Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi - jak wypełnić wniosek? Instrukcja krok po kroku.

Polski rynek pracy od lat otwarty jest na zatrudnianie cudzoziemców, szczególnie obywateli krajów takich jak Ukraina, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Armenia. Jedną z najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców form legalizacji zatrudnienia obywateli tych państw jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Z uwagi na uproszczony tryb i brak konieczności uzyskania zezwolenia na pracę, dokument ten jest bardzo popularny. Jednak jego błędne wypełnienie może skutkować odmową rejestracji lub problemami podczas kontroli. W niniejszym artykule przedstawiamy szczegółową, aktualną instrukcję wypełnienia wniosku krok po kroku.

Czym jest oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi?

Oświadczenie to forma uproszczonej legalizacji pracy cudzoziemca w Polsce, możliwa do zastosowania wobec obywateli:

• Armenii
• Białorusi
• Gruzji
• Mołdawii
• Ukrainy

Na jego podstawie cudzoziemiec może pracować legalnie przez maksymalnie 24 miesiące, bez konieczności uzyskiwania zezwolenia na pracę typu A. Dokument rejestrowany jest w powiatowym urzędzie pracy (PUP) właściwym dla siedziby pracodawcy lub miejsca wykonywania pracy.

Kto może złożyć oświadczenie?

Złożenie oświadczenia leży po stronie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy, czyli pracodawcy. Może to być osoba fizyczna, firma, stowarzyszenie, spółka, fundacja itp. Pracodawca musi być zarejestrowany w Polsce, nie może być karany za przestępstwa przeciwko prawom pracowniczym, a jego sytuacja finansowa powinna pozwalać na wypłatę wynagrodzenia.

Jakie warunki musi spełniać pracodawca?

Oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi można złożyć wyłącznie w sytuacji, gdy spełnione są wszystkie poniższe warunki:

• Osoba, którą planujesz zatrudnić, posiada obywatelstwo jednego z następujących państw: Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia lub Ukraina.
• Zatrudnienie będzie miało miejsce na terenie Rzeczypospolitej Polskiej.
• Planowany okres pracy nie przekroczy 24 miesięcy.
• Cudzoziemiec nie będzie wykonywał pracy sezonowej, ponieważ tego rodzaju zatrudnienie wymaga uzyskania odrębnego zezwolenia.
• Zakres obowiązków nie obejmuje reprezentowania firmy ani sprawowania funkcji w jej zarządzie.
• Praca rozpocznie się najpóźniej w ciągu 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia w urzędzie pracy.
• Wynagrodzenie zaoferowane cudzoziemcowi nie może być niższe niż płaca przysługująca pracownikom zatrudnionym na porównywalnym stanowisku lub wykonującym podobne obowiązki.

Gdzie i jak złożyć wniosek

Wniosek należy zrealizować w powiatowym urzędzie pracy zgodnie z miejscem siedziby firmy (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna) lub w przypadku osoby fizycznej (także prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą), zgodnie z miejscem jej zameldowania na pobyt stały lub stałego miejsca zamieszkania. Jako pracodawca składasz oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi oraz odbierasz je w formie elektronicznej po jego zatwierdzeniu przez urząd pracy. Czynności tych może również dokonać ustanowiony pełnomocnik pod warunkiem, że dysponuje oryginałem udzielonego pełnomocnictwa.

Aktualnie oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi składa się tylko w formie elektronicznej za pośrednictwem portalu www.praca.gov.pl

Opłata za rejestracje oświadczenia

Obowiązuje stała opłata w wysokości 100 zł za każde składane oświadczenie. Opłatę wnosi się na konto właściwego urzędu pracy.

Jak wypełnić wniosek – krok po kroku

1. Zaloguj się na stronę www.praca.gov.pl za pośrednictwem kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub za pośrednictwem login.gov.pl

 

 

2. Wybierając opcje logowania kwalifikowanym podpisem elektronicznym musisz przygotować i posiadać kwalifikowany certyfikat. Natomiast logując się za pośrednictwem login.gov.pl możesz wybrać następujące sposoby logowania:

• Aplikacja mObywatel
• Profil Zaufany
• Bankowość elektroniczna
• e-Dowód
• USE eID

 

3. Po zalogowaniu powinieneś wybrać opcje usługi elektroniczne.

 

 

4. Spośród dostępnych opcji powinieneś wybrać: „zatrudnianie cudzoziemców”.

 

 

5. Po wybraniu opcji zatrudnianie cudzoziemców rozwinie się pasek z różnymi dostępnymi opcjami, spośród których należy wybrać „Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi”. 

 

 

6. Kolejno do wyboru są następujące opcje:

• Oświadczenie podmiotu nieświadczącego usług w zakresie pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (PSZ-OPWP)
• Oświadczenie podmiotu działającego jako agencja pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi w charakterze pracownika tymczasowego (PSZ-OPWPA)
• Powiadomienie o podjęciu/niepodjęciu pracy przez cudzoziemca na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń (PSZ-PPPO)
• Powiadomienie o zakończeniu pracy cudzoziemca na podstawie oświadczenia wpisanego do ewidencji oświadczeń (PSZ-PZPO)

Jeżeli nie działasz jako agencja pracy tymczasowej, aby móc legalnie powierzyć pracę cudzoziemcowi powinieneś wybrać opcje: „Oświadczenie podmiotu nieświadczącego usług w zakresie pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi (PSZ-OPWP)”.

 

 

7. Jeżeli tworzysz nowy wniosek i nie wprowadzasz korekty do wcześniej złożonego lub zapisanego powinieneś wybrać: „Wysyłanie wniosku inicjującego nową sprawę (nowy wniosek)” a następnie opcje „Dalej”.

 

 

8. W kolejnym kroku wybierzesz adresata tj. Powiatowy Urząd Pracy, do którego chcesz skierować wniosek zgodnie z miejscem siedziby twojej firmy lub zgodnie z miejscem zameldowania na pobyt stały lub stałego miejsca zamieszkania. 

 

 

9. Po wyborze właściwego urzędu pracy otwiera się Oświadczenie podmiotu nieświadczącego usług w zakresie pracy tymczasowej o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Data sporządzenia wniosku widoczna w górnym lewym rogu Oświadczenia uzupełnia się automatycznie. W prawym górnym rogu powinieneś wpisać miejscowość zgodnie z miejscem siedziby twojej firmy lub zgodnie z miejscem zameldowania na pobyt stały lub stałego miejsca zamieszkania. 

 

 

10. Kolejnym krokiem jest uzupełnienie danych podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi. Jeżeli składasz Oświadczenie jako spółka prawa handlowego wybierz opcję – podmiot gospodarczy. Jeżeli prowadzisz własną działalność gospodarczą wybierz – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą. Natomiast jeżeli chcesz zatrudnić cudzoziemca nie jako przedsiębiorca wybierz opcje osoba fizyczna i uzupełnij swoje dane, adres siedziby/miejsca stałego pobytu na terytorium Polski, numer telefonu oraz adres e-mail. 

 

 

11. Kolejna rubryka dotyczy danych cudzoziemca, które należy uzupełnić zgodnie z pisownią i alfabetem łacińskim w dokumencie podróży. 

 

 

 

12. W punkcie 3 opisz szczegółowo informacje dotyczące pracy powierzonej cudzoziemcowi. Pamiętaj, żeby były zgodne ze stanem faktycznym. 

 

 

13. W punkcie 4 wpisz okres, na jaki okres zamierzasz powierzyć cudzoziemcowi wykonywanie pracy. Pamiętaj jednak, że okres ten nie może być dłuższy niż 24 miesiące i dzień rozpoczęcia pracy nie może nastąpić później niż 6 miesięcy od dnia złożenia Oświadczenia. Oświadczenie należy złożyć przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. Zatrudnienie może się rozpocząć dopiero po dokonaniu wpisu oświadczenia do ewidencji przez właściwy powiatowy urząd pracy. Z tego względu warto zadbać o złożenie dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem. W standardowej procedurze urząd pracy potrzebuje około 7 dni roboczych na dokonanie wpisu oświadczenia do ewidencji.

 

 

14. Następnie uzupełnij dane dotyczące przewidywanego wjazdu lub pobytu cudzoziemca na terytorium Polski w związku z wykonywaniem pracy. W punkcie 6 zaznacz wymagane prawem oświadczenia. 

 

15. Po uzupełnieniu Oświadczenia możesz załączyć do niego załączniki przeciągając skany dokumentów zapisane na komputerze lub załączniki donieść osobiście do urzędu pracy. Obowiązkowo powinieneś załączyć następujący zestaw dokumentów:

• Kopia ważnego dokumentu podróży osoby, której dotyczy oświadczenie – musi zawierać jej dane osobowe.
• Oświadczenie o niekaralności – podpisane nie wcześniej niż 30 dni przed dniem złożenia wniosku. Dokument powinien potwierdzać, że pracodawca nie był karany ani skazany m.in. za:
• umożliwienie cudzoziemcowi pracy bez wymaganych zezwoleń,
• pobieranie korzyści majątkowych w zamian za pośrednictwo w legalizacji zatrudnienia,
• organizowanie nielegalnego zatrudnienia cudzoziemców,
• niezgłoszenie faktu rozpoczęcia lub niepodjęcia pracy przez cudzoziemca,
• nielegalne powierzanie pracy cudzoziemcom,
• naruszanie praw pracowniczych,
• utrudnianie kontroli legalności zatrudnienia,
• fałszowanie dokumentów w toku postępowań o wydanie zezwoleń,
• handel ludźmi.
• Potwierdzenie dokonania opłaty za złożenie oświadczenia, zawierające:
• pełne dane pracodawcy (nazwa firmy lub imię i nazwisko oraz adres),
• tytuł wpłaty, czyli „złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi”,
• dane osobowe cudzoziemca (imię i nazwisko).
• Pełnomocnictwo – jeżeli oświadczenie składa osoba działająca w imieniu pracodawcy, musi dołączyć oryginał pełnomocnictwa.
• Dowód uiszczenia opłaty skarbowej za pełnomocnictwo – chyba że obowiązuje zwolnienie z tej opłaty.

Dodatkowo urząd pracy może poprosić o dokumenty potwierdzające status pracodawcy:

• Aktualny odpis z KRS lub innego właściwego rejestru – w przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców, spółek itd.
• Zaświadczenie z KRUS lub gminy – jeśli prowadzisz działalność rolniczą, urząd może wymagać dowodu posiadania gospodarstwa (np. poprzez zaświadczenie o powierzchni gruntów rolnych).

W trakcie rozpatrywania wniosku urząd może zażądać przedstawienia oryginałów dokumentów, których kopie zostały dołączone do wniosku.

Ponadto, wszystkie dokumenty sporządzone w języku obcym (z wyjątkiem paszportów i dowodów osobistych) należy przetłumaczyć na język polski. Tłumaczenie musi być wykonane przez tłumacza przysięgłego.

 

16. Na koniec powinieneś złożyć oświadczenie podmiotu powierzającego wykonanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1-6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucji rynku pracy. Pamiętaj, że oświadczenie to składasz pod groźbą odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia.

 

 

Po zarejestrowaniu oświadczenia – co dalej?

Po dokonaniu wpisu twojego oświadczenia do ewidencji przez urząd pracy, jesteś zobowiązany do wypełnienia kilku obowiązków:

• Zawiadom pisemnie właściwy powiatowy urząd pracy o:
• rozpoczęciu pracy przez cudzoziemca – nie później niż w ciągu 7 dni od planowanej daty rozpoczęcia zatrudnienia wskazanej w oświadczeniu,
• braku podjęcia pracy przez cudzoziemca – w terminie do 14 dni od tej samej daty,
• zakończeniu współpracy z cudzoziemcem.
• Od 1 lipca 2025 r. musisz również przekazać kopię zawartej umowy z cudzoziemcem za pośrednictwem platformy praca.gov.pl.
• Poinformuj cudzoziemca o przysługującym mu prawie do przystąpienia do związków zawodowych w Polsce.
• Umowa o pracę lub cywilnoprawna powinna zostać podpisana zgodnie z warunkami zadeklarowanymi w oświadczeniu. Przed jej podpisaniem jesteś zobowiązany do przedstawienia jej cudzoziemcowi w wersji przetłumaczonej na język, który rozumie.
• Przestrzegaj obowiązków związanych z zatrudnieniem – zarówno tych obowiązujących wobec obywateli Polski, jak i dodatkowych wynikających z zatrudniania cudzoziemców, np. przechowywania kopii ważnego dokumentu uprawniającego

Nieprzekazanie informacji o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w ustawowym terminie może skutkować nałożeniem kary grzywny.

Sankcje za nielegalne zatrudnianie

Zatrudnienie cudzoziemca bez ważnego oświadczenia lub z naruszeniem jego warunków (np. inny zakres obowiązków, inna stawka) może skutkować grzywną do 30 000 zł lub zakazem zatrudniania cudzoziemców przez kilka lat.

Podsumowanie

Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi to korzystna, szybka i tania forma legalizacji zatrudnienia cudzoziemców w Polsce. Jednak jego poprawne wypełnienie wymaga uwagi, znajomości aktualnych przepisów i precyzji. Dzięki powyższej instrukcji krok po kroku, pracodawca może sprawnie przejść przez procedurę i zyskać legalnie zatrudnionego pracownika.

Warto regularnie śledzić aktualizacje przepisów i zalecenia poszczególnych PUP, ponieważ praktyka może się różnić w zależności od lokalizacji. W razie wątpliwości zalecany jest kontakt z prawnikiem lub doradcą ds. zatrudniania cudzoziemców.

 

apl. adw. Ewa Aleksandra Ziemak – absolwentka na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie.

Od 2025 r. jest członkiem Izby Adwokackiej w Warszawie i odbywa aplikacje adwokacką, rozwijając swoje kompetencje w ramach praktyki zawodowej.

Doświadczenie zdobywała w warszawskich kancelariach prawnych oraz działach prawnych korporacji, gdzie uczestniczyła w obsłudze zarówno podmiotów gospodarczych, jak i klientów indywidualnych. Zajmuje się bieżącym doradztwem prawnym dla przedsiębiorców oraz osób fizycznych – przygotowywaniem i opiniowaniem umów, obsługą korporacyjną spółek, a także reprezentacją w postępowaniach cywilnych, gospodarczych i karnych.

 

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj:

Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa
w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

 

Dziękujemy

Stan prawny na dzień: 29 lipca 2025 r.

Podstawa prawna:

1)      Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621).

2)      Ustawa z dnia 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach (Dz. U. z 2024 r. poz. 769 z późn. zm.).

 

Zobacz także:

• Wysokość składek ZUS dla jednoosobowej działalności gospodarczej
• Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika?
• Jak utworzyć spółkę i zarejestrować ją w KRS
• Rozliczanie czasu pracy, usprawiedliwienia nieobecności oraz ewidencja nadgodzin
• Jak naliczać składki ubezpieczenia zdrowotnego od umowy o dzieło i umowy zlecenia?