Kontrola ZUS u płatnika składek

Przedmiotem kontroli przeprowadzanej przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jest ocena rzetelności i prawidłowości wywiązywania się przez płatników z zadań i obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych i nałożonych składek. Czynności sprawdzających dokonują inspektorzy kontroli ZUS, którzy mogą również przeprowadzić kontrolę wykonywania obowiązków płatników w zakresie zgłoszenia ubezpieczonych do NFZ i opłacania składki zdrowotnej.

Zasady przeprowadzania kontroli płatników składek i wykonywania zadań z zakresu ubezpieczeń społecznych regulują przepisy art 86-97 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych o systemie ubezpieczeń społecznych dalej „ustawa o sus” oraz przepisy rozporządzenia Rady Ministrów z 30 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu przeprowadzania kontroli płatników składek – dalej „r.z.k.p.”.

Co do zasady kontrola odbywa się w miejscu prowadzenia działalności. W pewnych przypadkach czynności kontrolne mogą zostać podjęte również w miejscu przechowywania dokumentów np.: w biurze rachunkowym, a nawet w siedzibie ZUS.

 

Kontrola ZUS: zakres

Zakres kontroli płatnika składek przez ZUS wynika z art. 86 ust. 2 ustawy o sus. W myśl tego przepisu, kontrola może obejmować w szczególności:

• zgłaszanie do ubezpieczeń społecznych,
• prawidłowość i rzetelność obliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych składek i wpłat, do których pobierania zobowiązany jest ZUS,
• ustalanie uprawnień do świadczeń z ubezpieczeń społecznych i wypłacanie tych świadczeń oraz dokonywanie rozliczeń z tego tytułu,
• prawidłowość i terminowość opracowywania wniosków o świadczenia emerytalne i rentowe,
• wystawianie zaświadczeń lub zgłaszanie danych dla celów ubezpieczeń społecznych,
• dokonywanie oględzin składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek.

Nie jest to zamknięty katalog czynności sprawdzających, co oznacza, że ZUS może kontrolować również inne obowiązki płatnika składek związane z rozliczeniami składek i wypłatą świadczeń. Przykładowo ZUS może badać ważność umowy o pracę w celu ustalenia istnienia pracowniczego obowiązku ubezpieczeń społecznych (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 lutego 2005 r., sygn. akt III UK 200/04, OSNP 2005/18/292), czy też kwestionować wysokość wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru składek, jeżeli okoliczności sprawy wskazują, że zostało wypłacone na podstawie umowy sprzecznej z prawem, zasadami współżycia społecznego lub zmierzającej do obejścia prawa (por. wyroki Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 2009 r., sygn. akt III UK 7/09, z dnia 8 kwietnia 2005, sygn. akt II UK 16/05).

Natomiast w przypadku nienależnie wypłaconych świadczeń chorobowych, ZUS uprawniony jest żądać ich zwrotu przez okres 3 lat licząc od ostatniego dnia okresu, za który zasiłek został wypłacony, jeśli wypłata nastąpiła w wyniku błędu płatnika, a osoba pobierająca świadczenie zawiadomiła organ wypłacający świadczenia o zajściu okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty, a mimo to świadczenia były nadal wypłacane, wówczas organ może żądać zwrotu nienależnych świadczeń za okres nie dłuższy niż 12 miesięcy (art. 84 ust. 3 ustawy o s.u.s.).

Inspektorzy ZUS sprawdzają także prawidłowość zgłoszeń do ubezpieczenia zdrowotnego, opłacanie tej składki oraz dokonywanie wpłat z innych tytułów, do poboru których zobowiązany jest ZUS, tj. składek na Fundusz Pracy i FGŚP oraz Fundusz Emerytur Pomostowych (o ile płatnik jest zobowiązany do opłacania składki na ten Fundusz).

Jeśli działalność gospodarcza płatnika jest już objęta kontrolą innego organu, to ZUS odstępuje od podjęcia czynności kontrolnych oraz może ustalić inny termin przeprowadzenia kontroli. Ponadto zakład zawiesza postępowanie w sprawach ustalania wymiaru składek na Fundusz Emerytur Pomostowych i ich poboru, a także umarzania należności z tytułu tych składek, jeżeli toczy się postępowanie, wszczęte na podstawie art. 41 ust. 6 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, w sprawie kontroli wykazu stanowisk pracy lub ewidencji, o których mowa w art. 41 ust. 4 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych, prowadzonych przez płatnika składek, u którego jest lub był zatrudniony pracownik, którego dotyczy zawieszone postępowanie.

Jak wygląda kontrola ZUS?

Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, Jak wskazuje przepis art. 79 ust.1 u.s.d.g. organy kontroli mają obowiązek zawiadomić przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli .

Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Na wniosek przedsiębiorcy kontrola może być wszczęta przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia.

Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:

• oznaczenie organu;
• datę i miejsce wystawienia;
• oznaczenie przedsiębiorcy;
• wskazanie zakresu przedmiotowego kontroli
• podpis osoby upoważnionej do zawiadomienia.

Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, następuje:

1. za pokwitowaniem za pośrednictwem operatora pocztowego,
2. osobiście przez inspektora kontroli ZUS.

Zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli nie dokonuje się w przypadku gdy:

1. płatnik składek nie przebywa w miejscu zamieszkania lub zameldowania będącego siedzibą firmy lub miejscem prowadzenia działalności,
2. doręczanie pism na podane adresy było bezskuteczne lub utrudnione

Uzasadnienie przyczyny braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli umieszcza się w książce kontroli i protokole kontroli.

Postępowanie kontrolne ZUS powinno odbywać się przy czynnym udziale płatnika składek, który ma prawo do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych.

Samo wszczęcie kontroli przez inspektora kontroli ZUS następuje po okazaniu legitymacji służbowej i po doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli (art. 89 ustawy o sus). Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli powinno zawierać co najmniej:

1. wskazanie podstawy prawnej,

2. oznaczenie jednostki organizacyjnej ZUS,

3. datę miejsce wystawienia,

3. imię i nazwisko inspektora kontroli ZUS

4. numer legitymacji służbowej inspektora ZUS,

5. oznaczenie kontrolowanego płatnika składek,

6. wskazanie daty rozpoczęcia kontroli i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

7. zakres przedmiotowy kontroli,

8. podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska lub funkcji,

9. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego płatnika składek.

Datą wszczęcia kontroli jest dzień doręczenia kontrolowanemu płatnikowi składek upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Dopuszcza się rozpoczęcie kontroli również w razie nieobecności płatnika po okazaniu upoważnienia osobie upoważnionej do reprezentowania lub prowadzenia spraw płatnika składek.

 

Kontrola z ZUS: czynności

W myśl art. 90 ust 1 ustawy s.u.s - kontrolę przeprowadza się co do zasady w siedzibie płatnika składek oraz w miejscach prowadzenia przez niego działalności, a także w miejscu prowadzenia działalności przez osoby trzecie w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów (np. w biurze rachunkowym obsługującym kontrolowanego przedsiębiorcę).

Kontrola lub poszczególne czynności kontrolne mogą zostać przeprowadzone również innym miejscu (np. w siedzibie ZUS) albo za wyraźną zgodą wyrażoną przez kontrolowanego albo bez zgody kontrolowanego w przypadkach przewidzianych w ustawie o sus. Sytuacje takie będą miały miejsce, gdy kontrolowany płatnik składek nie zapewni warunków do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie udostępni środków łączności (z wyjątkiem transportowych) oraz nie zapewni innych niezbędnych środków technicznych do wykonywania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik. Czynności kontrolne mogą być również wykonywane poza siedziba lub miejscem wykonywania działalności przez kontrolowanego płatnika, w przypadkach, gdy charakter czynności tego wymaga (np. przesłuchanie świadka).

 

Uprawnienia inspektora kontroli ZUS

W trakcie przeprowadzania kontroli, zgodnie z art. 87 ustawy o sus, inspektor kontroli ZUS może :

1. badać wszelkie księgi, dokumenty finansowo-księgowe i osobowe oraz inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli,

2. dokonywać oględzin i spisu składników majątku płatników składek zalegających z opłatą należności z tytułu składek (czynności kontrolne polegające na spisaniu składników majątku płatnika składek prowadzi się w miejscach ich położenia lub przechowywania).,

3. zabezpieczać zebrane dowody (np. w oddzielnym, zamkniętym i opieczętowanym pomieszczeniu; lub zabrać je do ZUS za potwierdzeniem odbioru),

4. żądać udzielania wszelkich informacji przez płatnika składek i ubezpieczonego,

5. legitymować osoby w celu ustalenia ich tożsamości, jeśli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,

6. wzywać i przesłuchiwać świadków;

7. wzywać i przesłuchiwać płatnika składek i ubezpieczonego, jeżeli z powodu braku lub po wyczerpaniu innych środków dowodowych pozostały niewyjaśnione okoliczności mające znaczenie dla postępowania kontrolnego.

Tak więc ZUS ma prawo kontrolować wszelkie obowiązki związane z ubezpieczeniami społecznymi. ZUS ma też prawo badać, np. czy zawarta umowa o dzieło jest zgodna z prawem i nie zmierza do ewentualnego obejścia prawa, czy wypłacone przez pracodawcę świadczenia z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych faktycznie zostały sfinansowane ze środków funduszu.

Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 2 lipca 2013 r. (sygn. Akt III AUa44/13 ) dotyczącym zakresu prawa kontroli ZUS uznał, że:

(...) ZUS ma prawo kontrolować, po pierwsze, czy świadczenia zostały wydatkowane na usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialno-rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową, po drugie, czy świadczenia te zostały sfinansowane ze środków wyodrębnionych w ramach ZFŚS.

Inspektor kontroli jest zobowiązany zachować w tajemnicy informacje uzyskane w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Obowiązek zachowania tajemnicy trwa również po ustaniu zatrudnienia na stanowisku inspektora kontroli ZUS.

Jak długo trwa kontrola ZUS?

Czas trwania kontroli różni się w u każdego płatnika zależy od jego statusu , inny okres potrzebny jest inspektorowi do przeprowadzenia czynności kontrolnych w małych firmach a inny w dużych przedsiębiorstwach . Czynności kontrolne powinny być przeprowadzane w sposób sprawny i możliwie niezakłócający funkcjonowania kontrolowanego przedsiębiorcy.

Czas trwania kontroli jest określony w upoważnieniu do jej prowadzenia. Organ kontroli może przedłużyć czas jej trwania. Może to nastąpić jedynie z przyczyn od niego niezależnych. Przedłużenie tego terminu wymaga uzasadnienia na piśmie, które doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych. Przedłużenie okresu trwania kontroli nie może jednak naruszać wymienionych wcześniej terminów.

Jednakże art. 83 ust. 1 u.s.d.g. wynika, że limit czasu trwania wszystkich kontroli przeprowadzanej przez inspektora ZUS – w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

• w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców - 12 dni roboczych,
• w odniesieniu do małych przedsiębiorców - 18 dni roboczych,
• w odniesieniu do średnich przedsiębiorców - 24 dni roboczych,
• w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców - 48 dni roboczych.

Przypomnijmy , że mikroprzedsiębiorcą jest przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz:

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub
• sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Mały przedsiębiorca to taki, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz:

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub
• sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro.

Natomiast za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz:

• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub
• sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro.

 

Kontrola ZUS: prawa i obowiązki płatnika składek

Zgodnie z art. 88ustawy o s.u.s, płatnik składek w czasie przeprowadzanej kontroli jest zobowiązany w wyznaczonym terminie, na żądanie :

1. udostępnić wszelkie księgi, dokumenty i inne nośniki informacji związane z zakresem kontroli, które są przechowywane u płatnika oraz u osób trzecich w związku z powierzeniem tym osobom niektórych czynności na podstawie odrębnych umów,

2. udostępniać do oględzin składniki majątku, których badanie wchodzi w zakres kontroli, jeżeli zalega z opłatą należności z tytułu składek,

3. sporządzić i wydać kopie dokumentów związanych z zakresem kontroli i określonych przez inspektora kontroli ZUS

4. zapewnić niezbędne warunki do przeprowadzenia czynności kontrolnych, w tym udostępnić środki łączności, z wyjątkiem środków transportowych oraz inne niezbędne środki techniczne do wykonania czynności kontrolnych, którymi dysponuje płatnik

5. udzielać wyjaśnień kontrolującemu,

6. przedstawić tłumaczenie na język polski sporządzonej w języku obcym dokumentacji finansowo-księgowej osobowej przedłożonej przez płatnika składek.

Jeżeli czynności kontrolne są wykonywane poza siedzibą płatnika składek (miejscem prowadzenia przez niego działalności, miejscem prowadzenia działalności przez osoby trzecie), płatnik składek jest obowiązany, na żądanie inspektora kontroli ZUS, wydać za pokwitowaniem , określone przez niego dokumenty na czas niezbędny do przeprowadzenia czynności kontrolnych, nie dłuższy jednak niż 3 tygodnie,

Płatnik składek (a także osoba przez niego wskazana) ma prawo do uczestnictwa w czynnościach kontrolnych. Powinien być zawiadomiony o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu z zeznań świadków lub oględzin, w sposób umożliwiający mu udział w przeprowadzeniu tego dowodu, nie później niż bezpośrednio przed podjęciem tych czynności. Jeśli jednak okoliczności faktyczne uzasadniają natychmiastowe podjęcie czynności kontrolnych, a płatnik jest nieobecny, zawiadomienie płatnika o przeprowadzanym dowodzie nie jest konieczne. Fakt nieobecności płatnika powinien być odnotowany w protokole z przeprowadzonej kontroli.

 

Kontrola ZUS w firmie: kary

Zarówno niedopełnianie obowiązku opłacania składek, jak i przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym przepisami terminie, stanowi podstawę do wystąpienia przez ZUS ze stosownym wnioskiem o ukaranie. Takie jest też orzecznictwo np. Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 25 maja 2010 r. (sygn. Akt I KZP 4/10 OSNKW 2010/7/57), wskazał w uzasadnieniu, iż: 

(...) Fakt późniejszego (po upływie terminu przewidzianego przepisami) opłacenia składek czy przesłania dokumentów nie ma znaczenia dla bytu wykroczeń z omawianych przepisów. (...) Natomiast fakt późniejszego (po terminie) opłacenia składek na ubezpieczenie społeczne czy przesłania stosownych, wymaganych dokumentów, może być jedynie okolicznością łagodzącą przewidzianą w art.33 §3 pkt 5 K.w. (...) obowiązek opłacania składki oraz przesyłania dokumentów aktualizuje się, co do zasady, co miesiąc, użycie w tekście prawnym słowa »termin« w liczbie pojedynczej stanowi dodatkowy argument za przyjęciem, iż wykroczenia z art.98 ust.1 pkt1 i 6 u.s.u.s. są popełnione każdorazowo w przypadku uchybienia spełnienia obowiązku w terminie przewidzianym w przepisie. (...)

Zgodnie z art 98 ust 1 ustawy o sus, karze grzywny do 5.000 zł podlega płatnik składek albo osoba działająca w jego imieniu, który:

• nie dopełnia obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne w przewidzianym przepisami
• nie zgłasza wymaganych ustawą danych lub zgłasza nieprawdziwe dane albo udziela w tych sprawach nieprawdziwych wyjaśnień lub odmawia ich udzielenia
• udaremnia lub utrudnia przeprowadzenie kontroli,
• nie dopełnia obowiązku wypłacania świadczeń z ubezpieczeń społecznych i zasiłków finansowanych z budżetu państwa albo wypłaca je nienależnie,
• nie prowadzi dokumentacji związanej z obliczaniem składek oraz wypłatą świadczeń z ubezpieczeń społecznych,
• nie dopełnia obowiązku przesyłania deklaracji rozliczeniowych oraz imiennych raportów miesięcznych w przewidzianym terminie,
• nie dopełnia obowiązku przekazywania dokumentów związanych ubezpieczeniami społecznymi i ubezpieczeniem zdrowotnym

Takiej samej karze podlega również ten, kto dopuszcza się ww. czynów przy opłacaniu składek lub dokonywaniu wpłat z innych tytułów, do których poboru obowiązany jest ZUS (art 98 ust 3 ustawy o sus).

Kary grzywny orzeka właściwy sąd rejonowy, w trybie określonym przepisami ustawy z dani 24 sierpnia 2001 r. Kodeks postępowania w sprawach o wykroczenia: Dz.U.2022.1124.

Autor: Krystyna Dąbrowska , doradca podatkowy , numer wpisu 02200.