Urlop wykorzystany przed okresem wypowiedzenia

Użytkowniczka serwisu zwróciła się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi na pytanie dotycząca urlopu wykorzystanego przed okresem wypowiedzenia. Wskazała, że z końcem września kończy jej się umowa o pracę zawarta na czas określony. Początkiem kwietnia wykorzystała cały urlop wypoczynkowy obejmujący również dni które przysługiwały do końca trwania umowy. Z końcem kwietnia Użytkowniczka zamierza złożyć wypowiedzenie. Czy w takiej sytuacji pracodawca ma prawo odebrać urlop, który wykorzystała z końcem kwietnia i pomniejszyć go o dni które nie przysługiwały, a co za tym idzie zmniejszyć wynagrodzenie? 

Zgodnie z art. 155¹ ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy:

„§ 1. W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop:

1) u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;

2) u kolejnego pracodawcy - w wymiarze:

a) proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

b) proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,

z zastrzeżeniem § 2.§ 2. Pracownikowi, który przed ustaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego wykorzystał urlop w wymiarze wyższym niż wynikający z § 1 pkt 1, przysługuje u kolejnego pracodawcy urlop w odpowiednio niższym wymiarze; łączny wymiar urlopu w roku kalendarzowym nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.

§ 2¹. Przepis § 1 pkt. 2 stosuje się odpowiednio do pracownika podejmującego pracę u kolejnego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok, w którym ustał jego stosunek pracy z poprzednim pracodawcą

Treść wskazanego w § 1 pkt. 1 określa zobowiązania urlopowe pracodawcy, w sytuacji gdy następuje po raz pierwszy rozwiązanie stosunku pracy w ciągu danego roku kalendarzowego. W takim przypadku pracownik nabywa uprawnienie do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u pierwszego pracodawcy w tym roku kalendarzowym (tj. okresu od początku roku do dnia rozwiązania stosunku pracy). Natomiast w  § 1 pkt. 2 określono zobowiązania urlopowe kolejnego pracodawcy, u którego pracownik podejmuje pracę w trakcie roku kalendarzowego, w którym ustał dotychczasowy stosunek pracy. W takiej sytuacji pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego – gdy zawarto umowę o pracę na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego lub w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym – gdy zawarto umowę na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Doprecyzowanie zasady proporcjonalności wymiaru urlopu wypoczynkowego do okresu przepracowanego zawiera § 2, w którym określono zależność między urlopem wykorzystanym u dotychczasowego pracodawcy i wymiarem urlopu u kolejnego pracodawcy. Mianowicie, w sytuacji gdy pracownik przed rozwiązaniem stosunku pracy wykorzystał u dotychczasowego pracodawcy urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze niż wynikałoby to z proporcji do okresu przepracowanego, to u kolejnego pracodawcy przysługuje mu za ten rok kalendarzowy urlop w wymiarze odpowiednio niższym, ale łączny wymiar urlopu nie może być jednak niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców. Regulacja ta ma również zastosowanie do sytuacji, gdy w danym roku kalendarzowym nastąpiło rozwiązanie, a następnie nawiązanie stosunku pracy z tym samym pracodawcą.

Ograniczenie wymiaru urlopu wypoczynkowego związane z przerwaniem stosunku pracy w ciągu roku kalendarzowego nie dotyczy pracownika, który w okresie przed ustaniem stosunku pracy wykorzystał cały przysługujący mu urlop. W takim wypadku pracodawca, który udzielił urlopu, nie ma żadnych roszczeń z tytułu wykorzystania przez pracownika urlopu w wyższym wymiarze niż wynikający z okresu trwania stosunku pracy. Na podstawie tej regulacji nie można jednak odmówić pracownikowi udzielenia urlopu w początkowych miesiącach roku, ponieważ prawo do kolejnego urlopu w pełnym wymiarze przysługuje od początku roku, a nie narastająco stosownie do przepracowanego okresu, tzn. po przepracowaniu jednego miesiąca – do 1/12 urlopu, po przepracowaniu dwóch miesięcy – do 1/6 urlopu itd. Odmiennie kształtują się natomiast zobowiązania urlopowe pracodawcy, gdy jest wiadome, że stosunek pracy ulegnie rozwiązaniu w ciągu roku kalendarzowego, np. w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę lub zawarciem umowy terminowej – wtedy pracodawca powinien udzielić urlopu proporcjonalnego do okresu przepracowanego. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca, pomimo wiedzy o faktach powodujących ustanie stosunku pracy, udzielił pracownikowi urlopu w pełnym wymiarze (jest to "korzystniejsze" dla pracownika niż uregulowanie zawarte w przepisach prawa pracy).

Zasada udzielania pracownikowi urlopu w wymiarze proporcjonalnym w roku ustania stosunku pracy nie dotyczy urlopu zaległego. Zatem w przypadku gdy pracownik posiada zaległości urlopowe z lat ubiegłych, pracodawca powinien udzielić mu całego zaległego urlopu przed ustaniem stosunku pracy, a gdy wykorzystanie tego urlopu w naturze jest niemożliwe, to powinien wypłacić ekwiwalent pieniężny w zamian za urlop. Reguła ta dotyczy urlopu, który nie uległ przedawnieniu.

W przedmiotowym stanie faktycznym pracodawca pomimo wiedzy o faktach powodujących ustanie stosunku pracy, udzielił Użytkowniczce urlopu w pełnym wymiarze, co było korzystniejszym rozwiązaniem niż regulacje zawarte w przepisach prawa pracy.  Jednakże mając na uwadze przytoczone powyżej regulacje, należy stwierdzić, że pracodawca nie ma prawa odebrać Użytkowniczce wykorzystanego już urlopu i pomniejszyć go o dni, które nie przysługiwały, tj. prawa do zmniejszenia wynagrodzenia.

Wpisz nasz KRS 0000318482 w deklaracji podatkowej PIT.

Stan prawny na dzień: 26 kwietnia 2022 r.

Podstawa prawna:

1. ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.).
2. W. Muszalski, K. Walczak (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Wyd. 13, Warszawa 2021