Program ambasadorski a rozliczenie ZUS

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry.

Potrzebuję informacji w jaki sposób rozliczać osoby fizyczne nie prowadzące żadnej działalności gospodarczej w programie ambasador marki. Osoby te miałaby za pomocą kodów rabatowych polecać nasz produkt.

Pytanie w jaki sposób wypłacane jest dla nich prowizyjne wynagrodzenie? Czy musimy zawierać umowę zlecenie? Przy umowie zlecenie należy taką osobę zgłosić do ZUS i odprowadzać za nią składki jeśli nie ma zatrudnienia, a tego byśmy chcieli uniknąć. Jak taki projekt księgowo zrealizować?

Program ambasadorski- wszystko, co musisz wiedzieć

Program ambasadorski to forma współpracy marketingowej, w której firma angażuje osoby – najczęściej swoich klientów lub osoby o dużym zasięgu w mediach społecznościowych – do promowania swoich produktów lub usług. Ambasadorzy marki otrzymują zazwyczaj unikalne kody rabatowe, które mogą przekazywać swoim znajomym, obserwatorom lub społeczności. W zamian za skuteczne polecenia ambasador otrzymuje prowizję lub inne formy wynagrodzenia. Tego typu programy są coraz popularniejsze, ponieważ pozwalają firmom dotrzeć do nowych klientów w sposób autentyczny i stosunkowo niskokosztowy. Co ważne, nie zawsze ambasadorem musi być profesjonalny influencer – bardzo często są to zwykli konsumenci, którzy chętnie polecają markę, z której są zadowoleni. Program może być prowadzony formalnie (np. poprzez platformę partnerską) lub mniej sformalizowanie – poprzez formularze zgłoszeniowe i ręczne rozliczenia. Niezależnie jednak od formy, firma musi zadbać o odpowiednie uregulowanie kwestii prawnych, zwłaszcza tych podatkowych i księgowych. Już na etapie planowania programu warto przeanalizować, jak będzie wyglądać współpraca z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej – bo to właśnie taka grupa najczęściej pełni rolę ambasadorów.

Ambasadorem marki może zostać praktycznie każda osoba fizyczna, także taka, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest zawodowo związana z marketingiem. Dla wielu firm to ogromna zaleta – nie trzeba szukać profesjonalnych partnerów biznesowych, a jedynie osób, które chętnie promują produkt. Problem pojawia się jednak w momencie rozliczania takiej współpracy. Jeśli osoba fizyczna nie prowadzi firmy, nie może wystawić faktury, więc firma musi znaleźć inną formę wypłaty prowizji – i to w zgodzie z przepisami. W zależności od częstotliwości działań ambasadora, ich charakteru i sposobu realizacji, firma musi zdecydować, czy zawrze z ambasadorem umowę cywilnoprawną (zlecenie lub dzieło), czy potraktuje wynagrodzenie jako przychód z tzw. innych źródeł. Każde rozwiązanie niesie za sobą inne konsekwencje podatkowe i składkowe. Dlatego jeszcze przed rozpoczęciem programu ambasadorskiego warto wiedzieć, jakie formy współpracy są możliwe, by uniknąć problemów formalnych i kontrolnych.

Formy prawne rozliczeń – jakie są opcje?

Umowa zlecenie to jedna z najczęściej stosowanych form współpracy z osobami fizycznymi. Jest stosunkowo elastyczna i łatwa do zawarcia, ale wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia zleceniobiorcy do ZUS, jeśli nie posiada on innego tytułu ubezpieczenia. Firma musi odprowadzać składki społeczne i zdrowotne, co zwiększa całkowity koszt wynagrodzenia. To rozwiązanie sprawdza się w przypadku regularnej współpracy, ale może być nieopłacalne przy niewielkich kwotach prowizji.

Umowa o dzieło może być alternatywą dla zlecenia, ale warunkiem jej zastosowania jest powstanie konkretnego, mierzalnego efektu pracy – tzw. dzieła. W przypadku programu ambasadorskiego trudno jednoznacznie ocenić, czy polecanie produktu spełnia ten warunek. Jeśli jednak ambasador tworzy np. treści promocyjne (grafiki, wpisy blogowe), możliwe jest zawarcie umowy o dzieło. Tego typu umowa nie podlega składkom ZUS (przy współpracy z osobą spoza firmy), co czyni ją korzystniejszą kosztowo.

W praktyce rzadziej spotyka się umowy o świadczenie usług bez działalności gospodarczej, choć formalnie mogą one mieć zastosowanie. Tego typu współpraca przypomina zlecenie, ale nadal podlega pod przepisy o umowach cywilnoprawnych, w tym ZUS i PIT. Wymaga szczególnej uwagi przy formułowaniu zapisów umowy, aby jasno określić charakter usług. Ze względu na złożoność i ryzyko interpretacyjne, firmy rzadko korzystają z tego rozwiązania przy programach ambasadorskich.

Alternatywą dla formalnych umów może być zakwalifikowanie prowizji jako przychodu z innych źródeł. Dotyczy to sytuacji, gdy współpraca ma charakter jednorazowy lub okazjonalny i nie nosi cech działalności usługowej. W takim przypadku firma wypłaca wynagrodzenie bez zawierania umowy, a następnie wykazuje je w informacji PIT-11. Choć jest to rozwiązanie uproszczone, nie zwalnia firmy z obowiązku pobrania zaliczki na podatek dochodowy – a przy większej skali współpracy może zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy.

Czy da się uniknąć zgłoszenia do ZUS?

Obowiązek składkowy powstaje przede wszystkim w przypadku zawarcia umowy zlecenia z osobą, która nie ma innego tytułu do ubezpieczenia, np. nie pracuje na etacie ani nie prowadzi działalności gospodarczej. Wówczas firma jako płatnik musi zgłosić taką osobę do ZUS i opłacać za nią składki społeczne oraz zdrowotne. To istotnie zwiększa koszt współpracy i wymaga dodatkowej administracji. W przypadku innych form współpracy, takich jak np.: umowy o dzieło, obowiązek składkowy powstaje tylko w określonych sytuacjach, np. gdy dzieło realizuje własny pracownik.

Umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS, o ile zawierana jest z osobą, która nie jest jednocześnie pracownikiem firmy. To sprawia, że jest to atrakcyjna forma rozliczenia pod względem kosztów. Warunkiem jednak jest to, by charakter współpracy rzeczywiście odpowiadał definicji dzieła, czyli konkretnego, zindywidualizowanego rezultatu pracy. W przypadku polecania produktów może to być trudne do wykazania, dlatego forma ta nie zawsze będzie bezpieczna w razie kontroli.

Jeśli ambasador poleca produkty jednorazowo lub sporadycznie, a firma nie zawiera z nim żadnej umowy, można rozliczyć jego prowizję jako przychód z innych źródeł. W takiej sytuacji firma wypłaca wynagrodzenie i odprowadza jedynie zaliczkę na podatek dochodowy – bez obowiązku zgłaszania do ZUS. Jest to forma uproszczona, korzystna przy niskich i okazjonalnych kwotach, jednak nie sprawdzi się w przypadku regularnej, długoterminowej współpracy. Warto też pamiętać, że przy większej liczbie ambasadorów organy podatkowe mogą uznać takie działania za zorganizowaną formę świadczenia usług i zakwestionować brak formalnej umowy.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 12 marca 2025 r.

Podstawa prawna:

1) Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964 Nr 16 poz. 93)
2) Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.2024.0.497 t.j.)
3) Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2025.0.163 t.j.)