Ryczałt a relacje między przedsiębiorcą a spółką kapitałową - jak ustalić właściwą stawkę od 2026 roku?

Użytkownik zwrócił się do nas z prośbą o udzielenie odpowiedzi w następującym stanie faktycznym:

Dzień dobry, jestem po Waszym środowym webinarze i mam wątpliwość dotyczącą stawki ryczałtu jaki zapłacę od stycznia 2026 od usług najmu ( dotąd 8,5% ) bądź budowlanych ( dotąd 5,5% ) prowadzę JDG ale jestem również wspólnikiem spółki z o.o. ( większościowym 90% udziałów ) wynajmuje pomieszczenie na biuro dla spółki i wystawiam na to fakturę Vat, sporadycznie też świadczę usługi budowlane dla spółki. Do tej pory płaciłam ryczałt w wysokości 5,5% i 8,5% Czy w tej sytuacji zmieni się dla mnie ryczałt z tytułu iż jestem dla spółki jednostką powiązaną?

Spis treści:

1. Relacje właściciel - spółka a ryczałt: nowe wyzwania w przepisach i praktyce
2. Świadczenie usług na rzecz własnej spółki - gdzie zaczyna się “powiązanie”?
3. Najem i usługi budowlane w JDG - kiedy rodzaj usługi determinuje stawkę ryczałtu?
4. Fakturowanie na rzecz spółki kapitałowej - ryzyka i obowiązki po stronie przedsiębiorcy
5. Różne modele współpracy z własną spółką - co może wpływać na wybór formy opodatkowania?
6. Jak przygotować się na 2026 rok - praktyczne rekomendacje dla przedsiębiorców będących wspólnikami spółek z o.o.

Relacje właściciel - spółka a ryczałt: nowe wyzwania w przepisach i praktyce

Nadchodzące zmiany w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych, planowane na 2026 rok, mogą wprowadzić sporo zamieszania wśród przedsiębiorców. Dotyczy to szczególnie tych, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą i równocześnie są zaangażowani w spółki kapitałowe. Ryczałt pozostaje popularną i prostą formą opodatkowania, ale w przypadku relacji między powiązanymi podmiotami - np. przedsiębiorcą i jego spółką z o.o. - ustawodawca chce wprowadzić bardziej precyzyjne i surowsze zasady dotyczące stawek podatkowych.

Najważniejsza zmiana to planowana stawka 17% dla usług świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych. To spore novum, które może wpłynąć na wiele modeli współpracy w mniejszych grupach kapitałowych. Projekt przewiduje, że jeśli przedsiębiorca posiada co najmniej 5% udziałów w spółce lub pełni w niej funkcje zarządcze, świadczone przez niego usługi mogą zostać uznane za transakcje między podmiotami powiązanymi - a wtedy stosuje się wyższą stawkę ryczałtu. Dotyczy to m.in. usług najmu, technicznych, zarządczych czy budowlanych. Przedsiębiorcy będą więc musieli dokładnie sprawdzić, czy ich działalność wchodzi w zakres nowych przepisów.

Nie wszystkie przychody zostaną objęte zmianami. Na przykład prywatny najem, prowadzony poza działalnością gospodarczą, może nie podlegać nowej stawce, nawet jeśli właściciel jest powiązany ze spółką. Warto więc odróżniać najem prywatny od najmu w ramach działalności gospodarczej - ma to znaczenie nie tylko dla stawki ryczałtu, ale też sposobu dokumentowania przychodów. Z kolei sporadyczne usługi budowlane wykonywane w ramach działalności gospodarczej mogą zostać zakwalifikowane jako usługi dla podmiotu powiązanego i objęte 17-procentową stawką.

Choć zmiany mają wejść w życie dopiero w 2026 roku, przedsiębiorcy już teraz powinni przyjrzeć się swoim umowom, strukturze współpracy i sposobowi rozliczania transakcji z powiązanymi podmiotami. To nie tylko kwestia wyższej stawki podatku - projekt wpisuje się w szerszy trend legislacyjny, zmierzający do ograniczenia optymalizacji podatkowej i zwiększenia przejrzystości relacji między przedsiębiorcami a ich spółkami.

Świadczenie usług na rzecz własnej spółki - gdzie zaczyna się „powiązanie”?

Współpraca między przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą a spółką z o.o., w której ten sam przedsiębiorca ma udziały lub pełni funkcje zarządcze, jest całkiem powszechna. Jednak w świetle planowanych zmian podatkowych z 2026 roku nabiera szczególnego znaczenia. To właśnie od tego, czy taka relacja zostanie uznana za „powiązanie”, może zależeć obowiązek stosowania nowej, 17-procentowej stawki ryczałtu dla świadczonych usług.

Nie każde powiązanie jest dowolne - definicja pochodzi z ustawy o PIT, a przede wszystkim z art. 23m, który wyróżnia trzy główne rodzaje: powiązania kapitałowe, osobowe i rodzinne. W praktyce najczęściej chodzi o posiadanie co najmniej 5% udziałów, pełnienie funkcji w zarządzie albo sytuację, w której bliscy wspólnika są zaangażowani w spółkę. Każda z tych okoliczności może sprawić, że przedsiębiorca i spółka zostaną uznani za podmioty powiązane.

Warto przy tym pamiętać, że organy podatkowe patrzą nie tylko na formalny wpis w KRS, ale też na faktyczne relacje gospodarcze. Liczy się stopień zależności finansowej lub organizacyjnej między JDG a spółką - innymi słowy, nie liczy się tylko „papier”, lecz rzeczywista współpraca i przepływy finansowe.

Nie każdy przychód automatycznie podlega nowej stawce. Dobrym przykładem jest prywatny najem - nawet jeśli właściciel jest powiązany ze spółką, nadal może być rozliczany według dotychczasowych zasad. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku usług wykonywanych w ramach działalności gospodarczej, np. usług budowlanych czy technicznych - tu 17-procentowa stawka może wejść w grę.

Dlatego tak ważne jest ustalenie, czy świadczenie trafia do podmiotu powiązanego. Dokładna analiza pozwala uniknąć nieświadomego zastosowania wyższej stawki i sprawdzić, czy obecny model współpracy ze spółką nie wymaga korekty. Dobrze przeprowadzona weryfikacja może więc zaoszczędzić przedsiębiorcy sporo stresu i pieniędzy w 2026 roku.

Najem i usługi budowlane w JDG - kiedy rodzaj usługi determinuje stawkę ryczałtu?

Choć ryczałt od przychodów ewidencjonowanych uchodzi za jedną z najprostszych form opodatkowania, to w praktyce jego zastosowanie może znacząco różnić się w zależności od rodzaju świadczonych usług. W przypadku przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność gospodarczą i równocześnie współpracują ze swoją spółką z o.o., szczególne znaczenie mają dwa obszary: najem oraz usługi budowlane. Każdy z nich rządzi się innymi zasadami, a projektowane zmiany w ryczałcie od 2026 roku dodatkowo wyostrzają różnice.

W przypadku najem kluczowe jest rozróżnienie między najmem prywatnym a najmem prowadzonym w ramach działalności gospodarczej. Najem prywatny - nawet jeśli lokal jest wynajmowany własnej spółce - według aktualnych projektów zmian ma pozostać opodatkowany dotychczasowymi stawkami (8,5% i 12,5%), ponieważ nie jest kwalifikowany jako usługa świadczona w ramach działalności. Sytuacja zmienia się jednak, gdy najem jest elementem JDG - wtedy może zostać potraktowany jako świadczenie usług na rzecz podmiotu powiązanego, co potencjalnie prowadzi do zastosowania podwyższonej stawki 17%.

Jeszcze większe znaczenie w kontekście projektowanych przepisów mają usługi budowlane. Dotychczas opodatkowane były preferencyjną stawką 5,5%, jednak jeśli są wykonywane w ramach działalności gospodarczej na rzecz spółki będącej podmiotem powiązanym, mogą zostać objęte nową stawką ryczałtu. Bez względu na to, czy usługi mają charakter jednorazowy czy okazjonalny, liczy się fakt ich wykonania w ramach JDG i skierowania do powiązanego odbiorcy - właśnie ta kombinacja staje się kluczowa przy ocenie obowiązków podatkowych.

Warto zwrócić uwagę, że ustawodawca coraz mocniej podkreśla znaczenie klasyfikacji usług, ich faktycznego charakteru oraz sposobu dokumentowania. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca powinien nie tylko prawidłowo przyporządkować działalność do odpowiedniego PKWiU, ale również świadomie ocenić, czy dana transakcja podlega zasadom właściwym dla świadczeń na rzecz podmiotów powiązanych.

Ostatecznie to rodzaj usługi, jej wykonywanie w ramach JDG oraz relacja ze spółką, a nie sam fakt współpracy, decydują o tym, jaka stawka ryczałtu będzie właściwa od 2026 roku. Zrozumienie różnic między najmem prywatnym, najmem gospodarczym oraz usługami budowlanymi pozwala uniknąć błędnej kwalifikacji, która mogłaby skutkować nie tylko wyższym podatkiem, ale także ryzykiem zakwestionowania rozliczeń przez organy skarbowe

Fakturowanie na rzecz spółki kapitałowej - ryzyka i obowiązki po stronie przedsiębiorcy

Świadczenie usług lub najmu w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej na rzecz własnej spółki z o.o. to w praktyce częsty model współpracy. Jego pozorna prostota może jednak prowadzić do licznych konsekwencji podatkowych, zwłaszcza w kontekście projektowanych przepisów zaostrzających zasady dotyczące usług świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych. Centralne miejsce zajmuje tu dokumentowanie transakcji - w szczególności wystawianie faktur - które staje się jednym z najważniejszych elementów oceny całej relacji.

Faktura w takim układzie nie jest jedynie dokumentem potwierdzającym wykonanie usługi. To dowód, który pozwala organom podatkowym ocenić, czy transakcja odbywa się na warunkach rynkowych, czy nie stanowi próby optymalizacji podatkowej oraz czy rodzaj usługi został prawidłowo zaklasyfikowany do odpowiedniej stawki ryczałtu. W relacji między przedsiębiorcą a spółką, w której posiada on udziały lub pełni funkcje zarządcze, każda nieścisłość - od niewłaściwego PKWiU, po zbyt niską cenę - może zostać potraktowana jako sygnał do głębszej analizy.

Kluczowe jest również to, że od 2026 roku planowana stawka 17% dla świadczenia usług na rzecz podmiotów powiązanych sprawi, że charakter transakcji będzie podlegał jeszcze większej kontroli. Organ podatkowy może badać, czy dana czynność na pewno jest najmem, usługą budowlaną czy usługą o innym charakterze - a więc czy zastosowana stawka ryczałtu została określona prawidłowo. W praktyce oznacza to konieczność precyzyjnego opisania zakresu usług oraz jasnego wskazania ich charakteru w dokumentacji księgowej i umowach.

Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia rynkowości. Wynajęcie lokalu przez przedsiębiorcę własnej spółce albo świadczenie usług budowlanych za rażąco niską lub zawyżoną cenę może zostać uznane za transakcję nierynkową, co zwiększa ryzyko zakwestionowania rozliczeń, a w skrajnych przypadkach - zastosowania przepisów o cenach transferowych w uproszczonej formie. Choć mikroprzedsiębiorcy nie mają obowiązku sporządzania dokumentacji cen transferowych, zasada rynkowości w transakcjach powiązanych nadal ma zastosowanie.

Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe stają się więc:

• prawidłowa klasyfikacja usług,
• spójna dokumentacja umów,
• zachowanie rynkowych stawek,
• jasne rozróżnienie między najmem prywatnym a działalnością gospodarczą,
• prowadzenie ewidencji zgodnej z wymogami ustawy o ryczałcie.

Dobrze przygotowana dokumentacja i przejrzyste zasady współpracy ze spółką mogą znacząco ograniczyć ryzyko zastosowania nieprawidłowej stawki ryczałtu lub zakwestionowania rozliczeń przez organy skarbowe. W realiach nadchodzących zmian podatkowych stają się one nie dodatkiem, lecz podstawowym narzędziem ochrony podatnika działającego w strukturze powiązań kapitałowych.

Różne modele współpracy z własną spółką - co może wpływać na wybór formy opodatkowania?

Współpraca między przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność a spółką z o.o., której jest udziałowcem, może przybierać różne formy - a każda z nich niesie ze sobą inne konsekwencje podatkowe. Chodzi nie tylko o wysokość stawki ryczałtu, ale też o to, czy ryczałt w ogóle będzie korzystny lub dopuszczalny. Nadchodzące zmiany, w tym planowana 17-procentowa stawka ryczałtu dla usług świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych, sprawiają, że dobrze przemyślany model współpracy staje się kluczowy.

Pierwszą kwestią jest zakres i częstotliwość świadczonych usług. Usługi incydentalne, wykonywane sporadycznie - np. jednorazowa naprawa, projekt czy drobne prace wykończeniowe - rozlicza się inaczej niż usługi stałe, takie jak comiesięczne udostępnianie biura, obsługa techniczna czy długoterminowe kontrakty budowlane. Regularność i powtarzalność mogą przesądzać, czy dana czynność jest „core” działalności przedsiębiorcy, a to z kolei wpływa na stawkę podatku.

Drugim istotnym rozróżnieniem jest najem prywatny versus najem w ramach działalności gospodarczej. Najem prywatny - nawet jeśli dotyczy własnej spółki - pozostaje odrębną kategorią podatkową i nie podlega planowanej stawce 17%. Natomiast jeśli najem jest zorganizowany w ramach JDG, przychód z niego może zostać zakwalifikowany jako usługa świadczona na rzecz podmiotu powiązanego, co otwiera drogę do wyższej stawki. To szczególnie ważne dla przedsiębiorców wynajmujących biura, hale czy magazyny swojej spółce.

Ważnym czynnikiem jest też stopień powiązania i rola przedsiębiorcy w spółce. Posiadanie udziałów, pełnienie funkcji zarządczej lub współpraca ze spółką będącą istotnym źródłem przychodów JDG zwiększa ryzyko, że organy podatkowe uznają relację za „ścisłe powiązanie”, co może skutkować przypisaniem przychodów do wyższej stawki ryczałtu. W takim przypadku niektórzy przedsiębiorcy mogą rozważyć przejście na skalę podatkową lub podatek liniowy, szczególnie jeśli ich działalność obejmuje usługi o wysokiej marżowości i niskich kosztach.

Nie mniej ważny jest aspekt organizacyjny. Przedsiębiorcy coraz częściej zastanawiają się, czy model rozliczeń JDG ze spółką nadal jest korzystny podatkowo, czy może dla niektórych czynności lepiej sprawdziłoby się zatrudnienie na umowę cywilnoprawną albo ustanowienie odpłatnego powołania do zarządu. Każde z tych rozwiązań niesie inne konsekwencje podatkowe, a zmieniające się przepisy mogą sprawić, że dotychczas najkorzystniejsze opcje przestaną być oczywiste.

Ostatecznie to nie pojedynczy element, a całość relacji między przedsiębiorcą a jego spółką - charakter usług, ich regularność, forma umowy, stopień powiązania oraz faktyczne zależności ekonomiczne - decyduje o tym, czy ryczałt nadal będzie formą opłacalną i bezpieczną. Analiza modelu współpracy staje się więc narzędziem strategicznym, pozwalającym unikać niepotrzebnych obciążeń podatkowych i dostosować strukturę relacji biznesowych do nowych przepisów, które wejdą w życie od 2026 roku.

Jak przygotować się na 2026 rok - praktyczne rekomendacje dla przedsiębiorców będących wspólnikami spółek z o.o.

Zmiany w ryczałcie od 2026 roku, w tym nowa stawka 17% dla usług świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych, wymagają od przedsiębiorców prowadzących JDG i współpracujących ze swoją spółką z o.o. przemyślanej strategii. Kluczowe jest wcześniejsze zidentyfikowanie powiązań - zarówno formalnych (udziały, funkcje w spółce), jak i faktycznych (zależność ekonomiczna lub regularna współpraca). Pozwoli to ocenić, które przychody mogą zostać objęte wyższą stawką ryczałtu, a które pozostają w dotychczasowych preferencyjnych ramach.

Równolegle należy przeanalizować umowy i dokumentację - istotne jest jasne określenie zakresu usług, ich charakteru oraz zasad wynagrodzenia. Ceny stosowane w transakcjach ze spółką powinny być uzasadnione ekonomicznie i zgodne z rynkowymi stawkami, tak aby uniknąć podejrzeń o transakcje nierynkowe. Spójna dokumentacja nie tylko ułatwia rozliczenia, ale również zmniejsza ryzyko kwestionowania stawek ryczałtu przez organy podatkowe.

Kolejnym elementem przygotowań jest ocena opłacalności formy opodatkowania. W przypadku usług świadczonych na rzecz podmiotów powiązanych ryczałt może okazać się mniej korzystny niż podatek liniowy lub skala podatkowa, zwłaszcza przy działalności generującej wysokie przychody i relatywnie niskie koszty. Dla pewności przedsiębiorcy mogą również rozważyć wniesienie o interpretację indywidualną, która jednoznacznie wskaże właściwą stawkę ryczałtu dla ich konkretnych usług.

Na koniec warto śledzić zmiany legislacyjne i komunikaty ministerialne, aby odpowiednio reagować na ewentualne modyfikacje przepisów. Kompleksowe przygotowanie - od analizy powiązań i umów, przez weryfikację formy opodatkowania, po monitorowanie legislacji - pozwala nie tylko uniknąć niespodziewanych obciążeń podatkowych, ale także bezpiecznie kontynuować współpracę ze spółką w nadchodzącym roku podatkowym.

 

Wpisz nasz KRS 0000318482 w Deklaracji Podatkowej PIT.

Wyszukaj: Akademia Liderów Innowacji i Przedsiębiorczości Fundacja dr Bogusława Federa w  https://www.podatki.gov.pl/pit/twoj-e-pit/

Dziękujemy

Stan prawny: 18 listopada 2025 r.

 Stan prawny:

1. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U.2024.0.188 t.j.)
2. Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz.U.2024.236 t.j.)
3. Ustawa z dnia 15 września 2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz.U.2024.0.18 t.j.)
4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U.2024.0.138 t.j.)