Zapłata faktury a faktyczna usługa - mikroPorady.pl - Biznesowe wsparcie z najlepszej strony

Użytkowniczka serwisu zwróciła się do nas z rozbudowanym pytaniem dotyczącym wystawionej faktury za usługę, która nie została zrealizowana. Wskazała, że pracownik firmy skorzystał z 14-dniowej bezpłatnej subskrypcji usługi dostępu do portalu z wiedzą księgową. Przed upływem tego terminu można było bezpłatnie zrezygnować z subskrypcji i opłaty rocznej w wysokości 1499 zł. Z uwagi na chorobę, pracownik nie zdążył się nawet zalogować na portalu i nie skorzystał w żaden sposób z usługi. Niestety zgłoszenie rezygnacji wysłane 2-3 dni po upływie terminu. W ciągu kolejnych 14 dni została wystawiona faktura. W międzyczasie przyjęto rezygnację z usługi i wyłączono dostęp do materiałów na portalu. Po powrocie do pracy pracownik wysłał drogą e-mail wyjaśnienie sytuacji oraz prośbę o anulowanie faktury ze względu na niekorzystanie z usługi. Odpowiedzi nie otrzymaliśmy. Minęło w ten sposób kilka miesięcy i otrzymaliśmy na przestrzeni 2 tygodni w czerwcu 2022 r. 3 wezwania do zapłaty. Co możemy w tej sytuacji zrobić? Czy istnieje prawna podstawa do niezapłacenia za wystawioną fakturę?

W pierwszej kolejności należy wskazać, że faktury VAT są zaliczane do dokumentów prywatnych, co potwierdził m.in. Sąd Najwyższy w Postanowieniu z 9 sierpnia 2016 r., II CZ 83/16, LEX nr 2095938. Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie w nim zawarte (art. 245 k.p.c.). Jeśli na drugiej spornej fakturze widnieje jedynie podpis osoby wystawiającej to dokument ten dowodzi tylko, że firma świadcząca usługi złożyła oświadczenie o treści zawartej w fakturze – stanowiące, że sprzedała towar lub świadczyła usługi o określonej cenie. Wystawienie i przesłanie faktury VAT nie stanowi natomiast dowodu, że adresat faktury jest zobowiązany w stosunku do firmy w zakresie kwoty wskazanej w treści faktury, oraz że firma wykonała świadczenie wskazane w fakturze.

Zachodzi zasadnicza różnica między oświadczeniem o istnieniu faktu (faktura VAT jest takim oświadczeniem wystawcy o dokonaniu sprzedaży towaru lub świadczeniu usługi), a dowodzeniem tego faktu (tj. udowodnieniem, że faktycznie ta czynność miała miejsce). W orzecznictwie Sądu Najwyższego przyjęto, że faktura stanowi powszechnie przyjęty dokument rozliczeniowy. Jej doręczenie umożliwia dłużnikowi podjęcie czynności mających na celu sprawdzenie czy świadczenie jest zasadne, tak co do istnienia, jak i co do wysokości. Umożliwia też podjęcie czynności zmierzających do spełnienia świadczenia (tak w wyroku Sądu Najwyższego z dnia 14 stycznia 1987 roku IV CR 461/86, uchwała Sądu Najwyższego z dnia 19 maja 1992 roku, III CZP 56/92, wyrok Sądu Najwyższego z dnia 23 października 2001 roku, I CKN 323/99). Faktura VAT jako dokument rozrachunkowy, nie stanowi jednak dowodu wykonania umowy sprzedaży bądź świadczenia usług w sposób uzasadniający żądanie zapłaty wynagrodzenia. Dłużnik zobowiązany jest świadczyć to co stwierdzono w dokumencie rozliczeniowym jedynie, gdy to wynika z istniejącego stosunku prawnego (zawartej i wykonanej umowy). Jeśli firma oferująca usługi dostępu do portalu z wiedzą księgową nie posiada dowodu: na:

istnienie stosunku zobowiązaniowego z adresatem faktury oraz
na spełnienie świadczenia wskazanego w fakturze VAT

- to nie może skutecznie żądać zapłaty za niezamówiony towar, usługę.

Warto zauważyć, że w tracie procesu cywilnego faktury mogą być samodzielnymi środkami dowodowymi, na podstawie których dopuszczalne jest dokonywanie ustaleń faktycznych co do istnienia zobowiązania. Jednakże taki dowód musi być poparty innymi dowodami potwierdzającymi, że strony zawarły umowę o określonej treści i że została ona przez firmę oferującą usługi dostępu do portalu z wiedzą księgową wykonana.

Jeśli więc dana firma skieruje sprawę do sądu to na początku procesu cywilnego pozwany (adresat faktury) powinien zaprzeczyć co do istnienia okoliczności faktycznej wykonania przez powoda świadczenia, którego dotyczy żądanie pozwu. Po dokonaniu zaprzeczenia przez pozwanego to powód będzie zobowiązany do wykazania wskazanej w pozwie podstawy faktycznej roszczenia. Samo dołączenie nie podpisanej przez pozwanego faktury nie będzie prowadziło do zasądzenia, gdy pozwany zaprzecza roszczeniu a nie można stwierdzić, że zaakceptował fakturę. W takiej sytuacji to na powodzie spoczywa ciężar wykazania roszczenia innymi twierdzeniami i dowodami (art. 6 k.c.), że strony zawarły umowę oraz jaka była jej treść – w szczególności jak miała być ta umowa wykonana oraz jaką strony uzgodniły cenę (wynagrodzenie). W przypadku, gdy strony nawiązały stosunek prawny ustnie, a faktura stanowi jedyny dowód pisemny to powód jest tym bardziej zobowiązany do przedstawienia innych dowodów potwierdzających zawarcie umowy. Ponadto, powód może też wskazać, że mimo zaprzeczenia pozwanego co do istnienia umowy, pozwany fakturę otrzymał i zarejestrował ją w prowadzonej ewidencji rachunkowej.

Reasumując, rekomendujemy dokładne przeanalizowanie zapisów umowy subskrypcji usługi dostępu do portalu z wiedzą księgową. Być może znajdują się w niej zapisy dotyczące wcześniejszego wypowiedzenia umowy bez naliczania opłaty rocznej w szczególności w sytuacji, gdy przyjęto rezygnację z usługi i wyłączono dostęp do materiałów na portalu. Jeżeli takich zapisów niema, zgodnie z powołanymi powyżej przepisami oraz stanowiskiem judykatury należy stwierdzić, że sama niepodpisana przez adresata faktura VAT nie zobowiązuje go do jej opłacenia. Niemniej zachęcamy do sporządzenia odpowiedzi na otrzymane wezwania do zapłaty, gdzie zostanie dokładnie opisany stan faktyczny – tj. brak możliwości sprawdzenia możliwości programu, przebytą chorobę i pozostałe okoliczności, co umożliwi załatwienie sporu na etapie przedsądowym.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Stan prawny na dzień: 17 czerwca 2022 r.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1805 z późn. zm.).

Rodzaje Umów sprzedaży

Umowa sprzedaży jest jedną z najczęściej zawieranych umów. Stronami takiej umowy są kupujący i sprzedający. Umowa zobowiązuje sprzedawcę do przeniesienia na kupującego własności rzeczy lub wykonania usługi i przenieść na kupującego własność rzeczy i wydać mu rzecz. Kupujący natomiast jest zobowiązany do zapłaty uzgodnionej ceny oraz odebrania rzeczy.

Umowa sprzedaży jest uregulowana w Kodeksie cywilnym (k.c.). Z kolei Ustawa o prawach konsumenta definiuje także:

Umowę zawartą poza lokalem przedsiębiorstwa;
Umowę zawartą na odległość.

Regulacja nakłada obowiązki na sprzedawców w szczególności w zakresie informacyjnym zarówno przed zawarciem umowy jak i na jej kolejnych etapach.

W myśl aktualnie obowiązujących przepisów, konsumentom należy się wzmożona ochrona, ponieważ nie występują w transakcjach jako podmiot profesjonalny. Wprowadzenie ustawy miało na celu zmniejszenie przewagi przedsiębiorcy jako podmiotu profesjonalnego oraz wyrównanie pozycji obu stron.

Wskazujemy, że z godnie z art. 221 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku kodeks cywilny k.c. (dalej jako: "k.c.") za konsumenta uważa się osobę fizyczną dokonującą z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Sformułowanie to nie dotyczy osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą. Osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą lub zawodową traci status konsumenta jeżeli dokonuje czynności prawnej – w stosunku do przedsiębiorcy – w bezpośrednim związku z tą działalnością.

Zgodnie z regulacją przedstawioną w k.c. innym rygorem prawnym objęte są tzw. potocznie klasyczne formy sprzedaży (czyli sprzedaż pomiędzy przedsiębiorcą (sprzedawcą) i konsumentem (kupującym) niż sprzedaż w obrocie profesjonalnym (pomiędzy przedsiębiorcą (sprzedawcą) i przedsiębiorcą (kupującym)). W drugiej wśród wymienionych sytuacji nie może być bowiem mowy o wyrównywaniu pozycji stron.

W naszej tabeli przedstawiamy i porównujemy:

Umowę zawartą poza lokalem przedsiębiorstwa;
Umowę zawartą na odległość;
Umowę zawartą w lokalu przedsiębiorcy;
Umowę zawartą pomiędzy przedsiębiorcami;

wskazując ich definicje, podstawę prawną oraz uwzględniając najbardziej charakterystyczne dla nich różnice.

Rekomendujemy szczegółowe zapoznanie się z przygotowanym poradnikiem i dostosowanie regulaminów sprzedaży przedsiębiorstwa pod obowiązujące wymogi i przepisy prawa.

Pobierz poradnik