Mały ZUS PLUS czy warto skorzystać z ulgi

Spis treści:

1. Mały ZUS  – wprowadzenie
2. Mały ZUS  - kto może skorzystać?
3. Mały ZUS  - kto nie może skorzystać?
4. Jak liczyć przychód? – kalkulator mały ZUS
5. Podstawa wymiaru składek
6. Jak zarejestrować się do skorzystania z ulgi mały ZUS?
7. Plusy i minusy Małego ZUS PLUS — czy warto? (praktyczne kryteria)
8. Mały ZUS  - podsumowanie

Mały ZUS – wprowadzenie

Mały ZUS PLUS to preferencyjne opłacanie składek na ubezpieczenia społeczne przez mikroprzedsiębiorców (prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą), oparte na faktycznym dochodzie osiągniętym w poprzednim roku kalendarzowym. Mechanizm ma na celu zmniejszenie obciążeń przedsiębiorców o niskich przychodach (próg kształtuje się jako limit rocznego przychodu). Ulga stosowana jest zamiast standardowej podstawy wymiaru (np. minimalnej) i pozwala płacić składki od niższej podstawy obliczonej zgodnie z przepisami.

Mały ZUS - kto może skorzystać?

1. Limit przychodu: w poprzednim roku kalendarzowym roczny przychód z działalności nie może przekroczyć 120 000 zł (jeżeli działalność trwała krócej niż rok, limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności).
2. Czas prowadzenia działalności: prowadzenie działalności w roku poprzedzającym przez co najmniej 60 dni (chyba że rozpoczęto lub wznowiono działalność w trakcie roku — wtedy terminy zgłaszania są inne).
3. Nieprzekroczenie limitu okresów preferencyjnych: standardowo przedsiębiorca może korzystać z preferencyjnych składek (różne mechanizmy: Ulga na start, preferencyjne składki, Mały ZUS i Mały ZUS PLUS) w określonych maksymalnych okresach. Zmiany przepisów wprowadzają różne wyjątki i wydłużenia (w praktyce warto sprawdzić swój dotychczasowy status — czy już wykorzystałeś 36 miesięcy preferencji; część przedsiębiorców może mieć prawo do wydłużenia preferencji do 48 miesięcy).
4. Forma opodatkowania: można korzystać niezależnie od formy (zasady rozliczenia dochodu mają jednak różne korekty — np. przy ryczałcie konieczne są dodatkowe przeliczenia). ZUS udostępnia kalkulator i wytyczne, jak przeliczyć przychód/dochód przy ryczałcie.

Mały ZUS - kto nie może skorzystać?

Z ulgi Mały ZUS Plus nie skorzystasz, jeżeli nie spełniasz podstawowych warunków związanych z wysokością przychodu oraz długością prowadzenia działalności. Wykluczenie dotyczy także sytuacji, gdy:

• w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia firmy korzystałeś z Małego ZUS Plus łącznie przez maksymalny dopuszczalny okres 36 miesięcy,
• kwalifikujesz się do opłacania składek społecznych od obniżonej podstawy równej 30% minimalnego wynagrodzenia,
• w poprzednim roku gospodarczym Twoja działalność trwała krócej niż 60 dni,
• rozliczałeś się na karcie podatkowej i jednocześnie korzystałeś ze zwolnienia z VAT (tacy przedsiębiorcy nie przekazują do urzędu skarbowego deklaracji PIT ani VAT, co uniemożliwia ZUS sprawdzenie danych potrzebnych do ustalenia minimalnej podstawy składek),
• podlegałeś ubezpieczeniom społecznym lub zdrowotnemu z tytułu innej działalności, np. jako wspólnik spółki jawnej,
• wykonujesz w swojej firmie te same czynności, które świadczyłeś dla byłego lub obecnego pracodawcy w ramach umowy o pracę w bieżącym lub poprzednim roku.

Ponadto z Małego ZUS Plus są wyłączeni przedsiębiorcy, którzy w poprzednim roku prowadzili działalność jako:

• artyści i twórcy,
• osoby wykonujące wolne zawody,
• wspólnicy spółek jawnych, komandytowych, partnerskich czy jednoosobowych spółek z o.o.,
• osoby prowadzące szkoły (publiczne lub niepubliczne), inne placówki wychowawcze, przedszkola bądź ich zespoły.

Jak liczyć przychód – kalkulator mały ZUS

Limit przychodów uprawniający do skorzystania z ulgi Mały ZUS Plus w danym roku podatkowym wynosi maksymalnie 120 000 zł, jeśli działalność była prowadzona przez cały rok kalendarzowy. Oznacza to, że przedsiębiorca, którego roczny przychód przekroczy tę wartość, automatycznie traci możliwość korzystania z preferencji.

Jak liczyć przychód w przypadku karty podatkowej?

Jeżeli w poprzednim roku rozliczałeś się na zasadach karty podatkowej i jednocześnie nie korzystałeś ze zwolnienia z podatku VAT, do limitu należy wziąć pod uwagę wartość sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT, ale już bez uwzględniania samej kwoty podatku. W praktyce oznacza to, że przychodem jest łączna wartość:

• odpłatnej sprzedaży towarów,
• odpłatnego świadczenia usług na terytorium Polski,
• eksportu towarów,
• wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

Działalność prowadzona krócej niż rok

Jeśli Twoja firma funkcjonowała jedynie przez część roku, limit 120 000 zł należy odpowiednio proporcjonalnie obniżyć. Oblicza się go według prostego wzoru:

• Podziel kwotę 120 000 zł przez liczbę dni w danym roku kalendarzowym (np. 365 lub 366 w latach przestępnych).
• Otrzymany wynik pomnóż przez liczbę dni, w których faktycznie prowadziłeś działalność.
• Kwoty z końcówką równą lub wyższą niż 0,5 grosza zaokrąglasz w górę, a niższą niż 0,5 grosza w dół.

Przykład praktyczny

Załóżmy, że Pan Piotr w 2024 roku prowadził działalność przez 250 dni. Aby ustalić jego limit:

• 120 000 zł ÷ 366 dni = 327,64 zł za każdy dzień,
• 327,64 zł × 250 dni = 82 967,21 zł.

Oznacza to, że jeśli Pan Piotr osiągnął przychód nieprzekraczający 82 967,21 zł, zachował prawo do Małego ZUS Plus. 

W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca powinien dokładnie policzyć swój przychód z uwzględnieniem długości prowadzenia działalności w danym roku. Dopiero porównanie osiągniętego wyniku z limitem pozwala jednoznacznie stwierdzić czy można korzystać z preferencyjnych składek w kolejnym roku.

Podstawa wymiaru składek

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne w 2025 roku wylicza się na podstawie dochodu osiągniętego z działalności gospodarczej w roku poprzednim, czyli w 2024. W praktyce oznacza to, że Twoje zeszłoroczne wyniki finansowe bezpośrednio decydują o tym, jaką kwotę będziesz opłacać w ramach Małego ZUS Plus.

Jak obliczyć podstawę krok po kroku

Możesz skorzystać z udostępnionego przez ZUS kalkulatora, który automatycznie wyliczy wymagane wartości. Jeśli jednak chcesz przeprowadzić obliczenia samodzielnie, wykonaj następujące działania:

1. 1.     Oblicz średni miesięczny dochód

• Weź roczny dochód z działalności z 2024 roku.
• Podziel go przez liczbę dni kalendarzowych, w których faktycznie prowadziłeś działalność.
• Otrzymany wynik pomnóż przez 30.
• Zaokrąglij do pełnych groszy: w górę, jeśli końcówka wynosi co najmniej 0,5 grosza, albo w dół – gdy jest mniejsza.

1. 2.     Ustal dochód przy szczególnych formach opodatkowania

Jeśli w 2024 roku rozliczałeś się:

• na karcie podatkowej (bez zwolnienia z VAT), lub
• w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych,
• to zamiast faktycznego dochodu przyjmuje się 50% przychodu. W praktyce mnożysz roczny przychód przez współczynnik 0,5, a następnie wynik zaokrąglasz według powyższej zasady.

1. 3.     Uwzględnij składki w kosztach

Jeżeli składki społeczne (Twoje i osób współpracujących) zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, musisz powiększyć dochód o te kwoty. Dzięki temu podstawa zostaje prawidłowo skorygowana.

1. 4.     Ostateczne ustalenie podstawy

Po obliczeniu przeciętnego miesięcznego dochodu sprawdź, czy mieści się on w granicach określonych przez przepisy:

• dolny limit – 30% minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku,
• górny limit – 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

W 2025 roku oznacza to, że podstawa wymiaru składek nie może być niższa niż 1 399,80 zł ani wyższa niż 5 203,80 zł.

Podstawa składek powinna więc zawsze mieścić się w wyznaczonym przedziale, a poprawność wyliczeń najlepiej zweryfikować w kalkulatorze ZUS lub z pomocą księgowego.

Jak zarejestrować się do skorzystania z ulgi mały ZUS?

Jeżeli chcesz skorzystać z ulgi Mały ZUS Plus i płacić niższe składki, musisz złożyć odpowiedni wniosek o zmianę danych w CEIDG. Możesz to zrobić na trzy sposoby: online, w urzędzie lub wysyłając dokumenty pocztą.

Zgłoszenie online

Najwygodniejszą opcją jest rejestracja elektroniczna na portalu Biznes.gov.pl.

• Wejdź na stronę i wybierz usługę „Zmień dane w CEIDG”.
• Zaloguj się za pomocą Login.gov.pl – przy użyciu profilu zaufanego, e-dowodu albo podpisu kwalifikowanego.

Wniosek online może złożyć również pełnomocnik, o ile został wcześniej ujawniony w CEIDG, a zakres pełnomocnictwa obejmuje zmianę wpisu. W takim przypadku nie ma konieczności wnoszenia dodatkowej opłaty skarbowej ani przedstawiania osobnego dokumentu pełnomocnictwa.

Zgłoszenie w urzędzie

Możesz również złożyć dokumenty osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Urzędnik przyjmie Twój wniosek i wprowadzi go do systemu CEIDG najpóźniej następnego dnia roboczego.

• Przy składaniu wniosku musisz potwierdzić swoją tożsamość, okazując dowód osobisty, paszport albo mDowód (w aplikacji mObywatel).
• Formularz CEIDG-1 można pobrać i wypełnić samodzielnie w domu albo otrzymać bezpośrednio w urzędzie. W obu przypadkach konieczny jest własnoręczny podpis.
• Wniosek w Twoim imieniu może także złożyć pełnomocnik – jeśli widnieje w rejestrze CEIDG, nie trzeba wnosić opłaty skarbowej ani przedstawiać dodatkowych dokumentów. W przypadku pełnomocnictwa pisemnego należy natomiast uiścić opłatę w wysokości 17 zł (zwolniona z niej jest najbliższa rodzina).

Zgłoszenie pocztą

Istnieje też możliwość przesłania wniosku listem poleconym. Dokument musi być wówczas podpisany przez przedsiębiorcę i potwierdzony notarialnie.

Plusy i minusy Małego ZUS PLUS — czy warto? (praktyczne kryteria)

Zalety

• Niższe miesięczne składki — realna oszczędność dla przedsiębiorców o niskim dochodzie.
• Lepsza płynność finansowa — niższe koszty stałe pozwalają lokować środki w rozwój firmy.
• Dostosowanie podstawy do rzeczywistego dochodu — sprawiedliwsze obciążenie niż płacenie od “pełnej” minimalnej podstawy, gdy dochody są niskie.

Wady / ryzyka

• Niższe świadczenia — składki społeczne wpływają na przyszłe emerytury, zasiłki chorobowe i macierzyńskie; niższa podstawa → niższe świadczenia w przyszłości.
• Skomplikowane przeliczenia — przy ryczałcie i przy działalności trwającej krócej niż rok konieczne są korekty; można się pomylić bez dobrego narzędzia/konta księgowego.
• Ryzyko błędnego zakwalifikowania — jeśli przekroczysz limit 120 000 zł przychodu, trzeba będzie się rozliczyć z ZUS i mogą być korekty za poprzednie miesiące (konieczność dopłaty).

Skorzystaj, jeśli:

• Twój średni miesięczny dochód (obliczony z poprzedniego roku) jest znacznie niższy niż standardowa podstawa, a obniżone składki poprawią płynność firmy.
• Nie planujesz w krótkim terminie znacznego zwiększenia przychodów powyżej 120 000 zł.
• Rozumiesz konsekwencje niższych świadczeń w przyszłości i (ewentualnie) możesz zabezpieczyć się prywatnym ubezpieczeniem/odkładaniem kapitału.

Nie warto (lub należy ostrożnie rozważyć), jeśli:

• Twoje dochody są bliskie 120 000 zł i realnie rosną — ryzyko przekroczenia limitu i konieczności korekty.
• Priorytetem jest maksymalna przyszła emerytura/świadczenia — wówczas wyższa podstawa da wyższe zabezpieczenie społeczne.
• Działalność niestabilna (duże wahania przychodów) — może być trudniej prognozować korzyści.

Mały ZUS - podsumowanie

Mały ZUS Plus to rozwiązanie, które może znacząco odciążyć mikroprzedsiębiorców, szczególnie tych osiągających stosunkowo niskie dochody. Jego głównym celem jest dostosowanie wysokości składek na ubezpieczenia społeczne do realnych możliwości finansowych firmy. Dzięki temu przedsiębiorcy nie muszą płacić składek od sztywno narzuconej podstawy, lecz od kwoty wynikającej z faktycznych przychodów i dochodów z poprzedniego roku.

Ulga ma jednak charakter warunkowy – aby móc z niej skorzystać, trzeba spełnić szereg kryteriów, m.in. nie przekroczyć rocznego limitu przychodów (120 000 zł przy pełnym roku działalności), prowadzić działalność przez minimum 60 dni czy nie wyczerpać wcześniej maksymalnego okresu korzystania z preferencji. Co istotne, są również grupy przedsiębiorców całkowicie wyłączone z tego mechanizmu, np. wspólnicy spółek czy osoby rozliczające się w określonych formach opodatkowania.

Sama procedura obliczania podstawy wymiaru składek wymaga staranności – szczególnie gdy działalność trwała krócej niż rok albo podatnik rozliczał się w formie ryczałtu czy karty podatkowej. W takich sytuacjach konieczne są dodatkowe przeliczenia proporcjonalne. Z pomocą przychodzą narzędzia udostępnione przez ZUS, jak kalkulator online, ale wciąż wielu przedsiębiorców decyduje się na wsparcie księgowego, aby uniknąć błędów.

Zgłoszenie do Małego ZUS Plus jest stosunkowo proste – można to zrobić przez internet na portalu Biznes.gov.pl, osobiście w urzędzie lub pocztą, przy czym coraz większą popularnością cieszy się opcja elektroniczna.

Pod względem korzyści ulga daje realne oszczędności i poprawia płynność finansową, co w przypadku małych firm bywa kluczowe dla ich rozwoju i utrzymania na rynku. Trzeba jednak pamiętać o drugiej stronie medalu – niższe składki oznaczają także niższe świadczenia w przyszłości, w tym emeryturę czy zasiłek chorobowy. Dlatego decyzję o wyborze Małego ZUS Plus warto podejmować świadomie, analizując zarówno bieżące potrzeby firmy, jak i długofalowe skutki dla własnego bezpieczeństwa socjalnego.

Podsumowując, Mały ZUS Plus to elastyczne narzędzie wspierające najmniejszych przedsiębiorców, które może być dużym ułatwieniem, ale nie jest rozwiązaniem dla każdego. Sprawdzi się szczególnie tam, gdzie dochody są niskie i stabilne, a przedsiębiorca ma świadomość konsekwencji niższych składek. W innych przypadkach warto rozważyć, czy oszczędność tu i teraz nie odbije się negatywnie w przyszłości.