Wydatki właścicieli firm

Prowadząc małą firmę przedsiębiorcy ponoszą wydatki które obniżają podstawę opodatkowania, a tym samym powodują zmniejszenie obciążeń podatkowych. Dlatego też na tym gruncie dochodzi do częstych sporów z organami podatkowymi, które niejednokrotnie mają swój finał przed sądem. Poniższy tekst jest poświęcony wybranym „kontrowersyjnym” wydatkom i sposobie ich rozliczania.

Uogólniając (upraszczając) przesłanki z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT) kosztami podatkowymi (kosztami uzyskania przychodów) mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu, utworzenie, rozwój, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu.
Dlatego też uznać należy, iż określony wydatek może być uznany za koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

• został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, a więc utworzenia, rozwoju, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz prowadzenia działalności (sprzedaży towarów i usług);
• nie znajduje się na liście stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych.

Poniżej prezentuję niektóre, wybran, najbardziej problematyczne wydatki, które najczęściej właściciele firm próbują „wrzucić” w koszty prowadzonej działalności gospodarczej.

 

Diety podczas podróży służbowej przedsiębiorcy

Przedsiębiorca (właściciel firmy) ponoszący wydatki wynikające z odbywania przez niego podróży służbowych, o ile służą one osiągnięciu przychodów w prowadzonej działalności może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z wyjazdem.

Wydatkami takimi mogą być koszty przejazdu, a więc nabycia biletów (lotniczych, kolejowych, autobusowych), koszty noclegów (hotele, pokoje prywatne), bilety komunikacji miejskiej i rachunki przejazdu taksówką, własnym samochodem (rachunek za paliwo) oraz wszelkie diety, czyli „ryczałt”.

Niewątpliwie wydatki z tytułu odbycia takiej podróży służbowej spełniają wskazane kryteria, jednakże, w myśl art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Podrożą służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą będzie wyłącznie taka podróż, która pozostaje w związku z tą działalnością i ma na celu osiągnięcie przychodów, jak to wyżej wskazano. Nie jest konieczne osiągnięcie konkretnego przychodu, wystarcza wykazanie, że podróże miały związek z działalnością gospodarczą. Przepisy ustawy o PIT nie uzależniają zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów do kosztów diet z tytułu podróży służbowej osób prowadzących działalność gospodarczą od rodzaju prowadzonej działalności.

W związku z powyższym przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowej - do wysokości określonych limitów, gdy uprawdopodobni, że wyjazd służbowy związany był z osiągniętym przychodem.

 

Ubrania dla właścicieli

W przypadku właścicieli firm, organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów, gdyż uznają je za wydatki o charakterze osobistym. Tytułem przykładu można wskazać pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego w Sochaczewie, nr US.28.III/415-4/04, z 26 marca 2004 r., gdzie możemy przeczytać:

(...) Uzyskiwanie przychodów w ramach działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży, gdyż schludny wygląd niezbędny jest dla wykonywania wielu zawodów poza sferą działalności gospodarczej. Prowadzi to do wniosku, że wydatek danej osoby fizycznej na zakup odpowiedniej odzieży osobistej (garnitury) nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej, gdyż jego poniesienie uwarunkowane jest głównie innymi względami, aniżeli uzyskiwanie przychodu z tej działalności (...)

Natomiast gdy ubranie jest niezbędne do wykonywania działalności gospodarczej to wydatki na nie poniesione mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Takie stanowisko zaprezentował Naczelnik Urzędu Skarbowego w Nowym Dworze Mazowieckim, w piśmie z 6 września 2004 r., nr 1414/DP/415-338/06/ES, gdzie czytamy:

(...) do kosztów uzyskania przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej nie może Pani zaliczyć natomiast wydatków poniesionych na zakup i utrzymanie w czystości ubrania i butów sportowych. Zakup ten nie ma wpływu na powstanie lub zwiększenie przychodu, bądź na funkcjonowanie źródła przychodu. Prowadzona działalność nie wymaga zakupu w/w rzeczy, ani ze względu na wymagania technologiczne czy sanitarne ani bezpieczeństwa i higieny pracy. Zatem nie można uznać zakupu odzieży i obuwia sportowego za wydatki niezbędne do uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej .Niezależnie bowiem od zagadnienia prowadzenia działalności gospodarczej, każda osoba musi nabywać i posiadać ubrania i obuwie , które zużywają się przez sam fakt funkcjonowania danej osoby w życiu społecznym. Dlatego też zakup tych rzeczy stanowi spełnienie zwykłych normalnych potrzeb danej osoby fizycznej niezależnie od tego, czy prowadzi ona działalność gospodarczą czy też nie. Uzyskiwanie przychodów w ramach prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej nie jest zatem uzależnione od rodzaju noszonej odzieży (...).

Wydatek na odzież roboczą, ubiór służbowy (sprzedawcy, recepcjonisty, kierowcy) może być więc zaliczany do kosztów uzyskania przychodów. Reprezentacyjny garnitur przedsiębiorcy, co do zasady takim kosztem nie będzie. Jednak gdy przykładowo przedsiębiorca osobiście będzie prowadził recepcję w pensjonacie lub prowadził limuzynę, którą wynajmuje np. do ślubu prowadząc firmę wynajmuj samochodów to wówczas koszt ubioru będzie kosztem uzyskania przychodów.

 

Wydatki na naukę przedsiębiorcy

W podatkach dochodowych kosztem jest każdy wydatek, który jest bezpośrednio związany z uzyskanym przychodem lub ma na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu (wydatki pośrednie), a nie został wyłączony przez ustawodawcę jako koszt. Przepisy podatkowe nie wprowadzają odrębnej kategorii kosztów związanych z rozpoczynaniem działalności gospodarczej. Nie ma też wyłączeń takich wydatków z kosztów podatkowych. Stąd jakakolwiek kwalifikacja wydatków pośrednich przy rozpoczynaniu działalności powinna mieć powiązanie z przychodem w sposób bezpośredni lub pośredni.

W katalogu negatywnym, wśród wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe nie wymieniono opłat za naukę. Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku ponoszone wydatki na dokształcanie można zaliczyć do kosztów. Aby tak się stało, konieczne jest istnienie związku między poniesionym wydatkiem a osiągniętym przychodem. Dlatego też, należy uznać, iż w sytuacji gdy wydatki na naukę dotyczą prowadzonej działalności możliwe jest zaliczenie ich do kosztów.

Zgodnie z pismem Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie, z 21 czerwca 2010 r., nr IPPB1/415-387/10-2/MT, gdzie możemy przeczytać:

 

(…)wydatki jakie Wnioskodawca poniósł na podwyższenie kwalifikacji zawodowych tj. opłaty za studia, ukończenie których jest warunkiem niezbędnym dla rozpoczęcia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, przy czym wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej (faktura z 05.02.2010 r.) powinny być zaksięgowane w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w dacie rozpoczęcia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej (…).

Kurs szybkiego czytania

W sytuacji gdy kurs szybkiego czytania ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą możliwe jest zaliczenie go do kosztów. Wydatki na kurs nie zostały wymienione w negatywnym katalogu wydatków nieuznawanych za koszty. Nie oznacza to jednak, że w każdym wypadku ponoszone wydatki na kurs mogą stanowić koszt prowadzonej działalności.

Zasadniczo organy podatkowe uznają, iż wydatki na kurs szybkiego czytania nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Tytułem przykładu można przytoczyć pismo Naczelnika Urzędu Skarbowego Poznań-Grunwald z dnia 28 marca 2006 r., nr AD-IB/415/2/2006, w którym możemy przeczytać:

(…)Z przedstawionego stanu faktycznego nie wynika, że ukończenie kursu szybkiego czytania jest warunkiem bezwzględnym i koniecznym do funkcjonowania Pani firmy, jak również do zachowania źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza w zakresie prowadzenia ksiąg. Zdaniem tutejszego organu podatkowego, ukończenie przez Panią w/w kursu może przyczynić się do uzyskania przez Panią korzyści nie tylko w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, ale przede wszystkim na innych płaszczyznach. Oznacza to zatem, iż poniesiony przez Panią wydatek jest rodzajem wydatku osobistego, niezwiązanego bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą. W świetle powyższego wydatki ponoszone przez Panią na kurs szybkiego czytania nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej (…).

Podatnik, który wystąpił o wydanie przytoczonej interpretacji, twierdził, że ukończenie takiego kursu ma związek z prowadzoną działalnością, ponieważ stale rośnie ilość przepisów, które musi przyswoić. Wskazał, że uczestnictwo w kursach szybkiego czytania przyczynia się do świadczenia usług na wyższym poziomie, a nabyteumiejętności spowodują szybsze przyswajanie wiedzy, co z kolei wygeneruje przychody.

Dlatego należy się liczyć z tym, że zaliczając przedmiotowe wydatki do kosztów uzyskania przychodów, można się narazić na spór z organem podatkowym.

 

Okulary dla przedsiębiorcy

Podatnik zobowiązany jest wykazać nie tylko fakt poniesienia danego wydatku, ale także jego celowość i racjonalność. Przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodów, nie można uznać za koszt wydatków, których charakter budzi wątpliwości.

Niewątpliwie wydatki na zakup okularów spełniają kryterium racjonalności oraz nie są wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty. Jednak co do zasady organy podatkowe kwestionują możliwość zaliczenia wydatków na okulary przedsiębiorcy do kosztów, argumentując, iż mają one charakter osobisty.

Takie stanowisko zaprezentował Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Gdyni, w piśmie nr PD-2/415-0034/06, z 24 czerwca 2008 r., gdzie czytamy:

(…) Okulary korygujące wzrok mają na celu ochronę Pani zdrowia podczas wykonywania prac przy komputerze i to zarówno jeżeli wykonuje Pani te prace prywatnie oraz gdy mają one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym. Bezpośrednim celem jaki jest związany z ponoszeniem tego typu wydatków jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej.

Poniesienie wydatków na zakup okularów korekcyjnych nie ma realnego wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług. Nie jest czynnikiem zapewniającym relatywnie zwiększenie przychodów z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej (…).

Jednak gdy podatnik dokonuje zakupu okularów specjalnego rodzaju, koniecznych do wykonywania określonych czynności, wchodzących w zakres prowadzonej przez niego działalności gospodarczej i nie używa ich na co dzień bez związku z działalnością zawodową czy gospodarczą to wówczas co do zasady powinny one zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Takie stanowisko zaprezentował Naczelnik Urzędu Skarbowego w Grudziądzu, w interpretacji z 18 stycznia 2007 r., nr USIII/415-70/170/06, gdzie czytamy:

(…)Z przedstawionego stanu faktycznego sprawy wynika, że świadczenie usług stomatologicznych, ze względów na ich specyfikę i wymogi higieniczne konieczne jest używanie specjalnych okularów z odpowiednimi soczewkami. Z oświadczenia podatniczki wynika, iż zakupione okulary i soczewki służą tylko do pracy w gabinecie stomatologicznym. W związku z tym należy uznać, iż wydatki na badanie wzroku oraz zakup okularów korekcyjnych, jako mające związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i mające wpływ na jakość świadczonych usług i wielkość osiągniętego przychodu można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu z prowadzonej działalności gospodarczej (…).

Autor: Rafał Styczyński, doradca podatkowy – wpisany na listę Ministerstwa Finansów i Krajowej Rady Doradców Podatkowych, Nr wpisu: 10654.