Dozwolony zakres monitorowania pracownika przez pracodawcę. Co Ci wolno w ramach kontrolowania pracownika, a co stanowi już naruszenie jego prywatności?

W wyniku wejścia w życie znanego Ci już dobrze RODO i konieczności przystosowania polskiego porządku prawnego do jego wymogów, nowelizacji uległy między innymi przepisy Kodeksu pracy. W jej wyniku w ustawie znalazły się artykuły wprost regulujące kwestie dopuszczalnego monitoringu pracy pracowników oraz zasad i zakresu jego prowadzenia.

Różne formy monitoringu mogą być podyktowane przyczynami, które niezależnie od zmian przepisów, były i są podstawą do zwiększania nadzoru nad pracą i pracownikami. Powodami takimi są m. in. konieczność zachowania tajemnicy przedsiębiorcy, w tym tajemnicy przemysłowej i handlowej oraz zachowanie szczególnych warunków bezpieczeństwa wykonywania pracy.

Jeżeli z jakiegoś powodu rozważasz wprowadzenie w swojej firmie monitoringu wizualnego albo chciałbyś monitorować pocztę elektroniczną swoich pracowników lub uważasz za konieczne zamontowanie w samochodach służbowych GPS lub użyć innych form monitoringu z różnych przyczyn, poniższa porada na pewno pomoże Ci w podjęciu decyzji. Niemniej jednak pamiętaj, iż ma ona jedynie charakter ogólny, a ostateczne wprowadzenie wybranej przez Ciebie formy monitoringu powinno zostać poprzedzone konsultacją z prawnikiem, który zidentyfikuje ewentualne indywidualne aspekty jej wdrożenia w Twoim zakładzie pracy i przygotuje odpowiednią i wymaganą przepisami dokumentację.

Pamiętaj również, że kontrola pracowników może mieć charakter mieszany. Obok monitoringów zdalnych jednocześnie stosuje się monitoringi bezpośrednie i osobiste, czyli kontrolę – zarówno przy wejściu pracownika do zakładu pracy, jak i do obszarów chronionych w pracy. Często monitoring przesiewowy zdalny powoduje uruchomienie kontroli osobistych w miejscu pracy bądź przy opuszczaniu zakładu/wejściu do zakładu pracy pracownika.

 

1. Monitoring wizualny w zakładzie pracy (art. 222 k.p.)

Dopuszczalny cel wprowadzenia monitoringu wizualnego

Jako pracodawca możesz wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring).

Musisz jednakże pamiętać, iż jest to możliwe jedynie w ściśle wskazanych przypadkach tj. jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Cię, jako pracodawcę, na szkodę.

Których pomieszczeń nie możesz objąć monitoringiem wizualnym?

Monitoring nie może obejmować pomieszczeń:

• udostępnianych zakładowej organizacji związkowej
• sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne do realizacji celu jw. i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.

Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa - uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Jak długo możesz przechowywać nagrania z monitoringu wizualnego?

Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania.

W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub powziąłeś jako pracodawca wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, możesz przechowywać nagrania, aż do prawomocnego zakończenia postępowania.

Obowiązki związane z wprowadzeniem monitoringu wizualnego

Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu powinien być ustalony w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo jeżeli nie jesteś jako pracodawca objęty układem zbiorowym pracy lub nie jesteś obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, w obwieszczeniu. Pamiętaj, że regulacje dotyczące monitoringu – oprócz ujęcia w ww. dokumentach – najczęściej zostają szczegółowo usystematyzowane w osobnych dokumentach wewnętrznych zakładu pracy.

Zatrudnienie przez Ciebie pracownicy muszą być poinformowani o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. W przypadku nowozatrudnianych pracowników, przed dopuszczeniem pracownika do pracy powinieneś przekazać mu na piśmie informacje, o których mowa wyżej. Korzystnym i prostym rozwiązaniem pozwalającym na udokumentowanie zapoznania się poszczególnego pracownika z zasadami monitoringu obowiązującego w danym zakładzie pracy jest odebranie od niego stosowanego oświadczenia w tym zakresie.

W przypadku wprowadzenia monitoringu powinieneś również jako pracodawca oznaczyć pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Te oznaczanie i informowanie musi być uregulowane w dokumencie wewnętrznym regulującym monitoring wizualny.

 

2. Monitoring poczty elektronicznej pracownika (art. 223 k.p.)

Dopuszczalny cel monitorowania poczty elektronicznej

Podobnie jak w przypadku monitoringu wizualnego, jako pracodawca możesz wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej), jedynie przy zachowaniu dopuszczalnego prawem celu, a zatem wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Jak wyjaśnia Urząd Ochrony Danych Osobowych (dalej „UODO”), w ramach realizacji tego celu pracodawca może np. sprawdzać czy pracownicy nie korzystają ze stron czy też z innych witryn, które nie służą wykonywaniu przez nich obowiązków służbowych.

3. Dozwolony zakres monitorowania pracownika przez pracodawcę.

Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia, pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości pracowników. Sposób jej przeprowadzenia nie może naruszać godności pracownika oraz jego dóbr osobistych. Pracodawca może stosować przy tym jedynie metody nielaboratoryjne (alkomat) i posługiwać się urządzeniem mającym kalibrację lub wzorcowania. Z woli ustawodawcy przyjmuje się, że pracownik jest trzeźwy wtedy gdy zawartość alkoholu nie osiąga lub nie prowadzi do osiągnięcia wartości właściwych dla stanu po użyciu alkoholu.

 

Pracodawca jest zobowiązany do gromadzenia i przetwarzania informacji o dacie, godzinie i minucie badania stanu trzeźwości oraz jego wyniku wskazującym na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości wyłącznie w przypadku, gdy jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochrony mienia. Jeżeli pracodawca zdecyduje się zastosować wobec pracownika karę upomnienia, nagany albo karę pieniężną, wówczas informacje te przechowuje się w jego aktach do czasu uznania kary za niebyłą. Okres ten ulega przedłużeniu, gdy wynik badania może stanowić lub już stanowi dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa (np. postępowanie karne, cywilne, administracyjne),
a pracodawca jest stroną tego postępowania lub powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania.

 

Pracodawca w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu (jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy) wskazuje informacje o wprowadzeniu kontroli trzeźwości, grupie lub grupach pracowników objętych kontrolą trzeźwości i sposób przeprowadzania kontroli trzeźwości, w tym rodzaj urządzenia wykorzystywanego do kontroli, czas i częstotliwość jej przeprowadzania.

Pracodawca powiadamiania pracowników o wprowadzeniu kontroli trzeźwości w sposób u niego przyjęty nie później niż 2 tygodnie przed rozpoczęciem jej przeprowadzania. Informacje te na piśmie lub w wersji elektronicznej musi posiadać pracownik nowozatrudniony, zanim jeszcze został dopuszczony do pracy.

 

Jeżeli kontrola trzeźwości wykaże obecność alkoholu w organizmie pracownika wskazującą na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości albo zachodzi uzasadnione podejrzenie, że pracownik stawił się do pracy w stanie po użyciu alkoholu albo w stanie nietrzeźwości lub spożywał alkohol w czasie pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy, o czym musi go powiadomić. Obu stronom stosunku pracy, w przypadku niedopuszczenia z tej przyczyny pracownika do pracy, przysługuje prawo do żądania przeprowadzenia kontroli trzeźwości przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

 

Wspomniany organ, w przypadku, gdy nie ma możliwości przeprowadzenia badania metodą laboratoryjną, z przyczyn wymienionych poniżej, może zlecić przeprowadzenie badania krwi pracownika:

(i)                  pracownik niedopuszczony do pracy odmawia poddania się badaniu metodą nielaboratoryjną;

(ii)                pracownik niedopuszczony do pracy żąda przeprowadzenia badania krwi pomimo przeprowadzenia badania metodą nielaboratoryjną;

(iii)              stan pracownika niedopuszczonego do pracy uniemożliwia przeprowadzenie badania metodą laboratoryjną;

(iv)              nie ma możliwości wskazania stężenia alkoholu z powodu przekroczenia zakresu pomiarowego urządzenia wykorzystywanego do pomiaru.

 

Nietrzeźwość pracownika ma swoje konsekwencje również przy obliczaniu stażu pracy, ponieważ przypadku gdy wynik badania nie wskazuje na stan po użyciu alkoholu albo stan nietrzeźwości pracownika, okres niedopuszczenia pracownika do pracy jest okresem usprawiedliwionej nieobecności w pracy, za który jednak pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

 

Z tych samych przyczyn co kontrolę trzeźwości, pracodawca może wprowadzić kontrolę pracowników na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu.

 

4. Inne formy monitoringu pracowników

Dopuszczalny cel stosowania innych form monitoringu pracowników

Dozwolony cel stosowania innych form monitoringu pracowników jest tożsamy z celem stosowania monitoringu poczty elektronicznej tj. zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Przykłady innych form monitoringu

Wśród innych form monitoringu, niż monitoring wizualny lub monitoring poczty elektronicznej pracowników, wymienia się stosowanie:

• monitoringu rozmów telefonicznych

Europejski Trybunał Praw Człowieka (dalej „ETPC”) wypowiadał się na temat stosowania różnych form monitoringu już wiele lat przed wejściem w życie RODO, a nawet wejściem samej Polski do Unii Europejskiej. W tym zakresie orzecznictwo ETPC pozostaje w pełni aktualne. Z punktu widzenia ewentualnego naruszenia przepisów międzynarodowej Europejskiej Konwencji Praw Człowieka, ETPC wypowiedział się m. in., iż pomimo przebywania w miejscu pracy pracownik ma „uzasadnione oczekiwanie prywatności” a przestrzeń służbowa, obejmująca przynajmniej biurko, szafy czy sprzęt, które – choć są własnością pracodawcy – znajdują się w gestii konkretnego pracownika, jest objęta domniemaniem zachowania prywatności^[1]. Trybunał podkreślił, że używanie przez pracowników służbowych telefonów komórkowych czy komputerów będących własnością̨ pracodawcy, nie oznacza dorozumianej zgody na ich swobodne kontrolowanie. Pamiętaj zatem, aby skrupulatnie wypełnić swoje obowiązki związane z poinformowaniem pracownika o możliwości kontrolowania jego rozmów telefonicznych.

• lokalizowania w przestrzeni (GPS)

Jak wskazuje UODO, w przypadku lokalizowania w przestrzeni (GPS), masz obowiązek:

a) poinformować pracownika na piśmie o celach, zakresie i sposobie monitorowania urządzenia
b) umieszczenia w widocznym miejscu w samochodzie symbolu obrazkowego informującego o tym, iż̇ trasa pojazdu i jego wykorzystanie będzie monitorowane za pomocą̨ urządzenia lokalizującego
c) poinformowania jakie dane będą̨ przy pomocy takiego urządzenia zbierane, gdzie rejestrowane, jak długo przechowywane i kto będzie miał do nich dostęp

UODO podkreśla również, że dane, które pracodawca będzie rejestrował muszą mieścić się w celu jakim jest to niezbędne dla zapewnienia sprawnej organizacji pracy, a zasady zbierania i wykorzystywania danych muszą być rzetelne i przejrzyste, jasno określone oraz dostępne dla pracownika.
Jako pracodawca możesz zatem uzyskać dane o tym jakim stylem jazdy porusza się̨ dany kierowca, gdzie się zatrzymuje, gdzie tankuje, gdzie je, gdzie przebywa (także wtedy, gdy pojazd wykorzystywany jest w celach prywatnych!), ale nie jesteś uprawniony do wykorzystywania takich danych w innym celu niż wskazany w dokumencie regulującym monitoring (chyba, że chodzi o wyjątkowe sytuacje np. kradzież samochodu)

• przetwarzania danych biometrycznych

Zgodnie z k.p., jako pracodawca masz obowiązek ewidencjonowania ich czasu pracy, jednakże przepisy nie narzucają sposobu potwierdzania obecności w pracy, a zatem masz w tym zakresie pewny stopień swobody. W ramach czynności o charakterze czysto technicznym, możesz w drodze regulaminu pracy czy też w drodze informacji o warunkach zatrudnienia, ukształtować proces odnotowywania obecności swoich pracowników w pracy.

Jak wyjaśnia UODO, pobieranie danych biometrycznych od pracowników nie służy celowi jakim jest ewidencja czasu pracy, może natomiast służyć ograniczeniu dostępu do miejsc, w stosunku do których pracodawca może wymagać specjalnych uprawnień ze względu na tajemnicę przedsiębiorstwa lub ograniczeniu kręgu osób o fachowych umiejętnościach mogących dostać się na dany chroniony obszar.

Do tej pory ETPC nie orzekał w zakresie przetwarzania przez pracodawcę danych biometrycznych swoich pracowników, jednakże w sprawach dotyczących przetwarzania tych kategorii danych zaakceptował przetwarzanie danych medycznych i biologicznych jedynie w trzech przypadkach:

• w celu zwalczania przestępczości kryminalnej,
• ochrony zdrowia,
• ochrony porządku publicznego i bezpieczeństwa innych osób, pod warunkiem istnienia odpowiednich gwarancji zabezpieczających przed ich nadużywaniem

Jeżeli planujesz pobierać od swoich pracowników dane biometryczne, z uwagi na szczególną ich wrażliwość i konieczność wdrożenia kompleksowych regulacji w tym zakresie, rekomendujemy wcześniejszą konsultację z prawnikiem.

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j.,
2. Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2019.1781 t.j.),
3. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1).

--

^[1] Wyrok ETPC z dnia 25 czerwca 1997 r. w sprawie 20605/92 Halford v. Zjednoczone Królestwo