stanowiskowego oraz szkolenia okresowe.

Celem wykonania tych podstawowych, ogólnych zasad przepisy prawa ustanawiają znaczną ilość szczegółowych zadań, jakie pracodawca musi wykonać osobiście lub zapewnić wykonanie przez pracowników, którym powierzono obowiązki w tym zakresie lub osoby trzecie, w tym zasady i obowiązki w zakresie warunków pracy i bhp określone dla poszczególnych „specyficznych” rodzajów działalności (np. praca na wysokościach, prace wymagające szczególnej sprawności psychofizycznej).

 

2. Obowiązki w zakresie ewidencji pracowniczej

Pracodawca w trakcie okresu zatrudnienia pracownika gromadzi najróżniejsze dokumenty należące bądź dotyczące pracownika (np. świadectwo ukończenia szkoły, zakres obowiązków). Pracodawcy często nie zdają sobie jednak sprawy, jakie dokumenty są obowiązani gromadzić w związku z zatrudnianiem pracowników, jakie ewidencje prowadzić ani jak postępować z dokumentami pracowniczymi (sposób, miejsce przechowywania).

Zakres dokumentów, które obowiązany jest gromadzić pracodawca określa Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U.2018.2369 t.j.). Rozporządzenie nakazuje pracodawcy prowadzenie:

  a) akt osobowych pracownika- zatrudniając choćby jednego pracownika pracodawca będzie musiał gromadzić:

- dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie tzw. część A tj.: wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie (jeżeli kandydat go wypełniał), świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy, świadectwa ukończenia gimnazjum- w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Pracodawca może być również obowiązany do gromadzenia innych dokumentów jeżeli wymagają tego przepisy szczególne (np. zaświadczenie o niekaralności za przestępstwo umyślne przy ubieganiu się o stanowisko licencjonowanego pracownika ochrony fizycznej).

W tej części akt gromadzi się również dokumenty, które kandydat na pracownika złożył z własnej inicjatywy, „dodatkowo”, w tym dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe (np. rekomendacje) oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy. Wskazać należy jednakże, iż pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika jedynie odpisy lub kopie składanych dokumentów, a może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów tych dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

- dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, tzw. część B- m.in.: umowa o pracę albo potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres obowiązków, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę, dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu pracy, z informacją o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia, wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego, obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę, układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem o systemie i rozkładach czasu pracy oraz przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy, zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych, dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego i urlopu wychowawczego, dokumenty związane z korzystaniem przez pracownika z urlopu bezpłatnego

- dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia- tzw. część C tj.: oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym, umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę, orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy,

- dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu oraz odpisy zawiadomień o ukaraniu, mają znajdować się w części D.

- dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, mają znajdować się w części E. Są to informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę, a także informacje dotyczące badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Analogicznie w części tej umieszcza się dane z przeprowadzonego przez pracodawcę lub uprawniony organ państwowy na obecność organizmie pracownika środków działających podobnie do alkoholu.

Wymienione wyżej dokumenty powinny być gromadzone w odrębnej dla każdego pracownika teczce. Przy czym, należy je układać w każdej części (A, B, C, D, E) w porządku chronologicznym, numerować oraz sporządzić pełny wykaz dokumentów znajdujących się w każdej z części

Prowadzenie akt pracowniczych nie wyczerpuje obowiązków pracodawcy w zakresie ewidencjonowania i dokumentowania przede wszystkim trzeba tu jeszcze zwrócić uwagę na obowiązek prowadzenia:

  a) dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Pamiętaj, iż jako pracodawca masz obowiązek niezwłocznego zawiadomienia właściwego, ze względu na miejsce zdarzenia, okręgowego inspektora pracy i prokuratora o śmiertelnym, ciężkim lub zbiorowym wypadku przy pracy oraz o każdym innym wypadku, który wywołał takie skutki, a mającym związek z pracą, jeżeli może być uznany za wypadek przy pracy, a także obowiązek zgłoszenia choroby zawodowej albo podejrzenia o taką chorobę, ujawnienia wypadku przy pracy lub choroby zawodowej,. Zaniechanie powyższych obowiązków albo przedstawienie niezgodnych z prawdą informacji, dowodów lub dokumentów dotyczących takich wypadków i chorób jest wykroczeniem w rozumieniu art. 283 § 2 pkt 6 Kodeksu pracy.

  b) kart ewidencji czasu pracy, które będą zawierały informację o pracy w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

  c)imiennej kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, d)karty ewidencyjnej przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Ponadto powinien posiadać stosowne regulacje wewnętrzne będące wypełnieniem obowiązków przepisanych prawem lub mające na celu organizację procesu pracy i dookreślenie jego warunków. Do podstawowych regulacji wewnętrznych należą:

- Regulamin pracy ( zob: Regulamin pracy);

- Instrukcja Ppoż;

- Instrukcja/ Regulamin bhp (zob: Instrukcja bhp)

- Regulamin/Instrukcja/ Procedura ochrony informacji (dane osobowe, akta pracownicze, tajemnica przedsiębiorcy)