Jak kontrolować pracownika? Kontrola trzeźwości, ewidencja czasu pracy, monitoring

Sposoby kontrolowania pracy pracowników

Obecnie istnieje wiele sposobów i systemów, po które sięgają pracodawcy, aby poddać weryfikacji zaangażowanie i wydajność swoich pracowników podczas zakontraktowanych godzin pracy. W obecnej dobie cyfryzacji i automatyzacji pracodawca ma możliwość sięgnięcia po możliwości  usprawniające weryfikację efektywności pracy pracownika, a także przestrzegania przez niego zasad i regulaminów obowiązujących w firmie.
Niewątpliwie jednym z popularniejszych systemów niosących pomoc pracodawcom w zakresie kontrolowania pracowników jest wprowadzenie w firmie monitoringu, który rejestruje wizję bądź czas pracy.

Monitoring wizyjny

Monitoring w miejscu pracy jest dozwolony, jednak pod pewnymi warunkami. Pracodawca jest obowiązany informować pracowników o stosowaniu takiego narzędzia kontroli, o celach, jakim ma służyć to narzędzie, o jego zakresie i sposobie przetwarzania danych.
Pamiętać przy tym należy, że kodeksowe ujęcie monitoringu nie obejmuje nagrywania dźwięku. We „Wskazówkach Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych dotyczących prowadzenia monitoringu wizyjnego” stwierdzono, że przepisy o monitoringu nie zezwalają co do zasady na nagrywanie dźwięku. Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność. Stosowanie rejestracji dźwięku może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych i wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną oraz cywilną, a nawet karną. Monitoring wizyjny może być stosowany, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia, kontroli produkcji czy też zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Monitoring czasu pracy

Monitoring czasu pracy, czyli ewidencja czasu pracy to jedna z najpopularniejszych metod wydajności pracownika. Odnosi się do rejestrowania godziny rozpoczęcia pracy i jej zakończenia, a także przerw kodeksowych (prawo do odpoczynku, przerwa na posiłek), jak i przerw nadprogramowych (np. przerwa na papierosa), spóźnień, nadgodzin, urlopów. Należy podkreślić, iż zgodnie z prawem pracodawca jest obowiązany do ewidencjonowania czasu pracy pracowników imiennie i indywidualnie, a także w sposób rzetelny, przejrzysty dla pracownika i adekwatny do zamierzonego celu. Od pracodawcy zależy, w jaki sposób będzie wykonywać to zadanie. W poprzedniej epoce powszechnym były papierowe listy obecności, arkusze kalkulacyjne itp. 

Monitoring  służbowej skrzynki mailowej

Zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy ustawodawca wprowadził  szczególny rodzaj monitoringu, polegającym na kontroli służbowej poczty elektronicznej pracownika. Można go wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. W odniesieniu do korespondencji prowadzonej przez pracownika w ramach służbowej skrzynki poczty elektronicznej domniemuje się, że nie ma ona charakteru prywatnego, lecz jest prowadzona w imieniu pracodawcy. Naruszenie tajemnicy korespondencji ma miejsce jednak wówczas, gdy służbowa skrzynka e-mail jest wykorzystywana – za zgodą pracodawcy – również do celów prywatnych pracownika.

Kontrola trzeźwości pracowników –przypominamy zasady obowiązujące od 21 lutego 2023 r.

Od 21 lutego 2023 r. pracodawcy posiadają możliwość przeprowadzania kontroli trzeźwości oraz badań na obecność substancji o działaniu podobnym do alkoholu. Warunkiem ich wprowadzenia jest konieczność zapewnienia bezpieczeństwa życia i zdrowia pracowników oraz ochrony mienia. W poniższym artykule przedstawimy szczegółowe zasady dotyczące tego rodzaju kontroli.

Kiedy pracodawca może przeprowadzić kontrolę trzeźwości?

Kontrola trzeźwości może zostać wdrożona, jeśli jej celem jest:

• ochrona zdrowia i życia zatrudnionych oraz innych osób,
• zabezpieczenie mienia firmy.

W praktyce oznacza to, że obejmie ona jedynie określone grupy pracowników, których stanowiska wymagają pełnej sprawności psychofizycznej, a spożycie alkoholu lub substancji o podobnym działaniu mogłoby stworzyć poważne zagrożenie.

Zasady wprowadzenie kontroli trzeźwości

Aby kontrola była zgodna z przepisami, pracodawca musi:

• określić jej zasady w regulaminie pracy, układzie zbiorowym pracy lub obwieszczeniu,
• precyzyjnie wskazać, kto będzie objęty badaniem, jaki będzie jego przebieg oraz jakie urządzenia zostaną do niego wykorzystane,
• poinformować zatrudnionych o planowanym wdrożeniu kontroli minimum 14 dni przed jej rozpoczęciem.

Postępowanie w przypadku podejrzenia nietrzeźwości

Każdy pracownik ma obowiązek pozostawać trzeźwym w miejscu pracy i unikać substancji wpływających na sprawność psychofizyczną. Jeśli pracodawca podejrzewa, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych środków, może:

• przeprowadzić kontrolę, jeśli zatrudniony należy do grupy objętej monitoringiem,
• wezwać Policję, jeśli pracownik nie podlega wewnętrznym kontrolom trzeźwości.

Niedopuszczenie pracownika do pracy

Pracodawca ma prawo nie dopuścić do pracy osoby, u której stwierdzono stan nietrzeźwości lub spożycie substancji działających podobnie do alkoholu. Może to nastąpić zarówno w wyniku przeprowadzonej kontroli, jak i na podstawie uzasadnionych podejrzeń. W takiej sytuacji pracownik może zażądać potwierdzenia swojego stanu przez Policję.

Obowiązki informacyjne pracodawcy

Każdy nowy pracownik objęty kontrolą musi zostać poinformowany o jej zasadach przed rozpoczęciem zatrudnienia. Dokumentacja dotycząca kontroli trzeźwości powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika w formie papierowej lub elektronicznej.

Zakres kontroli pracodawcy

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę w celu zweryfikowania, czy pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu lub substancji działających podobnie do alkoholu. Kontrola ta może obejmować:

• sprawdzenie obecności alkoholu w organizmie, określenie stanu po jego spożyciu lub stanu nietrzeźwości,
• wykrycie substancji o działaniu zbliżonym do alkoholu.

Stan po spożyciu alkoholu i stan nietrzeźwości

Stan po użyciu alkoholu występuje, gdy jego stężenie w organizmie wynosi:

• od 0,2‰ do 0,5‰ we krwi,
• od 0,1 mg do 0,25 mg w 1 dm³ wydychanego powietrza.

Natomiast stan nietrzeźwości oznacza, że poziom alkoholu przekracza:

• 0,5‰ we krwi,
• 0,25 mg w 1 dm³ wydychanego powietrza.

Dopuszczenie pracownika do pracy

Pracownik może zostać dopuszczony do wykonywania obowiązków służbowych, jeśli wynik badania wykaże poziom alkoholu niższy niż:

• 0,2‰ we krwi,
• 0,1 mg w 1 dm³ wydychanego powietrza.

Jeśli pomiar nie wskazuje wartości świadczących o stanie po użyciu alkoholu, traktuje się to jako brak jego obecności w organizmie.

Procedura przeprowadzania kontroli

Badanie powinno być realizowane z poszanowaniem godności osobistej pracownika oraz jego innych praw. Kontrola może być wykonywana przy użyciu metod niewymagających analizy laboratoryjnej.

Kontrola trzeźwości

Badanie trzeźwości odbywa się za pomocą urządzeń mierzących stężenie alkoholu w wydychanym powietrzu. Sprzęt używany do pomiaru musi:

• posiadać ważny dokument potwierdzający kalibrację lub wzorcowanie,
• opierać się na metodzie spektrometrii w podczerwieni lub utleniania elektrochemicznego.

W przypadku użycia analizatora wykorzystującego spektrometrię w podczerwieni i uzyskania wyniku wyższego niż 0,00 mg/dm³, konieczne jest natychmiastowe wykonanie drugiego pomiaru.

Gdy badanie przeprowadza się analizatorem bazującym na utlenianiu elektrochemicznym i pierwszy wynik przekracza 0,00 mg/dm³, kolejny pomiar należy wykonać po upływie 15 minut.

Nie należy przeprowadzać badania analizatorem wydechu przed upływem 15 minut od zakończenia spożycia alkoholu, palenia papierosów, e-papierosów lub innych wyrobów tytoniowych.

Na wniosek pracownika wynik powyżej 0,00 mg/dm³ uzyskany metodą utleniania elektrochemicznego powinien zostać zweryfikowany metodą spektrometrii w podczerwieni poprzez wykonanie dwóch pomiarów, z których drugi musi nastąpić natychmiast po pierwszym.

Jeśli pierwszy pomiar wykaże wynik równy lub wyższy niż 0,10 mg/dm³, a drugi pomiar 0,00 mg/dm³, konieczne jest przeprowadzenie trzeciego pomiaru tym samym urządzeniem. W przypadku, gdy trzeci wynik wynosi 0,00 mg/dm³, oznacza to brak stanu po spożyciu alkoholu.

Ustnik analizatora musi być wymieniany przed każdym pomiarem, a jego opakowanie otwierane w obecności osoby badanej.

Badanie może zostać wykonane również urządzeniem niewyposażonym w cyfrowy wyświetlacz wyników lub bez użycia ustnika, jeśli producent urządzenia dopuszcza taką metodę pomiaru. Jeśli jednak wynik wskaże obecność alkoholu, należy niezwłocznie przeprowadzić badanie urządzeniem dokonującym pomiaru stężenia.

Konsekwencje kontroli trzeźwości w miejscu pracy

Decyzja dotycząca ewentualnych sankcji wobec pracownika, u którego kontrola wykazała stan po spożyciu alkoholu, nietrzeźwość lub obecność substancji o podobnym działaniu, należy do pracodawcy.

Jeśli wyniki badania potwierdzą jeden z wymienionych stanów, pracodawca ma kilka możliwości:

• Może uznać nieobecność wynikającą z tego faktu za nieusprawiedliwioną.
• Może potraktować ją jako usprawiedliwioną, lecz bez prawa do wynagrodzenia.
• Może nałożyć karę porządkową, np. upomnienie, naganę lub karę finansową.
• Może uznać to za poważne naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i rozwiązać umowę bez wypowiedzenia.

Jeśli badanie nie potwierdzi spożycia alkoholu ani nietrzeźwości, czas niedopuszczenia do pracy traktowany jest jako usprawiedliwiona nieobecność, za którą przysługuje wynagrodzenie.

Przechowywanie wyników badania

Dane dotyczące kontroli przechowuje się wyłącznie w przypadku pozytywnego wyniku badania, gdy potwierdzono stan po spożyciu alkoholu, nietrzeźwość lub obecność substancji o podobnym działaniu, i jeśli pracodawca uzna to za konieczne. Informacje te obejmują:

• datę oraz dokładny czas przeprowadzenia badania,
• wynik testu.

Pracodawca przechowuje te dane w aktach osobowych pracownika (część E) przez maksymalnie rok. W przypadku nałożenia kary porządkowej dokumentacja trafia do części D akt osobowych i jest usuwana po roku nienagannej pracy. Jeśli natomiast wynik badania stanowi dowód w postępowaniu prawnym, okres przechowywania danych może zostać wydłużony do momentu prawomocnego zakończenia sprawy.

Badanie przeprowadzane przez Policję

Na wniosek pracodawcy lub samego pracownika badanie może zostać przeprowadzone przez uprawnione organy, najczęściej Policję. W określonych przypadkach może ona zlecić badanie krwi, np. gdy:

• brak możliwości wykonania testu inną metodą,
• pracownik odmawia poddania się badaniu,
• pracownik domaga się badania krwi mimo wykonanego wcześniej innego testu,
• stan pracownika uniemożliwia wykonanie badania inną metodą,
• urządzenie pomiarowe nie pozwala na precyzyjne określenie stężenia alkoholu.

Policja przekazuje pracodawcy i pracownikowi pisemne wyniki badania, zawierające:

• imię i nazwisko,
• numer PESEL lub inny dokument tożsamości,
• datę, godzinę i minutę badania,
• wyniki pomiaru.

Jeśli wykonano kilka testów, raport uwzględnia wszystkie pomiary wraz z czasem ich przeprowadzenia. Informacje te przechowuje się w aktach osobowych przez rok, ale wyłącznie w przypadku wyniku pozytywnego.

Kontrola trzeźwości osób współpracujących

Przepisy dotyczące kontroli trzeźwości obejmują również osoby wykonujące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowa zlecenie) oraz osoby prowadzące działalność gospodarczą, jeśli ich pracę organizuje pracodawca. W takich przypadkach zasady kontroli są analogiczne do stosowanych wobec pracowników, z tym że nie mają zastosowania regulacje dotyczące kar porządkowych i przechowywania wyników badań w aktach osobowych.

Ochrona danych osobowych

Osoby objęte kontrolą powinny zostać poinformowane o przetwarzaniu ich danych osobowych zgodnie z RODO, w tym o:

• administratorze danych,
• celu ich przetwarzania,
• podstawie prawnej,
• okresie przechowywania danych.

 

Podstawa prawna:

1) Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.)
2) Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 16 lutego 2023 r. w sprawie badań na obecność alkoholu lub środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika
3) Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.