Świadczenie urlopowe a ZFŚS

Użytkowniczka serwisu zwróciła się do nas z prośbą o udzielenie porady prawnej w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry. Zostałam zatrudniona w firmie która zatrudnia powyżej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, w firmie ta nie tworzy Zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, ale w zamian tego wypłaca "świadczenie urlopowe". Czy firma zatrudniająca powyżej 50 pracowników nie tworząca zfśs może wypłacać świadczenie urlopowe i odprowadzać od niego składki, chociaż z zasady świadczenie urlopowe jest tylko opodatkowane. Czy jeżeli chce wypłacać te świadczenie to powinno ono zmienić nazwę na liście płac np. na premie urlopową?

Zasady dotyczące wypłaty świadczenia urlopowego oraz jego wysokość reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r. poz. 998), (dalej ustawą o ZFŚS). Jak wynika z art. 3 ust. 3-4b Ustawy pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS) do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 Ustawy lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawcy ci mogą również zrezygnować z wypłaty świadczenia urlopowego po spełnieniu określonych formalności. Stosownie do art. 3 ust. 4 ww. ustawy, wysokość świadczenia urlopowego nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, ustalonego dla pracowników zatrudnionych:

• w normalnych warunkach pracy,
• młodocianych,
• w warunkach szczególnych lub przy pracach o szczególnym charakterze.

Wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika, z wyłączeniem pracowników młodocianych. Pracodawca może również ustalić, że wypłaca świadczenie urlopowe w kwocie niższej od podstawowego odpisu na ZFŚS.

Jeżeli w jednostce wysokość świadczenia urlopowego w 2023 r. odpowiada wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, to w obecnym stanie prawnym np. pracownikowi zatrudnionemu w normalnych warunkach na cały etat przysługuje świadczenie w wysokości 1.91434 zł.

Zakłady pracy, które nie są zobowiązane do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, mogą zdecydować się na wypłatę świadczenia urlopowego. Wtedy prawo do otrzymania dodatkowych środków będzie miał pracownik korzystający w danym roku z urlopu wypoczynkowego przez nieprzerwany okres 14 dni kalendarzowych

Świadczenie urlopowe jest formą dodatkowego wynagrodzenia, które przyjmuje charakter dofinansowania wypoczynku danego pracownika. Nie jest wypłacane z funduszu socjalnego, a co za tym idzie, należy się wszystkim pracownikom, którzy są zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Prawo do świadczenia urlopowego i jego wysokość nie są w tej sytuacji uzależnione od sytuacji materialnej, rodzinnej czy zdrowotnej. Wypłata świadczenia urlopowego nie może być również uzależniona od stażu pracy.

Do wypłaty świadczeń urlopowych zobowiązany będzie pracodawca, który nie zdecydował się na założenie ZFŚS, a stan zatrudnienia w jego firmie na dzień 1 stycznia danego roku wynosi nie więcej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Zakłady pracy tworzące ZFŚS nie mają obowiązku wypłaty świadczenia urlopowego, ale w zamian za to przyznawane są pracownikom dofinansowania do wypoczynku, zwane również „wczasami pod gruszą”.

Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników może dobrowolnie utworzyć ZFŚS lub wypłacać świadczenia urlopowe. Jednakże aby zrezygnować z założenia ZFŚS i wypłat świadczeń urlopowych, konieczne jest spełnienie wymogów formalnych podanych w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Co istotne, pomimo tego, że wypłata świadczenia urlopowego następuje zgodnie z warunkami zawartymi w ustawie o ZFŚS, to świadczenia te nie są wypłacane ze środków tego funduszu, lecz ze środków obrotowych pracodawcy. Ponadto świadczenie urlopowe wypłaca się pracownikom bez względu na jego sytuację życiową, rodzinną czy materialną, w równej wysokości. Oznacza to, że w odniesieniu do wypłaty tego świadczenia nie stosuje się kryterium socjalnego.

Świadczenia urlopowe mogą być także wypłacane przez pracodawców innych niż wskazano w ustawie o ZFŚS, np. przez pracodawców spoza sfery budżetowej zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Takie świadczenie nie jest jednak świadczeniem urlopowym, o którym mowa w ustawie o ZFŚS, lecz jest świadczeniem wypłacanym na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych.

Przy stanie zatrudnienia niższym od 50 pełnych etatów pracodawca może zrezygnować z tworzenia ZFŚS lub wypłaty świadczenia urlopowego, jeżeli zawrze odpowiednie zapisy w układzie zbiorowym pracy bądź w regulaminie wynagradzania. Wprowadzenie takich regulacji należy uzgodnić z zakładową organizacją związkową, a jeśli w firmie nia ma takiej organizacji, to z przedstawicielami pracowników.

W sytuacji gdy w zakładzie pracy nie ma układu zbiorowego ani obowiązku wprowadzenia regulaminu wynagrodzenia, informację o rezygnacji z ZFŚS oraz wypłacania świadczenia urlopowego należy przekazać pracownikom w sposób zwyczajowo przyjęty w zakładzie pracy nie później niż do 31 stycznia. Istotne jest także to, że zatrudnieni powinni zostać powiadomieni o tym fakcie każdego roku kalendarzowego.

Na koniec warto dodać, że jeśli świadczenie urlopowe jest wypłacane pracownikom na warunkach i w wysokości określonych w ustawie o ZFŚS, to jego wartość nie podlega oskładkowaniu. Podobne regulacje wynikają z §2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Według tego rozporządzenia, nie stanowi podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne świadczenie urlopowe wypłacane na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS, do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego określonej w tej ustawie. Świadczenia urlopowego nie uwzględnia się także w podstawie wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. Oskładkowaniu podlegają świadczenia urlopowe wypłacane ze środków obrotowych np. przez pracodawców spoza sfery budżetowej zatrudniających według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Świadczenie to nie jest świadczeniem urlopowym w rozumieniu ustawy o ZFŚS, dlatego nie odnosi się do niego ww. zwolnienie z oskładkowania. Brak jest również innych przepisów, które wyłączałyby to świadczenie z oskładkowania.

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj:

Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy :)

Stan prawny na dzień: 7 października 2023 r.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 998 z późn. zm.).