Święta w firmie

Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu, każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania dla ociągnięcia przychodu.

Natomiast podstawowym założeniem funkcjonowania VAT jest jego neutralny charakter. Dlatego też odliczenie podatku naliczonego od należnego jest podstawowym prawem każdego podatnika VAT. Podstawowym warunkiem odliczenia jest związek nabywanych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi VAT. Przy czym prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje zarówno w przypadku, gdy związek pomiędzy podatkiem naliczonym a wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi ma charakter bezpośredni jak i pośredni.

Poniżej prezentacja najczęściej pojawiających się wydatków związanyc ze świętami oraz możliwość zaliczenia ich do kosztów i odliczenia podatku VAT.

 

Kartki świąteczne

Przy zaliczaniu wydatków na kartki świąteczne do kosztów podatkowych należy pamiętać, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawy podatkowe nie zawierają definicji reprezentacji, jednak zgodnie z utrwalonym zarówno w literaturze, jak i orzecznictwie poglądem, „reprezentacja” to działanie skierowane do klientów. A zatem działanie skierowane na zewnątrz firmy, charakteryzujące się okazałością i wytwornością (wystawnością).

O wystawności i okazałości trudno jednak mówić w przypadku wysłania kontrahentowi lub potencjalnemu klientowi kartki świątecznej z logo, znakiem towarowym firmy lub produktu. Wysyłanie kartek świątecznych stanowi powszechnie przyjęty zwyczaj biznesowy. Dodatkowo, gdy zawierają one chociażby logo firmy, uznaje się je (tak wskazuje praktyka organów podatkowych) za koszt reklamy.

Dlatego też w mojej opinii nie ma przeszkód aby wskazane wydatki zaliczać do kosztów. Stanowisko takie zaprezentował Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, w piśmie nr IBPB1/415-152/08/AB/KAN-2689/12/07, z 3 marca 2008 r., w którym czytamy:

(…)Należy podkreślić, że o zakwalifikowaniu poszczególnych wydatków do kosztów uzyskania przychodów decyduje podmiot prowadzący działalność gospodarczą, który w swoim własnym interesie winien wykazać istnienie związku przyczynowo-skutkowego poniesionych wydatków z przychodami Spółki oraz brak istnienia ww. przesłanek negatywnych.

Jeżeli zatem zakupione prezenty (gadżety) oraz kartki świąteczne nie miały znamion okazałości, czy też wystawności, czyli nie wystąpiły przytoczone wyżej przesłanki kwalifikujące je do wydatków na cele reprezentacyjne, to wydatki poniesione na ich nabycie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, o ile spełniona została zasadnicza przesłanka wynikająca z art. 22 ust. 1 ww. ustawy, tj. o ile zostały poniesione w celu uzyskania przychodów, bądź też zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów (…).

Ponadto należy uznać, iż podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących zakup kartek świątecznych. Naturalnie pod warunkiem, iż związane są one z czynnościami opodatkowanymi, czyli wysyłane do klientów

 

Świąteczny wystrój firmy

Atmosfera dni świątecznych, jaka udziela się konsumentom, powoduje, że wydają oni pieniądze częściej i chętniej. Niewątpliwie świąteczny wystrój pomieszczeń i powierzchni sprzedaży oraz usługowych ma wpływ na pozytywny odbiór firmy przez kontrahentów, klientów oraz osoby postronne. Jest to więc działanie w sferze budowania pozytywnego wizerunku firmy i można założyć, iż takie wydatki w sposób pośredni przyczyniają się do osiągania przychodów.

Dlatego nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca zaliczał w ciężar kosztów podatkowych wydatki związane ze świątecznym udekorowaniem zakładów, sklepów, produktów, świadczenia usług tam gdzie mają dostęp klienci.

Również organy podatkowe zajmują w omawianej kwestii korzystne stanowisko, tytułem przykładu można przytoczyć pismo Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 29 czerwca 2009 r., nr IPPB3/423-253/09-2/KK, gdzie możemy przeczytać:

 

(…)Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka kupuje kwiaty doniczkowe, cięte, kompozycje kwiatowe oraz bukiety, jak też różnego rodzaju elementy dekoracyjne (np. bombki, stroiki, choinki) w celu wystroju recepcji oraz budynków należących do Spółki. Opisane wyżej działania Spółki nie odbiegają pod względem ceny i okazałości od wydatków zwyczajowo przyjętych w branży i w okolicy, w której Spółka prowadzi działalność. Ww. wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę należy zatem potraktować jak koszty związane z funkcjonowaniem firmy i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, o ile są racjonalne i wykazują związek przyczynowo - skutkowy z przychodami oraz spełniają wymogi określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (…).

Również w takiej sytuacji przysługuje prawo do obniżenia podatku VAT.

 

Impreza świąteczna

W przypadku organizowania przez pracodawcę imprez świątecznych dla pracowników nie można mieć wątpliwości, że ponoszone wydatki mają na celu poprawę stosunków pracowniczych i warunków w pracy oraz integrację pracowników. Poprawa relacji panujących pomiędzy pracownikami ma przynieść podniesienie efektywności ich pracy. Co za tym idzie pośrednio wpływa więc na osiągany przez pracodawcę przychód. A zatem wydatki poniesione na sfinansowanie imprezy świątecznej pozostają w pośrednim związku z prowadzoną przez przedsiębiorcę działalnością oraz z osiąganymi przychodami.

W związku z tym nie powinno budzić wątpliwości, że poniesione przez spółkę wydatki na organizację spotkania świątecznego, sfinansowane ze środków obrotowych, powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko takie potwierdził Dyrektor izby Skarbowej w Bydgoszczy, w piśmie nr z 29 sierpnia 2008 r., nr ITPB1/415-306a/08/AK, w którym czytamy:

(…)Kosztami uzyskania przychodu są także tzw. koszty pracownicze. Należą do nich m.in. wydatki związane z organizowaniem spotkań integracyjnych dla pracowników, które wiążą się z całokształtem funkcjonowania firmy i jako pozostające w pośrednim związku z uzyskanymi przychodami, mogą zostać uznane za koszty podatkowe. Tym bardziej, że nie zostały wymienione w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych jako niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Jednakże do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wydatki związane z organizacją spotkań integracyjnych, których rzeczywistym celem jest integracja pracowników (…).

Co niezwykle istotne organy podatkowe zakazują zaliczania do kosztów wydatków na napoje alkoholowe spożywane w trakcie tego rodzaju imprez, tytułem przykładu można wskazać pismo z 20 lipca 2011 r., nr IPPB1/415-544/11-2/EC, Dyrektora Izby Skarbowej w którym czytamy:

(…) W świetle ww. wymienionych przepisów brak jest podstaw do przyjęcia, że konsumpcja alkoholu jako jeden z elementów organizowanych przez Spółkę imprez integracyjnych współtworzy motywacyjno-organizacyjny ich charakter, a więc pozwala wypełnić przesłankę art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. W świetle powyższego stwierdzić należy, że wydatki na zakup napojów alkoholowych przeznaczonych na imprezy integracyjne, okolicznościowe nie przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania bądź zabezpieczenia źródła przychodów przez Spółkę. Zatem nie można ich uznać za koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (…).

Odliczenie podatku VAT od wydatków na imprezę świąteczną przysługuje na ogólnych zasadach, tzn. musi zaistnieć związek z czynnościami opodatkowanymi. Jednakże w art. 88 ustawy o VAT ustawodawca określił przypadki, w których nie stosuje się obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego. I tak, zgodnie z ust. 1 pkt 4 tego artykułu obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się do nabywanych przez podatnika usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem przypadku nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób.

Dlatego też uznać należy, iż przysługuje podatnikom organizującym imprezy integracyjne prawo do odliczenia podatku VAT pod warunkiem, iż nie zachodzą wskazane powyżej przesłanki.

Co potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach, w piśmie nr IBPP1/443-1325/09/EA, z 9 kwietnia 2010 roku, gdzie możemy przeczytać:

(…) Zakupione towary i usługi, które tylko w sposób pośredni związane są z działalnością Podatnika, a więc nie służą dalszej odsprzedaży ani nie są wykorzystywane do wytworzenia wyrobów i usług będących przedmiotem obrotu, są przez Podatnika przekazywane do wykorzystania pracownikom, klientom i osobom związanym z Podatnikiem w okolicznościach wymienionych w przedmiotowym wniosku.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa podatkowego oraz przedstawiony we wniosku stan faktyczny, należy uznać, iż na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy. Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu wydatków ponoszonych na zakup towarów i usług wymienionych w przedmiotowym wniosku z wyjątkiem usług noclegowych i gastronomicznych oraz z uwzględnieniem innych wyłączeń wynikających z art. 88 ustawy o VAT (…).

Gadżety świąteczne dla klientów

Często firmy w związku ze świętami czy nowym rokiem dokonują również zakupu różnego rodzaju gadżetów z logo firmy lub znakami towarowymi produktów takich jak kalendarze, kubki czy długopisy. Przyjmując, że głównym celem działań reprezentacyjnych jest budowa dobrego wizerunku firmy, zaś działań reklamowych nakłonienie potencjalnych klientów do nabycia produktów danej firmy, bardziej prawidłowe wydaje się zaklasyfikowanie gadżetów z logo firmy jako elementu reklamy. Ten rodzaj reklamy nosi nazwę instytucjonalnej i polega na tworzeniu pozytywnego klimatu, dobrego nastawiania potencjalnych klientów i wzmocnienie rozpoznawalności i znajomości firmy i jej produktów.

Zatem wydatki na różnego rodzaju gadżety (kalendarze, długopisy, koszulki, smycze, kubki itp.) czy drobne upominki opatrzone nazwą lub logo firmy lub znakami towarowymi mogą być uznane za koszty reklamy. Warunkiem koniecznym jest jednak to, by celem ich wręczenia było przede wszystkim promowanie marki.

Warto jednak pamiętać o tym, żeby gadżety dla klientów nie były zbyt okazałe czy wystawne. Bowiem istnieje ryzyko, iż organy podatkowe zakwalifikują je jako wydatki na reprezentację, która nie może być uznana za koszt uzyskania przychodu.

Co niezwykle istotne opinie organów podatkowych w omawianej kwestii są sprzeczne. Niekorzystne dla podatników stanowisko możemy odnaleźć w piśmie z 8 lutego 2007 r., nr I-415/01/07, gdzie Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego Łódź-Górna, stwierdził:

(…)Towary określone przez Pana jako gadżety reklamowe, jak np. kubki, kalendarze, długopisy i smycze, oznaczone logo firmy, nie promują konkretnych wyrobów i towarów handlowych związanych z działalnością Pana firmy, czy usług świadczonych przez Pana firmę. Nie są to również przedmioty związane z zakresem i przedmiotem Pana działalności gospodarczej. Rozdawanie kontrahentom drobnych upominków z logo firmy, wzbudzając pozytywne skojarzenia w odbiorcach, wpływa natomiast w sposób pośredni na stworzenie dobrego wizerunku firmy.

W świetle przedstawionego wyżej znaczenia pojęć 'reprezentacji' oraz 'reklamy' wydatki poniesione na zakup kubków, kalendarzy, długopisów i smyczy z logo firmy są wydatkami na cele reprezentacji, wobec czego w świetle cytowanych przepisów art. 23 ust. 1 pkt 23 nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (…).

Dlatego też warto obok logo czy smaego znaku towarowego wymieniać nazwy produktów i akcent reklamowy typu „kup mnie”, „to dobre”.

Autor; Rafał Styczyński, doradca podatkowy – wpisany na listę Ministerstwa Finansów i Krajowej Rady Doradców Podatkowych, Nr wpisu: 10654.