Akta pracownicze i świadectwo pracy w nowej odsłonie

Od 1 stycznia w życie wchodzi Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 stycznia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także Ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

Rozporządzenie wprowadza zmiany w organizacji systematyki akt osobowych pracownika.

Od 1 stycznia 2019 roku akta osobowe pracownika powinny zostać podzielone na 4 części:

1. Akta dotyczące aplikacji pracownika na stanowisko pracy (część A)
2. Akta dotyczące nawiązania stosunku pracy, a także przebiegu zatrudnienia (Część B);
3. Akta dotyczące ustania stosunku pracy (Część C);
4. Akta dotyczące kar, którymi obciążony został pracownik (Część D).

Nowelizacja wprowadziła nową 4 cześć, dotyczącą akt związanych z karami jakimi pracodawca obciążał pracownika. Kary te dotyczyć mogą odpowiedzialności porządkowej bądź innych odpowiedzialności określonych w odrębnych  regulacjach lub przepisach (np. regulamin bhp i ppoi).

Dokumentacja prowadzona przez pracodawcę, ułożona musi być chronologicznie, a jej strony powinny być ponumerowane. W przypadku upłynięcia terminu w jakim pracodawca przechowuje w aktach informację o ukaraniu pracownika, po wyciągnięciu takiej informacji z akt, powinny one zostać ponumerowane od początku.

Poza czterema głównymi częściami jakie musza być prowadzone przez pracodawcę, Rozporządzenie wprowadza katalog dokumentacji pracowniczej innej niż akta pracownicze, w sprawach związanych ze stosunkiem pracy.

Katalog ten powinien objąć:

• dokumentacje związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy;
• dokumentację urlopową pracownika (o chwili złożenia wniosków urlopowych);
• karty wynagrodzeń pracownika;
• dokumentacje dotyczącą odzieży służbowej oraz obuwia roboczego pracownika (także mienia powierzonego np. narzędzia pracy)

Rozporządzenie wprowadza także zmianę, zgodnie z którą pracownik musi już nie tylko przekazywać karty ewidencji czasu pracy ale także składać wnioski odnoszące się do stosowania określonych systemów i rozkładów czasy pracy, dokumentacje wiązaną z pracą pracownika w domu a także wykonywaniem pracy przez pracownika w godzinach nadliczbowych.

Uzyskaj zgodę, jeżeli w  Twoim zespole zatrudniasz osoby będące rodzicami dzieci do lat 4 (bądź będących pełnoprawnymi opiekunami takich dzieci) powinieneś posiadać w aktach zgodę na ewentualne wykonywanie pracy w systemie czasu pracy przewidującego pracę w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej bądź w systemie czasu przerywanej.

Jeżeli natomiast w twoim przedsiębiorstwie pracują kobiety w ciąży, a wykonują one pracę w systemie przerywanego czasu pracy, bądź delegujesz je w inne miejsce pracy, taka pracownica powinna w formie pisemnej dać zgodę na zatrudnienie na takich warunkach, a ta zgoda powinna zostać włączona do akt które będziesz przechowywał jak wyżej.

Rozporządzenie wywołuje także zmiany w zakresie wydawania przez pracodawców świadectwa pracy.

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca wręczając pracownikami świadectwo pracy jest obowiązany także do wydania informacji o:

• okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej (zasadniczo okres ten wynosić będzie 10 lat);
• możliwości odbiory dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu w jakim pracodawca ma obowiązek do je przechowywania;
• zniszczeniu dokumentacji pracowniczej pracownika po upływie terminu w jakim pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację oraz nie odebraniu jej po tym terminie przez pracownika.

Przypominamy iż pracodawca ma obowiązek przekazania świadectwa pracy pracownika umieszczając w nim informację takie jak:

• okres zatrudnienia;
• wymiar czasy pracy;
• rodzaj wykonywanej pracy lub stanowisko na jakim zatrudniony był pracownik;
• tryb oraz podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy z pracownikiem;
• zajęcie wynagrodzenia pracownika w trybie egzekucji  sądowej bądź administracyjnej;
• informację niezbędne dla ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego (np. wykorzystywanie urlopów wypoczynkowych lub związanych z rodzicielstwem, okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach bądź okresy w jakich pobierane było przez pracownika wynagrodzenie za czas choroby).