Działalność nierejestrowana a składki ZUS - co musi wiedzieć zlecający?

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry,

w tym roku po raz pierwszy otrzymałem rachunki za wykonane usługi od osób prowadzących tzw. działalność nierejestrowaną. Jedna z osób świadczyła kilkudniową usługę pilotażu turystycznego, natomiast druga - usługę oprowadzania turystów (dwie wycieczki, dzień po dniu). Dzisiaj przeczytałem na stronie Gov.pl, że od rachunków za usługi wykonywane w ramach działalności nierejestrowanej należy odprowadzić składki na ZUS. W opisanym przypadku obie osoby są zatrudnione na pełen etat i jedynie dorabiały dodatkowo.

 

Czy w związku z powyższym moim obowiązkiem jest oskładkowanie tych osób i wystawienie im umów zlecenia? Czy też nie ma takiej potrzeby i można po prostu zaksięgować otrzymane rachunki w kosztach, bez zgłaszania tych usług do instytucji rządowych?

Z góry dziękuję za odpowiedź.

Działalność nierejestrowana - istota i podstawy prawne

Działalność nierejestrowana, zwana także nieewidencjonowaną, stanowi szczególną formę drobnej aktywności zarobkowej, wprowadzonej do polskiego porządku prawnego ustawą - Prawo przedsiębiorców z 6 marca 2018 r. Zgodnie z art. 5 ust. 1 tej ustawy, może ją prowadzić osoba fizyczna, której miesięczne przychody z takiej działalności nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia oraz która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała zarejestrowanej działalności gospodarczej. Celem tej instytucji było umożliwienie obywatelom podejmowania niewielkich, incydentalnych form zarobkowania bez obciążania ich formalnościami typowymi dla przedsiębiorców, jak rejestracja w CEIDG, prowadzenie księgowości czy obowiązek opłacania składek ZUS. Działalność nierejestrowana ma zatem służyć przede wszystkim testowaniu pomysłu na biznes lub dorabianiu w niewielkim zakresie. W praktyce często dotyczy usług o charakterze doraźnym -  korepetycji, rękodzieła, drobnych napraw czy jednorazowych zleceń. Nie zwalnia to jednak osoby ją prowadzącej z przestrzegania przepisów cywilnych i podatkowych -  przychód z działalności nierejestrowanej nadal stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście, który należy rozliczyć w zeznaniu rocznym.

Istotą działalności nierejestrowanej jest to, że mimo braku wpisu do ewidencji przedsiębiorców, osoba ją prowadząca w dalszym ciągu wykonuje czynność zarobkową w sposób zorganizowany i na własny rachunek. Odróżnia ją jednak od klasycznej działalności gospodarczej brak cechy zawodowego charakteru - czyli zamiaru stałego, powtarzalnego wykonywania działalności. Ta granica jest często trudna do uchwycenia, co powoduje, że błędna kwalifikacja może prowadzić do sporów z organami skarbowymi czy ZUS. W literaturze podkreśla się, że kluczowe znaczenie ma ocena całokształtu okoliczności - częstotliwości świadczenia usług, ich zorganizowania oraz celu gospodarczego. Działalność nierejestrowana, mimo swej prostoty, stanowi więc ważny instrument prawny wspierający przedsiębiorczość, ale zarazem wymaga świadomości prawnej i odpowiedzialności po stronie wykonawcy. W praktyce nie jest to „szara strefa” legalizowana przepisami, lecz uregulowana forma drobnej aktywności gospodarczej, której ramy - choć elastyczne - pozostają jasno określone przez ustawodawcę.

Charakter prawny stosunku między zlecającym a wykonawcą w działalności nierejestrowanej

Choć działalność nierejestrowana zwalnia z obowiązku formalnej rejestracji w CEIDG, nie oznacza to, że czynności wykonywane w jej ramach pozostają poza zakresem prawa cywilnego. Wręcz przeciwnie - ich podstawą jest stosunek zobowiązaniowy, najczęściej o charakterze umowy o świadczenie usług, do której - zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego - stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu. W praktyce oznacza to, że osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest samodzielnym wykonawcą, a nie pracownikiem, co wyłącza stosowanie przepisów prawa pracy. Kluczowe znaczenie ma tu autonomia stron - brak podporządkowania, samodzielne ustalanie sposobu i czasu wykonania usługi oraz ponoszenie ryzyka gospodarczego przez wykonawcę. W ten sposób ustawodawca pozwala na zawieranie prostych, elastycznych umów cywilnoprawnych, które dokumentują usługę i stanowią podstawę do wystawienia rachunku. Dla zlecającego jest to istotne, ponieważ odpowiednie sformułowanie umowy determinuje późniejsze skutki podatkowe i ubezpieczeniowe.

W relacji między stronami należy odróżnić sytuację, gdy mamy do czynienia z rzeczywistym, samodzielnym świadczeniem usług, od przypadków, gdy osoba wykonująca czynność faktycznie działa w warunkach zbliżonych do stosunku pracy. Jeśli zlecający określa miejsce, czas i sposób wykonywania usług, a wykonawca pozostaje mu podporządkowany, może dojść do przekwalifikowania umowy na umowę o pracę - niezależnie od nazwy, jaką strony jej nadały. W działalności nierejestrowanej takie ryzyko również istnieje, zwłaszcza gdy świadczenie usług ma charakter powtarzalny i długotrwały. Dlatego zaleca się, by każda umowa - choćby ustna - jasno określała zakres, sposób i czas wykonania usługi, a także wynagrodzenie. Brak staranności w tej kwestii może skutkować sporami i wątpliwościami co do obowiązków publicznoprawnych zlecającego.

Warto też zauważyć, że działalność nierejestrowana nie tworzy odrębnej kategorii podmiotów prawa cywilnego - osoba ją prowadząca pozostaje po prostu stroną umowy cywilnoprawnej jako osoba fizyczna. Tym samym ponosi odpowiedzialność całym swoim majątkiem za skutki niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania. Mimo niewielkiego zakresu działalności, strony powinny zatem zachować należytą staranność w dokumentowaniu zawartych porozumień i ustalaniu wzajemnych obowiązków. W praktyce to właśnie jasne określenie charakteru relacji między wykonawcą a zlecającym przesądza o tym, czy organ podatkowy lub ZUS uzna, że mamy do czynienia z działalnością nierejestrowaną, czy już z regularną działalnością gospodarczą. Właściwe rozumienie tego stosunku prawnego jest zatem kluczem do bezpiecznego i zgodnego z prawem korzystania z tej instytucji.

Zagadnienie składek ZUS a działalność nierejestrowana - obowiązki i wyłączenia

Jedną z największych zalet działalności nierejestrowanej jest brak obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, o ile spełnione są ustawowe warunki jej prowadzenia. Wynika to z faktu, że osoba wykonująca taką działalność nie jest traktowana przez system ubezpieczeń społecznych jako przedsiębiorca, a więc nie powstaje wobec niej nowy tytuł do ubezpieczeń. Inaczej mówiąc, działalność nierejestrowana sama w sobie nie rodzi obowiązku oskładkowania. W praktyce szczególnie istotne jest to w przypadku osób, które już podlegają ubezpieczeniom z innego tytułu - na przykład z umowy o pracę. W takiej sytuacji przychody z działalności nierejestrowanej stanowią dodatkowe źródło zarobku, które nie wymaga zgłoszenia do ZUS ani odprowadzania składek. Wykonawca nie staje się zatem płatnikiem składek, a zlecający nie jest zobowiązany do ich naliczania czy odprowadzania.

Należy jednak pamiętać, że zwolnienie z obowiązku opłacania składek ma charakter warunkowy i nie obejmuje wszystkich możliwych sytuacji. Jeśli działalność nierejestrowana przekształci się w działalność gospodarczą - na przykład w wyniku przekroczenia dopuszczalnego limitu przychodu - wówczas automatycznie powstaje obowiązek rejestracji w CEIDG i objęcia ubezpieczeniami społecznymi. Podobnie, gdy strony decydują się zawrzeć formalną umowę zlecenia, niezależnie od wcześniejszego statusu wykonawcy, powstaje obowiązek odprowadzenia składek od wynagrodzenia z tej umowy. Oznacza to, że kluczowe znaczenie ma nie tyle nazwa nadana współpracy, ile jej rzeczywisty charakter i sposób realizacji. W konsekwencji zarówno wykonawcy, jak i zlecający powinni zachować ostrożność przy kwalifikowaniu danego świadczenia, aby nie narazić się na zarzut niezgłoszenia tytułu do ubezpieczenia.

Podsumowanie - granice odpowiedzialności zlecającego i praktyczne wnioski

Podsumowując, współpraca z osobą prowadzącą działalność nierejestrowaną wymaga przede wszystkim prawidłowego rozpoznania charakteru tej relacji i zachowania podstawowych zasad dokumentacji. W większości przypadków, gdy wykonawca jest już objęty ubezpieczeniem z innego tytułu - na przykład z umowy o pracę - zlecający nie ma obowiązku naliczania ani odprowadzania składek ZUS, a wystawiony rachunek może zostać ujęty w kosztach działalności. Kluczowe znaczenie ma jednak to, by usługa rzeczywiście mieściła się w granicach działalności nierejestrowanej, a więc była incydentalna, o ograniczonym zakresie i nieprzekraczająca ustawowego progu przychodów. Warto również pamiętać, że nawet przy niewielkich zleceniach właściwe udokumentowanie zawartej umowy - choćby w formie prostego oświadczenia stron - może zabezpieczyć interesy zarówno zlecającego, jak i wykonawcy. Odpowiedzialne podejście do tej formy współpracy nie tylko minimalizuje ryzyko podatkowe i ubezpieczeniowe, lecz także wzmacnia zaufanie między stronami i sprzyja transparentności obrotu gospodarczego.

 

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w  https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 28 października 2025 r.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U.2024.236 t.j.)
2. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2024.226 t.j.)

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U.2024.691 t.j.)