Trzeba wiedzieć

Dokumentacja pracownicza - nowe terminy przechowywania

Jeżeli w swoim przedsiębiorstwie zatrudniasz pracowników przeczytaj dokładnie zmiany dotyczące dokumentacji pracowniczej jakie obowiązywać Cię będą od 1 stycznia 2019 r.

Do dnia 31 grudnia 2018 r., w związku z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy w związku i Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych, a także z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r.  o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, pracodawca ma obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

dokumenty

Zgodnie z obowiązującymi przepisami termin przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy.

Ważne:

Jednakże w dniu 1 stycznia 2019 zaczyna obowiązywać ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r., o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która skraca obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej do lat 10 od dnia ustania stosunku pracy.

Przedsiębiorca, który zatrudnia pracowników ma obowiązek,  przechowywania dokumentacji pracowniczą w sposób, który gwarantuje zachowanie poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Zmiany wchodzące w życie od 1 stycznia 2019 r. odnoszą się także do sposobu przechowywania dokumentacji.

W aktualnym stanie prawnym, pracodawca powinien przechowywać dokumentacje papierową, a dokumentacja w postaci elektronicznej może być jedynie prowadzona dodatkowo.

Po zmianach, pracodawca będzie mógł wyposażyć się oraz pracownika w kwalifikowany podpis elektroniczny, a następnie za jego pomocą poświadczać zgodność dokumentów w wersji elektronicznej. Dokumentacja sporządzona w wersji papierowej przed wejściem w życie zmian także powinna zostać zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym, jeżeli ten sposób przechowywania akt wybierze pracodawca.

Na dokumentację pracowniczą składa się:

  • dokumentacja osobowa (akta osobowe pracownika, ewidencje wykonanych prac, ewidencje urlopów  itp.).  
  • dokumentacja płacowa – która dotyczy wypłaconego wynagrodzenia.

Akta osobowe pracownika, powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika.

Akta osobowe pracownika składają się z trzech części:

  • dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się pracownika o zatrudnienie. (CV, kwestionariusz osobowy, świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy, dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika),
  • dokumenty dotyczące nawiązania i trwania stosunku pracy (umowę o pracę, oświadczenia podpisane przez pracownika np. o zapoznaniu się z przepisami dotyczącymi bhp, oświadczenie pracownika w sprawie posiadanych przez niego uprawnień, dokumentacja dotycząca powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie, informacje o karach porządkowych i nagrodach, dokumenty dotyczące urlopów),
  • dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. (oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu stosunku pracy, kopię świadectwa pracy).

Pracodawca powinien przechowywać pełną dokumentacja w odpisach lub kopiach.

W przypadku gdy pracodawca odmówi pracownikowi udzielenia mu dokumentów, a pracownik poniesie szkodę związaną z działaniem pracodawcy, ma prawo żądać jej naprawienia na zasadach prawa cywilnego, jednakże odszkodowanie nie powinno przekraczać wynagrodzenia za okres 6 tygodni, tak jak w odniesieniu do odszkodowania związanego ze świadectwem pracy.

Pracodawca powinien posiadać w dokumentacji pracownika także ewidencje czasu pracy uwzględniającą godziny nadliczbowe. Pracodawca zobowiązany jest także do prowadzenia dokumentacji związanej z podejrzeniami o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca, który nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników bądź też pozostawia ją w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem jest narażony na karę grzywny od 1 000 do 30 000 zł.

Podstawa prawna:

  • Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 Kodeks Pracy (Dz.U. 2018.917),
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych,
  • Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r.  o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U 2018.2017).

Pomogliśmy?

Teraz Ty możesz pomóc nam!

Z tego tekstu możesz korzystać za darmo, ale nie powstał za darmo i poświęciliśmy na niego sporo czasu. Ty również możesz pomóc w tworzeniu kolejnych, wspierając nas finansowo.
Wystarczy nawet niewielka kwota.

Wybierz kwotę darowizny i przejdź do szybkiej, bezpiecznej płatności internetowej:

/ miesięcznie

  • Wybierz lub wpisz kwotę darowizny