Twój 
Trzeba wiedzieć
Akta pracownicze i świadectwo pracy w nowej odsłonie
Porada powstała w ramach działalności non-profit Fundacji Akademia Liderów.
mikroPorady.pl są projektem Fundacji, który pomaga polskim mikroprzedsiębiorcom na każdym etapie prowadzenia działalności.
Ty też możesz pomóc w rozwoju polskiej mikroprzedsiębiorczości.
Wpłać darowiznę na rzecz Fundacji
Od 1 stycznia w życie wchodzi Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Rozporządzenie wprowadza zmiany w organizacji systematyki akt osobowych pracownika.
Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe pracownika powinny zostać podzielone na 4 części:
- Akta dotyczące aplikacji pracownika na stanowisko pracy (część A)
- Akta dotyczące nawiązania stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia (Część B);
- Akta dotyczące ustania stosunku pracy (Część C);
- Akta dotyczące kar, którymi obciążony został pracownik (Część D).
Nowelizacja wprowadziła nową 4 cześć, dotyczącą akt związanych z karami jakimi pracodawca obciążał pracownika. Kary te dotyczyć mogą odpowiedzialności porządkowej bądź innych odpowiedzialności określonych w odrębnych regulacjach lub przepisach (np. regulamin bhp i ppoi).
Dokumentacja prowadzona przez pracodawcę, ułożona musi być chronologicznie, a jej strony powinny być ponumerowane. W przypadku upłynięcia terminu w jakim pracodawca przechowuje w aktach informację o ukaraniu pracownika, po wyciągnięciu takiej informacji z akt, powinny one zostać ponumerowane od początku.
Poza czterema głównymi częściami jakie musza być prowadzone przez pracodawcę, Rozporządzenie wprowadza katalog dokumentacji pracowniczej innej niż akta pracownicze, w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Katalog ten powinien objąć:
- dokumentacje związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy;
- dokumentację urlopową pracownika (o chwili złożenia wniosków urlopowych);
- karty wynagrodzeń pracownika;
- dokumentacje dotyczącą odzieży służbowej oraz obuwia roboczego pracownika (także mienia powierzonego np. narzędzia pracy)
Rozporządzenie wprowadza także zmianę, zgodnie z którą pracownik musi już nie tylko przekazywać karty ewidencji czasu pracy ale także składać wnioski odnoszące się do stosowania określonych systemów i rozkładów czasy pracy, dokumentacje wiązaną z pracą pracownika w domu a także wykonywaniem pracy przez pracownika w godzinach nadliczbowych.
Uzyskaj zgodę, jeżeli w Twoim zespole zatrudniasz osoby będące rodzicami dzieci do lat 4 (bądź będących pełnoprawnymi opiekunami takich dzieci) powinieneś posiadać w aktach zgodę na ewentualne wykonywanie pracy w systemie czasu pracy przewidującego pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej bądź w systemie czasu przerywanej.
Jeżeli natomiast w twoim przedsiębiorstwie pracują kobiety w ciąży, a wykonują one pracę w systemie przerywanego czasu pracy, bądź delegujesz je w inne miejsce pracy, taka pracownica powinna w formie pisemnej dać zgodę na zatrudnienie na takich warunkach, a ta zgoda powinna zostać włączona do akt które będziesz przechowywał jak wyżej.
Chcesz dowiedzieć się więcej na ten temat?
Pokaż materiałyRozporządzenie wywołuje także zmiany w zakresie wydawania przez pracodawców świadectwa pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca wręczając pracownikami świadectwo pracy jest obowiązany także do wydania informacji o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasadniczo okres ten wynosić będzie 10 lat);
- możliwości odbiory dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu w jakim pracodawca ma obowiązek do je przechowywania;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej pracownika po upływie terminu w jakim pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację oraz nie odebraniu jej po tym terminie przez pracownika.
Przypominamy iż pracodawca ma obowiązek przekazania świadectwa pracy pracownika umieszczając w nim informację takie jak:
- okres zatrudnienia;
- wymiar czasy pracy;
- rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko na jakim zatrudniony był pracownik;
- tryb oraz podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem;
- zajęcie wynagrodzenia pracownika w trybie egzekucji sądowej bądź administracyjnej;
- informację niezbędne dla ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych lub związanych z rodzicielstwem, okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach bądź okresy w jakich pobierane było przez pracownika wynagrodzenie za czas choroby).
Ważne:
Pamiętaj, że niewydanie pracownikowi należnego mu świadectwa pracy może spowodować nałożenie na Ciebie kar pieniężnych- kara grzywny w takiej sytuacji może wynosić nawet 30 000 zł.
Ważne w 2021
Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT za 2020
Czy porada okazała się pomocna?
Twoja odpowiedź pozwala nam poprawić jakość naszych materiałów.
Tę poradę udostępniamy całkowicie bezpłatnie.
Jeżeli wesprzesz nas drobną darowizną,
stworzymy więcej jakościowych materiałów.
Chcesz nas wesprzeć?
Jak widzisz, serwis mikroPorady.pl jest wolny od reklam. Działamy dzięki ofiarności naszych użytkowników, którzy przekazują nam wpłaty i darowizny. Nawet w bardzo niewielkich kwotach.
Twoja pomoc pozwoli na:
