Nota obciążeniowa – kto, kiedy i jak może ją wystawić?

Co to jest nota obciążeniowa?

Nota obciążeniowa to dokument księgowy wystawiany w celu naliczenia określonej kwoty należnej drugiej stronie – najczęściej kontrahentowi – z tytułu świadczeń, które nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (VAT). Tego rodzaju dokument wykorzystywany jest w przypadkach, gdy nie ma obowiązku wystawienia faktury VAT, ponieważ dana czynność nie stanowi sprzedaży towarów ani świadczenia usług w rozumieniu przepisów ustawy o VAT.

Nota obciążeniowa służy potwierdzeniu istnienia roszczenia pieniężnego i stanowi formalne wezwanie do zapłaty konkretnej należności. Może być podstawą do rozliczeń między stronami, a także – w razie potrzeby – do dochodzenia roszczenia przed sądem.

Typowe zastosowania noty obciążeniowej obejmują m.in.:

• naliczenie kosztów dodatkowych poniesionych przez jedną ze stron (np. opłat transportowych, kosztów magazynowania czy windykacji),
• obciążenie odsetkami ustawowymi za opóźnienie w płatności,
• egzekwowanie kar umownych wynikających z zawartej umowy,
• zwrot wydatków poniesionych w imieniu drugiej strony (np. opłaty sądowe, notarialne, administracyjne),
• skorygowanie błędnych płatności lub pomyłek księgowych,
• inne rozliczenia finansowe niepodlegające opodatkowaniu VAT.

Ważne jest, że nota obciążeniowa nie zastępuje faktury VAT i może być stosowana wyłącznie w przypadkach, w których przepisy nie wymagają udokumentowania świadczenia fakturą.

Przykłady zastosowania noty obciążeniowej

Do najczęstszych przykładów użycia noty obciążeniowej należą:

• Odsetki ustawowe za opóźnienie – np. gdy kontrahent nie zapłacił należności w terminie.
• Kara umowna – naliczana na podstawie zawartej umowy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania.
• Zwrot poniesionych kosztów – np. gdy jedna ze stron opłaciła w imieniu drugiej stron trzecich (sądów, urzędów).
• Błędne płatności – np. nadpłata lub pomyłkowy przelew.
• Inne zobowiązania pieniężne – które nie są klasyfikowane jako dostawa towarów lub usługi w rozumieniu ustawy o VAT.

Nota obciążeniowa – podstawa prawna

Choć nota obciążeniowa nie została szczegółowo uregulowana w jednym akcie prawnym, jej stosowanie opiera się na kilku źródłach prawa:

• Kodeks cywilny – m.in. art. 481 (odsetki za opóźnienie w spełnieniu świadczenia pieniężnego), art. 483 i 484 (kara umowna).
• Ustawa o rachunkowości – regulująca obowiązki dokumentacyjne w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych.
• Ustawa o podatku od towarów i usług (VAT) – w zakresie, w jakim wskazuje, które czynności nie wymagają dokumentowania fakturą VAT.

Kto może wystawić notę obciążeniową?

Notę obciążeniową mogą wystawiać różne podmioty, pod warunkiem że dokumentowana czynność nie podlega VAT:

• Przedsiębiorcy – zarówno zarejestrowani jako podatnicy VAT, jak i tzw. nievatowcy.
• Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej – np. przy rozliczeniach z tytułu kosztów poniesionych za kogoś.
• Organizacje pozarządowe, fundacje, stowarzyszenia – o ile mają podstawy do roszczenia (np. na podstawie umowy lub przepisu prawa).

Należy jednak pamiętać, że nota obciążeniowa nie może być stosowana w przypadku sprzedaży towarów lub usług opodatkowanych VAT – w takich sytuacjach obowiązkowa jest faktura VAT.

Kiedy wystawia się notę obciążeniową?

Nota obciążeniowa jest narzędziem elastycznym i może być wystawiona w różnych okolicznościach, np.:

• po upływie terminu płatności – w celu naliczenia odsetek ustawowych,
• po zaistnieniu przesłanki naliczenia kary umownej,
• po dokonaniu płatności w imieniu kontrahenta,
• przy ujawnieniu błędów w rozliczeniach (np. pomyłkowej płatności).

Akceptacja odbiorcy

Zasadniczo, jeśli roszczenie wynika z przepisów prawa (np. odsetki ustawowe) lub z zawartej umowy (np. kara umowna), nota obciążeniowa nie wymaga akceptacji odbiorcy, aby mogła zostać skutecznie ujęta w księgach. W praktyce jednak odbiorca może zakwestionować zasadność lub wysokość obciążenia, co może prowadzić do sporu sądowego. Dlatego w przypadku sporów zaleca się wcześniejsze uzgodnienie warunków naliczania takich należności.

Nota obciążeniowa a e-faktura i KSeF

W kontekście rosnącej roli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy noty obciążeniowe również podlegają obowiązkowi ewidencji w tym systemie. Na dzień dzisiejszy (stan prawny: kwiecień 2025 r.), noty obciążeniowe nie są objęte systemem KSeF, ponieważ nie są fakturami VAT i nie podlegają obowiązkowi ich wystawiania w ustrukturyzowanej formie XML. KSeF dotyczy wyłącznie dokumentów spełniających definicję faktury VAT w rozumieniu przepisów o VAT.

Jak wystawić notę obciążeniową – krok po kroku

Krok 1. Określ tytuł i podstawę prawną

Zidentyfikuj powód wystawienia noty – np. odsetki ustawowe za opóźnienie w płatności, kara umowna czy zwrot kosztów.

Krok 2. Wylicz kwotę należności

W zależności od tytułu, wylicz kwotę:

Wzór dla odsetek:

Kwota zaległości × liczba dni zwłoki × wysokość odsetek / 365

Krok 3. Sporządź notę obciążeniową

Wykorzystaj powyższy wzór i uzupełnij go zgodnie z instrukcją.

Krok 4. Przekaż dokument kontrahentowi

Nota może być wysłana:

• w formie papierowej,
• elektronicznej (PDF z podpisem, ePUAP, e-mail).

Krok 5. Zaksięguj notę

Ujęcie w księgach rachunkowych zależy od przyjętej polityki rachunkowości – nota nie podlega VAT.

Dodatkowe wskazówki praktyczne

Niektóre firmy akceptują noty obciążeniowe wyłącznie po wcześniejszym uzgodnieniu – warto sprawdzić zapisy umowy. W przypadku sporu co do zasadności noty – druga strona może odmówić płatności, co może skutkować koniecznością dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Przechowuj kopie wysłanych not i potwierdzenia ich doręczenia – mają znaczenie dowodowe.

Wzór noty obciążeniowej – darmowy szablon

 

Miejscowość, data: ________________________

 

Nota obciążeniowa nr: ________________________

 

Wystawca:

________________________

(nazwa firmy / imię i nazwisko)

________________________

(adres)

________________________

(NIP)

 

Odbiorca:

________________________

(nazwa firmy / imię i nazwisko)

________________________

(adres)

________________________

(NIP)

 

Tytuł noty: ________________________

(np. odsetki ustawowe za opóźnienie w płatności faktury nr X)

 

Data powstania należności: ________________________

Kwota należności: ________________________zł

 

Opis:

Na podstawie ________________________(nr umowy / art. k.c. / wezwania / korespondencji)

obciążamy Państwa kwotą ________________________zł tytułem ________________________ (np. odsetek ustawowych / kary umownej / kosztów sądowych)

 

Prosimy o dokonanie płatności na konto: ________________________

Numer rachunku bankowego: ________________________

Termin płatności: ________________________

 

 

Podpis wystawcy:

________________________

 

Załączniki:

(jeśli dotyczy) kopia faktury, umowa, wyliczenia

 

Instrukcja wypełniania wzoru noty obciążeniowej

Pole	Wskazówki
Data i miejsce	Wprowadź aktualną datę i miejscowość.
Numer noty	Ustal własną numerację, np. 04/2025/OB.
Dane wystawcy/odbiorcy	Wpisz pełne dane obu stron, z NIP i adresem.
Tytuł i opis	Napisz jasno, czego dotyczy nota (np. „Odsetki ustawowe za fakturę nr 22/2025”).
Kwota i data powstania należności	Kwota wyliczona na podstawie przepisów lub umowy.
Rachunek bankowy i termin	Dodaj numer konta i realistyczny termin płatności (np. 7 dni).

Podsumowanie – nota obciążeniowa

Nota obciążeniowa to praktyczne i zgodne z prawem narzędzie do dochodzenia należności niewymagających faktury. Korzystają z niej mikroprzedsiębiorcy, instytucje i osoby fizyczne – szczególnie w sytuacjach dotyczących odsetek czy kar umownych.

 

Podstawa prawna:

1)      Kodeks cywilny Dz.U. 1964 Nr 16, poz. 93 t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1061