Akta pracownicze i świadectwo pracy w nowej odsłonie
Porada powstała w ramach działalności non-profit Fundacji Akademia Liderów. mikroPorady.pl są projektem Fundacji, który pomaga polskim mikroprzedsiębiorcom na każdym etapie prowadzenia działalności.
Od 1 stycznia w życie wchodzi Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Rozporządzenie wprowadza zmiany w organizacji systematyki akt osobowych pracownika.
Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe pracownika powinny zostać podzielone na 4 części:
Akta dotyczące aplikacji pracownika na stanowisko pracy (część A)
Akta dotyczące nawiązania stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia (Część B);
Akta dotyczące ustania stosunku pracy (Część C);
Akta dotyczące kar, którymi obciążony został pracownik (Część D).
Nowelizacja wprowadziła nową 4 cześć, dotyczącą akt związanych z karami jakimi pracodawca obciążał pracownika. Kary te dotyczyć mogą odpowiedzialności porządkowej bądź innych odpowiedzialności określonych w odrębnych regulacjach lub przepisach (np. regulamin bhp i ppoi).
Dokumentacja prowadzona przez pracodawcę, ułożona musi być chronologicznie, a jej strony powinny być ponumerowane. W przypadku upłynięcia terminu w jakim pracodawca przechowuje w aktach informację o ukaraniu pracownika, po wyciągnięciu takiej informacji z akt, powinny one zostać ponumerowane od początku.
Poza czterema głównymi częściami jakie musza być prowadzone przez pracodawcę, Rozporządzenie wprowadza katalog dokumentacji pracowniczej innej niż akta pracownicze, w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.
Katalog ten powinien objąć:
dokumentacje związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy;
dokumentację urlopową pracownika (o chwili złożenia wniosków urlopowych);
karty wynagrodzeń pracownika;
dokumentacje dotyczącą odzieży służbowej oraz obuwia roboczego pracownika (także mienia powierzonego np. narzędzia pracy)
Rozporządzenie wprowadza także zmianę, zgodnie z którą pracownik musi już nie tylko przekazywać karty ewidencji czasu pracy ale także składać wnioski odnoszące się do stosowania określonych systemów i rozkładów czasy pracy, dokumentacje wiązaną z pracą pracownika w domu a także wykonywaniem pracy przez pracownika w godzinach nadliczbowych.
Uzyskaj zgodę, jeżeli w Twoim zespole zatrudniasz osoby będące rodzicami dzieci do lat 4 (bądź będących pełnoprawnymi opiekunami takich dzieci) powinieneś posiadać w aktach zgodę na ewentualne wykonywanie pracy w systemie czasu pracy przewidującego pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej bądź w systemie czasu przerywanej.
Jeżeli natomiast w twoim przedsiębiorstwie pracują kobiety w ciąży, a wykonują one pracę w systemie przerywanego czasu pracy, bądź delegujesz je w inne miejsce pracy, taka pracownica powinna w formie pisemnej dać zgodę na zatrudnienie na takich warunkach, a ta zgoda powinna zostać włączona do akt które będziesz przechowywał jak wyżej.
Rozporządzenie wywołuje także zmiany w zakresie wydawania przez pracodawców świadectwa pracy.
Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca wręczając pracownikami świadectwo pracy jest obowiązany także do wydania informacji o:
okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasadniczo okres ten wynosić będzie 10 lat);
możliwości odbiory dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu w jakim pracodawca ma obowiązek do je przechowywania;
zniszczeniu dokumentacji pracowniczej pracownika po upływie terminu w jakim pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację oraz nie odebraniu jej po tym terminie przez pracownika.
Przypominamy iż pracodawca ma obowiązek przekazania świadectwa pracy pracownika umieszczając w nim informację takie jak:
okres zatrudnienia;
wymiar czasy pracy;
rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko na jakim zatrudniony był pracownik;
tryb oraz podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem;
zajęcie wynagrodzenia pracownika w trybie egzekucji sądowej bądź administracyjnej;
informację niezbędne dla ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych lub związanych z rodzicielstwem, okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach bądź okresy w jakich pobierane było przez pracownika wynagrodzenie za czas choroby).
Ważne:
Pamiętaj, że niewydanie pracownikowi należnego mu świadectwa pracy może spowodować nałożenie na Ciebie kar pieniężnych- kara grzywny w takiej sytuacji może wynosić nawet 30 000 zł.
Ważne w 2021
Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT za 2020
Twoja odpowiedź pozwala nam poprawić jakość naszych materiałów.
Tę poradę udostępniamy całkowicie bezpłatnie.
Jeżeli wesprzesz nas drobną darowizną,
stworzymy więcej jakościowych materiałów.
Chcesz nas wesprzeć?
Jak widzisz, serwis mikroPorady.pl jest wolny od reklam. Działamy dzięki ofiarności naszych użytkowników, którzy przekazują nam wpłaty i darowizny. Nawet w bardzo niewielkich kwotach.
Twoja pomoc pozwoli na:
Poszerzenie serwisu miesięcznie o co najmniej 20 nowych rozwiązań, wzorów umów oraz kazusów
Bieżącą aktualizację wszystkich treści przez prawników
Udzielenie miesięcznie co najmniej 100 porad i konsultacji online
Opiekę informatyczną serwisu i jego dostępność 24/7
"Wesprzyj nas, a zobaczysz, jak dużo na tym zyskasz."
Komunikat w związku realizacją obowiązku z art. 13 RODO Informacja nt. Cookies
Drogi Użytkowniku!
zanim zaczniesz korzystać z naszego Serwisu mikroPorady.pl, prosimy zapoznaj się uważnie z naszym Regulaminem, Polityką Prywatności oraz Polityką Cookies, w których szczegółowo opisaliśmy zasady korzystania z naszego Serwisu oraz sposób gromadzenia, wykorzystania i udostępnienia danych osobowych. Korzystając z Serwisu zgadzasz się z Regulaminem, Polityką Prywatności i Polityką Cookies.
Twoja prywatność i bezpieczeństwo to nasz priorytet, dlatego informujemy Cię, że nasz Serwis wykorzystuje pliki cookies, które przetwarzają dane, w tym dane, które mogą być zakwalifikowane jako dane osobowe, w celu zebrania i przetwarzania zagregowanych danych dla celów statystycznych, które pomagają zrozumieć, w jaki sposób Użytkownicy Serwisu korzystają ze stron internetowych, co umożliwia ulepszanie ich struktury i zawartości, doskonalenia jakości i treści naszych Usług, szerzenia misji edukacyjnej (w tym analizowania i profilowania danych grup użytkowników dla celów badawczych i marketingu naszych Usług).
Pamiętaj, możesz w każdej chwili wyrazić sprzeciw na przetwarzanie Twoich danych osobowych. Jeżeli nie wyrażasz zgody na korzystanie przez nasz Serwis z plików cookies, zmień ustawienia przeglądarki internetowej w zakresie plików cookies w swoim urządzeniu końcowym.
Kto jest Administratorem Twoich danych?
Administratorem Twoich danych jesteśmy my, czyli Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr B. Federa, ul. Orzeszkowej 2, 05-827 Grodzisk Mazowiecki. Jesteśmy organizacją pożytku publicznego i prowadzimy nieodpłatną działalność pożytku publicznego.
Inspektor Ochrony Danych
Aby zagwarantować, że Twoje dane zawsze będą przetwarzane w sposób transparentny i zgodny z prawem, wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych. Jest to osoba, z którą możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z tym przetwarzaniem. Naszym Inspektorem Ochrony Danych jest Janusz Kosakowski. Dane kontaktowe: e-mail: <mailto:inspektor@wiedza3g.pl> inspektor@wiedza3g.pl; adres korespondencyjny: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa, ul. Orzeszkowej 2, 05-827 Grodzisk Mazowiecki
Odbiorcy Twoich danych
Nigdy nie przekazujemy Twoich danych, nie sprzedajemy ich ani nie wymieniamy się nimi w jakichkolwiek celach, także marketingowych z innymi podmiotami. Twoje dane mogą być przekazywane jedynie Zaufanym Partnerom. W większości dane dotyczące ruchu naszych użytkowników gromadzone są przez naszych Zaufanych Partnerów. Prawo daje nam także możliwość przekazania danych podmiotom, które będą je przetwarzać na nasze zlecenie. Mogą to być na przykład podwykonawcy naszych usług, np. firmy IT oraz oczywiście organy typu sądy czy policja, które mogą żądać danych na podstawie obowiązującego prawa.
W związku z korzystaniem przez nas z narzędzia Google Analitycs Twoje dane zgromadzone w plikach cookies mogą być przekazywane Google Inc. z siedzibą w USA, tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przykazywanie odbywać się będzie na podstawie regulacji zabezpieczających ochronę danych osobowych, zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
Podstawy prawne przetwarzania Twoich danych
W każdym przypadku przetwarzanie Twoich danych musi być oparte na podstawie prawnej na bazie obowiązujących przepisów. Jedną z nich może być konieczność przetwarzania danych do wykonania lub zawarcia umowy, której jesteś stroną. Taką umowę stanowo Regulamin Serwisu mikroPorady.pl. W przypadku pozostałych celów, takich jak analityka ruchu, zapobieganie nadużyciom, szerzenie misji edukacyjnej (w tym analizowanie i profilowanie danych grup użytkowników dla celów badawczych i marketingu naszych Usług), podstawą prawną jest nasz uzasadniony interes jako Administratora danych. Nasz prawnie uzasadniony interes polega na ułatwieniu korzystania z usług świadczonych drogą elektroniczną oraz na poprawie ich funkcjonalności, w tym na konieczności dostosowania zawartości Serwisu do potrzeb i preferencji Usługobiorców (Użytkowników) oraz optymalizacji korzystania ze stron internetowych, a także na konieczności tworzenia statystyk i badań, które stanowią podstawę do analizy, w jaki sposób Ty i inny Usługobiorcy korzystacie z Serwisu i na tej podstawie m.in. przygotowywać takie treści, które cieszą się największym zainteresowaniem lub na które jest największe zapotrzebowanie.
Okres przez jaki dane będą przetwarzane
Po zakończeniu korzystania przez Ciebie z naszych Usług, nie będziemy przetwarzać Twoich danych osobowych, za wyjątkiem tych danych, które są dopuszczone do przetwarzania na podstawie przepisów prawa lub umowy lub niezbędne do wyjaśnienia okoliczności niedozwolonego korzystania z Usług. Dane osobowe niezbędne do wykonania Umowy będziemy przetwarzać do czasu wygaśnięcia tej umowy, z tym zastrzeżeniem, że czasami, dane te mogą być przetwarzane również po wygaśnięciu tej umowy, jednak tylko wyłącznie jeżeli jest to dozwolone lub wymagane w świetle obowiązującego prawa np. przetwarzanie w celach statystycznych, rozliczeniowych lub w celu dochodzenia roszczeń.
Dane przetwarzane z uwagi na nasz uzasadniony interes będziemy przetwarzać do czasu ewentualnego zgłoszenia przez Ciebie skutecznego sprzeciwu.
Również skorzystanie przez Ciebie z prawa do bycia zapomnianym będzie skutkowało usunięciem Twoich danych na Twoje wyraźne żądanie.
Jakie masz prawa w stosunku do swoich danych?
Masz m.in. prawo żądania dostępu do danych, sprostowania danych, do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym), do ograniczenia przetwarzania danych, do przenoszenia danych. Możesz także zgłosić sprzeciw do przetwarzania danych oraz wycofać udzieloną zgodę do przetwarzania danych. Masz także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa UODO), jeżeli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane osobowe w niewłaściwy sposób. Jak skorzystać ze swoich praw opisujemy w Polityce prywatności.
Chcesz dowiedzieć się więcej o zasadach przetwarzania i ochrony danych osobowych w związku z korzystaniem z Serwisu mikroPorady?
Nasza strona używa plików Cookies. Korzystając z niej akceptujesz naszą Politykę Cookies i wyrażasz zgodę na używanie plików Cookies według aktualnych ustawień swojej przeglądarki. Poznaj szczegóły i możliwości ustawień w plików Cookies.
Załóż konto, by w pełni korzystać z bezpłatnego wsparcia w prowadzeniu firmy
Rejestracja zajmie minutę, korzystając z serwisu dostajesz dostęp
Wiemy jednak, że jako mikroprzedsiębiorca masz niewiele czasu na zgłębianie całości dokumentów, więc przygotowaliśmy skrót najważniejszych zapisów:
Gromadzimy tylko te dane osobowe, które są niezbędne do świadczenia usługi mikroPorady.pl, takie jak np. Twój adres e-mail.
Aby rozwijać aplikację i zapewniać lepszą jakość bezpłatnych usług, gromadzimy anonimowe dane zbiorcze w zakresie sposobu korzystania z mikroPorady.pl.
Dobroczynny serwis mikroPorady.pl należy wyłącznie do nas. Ale wszystko, co zamieścisz na swoim koncie, pozostaje Twoją 100% własnością. Bez Twojej zgody nigdy nie udostępnimy tych materiałów podmiotom trzecim.
Nasz serwis jest również w 100% zgodny z RODO. W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do swoich danych, sprawdzić gdzie i w jaki sposób są one przechowywane. Oczywiście w dowolnym momencie możesz je również usunąć.
Wiemy jednak, że jako mikroprzedsiębiorca masz niewiele czasu na zgłębianie całości dokumentów, więc przygotowaliśmy skrót najważniejszych zapisów:
Gromadzimy tylko te dane osobowe, które są niezbędne do świadczenia usługi mikroPorady.pl, takie jak np. Twój adres e-mail.
Aby rozwijać aplikację i zapewniać lepszą jakość bezpłatnych usług, gromadzimy anonimowe dane zbiorcze w zakresie sposobu korzystania z mikroPorady.pl.
Dobroczynny serwis mikroPorady.pl należy wyłącznie do nas. Ale wszystko, co zamieścisz na swoim koncie, pozostaje Twoją 100% własnością. Bez Twojej zgody nigdy nie udostępnimy tych materiałów podmiotom trzecim.
Nasz serwis jest również w 100% zgodny z RODO. W każdej chwili możesz uzyskać dostęp do swoich danych, sprawdzić gdzie i w jaki sposób są one przechowywane. Oczywiście w dowolnym momencie możesz je również usunąć.