Nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy

Nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy – z punktu widzenia pracodawcy

Nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika w pracy to istotny problem dla pracodawcy, który może prowadzić do zakłóceń w funkcjonowaniu firmy. W niniejszym poradniku omówimy, jak skutecznie reagować na takie sytuacje, jakie kroki prawne można podjąć oraz jaka dokumentacja jest niezbędna do formalnego udokumentowania naruszenia obowiązków pracowniczych.

Definicja i konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności

Nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy to sytuacja, gdy pracownik nie stawia się do pracy w ustalonym czasie i miejscu oraz nie zgłasza tego wcześniej swojemu przełożonemu ani nie przedstawia usprawiedliwienia dla swojej nieobecności, przykładowo zwolnienia lekarskiego. Z pewnością nieprzewidziane nieobecności nie mające uzasadnienia mogą negatywnie wpłynąć na działanie firmy, zarówno pod względem organizacji czasu pracy, produktywności, jak i atmosfery w miejscu pracy. Zakłócenie harmonogramu pracy, opóźnienia w realizacji projektów lub zadań, konieczność obciążenia dodatkową pracą pozostałych pracowników, a także dodatkowe koszty z tytułu wypłaty nadgodzin dla osób przejmujących obowiązki nieobecnego pracownika lub z tytułu kar za niedotrzymanie terminów przy realizacji zamówień, to najczęstsze konsekwencje, z którymi musi mierzyć się pracodawca i zatrudniani przez niego pracownicy.

Nieusprawiedliwiona może skutkować:

• utratą wynagrodzenia za czas nieobecności,
• nałożeniem kary porządkowej,
• rozwiązaniem umowy o pracę,
• konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy wynikającymi z zakłócenia ciągłości pracy.

Nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika - działania pracodawcy – pierwsze kroki

W przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy w pierwszej kolejności warto skontaktować się z pracownikiem.Warto sprawdzić, czy nieobecność wynika z sytuacji losowej, np. nagłego wypadku lub choroby, które uniemożliwiły wcześniejszy kontakt z firmą.

Jeżelipracownik nie odpowiada na próby kontaktu, należy przesłać oficjalne pismo (e-mailem, listem poleconym lub poprzez system kadrowy firmy) z prośbą o wyjaśnienie przyczyny nieobecności w wyznaczonym terminie.

Następniewarto przeanalizować zapisy dotyczące nieobecności, aby ustalić możliwe konsekwencje i dostępne środki prawne.

Kolejnym ważnym krokiem jestsporządzenie notatki służbowej dotyczącej nieobecności, obejmującej datę, godziny pracy oraz podjęte przez pracodawcę działania (np. próby kontaktu, wysłanie wezwania do wyjaśnień).

Sporządzenie notatki służbowej

Najczęściej notatka służbowa przybiera formę informacyjną. Jednak może ona zostać wykorzystana w dwóch celach. Najczęściej używana jest w sposób negatywny i służy do uargumentowania nałożenia kary na pracownika. Jednak warto pamiętać, że może także być użyta w pozytywny sposób i przyczynić się do awansu czy otrzymania nagrody przez pracownika.

Przechowywanie notatek służbowych od lat budzi wątpliwości i Sąd Najwyższy niejednokrotnie wypowiadał się na ten temat. Do tej pory często powoływał się na  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, gdzie nie wymieniono notatek jako dokumentu, który należy przechowywać w aktach. Obecnie obowiązujące rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej także nie wymienia notatek służbowych wśród dokumentów, które mają znajdować się w aktach pracowniczych. Dlatego można uznać że stanowisko Sądu Najwyższego w tej kwestii pozostało niezmienione.

Jednak zgodnie z jednym z nowszych orzeczeń Sądu Najwyższego z 16 czerwca 2011 r. (I PK 222/10) można przyjąć, że notatki służbowe powinny znajdować się w aktach osobowych tylko wówczas, gdy pracownikowi wymierzono kary porządkowe. W innych przypadkach takie notatki nie mają prawa znajdować się w teczce pracownika. W przypadku gdy notatka służbowa powiązana jest z nałożoną na niego karą, wówczas przyjmuje się, że powinna zostać zniszczona, gdy tylko cel, dla którego została stworzona, przestał być aktualny. Dzieje się tak, ponieważ Kodeks pracy przewiduje, że po roku nienagannej pracy karę porządkową uważa się za niebyłą, a z akt osobowych usuwa się wszelkie dokumenty potwierdzające fakt jej nałożenia. Czyli pracodawca usuwa z akt osobowych pracownika odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne ślady ukarania pracownika, w tym także notatkę służbową. Dodatkowo wyrok ten wskazał, że pisma ostrzegające pracownika o tym, że źle wykonuje pracę, które nie są powiązane z nałożeniem kary, nie mają prawa znajdować się w aktach. Według sądu rozporządzenie w sprawie akt osobowych określa wyraźnie, jakie dokumenty gromadzi się w aktach osobowych.

Można także spotkać się z odmiennym poglądem dotyczącym kwestii umieszczania notatek służbowych w aktach osobowych, według którego takie działanie zawsze jest zgodne z prawem. Ten pogląd popierają wyrokiem Sądu Najwyższego z 4 czerwca 2002 r., który stanowi, że przechowywanie notatki służbowej o zachowaniu pracownika, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika.

Nieuzasadniona nieobecność w pracy - podejmowanie dalszych kroków przez pracodawcę

Jeżeli pracownik wcześniej wykazywał podobne zachowania, może to wskazywać na problem systemowy wymagający bardziej zdecydowanych działań.

Jeśli pracownik dostarczy usprawiedliwienie, sprawa może zostać zamknięta. W przeciwnym razie pracodawca może rozważyć zastosowanie kar porządkowych lub dalszych działań dyscyplinarnych.

Narzędzia prawne do dyscyplinowania pracownika – Kodeks pracy

Zgodnie z Kodeksem pracy, pracodawca może zastosować:

• upomnienie,
• naganę,
• karę pieniężną (za nieobecność bez usprawiedliwienia).

Dodatkowo zgodnie z art. 22 § 1 Kodeksu pracy (kp) przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Ponadto w myśl art. 100 § 1 i § 2 pkt 1 kp pracownik jest obowiązany wykonywać pracę sumiennie i starannie oraz stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę, a w szczególności przestrzegać czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.

Z powyższego jasno wynika, że świadczenie pracy należy do podstawowych obowiązków pracownika. Ocena, czy w danym przypadku mamy do czynienia z ciężkim naruszeniem tego podstawowego obowiązku, zależeć będzie od okoliczności konkretnego przypadku.

Jak stwierdził Sąd Najwyższy w powołanym wyżej wyroku, samowolne opuszczenie przez pracownika miejsca pracy przed zakończeniem godzin pracy może być potraktowane w konkretnych okolicznościach faktycznych danej sprawy jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych. Wskazanie to można analogicznie odnieść do wszelkich przypadków nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy – nie tylko wynikłej z samowolnego opuszczenia miejsca pracy, lecz także z niestawienia się w pracy.

W pojęciu „ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych” mieszczą się 3 elementy. Są to: bezprawność zachowania pracownika (naruszenie podstawowego obowiązku pracowniczego); naruszenie albo zagrożenie interesów pracodawcy; zawinienie obejmujące zarówno winę umyślną, jak i rażące niedbalstwo. Bezprawność zachowania pracownika jest przy tym rozumiana jako zachowanie sprzeczne z obowiązującymi tego pracownika regułami wynikającymi z przepisów prawa pracy, które może polegać zarówno na działaniu, jak i na zaniechaniu. Odnośnie do stopnia winy, powinna ona przejawiać się w umyślności (złej woli) lub rażącym niedbalstwie pracownika. Są to dwie odrębne postacie winy. Rażące niedbalstwo to rażące niedołożenie staranności wymaganej od pracownika. Wina w tej postaci może obejmować zachowania lekkomyślne, gdy pracownik przewiduje, że swoim zachowaniem uchybi obowiązkowi, ale bezpodstawnie przypuszcza, że do tego nie dojdzie, oraz przypadki niedbalstwa polegającego na tym, że pracownik nie przewidział, iż swoim zachowaniem naruszy obowiązek, ale mógł i powinien był to przewidzieć. Rażący charakter przejawia się w wyjątkowo lekceważącym stosunku pracownika do jego obowiązków. Przypisanie ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych nie jest zatem możliwe bez wykazania winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa pracownika, przy czym ocena ta powinna odbywać się przez pryzmat całokształtu okoliczności. Pracownik musi więc chcieć uchybić obowiązkowi i w tym celu podejmuje (lub nie) działanie lub co najmniej godzić się na to, że swoim zachowaniem obowiązek naruszy (por. postanowienie Sądu Najwyższego z 8 lutego 2023  roku, I PSK 25/22).

Przykładowe procedury postępowania w przypadku nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy

 W przypadku pierwszej nieusprawiedliwionej nieobecności można zastosować poniżej wskazaną procedurę:

• Pracodawca w pierwszej kolejności wysyła wezwanie do wyjaśnień (pisemnie lub e-mailem).
• Jeśli pracownik odpowie i dostarczy usprawiedliwienie – sprawa zostaje zamknięta.
• Jeśli brak odpowiedzi – sporządzenie notatki służbowej.
• Nałożenie kary porządkowej zgodnie z regulaminem pracy.

Procedura w przypadku powtarzających się nieobecności

W przypadku kolejnej nieusprawiedliwionej nieobecności można zastosować poniżej wskazaną procedurę:

• Powtórne wezwanie do wyjaśnień.
• Spotkanie dyscyplinujące i sporządzenie protokołu.
• Ostrzeżenie pracownika o konsekwencjach (np. zwolnienie).
• W przypadku dalszych naruszeń – wypowiedzenie umowy zgodnie z przepisami prawa.

Procedura natychmiastowego zwolnienia (art. 52 KP)

Jeżeli nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy prowadzi do natychmiastowego zwolnienia procedura powinna wyglądać następująco:

• Udokumentowanie nieusprawiedliwionej nieobecności.
• Sporządzenie pisemnej decyzji o rozwiązaniu umowy.
• Wysłanie pracownikowi wypowiedzenia wraz z uzasadnieniem.
• Archiwizacja dokumentacji na wypadek ewentualnego sporu sądowego.

Postępowanie przy nieusprawiedliwionej nieobecności pracownika - podsumowanie

Nieusprawiedliwiona nieobecność pracownika wymaga zdecydowanych, ale zgodnych z prawem działań ze strony pracodawcy. Odpowiednie procedury i dokumentacja są kluczowe dla uniknięcia ewentualnych roszczeń ze strony pracownika.

Dobrze przeprowadzony proces dyscyplinujący pozwala zachować porządek w firmie i minimalizować negatywne skutki absencji pracowniczej.

 

Podstawa prawna:

1)  Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 z późn. zm.)