Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:
Dzień dobry, jeżeli zawieram umowę z pracownikiem na b2b jak wygląda rozliczenie ? Czy muszę płacić ZUS albo inne składki za takiego pracownika?
Spis treści:
- Charakter prawny współpracy B2B - relacja biznesowa zamiast stosunku pracy
- Obowiązki podatkowe w modelu B2B
- Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - kto jest płatnikiem składek
- Koszty i ryzyka po stronie firmy zlecającej
- Podsumowanie: kiedy model B2B jest uzasadniony i bezpieczny
Charakter prawny współpracy B2B - relacja biznesowa zamiast stosunku pracy
Współpraca w modelu B2B (business-to-business) polega na zawarciu umowy pomiędzy dwoma niezależnymi podmiotami gospodarczymi. W praktyce oznacza to, że osoba wykonująca pracę prowadzi działalność gospodarczą i świadczy usługi na rzecz firmy jako przedsiębiorca, a nie jako pracownik. Taka relacja nie podlega przepisom Kodeksu pracy, lecz zasadom prawa cywilnego, przede wszystkim Kodeksu cywilnego oraz przepisom regulującym prowadzenie działalności gospodarczej.
Kluczową cechą współpracy B2B jest równorzędność stron. W przeciwieństwie do stosunku pracy nie występuje tu podporządkowanie pracownicze, czyli obowiązek wykonywania poleceń przełożonego co do miejsca, czasu i sposobu wykonywania pracy. Strony samodzielnie ustalają warunki współpracy, zakres usług, sposób rozliczeń, odpowiedzialność oraz zasady rozwiązania umowy. Wykonawca ponosi również ryzyko gospodarcze związane z prowadzoną działalnością, co stanowi jedną z fundamentalnych cech odróżniających go od pracownika.
Istotne znaczenie ma faktyczny sposób wykonywania współpracy, a nie sama nazwa umowy. Jeżeli relacja w praktyce spełnia cechy stosunku pracy - np. stałe godziny pracy, obowiązek osobistego świadczenia usług, wykonywanie zadań pod kierownictwem przełożonego czy brak ryzyka gospodarczego po stronie wykonawcy - istnieje ryzyko, że podczas kontroli organów państwowych (np. Państwowej Inspekcji Pracy lub Zakładu Ubezpieczeń Społecznych) zostanie ona uznana za stosunek pracy. Taka rekwalifikacja może prowadzić do obowiązku zapłaty zaległych składek, podatków oraz innych świadczeń pracowniczych.
W modelu B2B wykonawca działa jako niezależny przedsiębiorca: może świadczyć usługi dla wielu klientów, organizować pracę we własnym zakresie, korzystać z podwykonawców oraz decydować o narzędziach i sposobie realizacji zadań. Umowa powinna odzwierciedlać tę niezależność, jasno określając charakter usługowy relacji oraz brak podporządkowania typowego dla etatu.
Z perspektywy przedsiębiorcy zlecającego usługi właściwe zdefiniowanie charakteru współpracy ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego. Starannie skonstruowana umowa oraz rzeczywiste funkcjonowanie relacji zgodnie z zasadami współpracy między przedsiębiorcami pozwalają ograniczyć ryzyko sporów i ewentualnych sankcji.
Obowiązki podatkowe w modelu B2B
W modelu B2B ciężar rozliczeń podatkowych spoczywa na przedsiębiorcy świadczącym usługi, a nie na firmie, która zleca ich wykonanie. Oznacza to, że wykonawca samodzielnie rozlicza podatek dochodowy oraz - jeśli jest czynnym podatnikiem - podatek VAT. Zlecający otrzymuje fakturę za wykonaną usługę i ujmuje ją w kosztach działalności zgodnie z ogólnymi zasadami rachunkowymi i podatkowymi.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą może wybrać formę opodatkowania dopasowaną do charakteru działalności i poziomu przychodów, np. skalę podatkową, podatek liniowy lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wybór ten wpływa na wysokość efektywnego opodatkowania oraz sposób prowadzenia ewidencji księgowej.
Istotną różnicą względem zatrudnienia etatowego jest możliwość zaliczania wydatków związanych z działalnością do kosztów uzyskania przychodu. Koszty sprzętu, oprogramowania, usług księgowych czy eksploatacji samochodu mogą obniżać podstawę opodatkowania, o ile pozostają w związku z prowadzoną działalnością.
Z punktu widzenia firmy korzystającej z usług w modelu B2B rozliczenie jest stosunkowo proste: wynagrodzenie stanowi koszt działalności, a obowiązki podatkowe wykonawcy pozostają po jego stronie. Kluczowe jest jednak prawidłowe dokumentowanie współpracy i zachowanie rynkowego charakteru rozliczeń.
Ubezpieczenia społeczne i zdrowotne - kto jest płatnikiem składek
W modelu B2B osoba świadcząca usługi występuje jako przedsiębiorca, dlatego sama odpowiada za zgłoszenie się do ubezpieczeń oraz opłacanie składek do Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Obejmuje to ubezpieczenia społeczne oraz obowiązkową składkę zdrowotną.
Zakres i wysokość składek zależą od sytuacji przedsiębiorcy. Nowo rozpoczynające działalność osoby mogą korzystać z ulg przewidzianych przepisami (np. ulga na start, preferencyjne składki czy program Mały ZUS Plus), natomiast po zakończeniu okresów preferencyjnych obowiązuje standardowa podstawa wymiaru składek. Składka na ubezpieczenie zdrowotne jest obowiązkowa i jej wysokość zależy m.in. od formy opodatkowania oraz osiąganego dochodu lub przychodu.
Ubezpieczenie chorobowe pozostaje dobrowolne. Przedsiębiorca decyduje, czy chce je opłacać, a wybór ten wpływa na prawo do świadczeń w razie niezdolności do pracy lub macierzyństwa.
Z perspektywy firmy zlecającej usługi oznacza to brak obowiązku zgłaszania wykonawcy do ubezpieczeń ani finansowania składek. Warto jednak pamiętać, że w przypadku zakwestionowania charakteru współpracy przez organ kontrolny obowiązki składkowe mogą zostać ustalone tak, jak przy stosunku pracy.
Koszty i ryzyka po stronie firmy zlecającej
Współpraca w modelu B2B jest często postrzegana jako rozwiązanie bardziej elastyczne i potencjalnie mniej kosztowne niż zatrudnienie pracownika na podstawie umowy o pracę. Firma zlecająca nie finansuje składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, nie odprowadza zaliczek na podatek dochodowy za wykonawcę ani nie ponosi kosztów związanych z funduszami pracowniczymi, takimi jak Fundusz Pracy czy Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Wynagrodzenie jest wypłacane na podstawie faktury, a jego wartość stanowi koszt uzyskania przychodu w działalności przedsiębiorstwa.
Oszczędności finansowe to jednak tylko jeden aspekt. Model B2B umożliwia dostosowanie zakresu usług do aktualnych potrzeb firmy, łatwiejsze skalowanie zespołu projektowego oraz zawieranie umów na czas określony lub dla konkretnych zadań. Strony mogą swobodniej uregulować kwestie odpowiedzialności, poufności, praw autorskich czy zakazu konkurencji, co w wielu branżach - zwłaszcza technologicznej, konsultingowej i kreatywnej - ma istotne znaczenie operacyjne.
Z perspektywy prawnej kluczowe jest prawidłowe skonstruowanie umowy oraz faktyczne wykonywanie współpracy w sposób odpowiadający relacji między przedsiębiorcami. Jeżeli sposób realizacji zadań będzie odpowiadał cechom stosunku pracy (np. stałe godziny pracy, podporządkowanie służbowe, brak samodzielności wykonawcy), istnieje ryzyko zakwestionowania modelu przez organy kontrolne, w tym Państwowa Inspekcja Pracy lub Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W przypadku rekwalifikacji relacji na stosunek pracy przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zapłaty zaległych składek, podatków oraz świadczeń pracowniczych wraz z odsetkami.
Ryzyko dotyczy także odpowiedzialności kontraktowej. W modelu B2B wykonawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie usług na zasadach ogólnych prawa cywilnego, co oznacza możliwość dochodzenia odszkodowania na zasadach określonych w umowie i przepisach Kodeksu cywilnego. Z jednej strony zwiększa to ochronę interesów firmy, z drugiej wymaga precyzyjnego uregulowania zakresu odpowiedzialności i standardów realizacji usług.
W praktyce bezpieczeństwo współpracy zapewnia spójność dokumentacji i rzeczywistego sposobu wykonywania usług. Przejrzysta umowa, rynkowe wynagrodzenie, brak podporządkowania oraz realna niezależność wykonawcy znacząco ograniczają ryzyko sporów i negatywnych konsekwencji finansowych.
Podsumowanie: kiedy model B2B jest uzasadniony i bezpieczny
Współpraca w modelu B2B stanowi legalną i powszechnie stosowaną formę organizacji pracy, która - przy prawidłowym wdrożeniu - może przynieść korzyści zarówno firmie zlecającej usługi, jak i wykonawcy prowadzącemu działalność gospodarczą. Kluczową różnicą względem zatrudnienia etatowego jest przeniesienie obowiązków publicznoprawnych (podatków i składek ubezpieczeniowych) na przedsiębiorcę świadczącego usługi oraz brak podporządkowania charakterystycznego dla stosunku pracy.
Dla firmy korzystającej z usług oznacza to uproszczone rozliczenia, większą elastyczność organizacyjną oraz możliwość optymalizacji kosztów. Jednocześnie model ten wymaga zachowania szczególnej staranności w zakresie konstrukcji umowy i praktycznego wykonywania współpracy. Relacja musi odpowiadać rzeczywistym warunkom współpracy między niezależnymi podmiotami gospodarczymi, aby uniknąć ryzyka jej zakwestionowania przez organy kontrolne, w tym Zakład Ubezpieczeń Społecznych czy Państwowa Inspekcja Pracy.
Model B2B jest szczególnie uzasadniony w sytuacjach wymagających specjalistycznych kompetencji, pracy projektowej lub współpracy o zmiennym natężeniu. Bezpieczeństwo prawne zapewnia spójność zapisów umownych z faktycznym sposobem realizacji usług, rynkowy charakter wynagrodzenia oraz realna niezależność wykonawcy.
Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu współpracy B2B warto przeanalizować specyfikę relacji, ryzyka podatkowe i ubezpieczeniowe oraz zadbać o precyzyjną dokumentację. Takie podejście pozwala wykorzystać elastyczność tego modelu, jednocześnie zachowując zgodność z obowiązującymi przepisami.
Twój podatek ma moc! Przekaż 1,5% na Akademię Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa, wpisując w PIT numer KRS 0000318482. Wspieraj z nami polską mikroprzedsiębiorczość.
Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit
Dziękujemy
Stan prawny: 16 lutego 2026 r.
Stan prawny:
- Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U.2025.0.1071 t.j.)
- Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U.2025.0.277 t.j.)
- Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U.2025.350 t.j.)
- Ustawa z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz.U.2025.1461 t.j.)
- Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2025.0.163 t.j.)
- Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U.2025.0.775 t.j.)
