Porady biznesowe
Ewidencja u przedsiębiorcy powierzonych mu materiałów przez zleceniodawcę
Porada powstała w ramach działalności non-profit Fundacji Akademia Liderów.
mikroPorady.pl są projektem Fundacji, który pomaga polskim mikroprzedsiębiorcom na każdym etapie prowadzenia działalności.
Ty też możesz pomóc w rozwoju polskiej mikroprzedsiębiorczości.
Wpłać darowiznę na rzecz Fundacji
Przedsiębiorcy wykonujący w ramach swojej działalności gospodarczej usługi często wykonują je z materiałów powierzonych przez Zleceniodawcę.
Zasadniczo podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów ma obowiązek rejestrowania w niej każdego zdarzenia mającego wpływ na przychody i koszty firmy.
Jednakże zgodnie z § 14 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.2019.2544 t.j.), materiał powierzony przez zleceniodawcę nie podlega ewidencji w księdze podatkowej.
Przepis ten zawiera jednak ostrzeżenie, że jeżeli podatnik nie będzie mógł przedstawić dokumentu określającego zleceniodawcę, uważa się, że materiał został kupiony bez udokumentowania. To oznacza, że w przypadku kontroli przeprowadzonej przez pracowników urzędu skarbowego w siedzibie firmy i stwierdzenia, że na stanie znajdują się materiały, których pochodzenia podatnik nie potrafi udokumentować, podatnikowi będzie postawiony zarzut nierzetelnego prowadzenia księgi podatkowej.
Ważne:
Materiał powierzony przez Zleceniodawcę nie podlega ewidencji w księdze podatkowej prowadzonej przez zleceniobiorcę. U Zleceniodawcy, jeżeli nie jest przedsiębiorcą prowadzącym księgi rachunkowe i nie wynikają uwarunkowania z umów ubezpieczenia majątkowego lub z umowy z dostawcą materiału nie wystąpi obowiązek uwzględnienia w księgach takiego przekazania.
Przepisy rozporządzenia nie zawierają wzoru dokumentu, który mógłby potwierdzać pochodzenie powierzonego materiału. Dobrym rozwiązaniem jest sporządzenie dokumentu (protokołu przyjęcia lub dowodu pz – przyjęcia materiału na stan magazynu, o ile przedsiębiorca prowadzi magazyn) zawierającego:
- dane osoby zlecającej usługę, tj. imię i nazwisko, adres lub numer telefonu (czasami może być konieczne potwierdzenie powierzenia materiału – np. w przypadku kontroli w firmie)dane określające zleceniodawcę,
- datę przyjęcia materiału,
- rodzaj i ilość materiału,
- krótki opis materiału,
- podpis podatnika lub osoby przyjmującej materiał,
- podpis osoby przekazującej materiał.
W ten sposób przedsiębiorca lub osoba odpowiedzialna materialnie przyjmująca materiał może obronić się przed zarzutem, że materiał jest jego własnością. Powyższe uzasadnia postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego wydane przez Pierwszy Urząd Skarbowy w Poznaniu w dniu 2005.03.31 : PF-2/415/4/05 ......”
Podatnik winien posiadać dowód zakupu na towar będący w jego posiadaniu. Odstępstwem od powyższego jest sytuacja , gdy podatnik dysponował będzie materiałem powierzonym. Jednakże w takim przypadku winien wykazać, iż przedmiotowy towar, nie jest towarem przez niego zakupionym a powierzonym. W przeciwnym wypadku należałoby uznać, iż towar został zakupiony przez podatnika bez udokumentowania .... Ustne potwierdzenie przyjęcia towaru nie jest wystarczającym dowodem dokumentującym fakt zajścia zdarzenia. Zatem w każdym z przypadków winno być ono potwierdzone w formie pisemnej. Jedną z form udokumentowania przyjęcia towaru od kontrahenta może być pisemne oświadczenie stron powierzenia i przyjęcia materiału lub części celem wykonania usługi.
W przypadku braku takiego dokumentu przyjmuje się, że podatnik kupił materiał, ale nie posiada dowodu zakupu.
Trzeba również pamiętać, iż niezależnie od przyczyn leżących po stronie obowiązków w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, księgi przychodów, rozchodów lub ewidencji dla potrzeb podatków, to istnieją obowiązki prowadzenia ewidencji, wynikające choćby z umów ubezpieczeń majątkowych od zdarzeń losowych, kradzieży itp., a także związanych z odpowiedzialnością materialną pracowników, umowami o wspólnej odpowiedzialności materialnej, pwierzeniami mienia, z obowiązkiem wyliczenia się, a w niektórych przypadkach wynikających z obowiązków sanitarno-epidemilogicznych, przeciwpożarowych.
Ewidencja przychodu
W razie przyjęcia do zakładu materiałów powierzonych na przedsiębiorcy nie ciąży obowiązek ewidencjonowania tego faktu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów z zastosowaniem powyższych uwag odnośnie innych obowiązków ewidencjonowania. Jedynym obowiązkiem podatnika jest zapisanie kwoty osiągniętego przychodu w kolumnie 7 “Wartość sprzedanych usług” oraz zaksięgowanie w kolumnie 13 "Pozostałe wydatki" związane z prowadzoną działalnością.
Przykład:
Podatnik otrzymał zlecenie uszycia ubrań z powierzonego materiału. Wynagrodzenie zostało w umowie określone jako 3000 zł, powiększone o zwrot wydatków na ewentualne materiały własne zużyte przez wykonawcę do wytworzenia zamówionych ubrań. W celu wykonania zlecenia podatnik nabył dodatki krawieckie za kwotę 100 zł. Po wykonaniu zlecenia podatnikowi została część materiału powierzonego przez zleceniodawcę. Materiał ten został zwrócony przez podatnika. Zapisy w księdze przedstawiają się następująco:
Kolumna 7 pkpir “Wartość sprzedanych usług” - 3000 zł
Kolumna 13 pkpir „Pozostałe wydatki” - 100 zł (w dniu poniesienia wydatku).
Jeżeli wystąpi konieczność , że część usługi wykona z własnego materiału inny przedsiębiorca jako podwykonawca, to zleceniobiorca musi wystawić za wykonaną pracę fakturę lub rachunek.
Przykład:
Podatnik otrzymał zlecenie uszycia ubrań z powierzonego materiału. Wynagrodzenie zostało w umowie określone jako 3000 zł, powiększone o zwrot wydatków na ewentualne materiały własne zużyte przez wykonawcę do wytworzenia zamówionych ubrań. W celu wykonania zlecenia podatnik nabył dodatki krawieckie za kwotę 100 zł oraz skorzystał z usługi innego przedsiębiorcy , który wykonał usługę nabijania nitów Otrzymał rachunek na kwotę 300zł . Zapisy w księdze przedstawią się następująco:
- w kolumnie 7 – "Wartość sprzedanych usług" - .3000zł - w kolumnie 13 – Pozostałe wydatki” kwota 100 zł ( w dniu poniesienia wydatku ) oraz kwota 300 zl ( w dniu poniesienia wydatku.
Ważne:
Dla uprawdopodobnienia faktu, że umowa zlecenia na wykonanie usługi została faktycznie zawarta, umowa ta powinna być sporządzona na piśmie. Oczywiście może to też być zawsze w trybie umowy powtwierdzenia przyjęcia zlecenia (e-mail z potwierdzeniem zwrotnym przyjęcia zamówienia z adnotacją przyjęcia materiału)
Spis z natury
Na dzień 31 grudnia każdego roku podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów zobowiązani są do sporządzenia spisu z natury. Spisem z natury należy objąć towary handlowe, materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze, półwyroby, produkcję w toku, wyroby gotowe, braki i odpady.
Także spis z natury powinien obejmować towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, jak również towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika. Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.
Tak więc, jeżeli powierzone materiały będą znajdowały się w zakładzie podatnika podczas sporządzania spisu z natury, podatnik będzie zobowiązany do wykazania ich w tym spisie. Jednakże materiały te nie podlegają wycenie - wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie z podaniem, czyją stanowią własność.
Ważne:
O sporządzeniu spisu z natury na koniec roku nie trzeba informować naczelnika urzędu skarbowego. Spisu z natury nie należy również dołączać do zeznania rocznego. Jednak istotne jest posiadanie spisu z natury dla celów dowodowych w przypadku różnych kontroli, w tym kontroli skarbowych jak i innych oraz zaistnienia zdarzeń nadzywczajnych, pożar, itp.
Podstawa prawna:
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych: (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 226 z późn. zm.),
- Interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 6 listopada 2009 r., ITPB1/415-701/09/TK,
- Interpretacja wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z dnia 2 czerwca 2009 r., IBPBI/1/415-216/09/ZK,
- Interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 29.03.2011 r Sygnatura: IPPB1/415-1130/10-9/KS,
- Interpretacja Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2009 r., IPPB1/415-473/09-3/AM),- interpretacja indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 16 lutego 2011 r., nr IBPBI/1/415-1217/10/KB,
- • Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U.2019.2544 t.j.)
Autorka: Krystyna Dąbrowska, doradca podatkowy - wpisana na listę Ministerstwa Finansów i Krajowej Rady Doradców Podatkowych: Nr wpisu: 02200.
Zestawienie form zatrudnienia
Prezentujemy zestawienie w układzie porównawczym, różnych form zatrudnienia i przypisanych do nich warunków oraz praw i obowiązków pracownika i pracodawcy w obszarach prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, podatków, prawa konkurencji, prawa cywilnego, prawa autorskiego.
Pobierz poradnik
Pamiętaj:
Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej Twój e-PIT
Dziękujemy!
Czy wiesz, że aż 96% mikro firm zapewnia 75% wszystkich wpływów z podatków i wytwarza 51% zysku gospodarki kraju?
A tylko niewielkiej liczbie udaje się utrzymać na rynku dłużej niż rok bez dostatecznej wiedzy i znajomości przepisów.
A czy wiesz, że...
Ty też możesz coś zrobić, abyśmy mogli dalej działać i skutecznie Cię wspierać?
KRS 0000318482
Czy porada okazała się pomocna?
Twoja odpowiedź pozwala nam poprawić jakość naszych materiałów.
Tę poradę udostępniamy całkowicie bezpłatnie.
Jeżeli wesprzesz nas drobną darowizną,
stworzymy więcej jakościowych materiałów.
Warto wiedzieć
