Jak dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika

Potrąceń z wynagrodzenia pracownika dokonywać można tylko na podstawie i w granicach przepisów określonych w Ustawie kodeks pracy z dnia 26 czerwca 1974 r., Dz.U.2022.1510 t.j. (dalej: kodeks pracy) w przeciwnym razie Twój pracownik może pociągnąć Cię do odpowiedzialności za nieprawidłowe potrącenia z wynagrodzenia.

Potrąceniem są czynności wynikające ze stosunku pomiędzy dwoma podmiotami, w którym każdy z podmiotów jest jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem, a strony lub jedna z nich dokonuje kompensaty swojej wierzytelności z długiem drugiej strony. Pracodawca może także dokonać potrącenia na rzecz osoby trzeciej na jej wniosek.

Zgodnie z art. 87 kodeksu pracy pracodawca może potrącić z wynagrodzenia pracownika dopiero po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych bez jego zgody takich należności (wierzytelności) jak:

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych;
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi;
• kary pieniężne za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Stosowanie potrąceń z wynagrodzenia za prace jest elementem związanym z zarządzaniem wynagrodzeniami, a od strony środków pieniężnych zarządzania środkami pieniężnymi.

Jak wszystkie zagadnienia przedsiębiorstwa, także to zagadnienie powinno mieć swojego właściciela czyli przypisanie kompetencji właściwej osobie. W najmniejszych firmach będzie to po prostu szef finansowy czy też główny księgowy, który ma w zakresie swoich obowiązków sprawy płac jak i zarządzanie środkami pieniężnymi, w większych firmach przypisanie tych spraw powinno należeć do obowiązków kierownika działu płac czy też specjalisty działu płac/wynagrodzeń.

 

I. Rodzaje potrąceń

1. Potrącenia na rzecz świadczeń alimentacyjnych

Potrącenia na rzecz świadczeń alimentacyjnych obejmują alimenty wynikające z zaspokajania potrzeb rodziny oraz rent, które mogą mieć m.in. charakter:

• zmiany dożywocia na dożywotnią rentę (Jeżeli z jakichkolwiek powodów wytworzą się między dożywotnikiem, a zobowiązanym stosunki, że nie można wymagać od stron, żeby pozostawały nadal w bezpośredniej ze sobą styczności , sąd na żądanie jednej z nich zamieni wszystkie lub niektóre uprawnienia objęte treścią prawa dożywocia na dożywotnią rentę odpowiadającą wartości tych uprawnień art. 913 k.c);
• umowy renty (Przez umowę renty jedna ze stron zobowiązuje się względem drugiej do określonych świadczeń okresowych w pieniądzu lub w rzeczach oznaczonych tylko co do gatunku art.903 k.c)

Pracodawca potrąceń na świadczenia alimentacyjne dokonuje na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonych przez niego tytułów wykonawczych.

Pracodawca dokonuje potrąceń alimentacyjnych w trybie egzekucji sądowej lub bez postępowania egzekucyjnego, za wyjątkiem sytuacji, gdy:

• świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,
• wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej.

2. Potrącenia innych świadczeń na mocy tytułów wykonawczych

Pracodawca dokonuje obligatoryjnie potrąceń z wynagrodzenia pracownika (bez jego pisemnej zgody) w przypadku przestawienia przez wierzyciela tytułów egzekucyjnych do zajęcia wynagrodzenia.

Tytułami wykonawczymi przede wszystkim są:

• tytuły egzekucyjne, prawomocne orzeczenia i ugody sądowe opatrzone w klauzule wykonalności
• prawomocne wyroki sądu polubownego i ugody zawarte przed takim sądem.

3. Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi

Zaliczki pieniężne są wypłacane pracownikom na wydatki związane z realizacją wykonywanych przez nich czynności służbowych. Pracownik może otrzymywać zaliczki pieniężne m.in. na wydatki administracyjne/reprezentacyjne/podróże służbowe. Zaliczki takie określone są w wewnętrznych regulacjach przedsiębiorcy/spółki/działalności.

Potrąceniu z wynagrodzenia podlegają tylko i wyłącznie zaliczki wymagalne, czyli takie których termin rozliczenia bądź zwrotu już upłynął.

4. Kary pieniężne

Kary pieniężne mogą zostać nałożone przez pracodawcę na pracownika, a następnie potrącone z jego wynagrodzenia za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty, po dokonaniu potrąceń na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

5. Potrącenia dobrowolne

Pracownik może udzielić pisemnej zgody, na dokonywanie przez pracodawcę potrąceń z jego wynagrodzenia na inne roszczenia niż wskazane powyżej.

Przykładem roszczenie wymagającego zgody pracownika na piśmie mogą być m.in. potrącenia na rzecz banku z tytułu udzielonej pożyczki lub kredytu, potrącenia na rzecz pożyczek udzielonych pracownikowi z kasy zapomogowo-pożyczkowej lub zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, potrącenia na rzecz składek związkowych bądź potrącenia na rzecz składki na dobrowolne grupowe ubezpieczenie pracownicze.

 

II. Tryb potrąceń

1. Kolejność wykonywania potrąceń

Pracodawca, chcąc dokonać potrąceń z wynagrodzenia za pracę powinien najpierw ustalić podstawę i obowiązek dokonania potrąceń, określić maksymalną dopuszczalną kwotę potrącenia ustalić faktyczną, możliwą kwotę potrącenia, oraz sprawdzić, ile wynosi kwota wolna od potrąceń.

Potrącenia dokonywane przez pracodawcę, muszą być wykonywane w określonej kolejności:

• potrącenia alimentacyjne;
• potrącenia z tytułu innych tytułów wykonawczych;
• zaliczki pieniężne;
• kary pieniężne.

Potrącenia mogą być wykonywane :

• w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych - do wysokości trzech piątych wynagrodzenia;
• w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych - do wysokości połowy wynagrodzenia.

2. Kwoty wolne od potrąceń

Wolna od potrąceń jest zawsze co najmniej kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości:

• minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne;
• 75% wynagrodzenia minimalnego - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi;
• 90% wynagrodzenia minimalnego - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art. 108.

3. Potrącenie nadpłaty wynagrodzenia

Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia.

Pracodawca może odzyskać nadwyżkę pensji wypłaconą za okres nieobecności w pracy tylko wówczas, gdy zaistnieją łącznie następujące przesłanki:

• nadpłata dotyczy okresu nieobecności w pracy, za który pracownikowi nie przysługuje wynagrodzenie,
• odbiór nadpłaconego wynagrodzenia nastąpi z kolejnej wypłaty po terminie płatności, kiedy został on wypłacony.

Nadpłatą nie jest wynagrodzenie, które zostało wypłacone w związku z błędem wyliczenia po stronie pracodawcy.

Pracodawca nie może samodzielnie bez zgody pracownika pobrać z jego wynagrodzenia błędnie naliczonej nadpłaty.

Pracodawca może potrącić nadpłatę z wynagrodzenia tylko po uzyskaniu pisemnej zgody pracownika, w przypadku braku takiej zgody pracodawca może dochodzić zwrotu na podstawie uzyskania tytuły sądowego jako podstawę wskazując bezpodstawne wzbogacenie.

4. Potrącenia w świadectwie pracy

Pracodawca po ustaniu stosunku pracy ma obowiązek sporządzenia świadectwa pracy pracownika.

W świadectwie pracy pracodawca zobowiązany jest wskazać informację o zajęciu komorniczym podając

• oznaczenie komornika i numer sprawy egzekucyjnej;
• wysokość potrąconych kwot.

Podstawa prawna:

• Ustawa Kodeks pracy: Dz.U.2022.1510 t.j.