Rozliczenie prezentów dla pracowników

 Użytkownik serwisu zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytanie, czy upominki dla pracowników może rozliczyć jako koszt?

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa”) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Powyższy przepis wskazuje, że podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W Wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 16 października 2012 r., w sprawie pod sygn. akt I FSK 430/11, stwierdzono, że: 

Zwrot «w celu» oznacza, że nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną działalnością podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym. Poniesienie wydatku ma lub może mieć wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów. Wydatek należy oceniać mając na uwadze racjonalność określonego działania dla osiągnięcia przychodu. Poniesienie wydatku musi zatem być powiązane z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, ukierunkowaną na uzyskanie przychodów; wydatek powinien, przynajmniej potencjalnie, wpływać na wielkość uzyskiwanych lub spodziewanych przychodów z tej działalności. Kosztowa kwalifikacja konkretnego wydatku u konkretnego podatnika musi więc uwzględniać charakter i profil prowadzonej działalności gospodarczej oraz ekonomiczną racjonalność poniesionego wydatku.

Związek kosztów podatkowych z przychodami jest zatem podstawowym warunkiem uznania wydatku za koszt podatkowy.  Nie jest to jednak jedyny warunek kwalifikacji wydatku jako kosztu podatkowego.  W orzecznictwie wskazuje się, że wydatek poniesiony przez podatnika będzie stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, gdy zostaną spełnione poniższe warunki:

• został poniesiony przez podatnika, co oznacza, że musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się na tzw. liście kosztów negatywnych, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Odnosząc się do pytania Użytkownika należy wskazać, że kosztami podatkowymi mogą być co do zasady tzw. „koszty pracownicze”, jednak tylko te, które wykazują związek z uzyskanym przychodem lub zachowaniem (zabezpieczeniem) źródła przychodów. Koszty te obejmują przede wszystkim wynagrodzenia zasadnicze, wszelkiego rodzaju nagrody, premie i diety oraz wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych pracowników. Mogą również obejmować wydatki ponoszone na rzecz pracowników w celu ich integracji, np. w postaci organizacji dla nich spotkań integracyjnych, spotkań okolicznościowych z okazji świąt lub poprzez wręczanie upominków. Są one bowiem związane z prowadzoną przez podatnika działalnością, mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, zwiększeniem motywacji do pracy, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy.

W tym miejscu warto wskazać, że zgodnie z art. 2 Kodeksu pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. W katalogu zawierającym wydatki wyłączone z kosztów uzyskania przychodów, znajdują się również wydatki na działalność socjalną. Stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy, 

nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych; kosztem uzyskania przychodów są jednak świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz koszty, o których mowa w art. 15 ust. 1za pkt 2.

Biorąc pod uwagę powyższe należy stwierdzić, że ponoszone przez Użytkownika wydatki na zakup upominków oraz wszelkie wydatki związane z ich przekazaniem pracownikom są niewątpliwie przejawem i wyrazem starań Użytkownika jako pracodawcy dążącego do poprawy atmosfery pracy, poprzez stworzenie dogodnych warunków do pracy, co w konsekwencji zwiększa motywację do pracy, wydajność pracy i w efekcie nie pozostaje bez pozytywnego wpływu na uzyskiwane przez firmę przychody.

Jeżeli wydatki nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie cytowanego przepisu art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy, gdyż wydatki te nie są finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, lecz ze środków obrotowych firmy - wydatki w postaci upominków dla pracowników mogą stanowić dla firmy koszty uzyskania przychodów.

Warto w tym miejscu zaznaczyć, że w przypadku wydatków poniesionych z tytułu zakupu upominków na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, stanowisko organów podatkowych nie jest jednolite. Przykładowo w Interpretacji indywidualnej z 16 czerwca 2021 r., w sprawie o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.89.2021.3.PD organ stwierdził, że wydatki z tytułu zakupu upominków na rzecz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Wskazano, że takie wydatki nie pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganiem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Zapewnienie upominków dla osób, które nie są pracownikami firmy w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, nie ma wpływu na wykonanie umowy łączącej pracodawcę z tymi osobami, co w konsekwencji powoduje, że nie została spełniona podstawowa przesłanka uznania takiego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy. Tym samym przedmiotowe wydatki w tej części nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów. Zachęcamy do zapoznania się z pełną treścią interpretacji na stronie Krajowej Informacji Skarbowej.

Niezależnie od powyższego, rekomendujemy Użytkownikowi wystąpienie z wnioskiem do Dyrektora Krajowej Izby Skarbowej o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej w swojej sprawie.  Opłata od takiego wniosku wynosi 40 zł. Jest to oficjalna interpretacja organu skarbowego przedstawionego przez wnioskodawcę problemu prawa podatkowego. Przedstawia odpowiedź organu na pytanie dotyczące skutków prawno-podatkowych sytuacji opisanej we wniosku. Podatnik zadaje pytanie oraz przedstawia swoje stanowisko w zakresie rozumienia i stosowania przepisów prawa podatkowego w jego sytuacji, a organ podatkowy w terminie do 3 miesięcy stwierdza, czy stanowisko zaprezentowane we wniosku jest prawidłowe, czy też nie.

Wystąpienie z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji i uzyskanie jej w interesującej go sprawie umożliwia wnioskodawcy właściwe zastosowanie przepisów prawa podatkowego, zgodne z interpretacją stosowaną przez organy podatkowe. Dodatkowo najważniejszą cechą interpretacji podatkowych jest ich funkcja gwarancyjna. Wnioskodawca stosujący wydaną dla niego interpretacje, nie jest narażony na odpowiedzialność ciążącą na nim z tytułu stosowania prawa podatkowego, w sposób, który okaże się później niezgodny z orzeczeniem sądu lub późniejszą interpretacją.

Więcej na temat interpretacji podatkowej oraz sposobu jej uzyskania dowiesz się z naszego artykułu – https://mikroporady.pl/porady/interpretacja-podatkowa-jak-ja-uzyskac-i-jak-stosowac.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Stan prawny na dzień: 27 lipca 2022 r.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1800 z późn. zm.).