Zmiana warunków umowy pomiędzy przedsiębiorcami

Użytkownik zwrócił się do nas z następującym zapytaniem:

Prowadzimy firmę w Polsce, współpracując jednocześnie z zagranicznymi dostawcami. Otrzymaliśmy zaliczkę w dolarach od nabywcy z Ukrainy w pełnej kwocie zgodnie z kwotą umowy. Z tej zaliczki zrobili przelew do naszego dostawcy w Turcji. Mamy w planach wysyłać ten towar do Ukrainy od razu z Turcji. Data wysłania towaru w umowie między naszej firmą a ukraińską jest 14 dni od daty otrzymania pieniędzy, ale faktycznie nie wiadomo, kiedy będzie wysyłany ten towar dlatego, że nie otrzymaliśmy jeszcze go od dostawcy. Czy w umowie zaznaczyć zmianę daty wysłania towaru oraz fakt, że towar zostanie wysłany z Turcji? Czy mamy wystawiać fakturę zaliczkową?

Słowem wstępu należy zaznaczyć, że Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości dr. Bogusława Federa świadczy bezpłatną pomoc na rzecz mikro i małych przedsiębiorców. Takie działania wynikają z celów statutowych Fundacji, która nie pobiera opłat za swoje działania. Jednakże należy wskazać, że w ramach udzielanych bezpłatnych porad prawnych Fundacja nie realizuje indywidualnych zleceń. Zgodnie z Regulaminem E-Punktu Konsultacyjnego udostępnionego w serwisie mikroporady.pl porady prawne obejmują jedynie odpowiedzi na zadane przez użytkowników pytania i dotyczą informacji o aktualnym stanie prawnym oraz zmian w prawie. W związku z powyższym, poniżej przedstawimy jedynie ogólne regulacje prawne dotyczące zagadnień, o których mowa w zapytaniu.

W obrocie pomiędzy przedsiębiorcami zdarzają się sytuacje, gdy dochodzi do modyfikacji treści trwającego stosunku prawnego, pomimo że zawarcie umowy w utrwalonej formie gwarantować ma stronom zapewnienie jej trwałości i związanie treścią umowy. Tego rodzaju okoliczności mogą wystąpić w wyniku porozumienia stron lub wskutek działania jedenj ze stron.

Jednym z celów zawarcia umowy w utrwalonej formie, jaką jest np. forma pisemna, jest możliwość odwołania się do dokumentu zawierającego treść umowy w celu dokładnego ustalenia, jakie były obowiązki stron umowy. Brak utrwalenia warunków umowy powoduje natomiast, że strony mogą pozostawać w sporze co do treści zawartej umowy, a sytuacja taka jest niekorzystna i narusza pewność obrotu. Chociaż jedną z podstawowych zasad w obrocie gospodarczym jest zasada pacta sunt servanda (umów należy dotrzymywać), to w praktyce zachodzą sytuacje, gdy dochodzi do zmiany treści umowy, w szczególności jej zakresu, czy jak w zapytaniu Użytkownika - zmiany terminu dostawy.

Zawierając umowę, strony mają możliwość ustalenia dopuszczalnych zasad jej modyfikacji. Oprócz ustalenia w umowie możliwości wypowiedzenia umowy przez strony i skorzystania w tym zakresie z warunków kodeksowych, zawiera ona zazwyczaj także postanowienia dotyczące możliwości i warunków formalnych w zakresie zmiany jej treści. W praktyce w takich przypadkach stosuje się aneks do umowy podpisany przez obie strony. Zawarcie aneksu powoduje bowiem, że strony związane są pierwotną umową, ale w wersji zmienionej przez aneks. Jak zostało wyżej wspomniane, zmiana warunków umowy powoduje, że strony mogą pozostawać w sporze co do treści zawartej umowy, a sytuacja taka jest niekorzystna i narusza pewność obrotu. Wobec tego rekomendujemy Użytkownikowi sporządzenie stosownego aneksu do umowy ze wskazaniem zmiany terminu dostawy towaru oraz jego pochodzenia.

Odnosząc się do drugiego pytania wskazujemy, że otrzymanie przez Użytkownika zaliczki od kontrahenta może rodzić określone skutki podatkowe. Należy przeanalizować, w jaki sposób udokumentować fakt otrzymania zaliczki.

Otrzymanie przez podatnika zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego na gruncie podatku VAT. W sytuacji, gdy zaliczka wpłacana jest przez podmiot gospodarczy, przedsiębiorca jako potwierdzenie jej otrzymania ma co do zasady obowiązek, aby faktura zaliczkowa była wystawiona w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po otrzymaniu zaliczki. Jednak, jeśli dostawa towarów odbywa się w tym samym okresie rozliczeniowym, przedsiębiorca nie musi wystawiać odrębnej faktury zaliczkowej oraz faktury rozliczającej (końcowej). Może wystawić jeden dokument, w którym opodatkuje całą transakcję (łącznie z otrzymaną zaliczką). Powinien on zawierać elementy podstawowej faktury VAT oraz kwotę zapłaty, kwotę podatku, kwotę brutto zaliczki, a także datę jej otrzymania.

Regułą jest, że jeśli dostawca otrzyma zaliczkę lub całość zapłaty jeszcze przed wykonaniem dostawy towaru, wówczas już w momencie otrzymania wpłaty powstaje obowiązek podatkowy. Koniecznością jest wystawienie faktury zaliczkowej dokumentującej każdą wpłatę zaliczki, chyba że wpłata i realizacja zamówienia rozliczona będzie w tym samym okresie rozliczeniowym. Przy czym było to działanie nieuregulowane przepisami a wskazywane w interpretacjach podatkowych. W związku z wprowadzeniem SLIM VAT 3 przez rząd od 2023 roku kwestia ta ma zostać dokładnie uregulowana w przepisach. Aby zastosować to rozwiązanie, podatnik będzie musiał na fakturze "końcowej" wskazać datę otrzymania zaliczki (co do zasady data otrzymania płatności generować będzie powstanie obowiązku podatkowego).

Wyjątki od tej zasady wymienione zostały w ustawie o VAT i należą do nich:

dostawy energii cieplnej, elektrycznej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
usług telekomunikacyjnych,
usług związanych z dostarczaniem oraz uzdatnianiem wody za pośrednictwem sieci wodociągowych,
usług dzierżawy, najmu czy też leasingu,
usług ochrony osób jak i ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
usług świadczenia obsługi biurowej oraz prawnej,
wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów.

W przypadku otrzymania zaliczki na poczet wyżej wymienionych czynności nie ma obowiązku wystawiania faktury zaliczkowej, ponieważ nie powstaje w tym wypadku obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT.

Z uwagi na brak wystarczających informacji w zapytaniu nie możemy jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie Użytkownika dotyczące obowiązku wystawienia faktury zaliczkowej. Jeżeli prowadzona działalność nie jest objęta zwolnieniem, o którym mowa w ustawie o VAT to prawdopodobnie taką fakturę należy wystawić.

Stan prawny na dzień: 31 października 2022 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 1360 z późn. zm.).
Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 931 z późn. zm.).

Obciążenia publiczno-prawne, świadczenia podatku, składki – zestawienie

Przedsiębiorco, prezentujemy zestawienie obciążeń publiczno-prawnych zawierające podstawowe i najważniejsze informacje, dotyczące podatków oraz składek na ubezpieczenie społeczne. Z przedstawionego zestawienia dowiesz się, jakie podatki, czy składki na ubezpieczenie społeczne powinieneś opłacić za siebie lub pracowników, kiedy powstaje obowiązek podatkowy oraz jakie formularze należy wypełnić.

Zestawienie powinno służyć zarówno przedsiębiorcom prowadzącym osobiście działalność gospodarczą, jak i menadżerom spółek kapitałowych, czy też osobowych, a także szefom działów inwestycji lub HR, szefom finansowym do planowania oraz realizacji polityki zatrudnienia i zarządzania „kadrami" w sposób efektywny, tzn. racjonalny finansowo i gospodarczo przy uwzględnieniu interesów pracowników.

Pobierz poradnik