Dokumentacja pracownicza - nowe terminy przechowywania - mikroPorady.pl

Porada powstała w ramach działalności non-profit Fundacji Akademia Liderów.
mikroPorady.pl są projektem Fundacji, który pomaga polskim mikroprzedsiębiorcom na każdym etapie prowadzenia działalności.

Ty też możesz pomóc w rozwoju polskiej mikroprzedsiębiorczości.
Wpłać darowiznę na rzecz Fundacji

Jeżeli w swoim przedsiębiorstwie zatrudniasz pracowników, przeczytaj dokładnie zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej, jakie obowiązują od 1 stycznia 2019 r.

Do dnia 31 grudnia 2018 r., w związku z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy w związku i Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, a także z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Obecnie właściwym aktem wykonawczym regulującym tę kwestię jest rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 535 z późn. zm.).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami termin przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy.

Ważne:

Jednakże w dniu 1 stycznia 2019 zaczyna obowiązywać ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r., o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która skraca obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej do lat 10 od dnia ustania stosunku pracy.

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników ma obowiązek, przechowywania dokumentacji pracowniczą w sposób, który gwarantuje zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Zmiany wchodzące w życie od 1 stycznia 2019 r. odnoszą się także do sposobu przechowywania dokumentacji.

Zmiany, które weszły w życie od 1 stycznia 2019 r. odnoszą się także do sposobu przechowywania dokumentacji.

Pracodawca może wyposażyć się oraz pracownika w kwalifikowany podpis elektroniczny, a następnie za jego pomocą poświadczać zgodność dokumentów w wersji elektronicznej. Dokumentacja sporządzona w wersji papierowej przed wejściem w życie zmian także powinna zostać zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli ten sposób przechowywania akt wybierze pracodawca.

Na dokumentację pracowniczą składa się:

dokumentacja osobowa (akta osobowe pracownika, ewidencje wykonanych prac, ewidencje urlopów itp.).
dokumentacja płacowa – która dotyczy wypłaconego wynagrodzenia.

Akta osobowe pracownika, powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika.

Akta osobowe pracownika składają się z 5 części i obejmują:

w części A - oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 1¹ i 1² Kodeksu pracy);

w części B - oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

w części C - oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy

w części D - odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu;

w części E - dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu:

Pracodawca powinien przechowywać pełną dokumentacja w odpisach lub kopiach.

W przypadku gdy pracodawca odmówi pracownikowi udzielenia mu dokumentów, a pracownik poniesie szkodę związaną z działaniem pracodawcy, ma prawo żądać jej naprawienia na zasadach prawa cywilnego, jednakże odszkodowanie nie powinno przekraczać wynagrodzenia za okres 6 tygodni, tak jak w odniesieniu do odszkodowania związanego ze świadectwem pracy.

Pracodawca powinien posiadać w dokumentacji pracownika także ewidencje czasu pracy uwzględniającą godziny nadliczbowe. Pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentacji związanej z podejrzeniami o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników bądź też pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks pracy: (t.j. Dz. U. z 2025 r. poz. 277 z późn. zm.).
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych,
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2019 r. poz. 553).

Pamiętaj:
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej Twój e-PIT
Dziękujemy!

Czy wiesz, że aż 96% mikro firm zapewnia 75% wszystkich wpływów z podatków i wytwarza 51% zysku gospodarki kraju?

A tylko niewielkiej liczbie udaje się utrzymać na rynku dłużej niż rok bez dostatecznej wiedzy i znajomości przepisów.

A czy wiesz, że...

Ty też możesz coś zrobić, abyśmy mogli dalej działać i skutecznie Cię wspierać?

KRS 0000318482