Jak zatrudniać cudzoziemca krok po kroku

Z dniem 1 czerwca 2025 r. weszła w życie zmiana ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. poz. 621), która znacznie zmienia dotychczasowe procedury zatrudniania osób spoza UE/EOG/Szwajcarii oraz upraszcza sytuację pracodawców, eliminując m.in. test rynku pracy i znosząc obowiązek informacji starosty. Nowe regulacje kładą nacisk na przejrzystość, ochronę praw cudzoziemców oraz wzmocnione mechanizmy nadzoru nad legalnością zatrudnienia.

Celem tego przewodnika jest przedstawienie krok po kroku, jakie działania są potrzebne, aby zatrudnić cudzoziemca legalnie i zgodnie z prawem, minimalizując ryzyko sankcji i niewłaściwego postępowania.

Kto może być zatrudniony — kiedy zezwolenie lub oświadczenie nie jest potrzebne?

Obywatele UE/EOG/Szwajcarii

• Nie wymagają zezwolenia na pracę ani oświadczenia.
• Jeśli praca trwa ponad 3 miesiące, pracodawca musi zgłosić ten fakt do urzędu wojewódzkiego.
• Niezbędne jest zgłoszenie obowiązków ubezpieczeniowych w ZUS (czyli zgłoszenie do ZUS w ciągu 7 dni)

Obywatele spoza UE/EOG/Szwajcarii

Regulacja obejmuje trzy główne ścieżki legalizacji pracy:

• Zezwolenie na pracę – wydawane przez wojewodę, często łącznie z pobytem czasowym i pracą.
• Oświadczenie o powierzeniu pracy – wpis do ewidencji – dla zatrudnień krótkoterminowych, kiedy cudzoziemiec ma już legalny pobyt (np. wiza pracownicza lub ruch bezwizowy).
• Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę – czyli karta pobytu z zezwoleniem na wykonywanie pracy.

 W każdym przypadku warunki umowy muszą być zgodne z treścią zezwolenia lub oświadczenia.

Przygotowanie przed zatrudnieniem

Sprawdzenie statusu pobytowego i uprawnień do pracy

Pracodawca kontroluje:

• czy cudzoziemiec posiada ważną wizę, kartę pobytu lub ochronę czasową;
• czy dane uprawniające do pracy pozwalają na jej wykonywanie (np. wiza z kodem pracy) 

Wybór właściwej procedury

Jeżeli cudzoziemiec kwalifikuje się do zwolnienia — bez dokumentów legalizujących pracę — można go zatrudnić od razu (z zachowaniem ZUS itp.). W przeciwnym razie należy wybrać:

• złożenie oświadczenia (jeśli dopuszczalne);
• albo wniosek o zezwolenie do wojewody.

Obowiązek testu rynku pracy został zniesiony, a informację starosty zlikwidowano

Krok po kroku: formalności

Złożenie oświadczenia lub wniosku elektronicznie

• Od 1 czerwca 2025 r. wszelkie dokumenty (oświadczenia, zezwolenia sezonowe itd.) składa się wyłącznie online przez portal praca.gov.pl 
• Wniosków w wersji papierowej nie można składać — będą pozostawione bez rozpatrzenia.

Oświadczenie o powierzeniu pracy (gdy możliwe)

• Wymagane tylko wtedy, gdy cudzoziemiec już legalnie przebywa (np. wiza umożliwiająca pracę).
• Po zatrudnieniu — w terminie 7 dni informuje się starostę o podjęciu pracy, a w terminie 14 dni o decyzji niepodjęcia pracy (jeśli nie nastąpi). Zgłoszenie informacji o tym, że cudzoziemiec nie podejmie pracy lub zakończył ją wcześniej, skutkuje unieważnieniem oświadczenia z mocy prawa.

Zezwolenie na pracę

• Składa się wniosek do wojewody.
• Upewniające się, że wymiar pracy: minimum ¼ etatu i maksymalnie pełny wymiar pracy — w przeciwnym razie nie dostaniemy dokumentu 

Umowa z cudzoziemcem

Forma pisemna

Każda umowa (o pracę lub cywilnoprawna) powinna być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy 

Tłumaczenie umowy

Jeśli umowa jest sporządzona w języku obcym — należy dołączyć tłumaczenie przysięgłe na język polski, przechowywane przez cały okres zatrudnienia oraz po zakończeniu pracy. Jeżeli umowa jest dwujęzyczna (np. polsko-angielska), tłumaczenie przysięgłe nie jest konieczne.

Zgodność warunków

Zakres obowiązków, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie muszą odpowiadać warunkom zawartym we wniosku lub oświadczeniu. Każda zmiana, np. zwiększenie godzin lub zmiana stanowiska, wymaga aktualizacji dokumentów. Brak tego może skutkować traktowaniem jako nielegalne zatrudnienie

Obowiązki pracodawcy po zawarciu umowy

Przesłanie kopii umowy do organu

Przed rozpoczęciem pracy pracodawca ma obowiązek przesłać kopię umowy (w wersji polskiej) do odpowiedniego organu: wojewody (przy zezwoleniu) lub starosty (przy oświadczeniu) poprzez portal praca.gov.pl. Od 1 lipca 2025 r. także umowy w ramach zatrudnienia sezonowego należy przesyłać.

Ubezpieczenie i minimalne wynagrodzenie

Trzeba zgłosić cudzoziemca do ZUS w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy. Wynagrodzenie nie może być niższe niż minimalne ustawowe (od 1 stycznia 2025 r. – 4666 zł brutto miesięcznie lub 30,50 zł brutto/godz.). W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze, proporcjonalne wynagrodzenie również musi spełniać minimalną stawkę proporcjonalnie do etatu.

Obowiązki informacyjne

Jeżeli:

• cudzoziemiec nie podjął pracy w ciągu 2 miesięcy od daty wskazanej w zezwoleniu/oświadczeniu,
• przerwał pracę na ponad 2 miesiące,
• zakończył pracę wcześniej niż 2 miesiące przed wygaśnięciem dokumentu — pracodawca musi natychmiast powiadomić wojewodę 

Informacje o każdej zmianie (zmiana nazwy firmy, adresu, przejścia zakładu, drobnych zmian stanowiskowych) również należy zgłaszać w ustawowym terminie 

Kary za nielegalne zatrudnienie i sankcje

• Nowe przepisy wprowadzają surowsze sankcje za nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi – grzywna od 3 000 zł do 50 000 zł za każdego zatrudnionego cudzoziemca 
• Karę wymierza się proporcjonalnie do liczby zatrudnionych – np. przy 10 osobach minimalna grzywna to 30 000 zł; maksymalna może wynieść do 50 000 zł 
• Dodatkowe sankcje (nawet do 6 000 zł każda) przewidują odpowiedzialność m.in. za wprowadzanie cudzoziemca w błąd lub oczekiwanie korzyści majątkowej związanej z pozwoleniem na pracę 
• Każde nieprawidłowe warunki umowy, zatrudnienie na nieodpowiednim stanowisku lub zbyt niska stawka mogą prowadzić do uznania pracownika za zatrudnionego nielegalnie 

Szczególne przypadki

Obywatele Ukrainy objęci ochroną czasową

Ci, którzy wjechali po 24 lutego 2022 r. i mają status ochrony czasowej do 30 września 2025 r., mogą pracować na podstawie powiadomienia o powierzeniu pracy (nie zwykłego oświadczenia czy zezwolenia) 

Praca sezonowa

Od 1 lipca 2025 r. istnieje obowiązek przesłania umowy sezonowej do urzędu pracy przez portal.

Umowy cywilnoprawne (zlecenie, dzieło)

Są dopuszczalne, jeżeli zezwolenie / oświadczenie przewidują ich zawarcie. Umowy muszą być wyraźnie różne od umowy o pracę – nie mogą nosić jej znamion. Umowa zostaje odrzucona, jeżeli np. praca ma być wykonywana w godzinach ustalonych przez pracodawcę, w miejscu i czasie wskazanym przez pracodawcę – co może sugerować stosunek pracy.

Ważne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców obowiązujące od 1 czerwca 2025 r.

Na mocy nowelizacji ustawy nie ma konieczności ponownego składania oświadczenia do ewidencji w przypadku następujących zmian:

• zmiany dotyczącej adresu siedziby, miejsca zamieszkania, stałej lokalizacji działalności gospodarczej, nazwy lub formy organizacyjno-prawnej polskiego pracodawcy bądź pracodawcy użytkownika;
• przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę;
• zwiększenia wymiaru czasu pracy lub liczby godzin tygodniowo/miesięcznie, o ile nie przekracza to pełnego etatu;
• zmiany nazwy stanowiska pracy pod warunkiem, że zakres obowiązków cudzoziemca pozostaje niezmieniony;
• podwyższenia wynagrodzenia cudzoziemca względem tego, które zostało wskazane w złożonym oświadczeniu.

Wnioski końcowe

Nowe regulacje, które obowiązują od 1 czerwca 2025 r., możliwe są kluczowym momentem w uproszczeniu i uporządkowaniu procedur zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Z jednej strony likwidacja testu rynku pracy, elektronizacja procedur i dopuszczenie umów cywilnoprawnych zwiększają elastyczność dla pracodawców i cudzoziemców. Z drugiej — surowsze wymagania dotyczące formalności, tłumaczenia dokumentów oraz wysokie sankcje za nielegalne zatrudnienie zwiększają odpowiedzialność i wymagają większej skrupulatności.

Dobrze przygotowana procedura i przestrzeganie obowiązków pozwalają zatrudniać cudzoziemców w pełni legalnie, minimalizując ryzyko kar i problemów związanych z kontrolami PIP, Straży Granicznej czy urzędów.

W razie potrzeby konsultacji lub wątpliwości — warto skorzystać ze wsparcia prawników specjalizujących się w prawie migracyjnym lub lokalnych urzędów pracy.