Faktura z zagranicznym VAT a zakup firmowy – co robić?

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Przedsiębiorstwo dokonało kilku zakupów narzędzi za pośrednictwem portalu Aliexpress od różnych sprzedawców. Za dokonane zakupy pobraliśmy faktury wystawione przez Alibaba.com (właściciela portalu Aliexpress). Na otrzymanych fakturach widnieje adnotacja "Alibaba.com Singapore E-Commerce Private Limited is raising this invoice in accordance to the applicable tax laws in the Netherlands." Na podanych fakturach jest doliczony VAT w wysokości 23%. Zostaliśmy potraktowani przez platformę jako zakup dla osoby prywatnej. Na fakturze znajdują się nasze dane firmowe nabywcy (nazwa, NIP, adres). Jeśli VAT został błędnie naliczony w Holandii to wykazaliśmy w rejestrach VAT zakupu i sprzedaży transakcje jako WNT. Czy w tej sytuacji powinniśmy złożyć deklarację VAT-UE, jeśli nie posiadamy numeru NIP UE firmy, która naliczyłą VAT w Holandii i która przeprowadziła odprawę celną? Sprzedawca z Chin również nie posiada numeru VAT-UE. Czy w tej sytuacji wystarczy wykazać WNT w JPK VAT, bez deklaracji VAT-UE? Z góry dziękuję za pomoc.

Zakupy przez platformy typu marketplace a rozliczenie VAT

Zakupy dokonywane przez przedsiębiorstwa za pośrednictwem zagranicznych platform sprzedażowych, takich jak Aliexpress, często wiążą się z dodatkowymi komplikacjami podatkowymi, zwłaszcza w zakresie podatku VAT. Platformy tego typu pełnią rolę pośredników, a niekiedy także rzeczywistych dostawców, co wpływa na sposób dokumentowania i rozliczania transakcji. W przypadku Aliexpress faktury są często wystawiane przez podmiot powiązany – np. Alibaba.com Singapore – który działa na terenie Unii Europejskiej i może naliczać lokalny podatek VAT. Dla nabywcy istotne jest, kto formalnie występuje jako sprzedawca i na jakich zasadach naliczany jest VAT. Od tego zależy bowiem, czy mamy do czynienia z importem towarów, WNT, czy też z transakcją krajową w innym państwie członkowskim. Niewłaściwa klasyfikacja może skutkować błędnym rozliczeniem podatkowym.

Przedsiębiorcy powinni pamiętać, że samo pochodzenie towaru z Chin nie oznacza automatycznie importu – znaczenie ma również sposób zorganizowania sprzedaży i lokalizacja podmiotu wystawiającego fakturę. Jeżeli faktura zawiera europejski VAT, np. naliczony w Holandii, może to sugerować, że platforma potraktowała zakup jako sprzedaż konsumencką, nawet jeśli dane nabywcy wskazują na firmę. W takich przypadkach ważne jest sprawdzenie, czy spełnione zostały warunki dla wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT), w tym posiadanie aktywnego numeru VAT UE przez obie strony. W przeciwnym razie może się okazać, że nie jest możliwe prawidłowe rozliczenie WNT, a transakcja powinna być rozliczona jako dostawa krajowa w innym państwie członkowskim. Kluczowe jest więc prawidłowe ustalenie charakteru transakcji i roli każdego z podmiotów w łańcuchu dostaw.

Kilka pojęć na start - VAT UE i WNT

VAT UE (podatek od wartości dodanej w Unii Europejskiej) to system podatku od towarów i usług obowiązujący we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej. Każde przedsiębiorstwo prowadzące handel wewnątrz UE powinno posiadać aktywny numer VAT UE, umożliwiający identyfikację jako podatnik unijny. Dzięki temu możliwe jest dokonywanie transakcji między firmami z różnych krajów UE na zasadach odwrotnego obciążenia, czyli bez naliczania VAT na fakturze – obowiązek rozliczenia podatku spoczywa wtedy na nabywcy. Weryfikacja numerów VAT UE obu stron jest kluczowa, aby prawidłowo zastosować zasady wewnątrzunijnego rozliczenia VAT i uniknąć błędów podatkowych.

Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów (WNT) to pojęcie określające sytuację, w której firma z jednego państwa członkowskiego UE kupuje towar od firmy z innego państwa członkowskiego, a towar ten rzeczywiście przemieszcza się z jednego kraju do drugiego. W przypadku WNT, jeśli obie strony posiadają aktywne numery VAT UE i transakcja spełnia określone warunki, nie nalicza się VAT-u na fakturze, a nabywca samodzielnie rozlicza podatek w swoim kraju. WNT należy odpowiednio wykazać w plikach JPK oraz – co do zasady – w deklaracji VAT-UE. Błędne określenie transakcji jako WNT, mimo niespełnienia wymagań, może prowadzić do nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych i konsekwencji finansowych.

Błędne naliczenie VAT a obowiązki podatkowe nabywcy

W sytuacji, gdy przedsiębiorstwo otrzymuje fakturę z naliczonym zagranicznym VAT-em (np. holenderskim), mimo że transakcja dotyczyła zakupu towaru przez polską firmę, może to oznaczać, że dostawca – w tym przypadku platforma handlowa – potraktował transakcję jako sprzedaż konsumencką (B2C). Taka kwalifikacja może być błędna, zwłaszcza gdy na fakturze znajdują się dane firmy: nazwa, adres oraz numer NIP. Sprzedawcy zagraniczni czasami automatycznie naliczają lokalny VAT, jeśli uznają, że nabywca nie podał poprawnego numeru VAT UE lub gdy ich systemy nie rozpoznają numeru NIP jako aktywnego. W takiej sytuacji warto najpierw skontaktować się ze sprzedawcą i wyjaśnić, czy istnieje możliwość skorygowania faktury oraz wystawienia jej bez VAT – jako dostawy wewnątrzwspólnotowej. Niewłaściwe naliczenie podatku przez sprzedawcę nie zwalnia jednak nabywcy z obowiązku prawidłowego rozliczenia transakcji w Polsce. Jeżeli zakup zostanie rozliczony jako WNT, mimo że VAT został już zapłacony w innym kraju UE, może dojść do podwójnego opodatkowania. Dlatego tak istotne jest ustalenie, czy nabycie spełnia wszystkie warunki WNT, i ewentualne skorygowanie dokumentów księgowych.

Jeżeli przedsiębiorstwo uznało transakcję za WNT i wykazało ją w swoich rejestrach VAT, to powinno również upewnić się, czy zostały spełnione formalne warunki do jej zakwalifikowania jako wewnątrzwspólnotowe nabycie. Jednym z podstawowych kryteriów jest posiadanie przez obie strony ważnych numerów VAT UE – nabywcy i dostawcy. W sytuacji, gdy sprzedawca (np. Alibaba.com lub chiński dostawca) nie ma nadanego numeru VAT UE, formalnie nie ma możliwości uznać transakcji za WNT w rozumieniu unijnych przepisów. W takim przypadku nie powstaje również obowiązek składania deklaracji VAT-UE, która służy do raportowania transakcji wewnątrzunijnych. Jeśli jednak przedsiębiorca mimo to uznał transakcję za WNT i wykazał ją w JPK_VAT, powinien rozważyć korektę i ustalenie właściwego sposobu rozliczenia – być może jako import towarów lub zakup krajowy w innym państwie członkowskim. Kluczowe znaczenie ma tutaj prawidłowa klasyfikacja transakcji na podstawie dostępnych dokumentów oraz statusu podatkowego kontrahentów. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub wystąpić o indywidualną interpretację podatkową. Takie działanie może zapobiec nieprawidłowościom oraz ewentualnym sankcjom ze strony organów skarbowych.

Rekomendacje i ostrożność przy zagranicznych zakupach

W sytuacji, gdy dostawca nie posiada numeru VAT UE, a faktura zawiera zagraniczny VAT, wykazanie transakcji wyłącznie w JPK_VAT jako WNT może być niewystarczające lub wręcz nieprawidłowe. Brak spełnienia warunków formalnych – w tym identyfikacji obu stron transakcji jako podatników VAT UE – oznacza, że nie można uznać transakcji za klasyczne WNT. W takim przypadku rozliczenie w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia może nie mieć zastosowania, a przedsiębiorca może nie mieć obowiązku składania deklaracji VAT-UE. Niemniej, jednak jeśli towar fizycznie przemieścił się między krajami UE, należy ustalić, czy można zastosować inne formy rozliczenia, np. import towarów lub zakup krajowy w innym państwie członkowskim. Wykazanie WNT w JPK_VAT bez podstawy prawnej może skutkować koniecznością korekty deklaracji oraz ewentualnym zwrotem błędnie wykazanego podatku. W takich przypadkach warto rozważyć kontakt z platformą sprzedażową i próbę uzyskania faktury bez naliczonego VAT lub dokumentów umożliwiających odprawę celną. Ostatecznie, prawidłowe rozliczenie zależy od okoliczności konkretnej transakcji, dokumentów oraz statusu podatkowego kontrahentów. W razie wątpliwości zalecana jest konsultacja z doradcą podatkowym.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.
Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 25 marca 2025 r.

Podstawa prawna:
1) Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług
2) Dyrektywa 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej