Zatrudnienie księgowego na podstawie umowy zlecenia

Użytkowniczka zwróciła się do nas z prośbą o udzielenie porady prawnej w następującym stanie faktycznym:

Chciałabym zatrudnić księgowego na podstawie umowy zlecenie do mojej firmy. Jest to osoba nieprowadząca działalności gospodarczej. Czy jest możliwa taka forma zatrudnienia? Czy na umowie zlecenie mogę wpisać, że jest to stanowisko "główny księgowy", jeśli w naszej firmie prowadzona jest podatkowa książka przychodów i rozchodów, a nie pełne księgi? Czy można użyć takiej nazwy stanowiska na umowie w tym przypadku?

Należy wskazać, że zgodnie z art. 11 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę. Jednostka może także powierzyć prowadzenie ksiąg rachunkowych przedsiębiorcy, o którym mowa w art. 76a ust. 3 lub przedsiębiorcy prowadzącemu działalność w tym zakresie z innego państwa członkowskiego w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 4 ustawy z dnia 4 marca 2010 r. o świadczeniu usług na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.  

Prowadzenie ksiąg rachunkowych przez jednostkę oznacza, iż podmioty gospodarcze prowadzące działalność w formie oddziałów/zakładów mogą je prowadzić albo w siedzibie jednostki, albo w siedzibie oddziału/zakładu. Takie rozwiązanie ma dla podmiotów wielooddziałowych duże znaczenie. Specyfika przedmiotu działalności, ilość dokumentów, sposób i czas przepływu informacji, wielkość zatrudnienia, możliwości finansowe podmiotu stanowią aspekty rozważane przy podejmowaniu decyzji o prowadzeniu ksiąg w siedzibie podmiotu lub w oddziałach. Możliwe jest także rozwiązanie polegające na prowadzeniu ksiąg przez oddział dla całej jednostki, przy czym oddział ten nie musi być jednostką sporządzającą samodzielnie sprawozdania finansowe. Każde z rozwiązań ma wady i zalety. Niewątpliwą zaletą wyboru siedziby jako miejsca prowadzenia ksiąg rachunkowych jest skoncentrowanie informacji finansowych tylko w jednym miejscu, co ma znaczenie np. z punktu widzenia ochrony danych. Wadą natomiast może być szybkość przepływu informacji (lub dokumentacji). Każda jednostka, która staje przed wyborem miejsca prowadzenia ksiąg, musi dokonać analizy i wybrać takie rozwiązanie, które nie będzie powodować zakłóceń w jej działalności. Komitet Standardów Rachunkowości w swoim stanowisku odniósł się także do prowadzenia ksiąg rachunkowych z użyciem serwera, który znajduje się poza miejscem prowadzenia ksiąg rachunkowych (poza siedzibą/oddziałem/zakładem jednostki). Komitet uznał, że takie rozwiązanie może być prawidłowe, jeśli spełnia szereg warunków, które zapewniają ochronę danych i zapisów. Warunki te to: sprawowanie przez jednostkę kontroli nad księgami rachunkowymi oraz zapisami w nich, zapewnienie identyczności ksiąg rachunkowych z kopią raportów otrzymanych przez łącze teletransmisyjne (przewodowe) oraz bezprzewodowe, zapewnienie, że księgi są rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne i prowadzone na bieżąco, zapewnienie powiązania zapisów w księgach z dowodami księgowymi, zapewnienie ochrony przed zmianami, nieupoważnionym dostępem, uszkodzeniem, zniszczeniem. Dodatkowo księgi muszą być dostępne w miejscu prowadzenia ksiąg i należy przechowywać wydruki ksiąg za okresy zamknięte lub zapisać ich treść na trwałym nośniku komputerowym, który będzie dostępny i możliwy do odczytu w miejscu prowadzenia ksiąg nie krócej niż 5 lat (por. okres przechowywania ksiąg rachunkowych).

Oznacza to, iż rachunkowość jednostki może być prowadzona przez: 

• pracownika zatrudnionego na umowę o pracę,
• osobę, z którą została zawarta umowa zlecenia,
• przedsiębiorcę prowadzącego działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Jeżeli jednostka nie chce zawierać umowy o pracę z osobą prowadzącą księgi rachunkowe, powinna zwrócić szczególną uwagę na treść zawartej umowy zlecenia, aby nie nosiła znamion umowy o pracę. Umowa zlecenia jest uregulowana w przepisach Kodeksu cywilnego. Przedmiotem takiej umowy jest wykonanie lub wykonywanie przez przyjmującego zlecenie określonej czynności prawnej lub faktycznej dla dającego zlecenie. W przeciwieństwie do umów o pracę nie występuje tu podporządkowanie zleceniobiorcy poleceniom zleceniodawcy co do czasu i miejsca wykonywania powierzonych czynności. Oznacza to, iż zleceniobiorca decyduje, kiedy wykona powierzone zadanie (w ramach terminu określonego w umowie). Dla umowy cywilnoprawnej charakterystyczne jest, że zatrudnionego na jej podstawie nie dotyczą żadne ograniczenia w zakresie norm czasu pracy, godzin nadliczbowych, czy też liczby dni pracy. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia jest zwykle wypłacane po wykonaniu zadania, chociaż przy umowach zawieranych na dłuższy okres strony mogą ustalić, że będzie wypłacane co miesiąc lub z inną częstotliwością. Po wykonaniu zlecenia wynagrodzenie przysługuje w pełnej wysokości, nawet jeśli w okresie realizacji umowy zleceniobiorca przez część miesiąca był na zwolnieniu lekarskim. Wynagrodzenie można obniżyć tylko wówczas, gdy zlecenie nie zostało w pełni wykonane. 

Z punktu widzenia osoby prowadzącej księgi rachunkowe na umowę zlecenia istotne jest również, aby świadczenie usług w związku z tą umową nie wykazywało cech przypisywanych działalności gospodarczej. W takim przypadku bowiem osoba ta musiałaby zarejestrować działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg oraz zawrzeć obowiązkowe ubezpieczenie OC za szkody wyrządzone w związku z tą działalnością. Najistotniejszą cechą działalności gospodarczej będzie w tej sytuacji element zorganizowania. Wykonywanie zlecenia ma bowiem najczęściej charakter zarobkowy, a jeżeli będzie dokonywane przez dłuższy czas – będzie mogło nosić także cechy ciągłości. O braku zorganizowania działalności będziemy zaś mówić, gdy to na zleceniodawcy będzie spoczywał obowiązek zorganizowania księgowości jednostki, całość prac będzie wykonywana przy użyciu majątku rzeczowego zleceniodawcy, a przede wszystkim to na niego będzie przerzucone ryzyko gospodarcze związane z wykonaniem czynności objętych umową. Powyższe należy odnieść również do nazwy stanowiska pracy.

Odpowiadając zatem na pytanie Użytkowniczki wskazujemy, że może zatrudnić księgowego na podstawie umowy zlecenia na stanowisku głównego księgowego pod warunkiem, że świadczenie usług w związku z tą umową nie wykazywało cech przypisywanych działalności gospodarczej. Należy również pamiętać, aby wykonywana praca nie nosiła znamion umowy o pracę.

Pamiętaj!

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj:

Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Podstawa prawna:

1. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 120 z późn. zm.).
2. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1610 z późn. zm.).