Benefity dla pracownika (dodatki, świadczenia) – co i jak może odliczyć pracodawca

Zatrudniając pracowników pracodawcy często oferują różnego rodzaju benefity, aby zachęcić do pracy w swojej firmie. Im większe przedsiębiorca tym ma większe możliwości ponieważ zazwyczaj dysponuje większymi środkami finansowymi, dzięki czemu oferta dodatków i świadczeń pozapłacowych jest dość obszerna. W poniższym artykule omówimy, w jaki sposób powinny być rozliczane benefity w wynagrodzeniu pracowników.

 

Rodzaje świadczeń i dodatków pozapłacowych

Należy zaznaczyć, że trudno jest wymienić wszystkie benefity, które są oferowane przez pracodawców. Można jedynie wymienić przykładowe, najczęściej występujące pozapłacowe formy, które mają zachęcać do podjęcia zatrudnienia w tej a nie w innej firmie:

• ubezpieczenia grupowe pracowników,
• pakiety medyczne,
• pakiety medyczne z medycyną pracy,
• pakiety sportowe.

Pracodawcy coraz częściej patrzą przychylnym okiem na tego typu oferty kierowane do pracowników z uwagi na rosnące oczekiwania ze strony pracowników. Pracownik chce czuć się zaopiekowany i wyjątkowy, jednocześnie pomimo braku wymiaru finansowego taka forma zainteresowania ze strony pracodawcy ma wpływ na relacje z firmą.

 

Ubezpieczenia grupowe

Jednym z najczęściej oferowanych przez pracodawców benefitów są grupowe ubezpieczenia pracownicze. W tym przypadku zawierana jest umowa między firmą ubezpieczeniową a pracodawcą, na lepszych warunkach niż te, które pracownik mógłby uzyskać indywidualnie. Polisy grupowe zapewniają wsparcie finansowe w różnych sytuacjach, takich jak narodziny dziecka, pobyt w szpitalu, operacje czy zabiegi chirurgiczne. Obecnie wiele osób chętnie decyduje się na to ubezpieczenie. Ubezpieczenia grupowe jak i inne benefity mogą być finansowane w całości przez pracodawcę, w części przez pracodawcę i pracownika jak i dobrowolnie potrącane w całości z pensji pracownika.

 

 

Benefity medyczne

Pakiet medyczny może obejmować dostęp do różnych specjalistów, do których w publicznej służbie zdrowia trudno się dostać. W ramach tych dodatkowych usług mogą być dostępne m.in. badania, konsultacje u specjalistów czy rehabilitacja. Zakres oferowanych świadczeń zależy od warunków zawartych w umowie. Finansowanie tych pakietów może przebiegać podobnie jak w przypadku grupowych ubezpieczeń pracowniczych, opisanych wcześniej. Jeśli oferowany pakiet obejmuje również usługi z zakresu medycyny pracy, powinny one być wyodrębnione. Medycyna pracy obejmuje obowiązki pracodawcy, takie jak organizacja obowiązkowych badań wstępnych, okresowych i kontrolnych. Jest to wymóg, za który odpowiada pracodawca, co oznacza, że to on ponosi związane z tym koszty. W przypadku zakupu pakietu łączonego, należy określić wartość części medycznej dla pracownika oraz koszty dotyczące medycyny pracy.

 

Benefity w przychodach pracownika

Aby ustalić w jaki sposób rozliczyć benefity dla pracowników warto wskazać, co mieści się w przychodach ze stosunku pracy. Są to przykładowo: wypłaty pieniężne,

• wartość pieniężna świadczeń w naturze,
• świadczenie pieniężne ponoszone za pracownika,
• inne nieodpłatne świadczenia lub częściowo odpłatne.

Kwestia rozliczania benefitów dla pracowników została rozstrzygnięta w wyroku Trybunału Konstytucyjnego sygn. akt K 7/13 z dnia 8 lipca 2014 roku. W ocenie TK pod pojęciem “inne nieodpłatne świadczenie” kryją się wszelkiego rodzaju świadczenia, które są dokonywane bez pobierania jakiejkolwiek odpłatności. Dodatkowo przy ocenie, czy dane świadczenie powinno się znaleźć w podstawie do opodatkowania należy wziąć pod uwagę zwolnienia przedmiotowe wymienione w ustawie o PIT (art. 21). Jednak w przypadku benefitów pracowniczych wymienionych w artykule takie zwolnienie co do zasady nie wchodzi w grę, chyba że będą to pracownicy:

• do 26 roku życia,
• korzystający z ulgi dla:
• powracających z zagranicy,
• dla seniora,
• dla rodzin wielodzietnych 4+

jeżeli nie zostaną przez nich osiągnięte w roku podatkowym łączne dochody do kwoty 85.528 zł.

Przed ujęciem wartości pozapłacowego świadczenia do wynagrodzeń pracownika należy w pierwszej kolejności dokonać jego wyceny. Nieodpłatne świadczenie powinno być wycenione w wartości, po jakiej faktycznie zostało zakupione i taka kwota powinna się znaleźć w wynagrodzeniu pracownika. Odrębną kwestią jest rozliczenie świadczeń w wynagrodzeniu pracownika z punktu widzenia podatku dochodowego i składek ZUS.

 

Podatek dochodowy a benefity w przychodach pracownika

Nieodpłatne świadczenie otrzymane przez pracownika będzie dla niego stanowiło przychód w podatku PIT. Najczęściej zakupione przez pracodawcę pakiety mają formę abonamentu opłacanego w stałej zryczałtowanej wysokości. Kwota tego abonamentu przypadająca na danego pracownika będzie stanowiła dla niego wartość nieodpłatnego świadczenia. Warto podkreślić, że nie ma znaczenia, czy pracownik będzie korzystał z pakietu, czy też nie. Od momentu kiedy świadczenia zostały postawione do dyspozycji pracownika należy wartość abonamentu ujmować w podstawie wynagrodzenia. Jeżeli pracownik będzie pokrywał w części odpłatność za pakiet, to przychodem będzie różnica.

 

ZUS a benefity w przychodach pracownika

Następnie należy ustalić, czy benefity dla pracowników znajdą się w podstawie wymiaru składek ZUS. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, a polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji korzysta ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Z powyższego wynika, że jeżeli pracownik będzie chociaż w części partycypował w kosztach pakietów, to wówczas będzie mógł skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS w części dofinansowania przez pracodawcę.

Wyłączeniu z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, w oparciu o przepisy ww. rozporządzenia będzie podlegała również wartość benefitów pracowników udostępniono pracownikom w okresie:

• zasiłku chorobowego,
• zasiłku macierzyńskiego, opiekuńczego,
• pobierania świadczenia rehabilitacyjnego.

Opisane wyłączenie będzie mogło być stosowane pod warunkiem, że wynika to z postanowień układów zbiorowych pracy lub przepisów o wynagradzaniu. Jeżeli takie zapisy się tam nie znajdą, to również w takich sytuacjach otrzymany od pracodawcy pakiet sfinansowany przez niego w części będzie w całości oskładkowany.

 

Rozliczenie benefitów otrzymywanych przez pracownika

Jak zostało opisane w artykule, benefity dla pracowników z punktu widzenia przepisów podatkowych są traktowane na takich samych zasadach jak każde inne świadczenie nieodpłatne lub częściowo odpłatne. Jeżeli nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego znajdą się w przychodach do opodatkowania. Jak wynika z zaprezentowanych powyżej informacji benefity z tytułu ubezpieczenia grupowego, pakietów medycznych, karnetów sportowych finansowane przez pracodawców, w całości lub w części, znajdą się w podstawie do opodatkowania PIT, o ile nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego do kwoty 85.528 zł na zasadach opisanych powyżej. Jeżeli nie zostaną spełnione założenia wynikające z rozporządzenia składkowego opisane powyżej, to zostaną od nich naliczone również składki ZUS. Jak z tego wynika pracodawca powinien szczegółowo przeanalizować obowiązujące przepisy, szczególnie ZUS, żeby dopełnić wszystkich formalności celem uniknięcia zapłaty składek ZUS od benefitów dla pracowników.

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj:

Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa
w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny na dzień: 30 września 2024 r.

Podstawa prawna:
1) Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 9 sierpnia 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. poz. 1665).