Trzeba wiedzieć

Nowe przepisy dotyczące sporządzania, prowadzenia, przetwarzania i przechowywania dokumentacji

W dniu 1 stycznia 2019 roku weszło w życie nowe Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369) (dalej: Rozporządzenie). Rozporządzenie to wydano na podstawie delegacji ustawowej zawartej w art. 298 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (Dz. U. nr 24 poz. 141 z późn. zm.). Przepis ten zobowiązuje ustawodawcę do określenia, m.in., sposobu i zakresu prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej, jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi, sposobu i trybu jej odbioru oraz wydawania kopii- uwzględniając konieczność rzetelnego prowadzenia dokumentacji pracowniczej, zapewnienia realizacji prawa dostępu do tej dokumentacji, potrzebę przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem. Rozporządzenie istotnie zmienia regulacje w powyższym zakresie.

Wcześniej w wymienionej kwestii obowiązywało stare 

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na fakt, iż przepisy nowego Rozporządzenia w całości stosuje się jedynie do dokumentacji pracowniczej pracowników, z którymi stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 roku. Natomiast do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie Rozporządzenia, a zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się to Rozporządzenie, jednak z wyłączeniem jego § 2-6. Paragrafy te statuują właśnie o nowym sposobie prowadzenia i przechowywania dokumentacji.

Ważne:

Rozporządzenie nie wymusza jednak na pracodawcy dostosowania dotychczasowej dokumentacji pracowników, pozostających w dniu 1 stycznia 2019 roku w stosunku pracy, a zgromadzonej przed dniem 1 stycznia 2019 roku, do aktualnego brzmienia § 2-6 Rozporządzenia; pracodawca może, ale nie musi tego robić. Jeśli stosunek pracy ustał przed dniem 1 stycznia 2019 roku stosuje się przepisy nowego Rozporządzenia, jednak również z wyłączeniem jego § 2-6. Trzeba mieć jednak na uwadze, że w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie Rozporządzenia, pracodawca powinien dostosować warunki przechowywania tej dokumentacji do zasad określonych w § 8 Rozporządzenia, czyli powinien on zapewnić zabezpieczenie jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym jest przechowywana odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

Podział akt osobowych (części)

Aktualne Rozporządzenie wprowadza obowiązek podziału akt osobowych pracownika na 4 części; dodano część „D”, w której powinny być umieszczone (o ile istnieją) takie dokumenty jak odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Zgodnie z Rozporządzeniem część „A” akt osobowych powinna zawierać oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Część „B” obejmuje oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym, oprócz dotychczas umieszczanych dokumentów:

- oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

- dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2008 r. poz. 1924),

- potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z treścią regulaminu albo obwieszczenia oraz z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

- potwierdzenie poinformowania pracownika o warunkach zatrudnienia oraz o zmianie warunków zatrudnienia, o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu, o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

- potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami,

- dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

- skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych badań lekarskich,

- dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

Część „C” natomiast powinna dodatkowo, ponad to, co do tej pory, zawierać wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy, dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy, skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów.

Ewidencja czasu pracy

Zmiany dotyczą również dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy powinny zawierać informacje o liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej, liczbie godzin nadliczbowych, dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy, rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy, czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ewidencja musi także zawierać wnioski pracownika dotyczące udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat, ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, stosowania systemu skróconego tygodnia pracy, stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy, stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy.

Ponadto w ewidencji muszą się znajdować dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy, z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy, z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, a także zgodę pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy, jak i zgodę pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy, jak i dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego oraz kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Prowadzenie i przechowywanie w formie elektronicznej

Oczywiście, w Rozporządzeniu znalazły się także regulacje dotyczące prowadzenia i  przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej oraz jej przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi. Określa je szczegółowo Rozdział 3 i 4. Ważne w tym zakresie jest odpowiednie zabezpieczanie przez pracodawcę dokumentacji przed nieuprawnionym dostępem, uszkodzeniem czy utratą. W Rozdziale 4 Rozporządzenie określa procedurę przenoszenia dokumentacji między systemami teleinformatycznymi.

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Natomiast w przypadku, gdy pracodawca zawiązuje nowy stosunek pracy z tym samym pracownikiem, to powinien on kontynuować prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracownika. Wtedy okres przechowywania dokumentacji liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym ustał najpóźniejszy stosunek pracy.

Ważne:

Jeśli chodzi o stosunki pracy, które zostały nawiązane do dnia 31 grudnia 1998 roku i przed dniem 1 stycznia 2019 roku, to pracodawcę obowiązuje z reguły dotychczasowy okres przechowywania dokumentacji (50-letni). Jednak pracodawca może tego uniknąć i skrócić czas jej przechowywania do lat 10, jeśli złoży w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych oświadczenie o zamiarze przekazania tzw. raportów informacyjnych.

Raport informacyjny jest zestawieniem informacji dotyczących ubezpieczonego pracownika (lub osoby wykonującej pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia), który został zgłoszony przez płatnika składek do ubezpieczeń społecznych pierwszy raz po dniu 21 grudnia 1998 roku, a przed dniem 1 stycznia 2019 roku, obejmujący dane dotyczące wypłaconego przychodu niezbędne do ustalenia emerytury lub renty. Szczegółowe dane, które ma zawierać taki raport, określone są w art. 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. 1998 nr 137 poz.887). Jeśli pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych, musi następnie takie raporty złożyć za wszystkich ubezpieczonych z chwilą wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych (w przypadku wyrejestrowania z ubezpieczeń po złożeniu oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych) lub w terminie roku od dnia złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów (w przypadku wcześniejszego wyrejestrowania przed złożeniem oświadczenia). Złożenie raportów właśnie będzie skutkować skróceniem okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. W tym przypadku, były pracownik będzie mógł odebrać dokumentację pracowniczą w terminie miesiąca kalendarzowego następującego po upływie 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony, o czym musi być poinformowany.

Ważne:

Pracodawca jednak musi przechowywać dokumentację pracowniczą przez okres 50 lat od zakończenia stosunku pracy w przypadku pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz z okresami zaliczanymi do okresów pracy górniczej.

Wydawanie akt i ich kopii

Ustawodawca reguluje szczegółowo w Rozporządzeniu sposób odbioru dokumentacji przez pracownika, byłego pracownika lub osobę przez niego upoważnioną czy też (w przypadku śmierci pracownika) przez dzieci pracownika (własne, przysposobione, jak i dzieci drugiego małżonka), przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i innym dzieci (z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka) oraz przez małżonka i rodziców (w tym ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające). Odbiór takiej dokumentacji powinien odbywać się po uprzednim udokumentowaniu uprawnienia do obioru w przypadku, gdy nie odbiera jej sam pracownik. Odbiór dokumentacji prowadzonej jedynie w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem, natomiast dokumentacji prowadzonej w postaci elektronicznej – na informatycznym nośniku danych za pokwitowaniem lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Jeśli zaś chodzi o wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej, odbywa się to na wniosek pracownika; pracodawca musi najpóźniej w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania wydać część lub całość dokumentacji na zasadach takich, jak w przypadku odbioru dokumentacji opisanej powyżej. 

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej opublikowało także jako pomocnicze wzory dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, nawiązaniem, zmianą oraz ustaniem stosunku pracy, które znajdują się pod adresem: https://www.gov.pl/web/rodzina/bip-pomocnicze-wzory-dokumentow-zwiazanych-z-ubieganiem-sie-o-zatrudnienie-nawiazaniem-zmiana-oraz-ustaniem-stosunku-pracy

Podstawa prawna:

  • Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. 2018 poz. 2369;
  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks Pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040)
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz. U. 1996 nr 62 poz. 286);
  • Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300)

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny