Wystartował e-KRS (Portal Rejestrów Sądowych) – co to oznacza dla mikro przedsiębiorców?

Od dnia 1 lipca 2021 roku w życie weszła w życie nowelizacja ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym. Jedną z najistotniejszych zmian dla przedsiębiorców wydają się zmiany dotyczące składania dokumentów w rejestrach Krajowego Rejestru Sądowego (dalej jako: „KRS”).

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów przedsiębiorcy obowiązani są do składania wniosków za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych, dostępnego pod adresem: https://prs.ms.gov.pl .

Portal Rejestrów Sądowych (dalej także jako „PRS”) to system teleinformatyczny, który służy do udostępnienia usług rejestrów sądowych obywatelom (w tym przedsiębiorcom), aktualnie umożliwiający obywatelom korzystanie z usług związanych z elektronicznymi formularzami KRS. Od 1 lipca 2021 roku, przedsiębiorcy obowiązani są do składania formularzy kierowanych do KRS, w formie elektronicznej za pomocą opisywanego systemu.

Wprowadzenie zmian mający na celu przyspieszyć proces uzyskiwania informacji przez przedsiębiorców oraz zminimalizować ilość formalności związanych ze składaniem dokumentów do właściwych rejestrów KRS.

Za pomocą teleinformatycznego systemu, przedsiębiorcy mogą w szczególności:

• złożyć wniosek o wpis do rejestru bądź zmianę istniejącego już wpisu;
• złożyć dokumenty finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych;
• składać pisma procesowe do sądu rejestrowego;
• składać wnioski o udzielenie im informacji dotyczące podmiotów wpisanych do KRS.

Ponadto, za pomocą systemu, przedsiębiorcy mogą uzyskać dostęp do elektronicznych akt rejestrowych podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS.

Natomiast każdy, kto za pośrednictwem systemu teleinformatycznego wskazał numer w Rejestrze podmiotu, którego informacja ta ma dotyczyć, dostaje za jego pośrednictwem automatycznie informację o zarejestrowaniu w systemie teleinformatycznym sprawy obejmującą numer w Rejestrze, sygnaturę sprawy i datę rejestracji sprawy albo dokonaniu wpisu w pozycji Rejestru obejmująca numer w Rejestrze, sygnaturę sprawy, datę dokonania wpisu i numer wpisu - dotycząca podmiotu wpisanego do rejestru. Informacje te są przesyłane przez wskazany okres, nie dłużej niż przez rok, albo do chwili rezygnacji z otrzymywania tych informacji. Dopuszczalne jest przedłużanie tego okresu, każdorazowo na czas nie dłuższy niż rok. Każdemu przesyła się jednocześnie informacje dotyczące nie więcej niż pięćdziesięciu podmiotów.

W jaki sposób korzystać z Portalu Rejestrów Sądowych

Portal Rejestrowy Sądów został podzielony na części (zakładki), dostępne dla wszystkich obywateli oraz wyłącznie dla obywateli, którzy wcześniej zalogują się w serwisie.

Osoby niezalogowane, mogą korzystać z:

• wyszukiwarki KRS (wyszukiwarka umożliwia wyszukanie podmiotu w KRS oraz uzyskanie informacji, która odpowiadają aktualnemu odpisowi być opisowi pełnemu wyszukiwanego podmiotu);
• przeglądarki akt rejestrowych KRS (przeglądarka umożliwia przeglądanie akt rejestrowych podmiotów, które zostały wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, a także akt spraw dotyczących rejestracji tego podmiotu);
• przeglądarki dokumentów finansowych KRS (umożliwia wyszukiwanie oraz pobieranie dokumentów finansowych podmiotów wpisanych do KRS).

Po zalogowaniu, obywatele uzyskują możliwość korzystania z:

• e-formularzy KRS (umożliwiającego składanie do sądu rejestrowego elektronicznych wniosków o wpis do KRS (wnioski dotyczące rejestracji, wnioski dotyczące zmiany danych podmiotów bądź ich wykreślenia) a także kierowania do sądu rejestrowego wszelkich innych pism drogą elektroniczną);
• bezpłatnego zgłaszania dokumentów finansowych (umożliwia składanie sprawozdań finansowych i innych dokumentów finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych.) Po złożeniu dokumentów finansowych za pomocą zakładki „bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych” przedsiębiorca zwolniony jest z obowiązku złożenia podlegającego opłacie wniosku w portalu S24 dotyczącego wzmianek o złożeniu przedmiotowych dokumentów w dziale 3 rejestru przedsiębiorców).
• S24 – Rejestracja Spółki, inne wnioski (za pomocą portaluS24 możliwe jest złożenie wniosku o wpis do KRS sp. z o.o., spółki jawnej, spółki komandytowej, prostej spółki akcyjnej. Przedsiębiorca, który składał wniosek o wpis za pomocą systemu S24, może także następnie za jego pomocą składać inne wnioski dotyczące spółki w tym dokumenty finansowe.).

Przed przystąpieniem do logowania, należy wcześniej uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny bądź podpis potwierdzony profilem zaufanym ePUAP.

Po zalogowaniu się do serwisu przedsiębiorca system prowadzi przedsiębiorcę przez proces składania formularzy, wniosków itp..

Ustawodawca, projektując Portal Rejestrowy Sądów wprowadził także szereg usprawnień dla przedsiębiorców, którzy będą wnioski i formularze.

Przedsiębiorca, który chce złożyć wniosek powinien przejść do sekcji (zakładki) „e-formularze KRS”, a następnie się zalogować. Po logowaniu należy wybrać rodzaj wniosku, który ma być złożony (np. o rejestrację, zmianę czy wykreślenie z KRS), i właściwie wypełnić pola formularza.

System umożliwia sprawdzenie poprawności wypełnionego wniosku, przedsiębiorca może samodzielnie sprawdzić czy poprawnie wypełnił formularz poprzez wybranie przycisku „Sprawdź poprawność”.

Jednym z najważniejszych udogodnień jest stosowanie przez system podpowiedzi, które mają ukierunkować przedsiębiorcę, oraz wprowadzenie blokad, które uniemożliwiają pozostawienia pustych rubryk w sytuacji, gdy ich wypełnienie jest konieczne. 

Celem ustawodawcy było wyeliminowanie sytuacji, w której wypełniony przez przedsiębiorcę formularza zawierałby braki formalne. System będzie wymuszał na składającym wniosek wykonanie niezbędnych opłat.

Na sam koniec przedsiębiorca powinien opatrzyć wniosek kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym bądź podpisem osobistym.  

Użytkownik PRS posiada na swoim koncie założonym w PRS informację dotyczącą liczby złożonych wniosków, pism oraz korespondencji przesłanej z sądu rejestrowego.

Co dla przedsiębiorcy oznacza wprowadzenie Portalu Rejestrów Sądowych?

Podstawowym, celem ustawodawcy, jak już zostało wskazane powyżej było uproszczenie procedury składania wniosków do KRS.

Ponadto, ustawodawca chciał ograniczyć czas związany ze składaniem i przesyłaniem wniosków do KRS w szczególności czas związany z rejestracją spółek.   

Portal Rejestrów Sądowych został powiązany z systemem wpisów w sądach rejestrowych, w związku z czym wnioski, które są składane przez przedsiębiorców do KRS w chwili ich złożenia kierowane są do sądu rejestrowego.

Jak przedsiębiorca może złożyć załączniki do wniosków / formularzy?

W sytuacji, gdy czynności podejmowane przez spółkę mają formę aktu notarialnego notariusz, w obecności którego zawarto dany akt notarialny ma obowiązek niezwłocznie po sporządzeniu aktu, umieścić go w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (dalej jako: „Repozytorium”).

W takiej sytuacji dokument jest pośrednio przekazywany za pomocą systemu teleinformatycznego i dołączany do wniosku. Przedsiębiorca nie ma już obowiązku jego załączania, powinien wyłączenie wskazać numer dokumentu nadany mu w Repozytorium.

W sytuacji, gdy załączniki stanowią inne dokumenty, sporządzone w tradycyjnej, papierowej formie, przedsiębiorca może skorzystać z trzech różnych dogodnych dla siebie możliwości.

Po pierwsze, przedsiębiorca może do wniosku dołączyć odpisy elektronicznie poświadczone przez notariusza.

Po drugie przedsiębiorca może dołączyć do wniosku odpisy elektroniczne poświadczone przez występującego w sprawie pełnomocnika, będącego adwokatem lub radcą prawnym.

Po trzecie, przedsiębiorca może do wniosku dołączyć elektroniczne kopie dokumentów (np. wykonany skan dokumentu podpisanego w wersji papierowej), a następnie w terminie 3 dni dosłany do sądu w tradycyjnej, papierowej formie.

Czy obowiązek elektronicznego składania dokumentów za pomocą PRS dotyczy wszystkich?

Na dzień wprowadzenia nowelizacji ustawy, obowiązek elektronicznego składania dokumentów dotyczy wyłącznie dokumentów / wniosków składanych do rejestru przedsiębiorców.

Z tradycyjnego składania wniosków / pism / formularzy w formie pisemnej mogą na tę chwilę korzystać podmioty wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz publicznych zakładów opieki zdrowotnej. Wymienione podmioty posiadają dowolność w zakresie składania wniosków, mogą je złożyć zarówno za pomocą PRS jak i w tradycyjnej, papierowej formie.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 20 sierpnia 1997 roku o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz.U.2022.1683 t.j. z dnia 2022.08.10).