Dokumentacja pracownicza osób młodocianych - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony

Użytkownik zwrócił się do nas zapytaniem dotyczącym prowadzenia dokumentacji pracowniczej osób młodocianych. Chciałby się dowiedzieć, gdzie przechowywać takie dokumenty i czy potrzebuje dla takiej dokumentacji osobnych segregatorów.

Dokumentacja pracownicza

Pod pojęciem dokumentacji pracowniczej należy rozumieć akta osobowe pracowników, a także pozostałą dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Pracodawca zobowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także po zakończeniu stosunku pracy.

Długość okresu przechowywania przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej po zakończeniu stosunku pracy zależy od okresu, w którym nawiązano stosunek pracy z pracownikiem.

Zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Kiedy zatrudniamy pracownika, mamy obowiązek założenia i prowadzenia jego dokumentacji pracowniczej. Zasady prowadzenia dokumentacji są tożsame dla pracowników młodocianych, jak i pozostałych pracowników.

W skład dokumentacji pracowniczej wchodzą:

akta osobowe pracowników (A, B, C, D, E)
dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Dokumentację pracowniczą można prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej. Dokumentacja pracownicza powinna być przechowywania w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności i dostępności w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

W zakresie dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy mamy obowiązek prowadzić odrębnie dla każdego pracownika:

dokumentację dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy
dokumentację związaną z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu wypoczynkowego
kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy)
kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 Kodeksu pracy).

W skład dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy wchodzi:

ewidencja czasu pracy obejmująca zwłaszcza:

pracę w poszczególnych dobach (liczbę godzin, godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy) w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury
urlopy
zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy
czas pracy pracowników młodocianych przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?

Pokaż materiały

Dokumentacja pracownicza osoby młodocianej

Jakie dokumenty pracownicze młodocianego musi przygotować pracodawca? Podstawowym dokumentem, który musi pojawić się w związku z zatrudnieniem osoby młodocianej, jest umowa o pracę.

Jeśli młodociany ma zostać zatrudniony w celu przygotowania zawodowego, stosuje się w takiej sytuacji przepisy regulujące zawieranie i rozwiązywanie umowy o pracę na czas nieokreślony.

Zgodnie z art. 195 §1 Kodeksu pracy: „Umowa o pracę w celu przygotowania zawodowego powinna określać w szczególności:

1) rodzaj przygotowania zawodowego (nauka zawodu lub przyuczenie do wykonywania określonej pracy);

2) czas trwania i miejsce odbywania przygotowania zawodowego;

3) sposób dokształcania teoretycznego;

4) wysokość wynagrodzenia.”

W niektórych przypadkach możliwe jest jednak zawarcie z młodocianym umowy o pracę na czas określony. Pracodawca zatrudniający w celu nauki zawodu większą liczbę młodocianych, niż wynika to z jego potrzeb, może zawierać z młodocianymi umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego na czas określony, jednak nie krótszy niż okres kształcenia określony w przepisach dotyczących klasyfikacji zawodów szkolnictwa branżowego, lub okres kształcenia wymagany do przystąpienia do egzaminu kwalifikacyjnego na tytuł czeladnika.

Zawarcie umowy o pracę z młodocianym wymaga złożenia podpisu zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. O ile w tym pierwszym przypadku nie pojawiają się większe problemy, o tyle podpis młodocianego może przysporzyć pewnych kłopotów.

Zgodnie z Kodeksem cywilnym osoba do ukończenia 13. roku życia nie posiada zdolności do czynności prawnych, zaś po ukończeniu tego wieku aż do osiągnięcia pełnoletności ma taką zdolność ograniczoną. W praktyce oznacza to np., że podpis na umowie o pracę młodocianego w wieku 12 lat będzie po prostu nieważny – nie dochodzi wówczas do skutecznego zawarcia umowy, nawet jeśli taka jest zgodna wola obu jej stron. Co do zasady potrzebna jest wówczas zgoda przedstawicieli ustawowych małoletniego (jego rodziców lub prawnych opiekunów).

Odpowiadając zatem na pytanie Użytkownika wskazujemy, że zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej są takie same zarówno dla osób młodocianych, jak i pozostałych pracowników. Zachęcamy do zapoznania się z terminami przechowywania dokumentacji pracowniczej, o których mowa w naszym artykule: Dokumentacja pracownicza - nowe terminy przechowywania - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj:

Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa
w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 23 sierpnia 2024 r.

Podstawa prawna:
1) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.).

Rodzaje umów o pracę

Wielokrotnie pracownik i pracodawca stają przed wyborem najwłaściwszej formy zawieranej umowy o pracę.

Jeżeli zadecydowaliście już, że chcecie zawrzeć umowę o pracę regulowaną przepisami kodeku pracy, pozostaje Wam wybór pomiędzy umową zawartą na okres próbny, na czas określony oraz czas nieokreślony.

Wśród pracowników największym zainteresowaniem cieszy się umowa zawierana na czas nieokreślony, dając poczucie największej stabilizacji (m.in. najdłuższy czas wypowiedzenia umowy, obowiązek uzasadnienia wypowiedzenia umowy przez pracodawcę). Przy czym od 26 kwietnia 2023 r. obowiązek uzasadniania wypowiedzenia dotyczy także umów zawieranych na czas określony. Wybór umowy na czas nieokreślony cieszy się także zainteresowaniem wśród pracowników starających się o kredyt – zwiększa możliwość jego otrzymania, budując wiarygodność pracownika w ocenie banku.

Pobierz poradnik